Κοινοποίηση μέσω

Απλοποίηση επεξεργασίας εγγράφων με το AI Builder

Η επεξεργασία εγγράφων είναι συχνά μια χειροκίνητη, χρονοβόρα εργασία. Με τα Power Automate και AI Builder μπορείτε να απλοποιήσετε την επεξεργασία εγγράφων και να αυτοματοποιήσετε την εξαγωγή δεδομένων από έγγραφα όπως φόρμες, τιμολόγια και παραγγελίες αγοράς.

Φιλοδώρημα

Το άρθρο παρέχει ένα παράδειγμα σεναρίου και οπτικής αναπαράστασης του τρόπου επεξεργασίας εγγράφων με το AI Builder. Αυτή η λύση είναι ένα γενικευμένο παράδειγμα αρχιτεκτονικής σεναρίου, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πολλά διαφορετικά σενάρια και κλάδους.

Διάγραμμα αρχιτεκτονικής

Αρχιτεκτονικό διάγραμμα που απεικονίζει την επεξεργασία εγγράφων με AI Builder, Power Automate, Dataverse, Power Apps και Power BI.

Workflow

Τα παρακάτω βήματα περιγράφουν τη ροή εργασίας που εμφανίζεται στο παράδειγμα διαγράμματος αρχιτεκτονικής:

  1. Υποβολή εισερχόμενων εγγράφων: Ένας χρήστης ή ένα σύστημα υποβάλλει ένα έγγραφο, όπως τιμολόγιο, παραγγελία αγοράς ή φόρμα έκπτωσης, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  2. Επεξεργασία εγγράφων με Power Automate και AI Builder: Με τη λήψη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια Power Automate ροή cloud ενεργοποιεί το AI Builder για την εξαγωγή βασικών πληροφοριών από το έγγραφο και την αποθήκευσή τους σε έναν Dataverse πίνακα για δομημένη επεξεργασία.

  3. Αυτοματοποιημένη αναθεώρηση: Μια άλλη Power Automate ροή επικυρώνει τα δεδομένα που έχουν εξαχθεί. Εάν απαιτείται έγκριση ή περαιτέρω επικύρωση, η ροή τοποθετεί τα δεδομένα σε ουρά για έλεγχο από άνθρωπο.

  4. Μη αυτόματος έλεγχος: Ένας άνθρωπος εξετάζει τα δεδομένα που έχουν εξαχθεί σε μια εφαρμογή καμβά ή βάσει μοντέλου, γεγονός που επιτρέπει στον αναθεωρητή να εγκρίνει, να απορρίψει ή να διορθώσει τα δεδομένα, όπως απαιτείται. Η διαδικασία ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνει την παροχή σχολίων στον αποστολέα σχετικά με το τι χρειάζεται για μελλοντική έγκριση σχετικά με την εκ νέου υποβολή.

  5. Σχόλια προς τον αποστολέα: Μετά την αναθεώρηση, μια Power Automate ροή εργασίας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποστολέα με την κατάσταση έγκρισης ή απόρριψης του υποβληθέντος εγγράφου.

  6. Αναφορές και αναλύσεις: Οι Power BI πίνακες εργαλείων παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασίας επεξεργασίας εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων μετρήσεων όπως ο χρόνος επεξεργασίας, ο αριθμός των εγγράφων που εξετάστηκαν και τα ποσοστά έγκρισης.

Στοιχεία

AI Builder: Εξάγει βασικά δεδομένα από έγγραφα που χρησιμοποιούν προκατασκευασμένα ή προσαρμοσμένα μοντέλα.

Power Automate: Ενορχηστρώνει ροές εργασίας για επεξεργασία εγγράφων.

Microsoft Dataverse: Χρησιμεύει ως κεντρικός χώρος αποθήκευσης δεδομένων για τα εξαγόμενα δεδομένα εγγράφων και παρακολουθεί την πρόοδο του εγγράφου καθώς εφαρμόζεται η επιχειρηματική διαδικασία.

Power Apps: Διευκολύνει τον ανθρώπινο έλεγχο και τις διορθώσεις δεδομένων.

Power BI: Παρέχει αναλύσεις και πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασίας επεξεργασίας εγγράφων.

Λεπτομέρειες σεναρίου

Αυτή η αρχιτεκτονική βελτιστοποιεί και αυτοματοποιεί τις επιχειρηματικές διαδικασίες με υψηλές απαιτήσεις εγγράφων, χρησιμοποιώντας AI Builder για τη μείωση της μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων, την ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων και την επιτάχυνση των ροών εργασίας λήψης αποφάσεων. Οι περιπτώσεις χρήσης περιλαμβάνουν την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων, τις εγκρίσεις παραγγελιών αγοράς και την επεξεργασία φόρμας έκπτωσης.

Παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη

Αυτές οι σκέψεις υλοποιούν τους πυλώνες του Power Platform Well-Architected, ενός συνόλου καθοδηγητικών αρχών που βελτιώνουν την ποιότητα ενός φόρτου εργασίας. Μάθετε περισσότερα στο Microsoft Power Platform Well-Architected.

Αξιοπιστία

  • Πολιτικές επανάληψης: Οι πολιτικές που έχουν ρυθμιστεί στο Power Automate χειρίζονται προσωρινές αποτυχίες στην επεξεργασία εγγράφων με AI Builder ή SharePoint, συμπεριλαμβανομένων των Dataverse συνδέσεων.

  • Παρακολούθηση και ειδοποιήσεις: Το Application Insights έχει ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθεί την εύρυθμη λειτουργία της ροής εργασίας και να ειδοποιεί για αποτυχίες.

  • Ανθεκτικότητα εγγράφων: Οι χρήστες μπορούν να στείλουν οποιοδήποτε έγγραφο. Η ροή εργασίας που εκτελεί την εξαγωγή δεδομένων πρέπει να χειρίζεται εξαιρέσεις λόγω μη έγκυρων ή μη αναμενόμενων εγγράφων.

Ασφάλεια

  • Έλεγχος πρόσβασης δεδομένων: Η πρόσβαση βάσει ρόλων διασφαλίζει ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα εξαγόμενα δεδομένα Dataverse.

  • Κρυπτογράφηση: Τα δεδομένα που μεταφέρονται μέσω του Power Automate και βρίσκονται σε κατάσταση αδράνειας στο Dataverse είναι κρυπτογραφημένα.

  • Αρχή των ελάχιστων προνομίων: Τα δικαιώματα περιορίζονται για την ελαχιστοποίηση της έκθεσης. Οι Power Automate ροές έχουν πρόσβαση σε συστήματα χρησιμοποιώντας τους λογαριασμούς με τα λιγότερα προνόμια ή μια κύρια υπηρεσία, όπου είναι δυνατόν. Οι χρήστες της εφαρμογής θα πρέπει να έχουν πρόσβαση μόνο στους πίνακες δεδομένων που υποστηρίζουν την εφαρμογή.

Επιχειρησιακή αριστεία

Διαχείριση κύκλου ζωής εφαρμογών: Τα πάγια στοιχεία της λύσης αποθηκεύονται στο σύστημα ελέγχου εκδόσεων και Dataverse οι λύσεις χρησιμοποιούνται για την προώθηση πάγιων στοιχείων από την ανάπτυξη έως τη δοκιμή και την παραγωγή.

Αποτελεσματικότητα επιδόσεων

Χρήση προκατασκευασμένων μοντέλων: Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης προδομημένων μοντέλων όταν ταιριάζουν με το σενάριο του εγγράφου σας. Για παράδειγμα, για την επεξεργασία τιμολογίων χρησιμοποιήστε το προκατασκευασμένο μοντέλο AI επεξεργασίας τιμολογίου. Τα προκατασκευασμένα μοντέλα σας εξοικονομούν χρόνο εξαλείφοντας την ανάγκη συλλογής δεδομένων για την εκπαίδευση και τη δοκιμή του δικού σας μοντέλου.

Βελτιστοποίηση εμπειρίας

Αποτελεσματικός χειρισμός της αναθεώρησης εγγράφων: Η εφαρμογή με την οποία έχει δημιουργηθεί με Power Apps θα πρέπει να είναι μια εφαρμογή μίας χρήσης που επιτρέπει στους χρήστες να επιλέγουν έγγραφα που χρειάζονται αναθεώρηση και να προσδιορίζουν γρήγορα ποια αναθεώρηση χρειάζεται. Οι ενέργειες που είναι διαθέσιμες στον χρήστη θα πρέπει να είναι εύκολα κατανοητές και πλήρεις χωρίς τη δυνατότητα εισαγωγής ανθρώπινου σφάλματος επιλέγοντας κατά λάθος το αποτέλεσμα.

Υπεύθυνο AI

  • Δικαιοσύνη: Τα μοντέλα εξαγωγής εγγράφων εκπαιδεύονται με ποικίλα δεδομένα για την ελαχιστοποίηση της μεροληψίας.

  • Αξιοπιστία και ασφάλεια: Η συνεχής παρακολούθηση διασφαλίζει ότι οι έξοδοι AI είναι ακριβείς και εφαρμόσιμες. Ένας άνθρωπος στη διαδικασία εξετάζει ανωμαλίες και εξαιρέσεις.

  • Απόρρητο και ασφάλεια: Τα δεδομένα που AI Builder επεξεργάζονται συμμορφώνονται με τους ισχύοντες κανονισμούς απορρήτου.

  • Περιεκτικότητα: Το σύστημα υποστηρίζει την επεξεργασία εγγράφων σε πολλές γλώσσες. Ένας άνθρωπος μπορεί να αναθεωρήσει το έγγραφο εάν το AI Builder έχει προβλήματα στην ερμηνεία των πληροφοριών.

  • Διαφάνεια: Όλες οι έξοδοι AI είναι ανιχνεύσιμες, με αρχεία καταγραφής διαθέσιμα για έλεγχο.

  • Λογοδοσία: Ο έλεγχος από τον άνθρωπο διασφαλίζει τη λογοδοσία για κρίσιμες αποφάσεις.

  • Last updated on