Η Concentrix εκσυγχρονίζει την επεξεργασία τιμολογίου με το Power Platform και το AI

Η Concentrix υποστηρίζει πολλές από τις μεγαλύτερες μάρκες στον κόσμο, εκτελώντας σύνθετες επιχειρηματικές δραστηριότητες υψηλών μεριδίων στο παρασκήνιο. Μία από αυτές τις ευθύνες είναι η επεξεργασία περισσότερων από 100.000 τιμολογίων υπηρεσιών κοινής ωφέλειας κάθε μήνα, που φθάνουν από περισσότερους από 100 παρόχους, σε περισσότερες από 300 διατάξεις και σε πολλές γλώσσες. Αυτό που ξεκινά ως ροή εργασιών ρουτίνας γίνεται γρήγορα ένας σύνθετος συνδυασμός μορφών και εξαιρέσεων, καθιστώντας τη μη αυτόματη επεξεργασία αργή και ασυνεπή.

Για να εκσυγχρονίσει αυτή τη ροή εργασιών, η Concentrix δημιούργησε μια λύση αυτοματισμού μεγάλης κλίμακας χρησιμοποιώντας Microsoft Power Platform και AI. Η λύση κατά την πρόσληψη και ερμηνεία τιμολογίων, προσαρμόζεται σε εκατοντάδες μορφές και παρέχει υψηλή ακρίβεια με ελάχιστη ανθρώπινη εμπλοκή.

Αυτή η μελέτη περίπτωσης επισημαίνει πώς η Concentrix μετέτρεψε μια μη αυτόματη, χρονοβόρα διαδικασία σε μια κλιμακούμενη, έξυπνη και αποτελεσματική λειτουργία, επιτυγχάνοντας τώρα μια μέση ακρίβεια εξαγωγής 96 τοις εκατό.

Επιχειρηματικές προκλήσεις

Η επεξεργασία τιμολογίων απαιτούσε εκτεταμένη μη αυτόματη προσπάθεια. Κάθε πολιτεία λειτουργεί με το δικό της σύνολο προμηθευτών, με αποτέλεσμα εκατοντάδες διατάξεις τιμολογίου, με αποτέλεσμα συνεχείς εξαιρέσεις και σημαντικό χρόνο που καταναλώνεται για τον τρόπο επεξεργασίας καθενός από τους δύο.

Η ροή εργασιών δεν διέθετε επίσης κεντρική ορατότητα. Οι ομάδες δεν μπορούσαν να παρακολουθούν εύκολα την κατάσταση τιμολογίου, να αναγνωρίζουν καθυστερήσεις ή να μετρούν βασικούς δείκτες απόδοσης, όπως είναι ο χρόνος επεξεργασίας, η ακρίβεια ή οι συντελεστές εξαιρέσεων. Ακόμα και οι μικρές προσαρμογές ήταν δύσκολες χωρίς ούτε μια πηγή αλήθειας.

Καθώς ο όγκος αυξήθηκε από περίπου 500 τιμολόγια ανά μήνα σε αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες, με 6.000 σε 8.000 να φθάνουν καθημερινά, η μη αυτόματη προσέγγιση έγινε μη βιώσιμη. Η διαδικασία ήταν αργή, επιρρεπής σε σφάλματα και όλο και πιο δύσκολη στην κλίμακα, καθώς τόσο ο όγκος όσο και οι παραλλαγές των προμηθευτών συνέχισαν να αυξάνονται.

Σε αυτή την κλίμακα, ο χειρισμός τιμολογίων με μη αυτόματο τρόπο γίνεται εφιάλτης. Η ίδια η απαίτηση, εξαγωγή δεδομένων και φόρτωσή τους, είναι απλή. Η πραγματική πρόκληση είναι ο χειρισμός του όγκου, της παραλλαγής και της ταχύτητας που απαιτεί η επιχείρηση.

— Syed Rasheed, Κύριος αρχιτέκτονας, Concentrix

Λύση

Η Concentrix αντικατέστησε τη μη αυτόματη διαδικασία τιμολογίου της με μια πλήρως αυτοματοποιημένη λύση που βασίζεται στο Power Automate, το Power Apps, το AI Builder και την εξαγωγή με βάση τη GPT. Αντί να κάνετε λήψη τιμολογίων, να πληκτρολογείτε δεδομένα και να χειρίζεστε εξαιρέσεις με μη αυτόματο τρόπο, η νέα λύση διαβάζει τιμολόγια αυτόματα, εξάγει βασικές πληροφορίες και εφαρμόζει επιχειρηματικούς κανόνες με ελάχιστη ανθρώπινη συμμετοχή.

Τα βασικά οφέλη περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Υψηλή ακρίβεια σε κλίμακα

    • Επεξεργάζεται περισσότερα από 100.000 τιμολόγια ανά μήνα
    • Επιτυγχάνει συνολικά ακρίβεια 96%, φθάνοντας το 99% τον Ιανουάριο του 2026

  • Ταχύτερη ανάπτυξη και χαμηλότερο κόστος

    • Χαμηλότερο κόστος επεξεργασίας ανά τιμολόγιο
    • Μια μικρή ομάδα ελέγχει γρήγορα νέα μοτίβα τιμολογίων

  • Βελτιωμένη λειτουργική ικανοποίηση και ικανοποίηση πελατών

    • Η υψηλή ακρίβεια ενισχύει την εμπιστοσύνη σε όλες τις λειτουργίες
    • Οι πελάτες λαμβάνουν καθαρά, συνεπή δεδομένα εγκαίρως

Εργαζόμαστε σε όλους τους κάθετους τομείς - τραπεζικές συναλλαγές, λιανικές πωλήσεις, τηλεπικοινωνίες, εκπαίδευση, υγειονομική περίθαλψη - και ο αυτοματισμός αποτελεί βασικό μέρος του τρόπου με τον οποίο βοηθάμε τους πελάτες μας να λειτουργούν καλύτερα και ταχύτερα.

— Syed Rasheed, Κύριος αρχιτέκτονας, Concentrix

Αρχιτεκτονική

Η λύση έχει δημιουργηθεί γύρω από τέσσερις κύριες περιοχές: προελεύσεις, επεξεργασία AI, εμπλουτισμός δεδομένων και εμπειρία χρήστη. Μαζί δημιουργούν μια πλήρως αυτοματοποιημένη διοχέτευση με δυνατότητα χειρισμού μεγάλων όγκων τιμολογίων με υψηλή ακρίβεια.

Διάγραμμα ροής εργασιών αυτοματισμού λογαριασμών βοηθητικών προγραμμάτων που εμφανίζει προελεύσεις, επεξεργασία AI, εμπλουτισμό δεδομένων και βήματα εμπειρίας χρήστη.

  1. Πηγές. Τα τιμολόγια φτάνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινόχρηστων μονάδων δίσκου, SharePoint και ενός καναλιού εισαγωγής Teams (όπου η ομάδα λειτουργιών απορρίπτει PDF σε μια συνομιλία). Μια πύλη παρέχει ασφαλή πρόσβαση σε κοινόχρηστους δίσκους διαχειριζόμενους από τον πελάτη, εξασφαλίζοντας ότι όλα τα αρχεία, είτε cloud είτε εσωτερικής εγκατάστασης, εισέρχονται στην ίδια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών.

  2. Επεξεργασία AI. Μια προγραμματισμένη ροή cloud του Power Automate εκτελείται κάθε 15 λεπτά, συλλέγει νέα τιμολόγια και τα επεξεργάζεται σε δέσμες για να αποφευχθεί η υπερφόρτωση. Η λύση εφαρμόζει διάφορα επίπεδα AI:

    • Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) για μοτίβα που απαιτούν προεπεξεργασία κειμένου
    • Προσαρμοσμένα μοντέλα AI Builder για μοτίβα όπου εξακολουθούν να λειτουργούν σωστά
    • Η AI ζητά τόσο γενικά όσο και συγκεκριμένα μοτίβα, που παρέχονται από μοντέλα GPT

    Οι προτροπές AI και τα προσαρμοσμένα μοντέλα AI Builder εξάγουν δεδομένα από προεπεξεργασμένα ή ανεπεξέργαστα αρχεία PDF OCR. Αυτή η υβριδική προσέγγιση επιτρέπει στη λύση να χειρίζεται μια μεγάλη ποικιλία μορφών τιμολογίου με σταθερά υψηλή ακρίβεια.

  3. Εμπλουτισμός δεδομένων. Τα δεδομένα που έχουν εξαχθεί τυποποιούνται χρησιμοποιώντας μετασχηματισμούς ροής cloud του Power Automate και πίνακες αναφοράς του Dataverse. Αυτή η προσέγγιση περιλαμβάνει την αντιστοίχιση πόλεων και ταχυδρομικών κωδίκων και τον εμπλουτισμό πεδίων συγκεκριμένων προμηθευτών πριν από τη φόρτωση του τελικού συνόλου δεδομένων στον SQL Server.

  4. Εμπειρία χρήστη. Μια εφαρμογή Power Apps για κινητές συσκευές παρέχει στην ομάδα λειτουργιών έναν απλό τρόπο για να εξετάζει εξαιρέσεις. Η εφαρμογή εμφανίζει τόσο το αρχικό PDF όσο και τα δεδομένα που έχουν εξαχθεί, επιτρέποντας τη γρήγορη επικύρωση χωρίς να επιβραδύνεται η αυτοματοποιημένη διοχέτευση.

Στιγμιότυπο οθόνης του πίνακα εργαλείων αυτοματισμού τιμολογίου Concentrix που εμφανίζει βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI), στατιστικά στοιχεία επεξεργασίας τιμολογίου AI και ένα κουμπί

Προσέγγιση υλοποίησης

Η υλοποίηση εξελίχθηκε καθώς οι όγκοι τιμολογίων μεγάλωναν και έγιναν διαθέσιμες νέες δυνατότητες AI. Αρχικά, τα προσαρμοσμένα μοντέλα AI Builder λειτούργησαν καλά, αλλά η διατήρηση ενός μεγάλου αριθμού μοτίβων έγινε πολύ χρονοβόρα και το Power Automate άρχισε να περιορίζει τα όρια καθώς οι όγκοι προσέγγιζε τα 20.000 τιμολόγια ανά μήνα.

Η GPT-4 άλλαξε την προσέγγιση. Αντί να εκπαιδεύσει πολλά μοντέλα, η ομάδα θα μπορούσε να στείλει το κείμενο PDF που έχει εξαχθεί απευθείας σε ένα μήνυμα AI με καθορισμένους κανόνες εξαγωγής. Αυτή η προσέγγιση μετέτρεψε τη διαδικασία σε ένα ενιαίο βήμα στη ροή, μείωσε την πολυπλοκότητα και αφαίρεσε ζητήματα περιορισμού αριθμού αιτήσεων. Μερικές σύνθετες διατάξεις εξακολουθούσαν να απαιτούν εκπαιδευμένα μοντέλα, αλλά οι νεότερες εκδόσεις, GPT-4.1 και GPT-5, χειρίστηκαν αυτά τα μοτίβα με υψηλότερη ακρίβεια, επιτρέποντας σχεδόν σε όλες την εξαγωγή να μετακινηθούν σε λογική βάσει προτροπών. Η ακρίβεια βελτιώθηκε από 65–70 τοις εκατό με προσαρμοσμένα μοντέλα σε περίπου 96 τοις εκατό μετά τη μετακίνηση στην εξαγωγή βάσει προτροπής AI.

Η επανασχεδίαση επίσης επανασχεδίασε τη δομή της ομάδας. Η ομάδα που είναι υπεύθυνη για την ανάλυση μοτίβων και τις ενημερώσεις μοντέλων συρρικνώθηκε από περίπου 40 άτομα σε 11 άτομα που εξετάζουν τώρα νέα μοτίβα, τα δοκιμάζουν με GPT-5 και τα μεταφέρουν στην παραγωγή. Η αυτοματοποίηση επεξεργάζεται πλέον περίπου 100.000 τιμολόγια ανά μήνα, μειώνοντας την ομάδα μη αυτόματης επεξεργασίας από περίπου 250 άτομα σε περίπου 50–60 και επιτρέποντάς τους να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας.

Προτροπές AI για εξαγωγή δεδομένων

Οι προτροπές AI σχηματίζουν τον πυρήνα της λογικής εξαγωγής, με περίπου το 90 τοις εκατό των τιμολογίων να εκτελούνται τώρα μέσω προτροπών αντί για προσαρμοσμένα μοντέλα AI Builder. Μια γενική προτροπή χειρίζεται τις περισσότερες από τις απλούστερες διατάξεις, ενώ οι εξειδικευμένες προτροπές καλύπτουν τα πιο μοναδικά ή σύνθετα μοτίβα. Κάθε προτροπή ακολουθεί την ακόλουθη δομή:

  • Γενικές οδηγίες που ορίζουν τον ρόλο, τη συνολική εργασία και τα δεδομένα τιμολογίου ως δεδομένα εισόδου
  • Καθολικοί κανόνες που περιγράφουν τον τρόπο εξαγωγής των δεδομένων
  • Κανόνες μορφοποίησης που καθορίζουν τον τρόπο αντιμετώπισης των τιμών που λείπουν και του τρόπου δόμησης της εξόδου
  • Κανόνες εξαγωγής δεδομένων , συμπεριλαμβανομένων των ορισμών πίνακα:
    • Πίνακες κεφαλίδας, μετρητή και χρέωσης
    • Αναλυτική περιγραφή του τρόπου εξαγωγής δεδομένων
    • Κανόνες για την ερμηνεία κάθε πεδίου
    • Παραλλαγές ανάλογα με τον προμηθευτή και τον πελάτη
  • Παράδειγμα JSON που εμφανίζει την ακριβή αναμενόμενη μορφή εξόδου

Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει την αρχή μιας από αυτές τις προτροπές.

Στιγμιότυπο οθόνης της πύλης Power Automate που εμφανίζει μια γραμμή εντολών AI ρυθμισμένη για εξαγωγή λεπτομερειών τιμολογίου.

Συμπεράσματα

Αυτή η μελέτη περίπτωσης δείχνει τη δυνατότητα χρήσης του Power Platform και του AI για τη μετατροπή μιας διαδικασίας μεγάλου όγκου και υψηλής διακύμανσης σε μια κλιμακούμενη, έξυπνη λειτουργία. Τα βασικά μαθήματα για τους επαγγελματίες IT περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Υποβάλετε τις σωστές ερωτήσεις νωρίς. Η κατανόηση της αναμενόμενης αύξησης του όγκου και της ποικιλομορφίας των μοτίβων δεδομένων υποστηρίζει καλύτερες αρχιτεκτονικές αποφάσεις.

  • Σχεδιασμός για ευελιξία από την πρώτη μέρα. Η ευέλικτη λογική εξαγωγής αποτρέπει την εκ νέου εργασία καθώς εμφανίζονται νέα μοτίβα.

  • Αναμένετε μη ντετερμινισμός και προγραμματίστε ανάλογα. Διαυγείς κανόνες μορφοποίησης, παραπετάσματα ασφαλείας και βήματα επικύρωσης εξασφαλίζουν συνέπεια.

  • Η κεντρική ορατότητα ενισχύει τη διακυβέρνηση. Η παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο και μία διασύνδεση ελέγχου μειώνουν τα σφάλματα και βελτιώνουν τη δυνατότητα ελέγχου.

Ατενίζοντας το μέλλον

Η Concentrix εξερευνά μια βαθύτερη ενοποίηση στο cloud, συμπεριλαμβανομένης της δρομολόγησης όλων των εγγραφών τιμολογίου μέσω Azure Blob Storage και της μετεγκατάστασης βάσεων δεδομένων SQL εσωτερικής εγκατάστασης σε Azure SQL. Αυτά τα βήματα θα απλοποιήσουν περαιτέρω τις λειτουργίες και θα απλοποιήσουν την πρόσβαση.

Η ομάδα σχεδιάζει επίσης να υποστηρίξει πολύγλωσσα τιμολόγια, ξεκινώντας με τα Γαλλικά, τα Ισπανικά και τα Αραβικά. Ένα σημαντικό ορόσημο αυτοματοποιεί πλήρως και τα 800.000 μηνιαία τιμολόγια, ενώ προστίθενται άλλα 50.000 τιμολόγια τη φορά για να διασφαλιστεί η σταθερότητα και οι επιδόσεις.

Αυτές οι εξελίξεις θα επιτρέψουν στην Concentrix να λειτουργεί σε μεγαλύτερη κλίμακα, με υψηλότερη ακρίβεια και με μια πιο βελτιωμένη αρχιτεκτονική που βασίζεται στο cloud.

  • Last updated on