Hvordan kjøre store møter i Lync 2013: Del1 - Invitasjon

I Microsoft UC User Group (MUCUGN) som er en del av Microsoft Technology User Group (MTUG) har vi møter hver tredje måned over Lync. Det er et forsøk på å bruke teknologien vi har tilgang til for å møtes slik at vi kan dele erfaringer og diskutere tema og nyheter. Norge er et langstrakt land og det er derfor ideelt å kunne delta på møtet der man er. Dette er en flerparts bloggserie som viser hvordan vi gjennomfører våre møter over Lync.

1. Del 1 - Invitasjon
2. Del 2 - Forberedelse
3. Del 3 - Gjennomføring
4. Del 4 - Hvordan bli med i møtet
5. Del 5 - Etterarbeid

Del1 - Invitasjon

Når man skal invitere til møtet er det noen momenter man bør tenke på

• Hva er tema for møtet?
• Hva er målet for møtet?
  • Samhandling eller foredrag?
• Skal man bruke appliksasjonsdeling eller PowerPoint deling for å dele innhold?
• Skal deltakerne komme inn i en lobby før de kommer inn i møtet?
• Hvem skal ha mulighet til å være presentatør?

Hvordan invitere til et Lync møte

1. I Outlook, opprett nytt møte på ønsket tidspunkt
2. I møteinnkallelsen, gjør om møtet til et Lync-møte
3. 
4. Se at møteinnholdet blir generert riktig med link til møtet og kontroller at telefonnummer er riktig
5. Klikk på knappen for møte alternativer for å tilpasse møtet til dine behov
6. 
7. Vi i MUCUGN bruker instillingene under når vi kaller inn til møter
8. 
9. Valgene betyr
   1. En ny møteplass
      • Møtet får en unik møte ID, som betyr at innhold og virtuelt møterom er reservert kun for dette møtet
   2. Disse personene trenger ikke å vente i lobbyen
      • For å ha kontroll på hvem som kommer inn i møtet til hvilken tid anbefales at kun møtearrangør kommer rett inn i møtet
      • Resten må vente i lobbyen og man har tilgang til å slippe inn enkeltpersoner eller alle
   3. Hvem er presentatør?
      • Møtearrangør er alltid presentatør, her kan man delegere denne oppgaven til andre som skal presentere innhold
      • De som skal bistå presentasjonen bør også være presentatører
   4. Vil du begrense deltakelse?
      • Her kan du begrense hvordan deltakerne kan delta i møtet
      • Deaktiver direktemelding
        • Betyr at alle muligheter for chat i møtet vil være deaktivert
        • Anbefaler å ikke huke av for å fange opp kommentarer eller brukere som har problemer underveis i møtet
      • Demp alle deltakerne
        • Betyr at du demper alle deltakerne og de har ingen mulighet til å avdempe seg selv
        • Anbefaler å gi deltakerne mulighet til å gi muntlige tilbakemeldinger og bidra i diskusjoner
        • Er det et dedikert en til mange møte og man ikke ønsker muntlige diskusjoner og tilbakemeldinger kan man huke av for denne
      • Blokker video fra deltakere
        • Betyr at video vil være deaktivert fore alle deltakere og de har ingen mulighet til å slå det på
        • Anbefaler å la denne være på da man vi oppfordre deltakerne til å vise video om de ønsker å delta aktivt i møtet
        • Er det et dedikert en til mange møte hvor det kun er presentatør som skal vise video kan man huke av for denne
   5. Husk instillingene
      • Hvis man er veldig restriktiv i instillingene sine anbefales det å ikke huske de instillingene man gjør, da vil man kalle inn til et vanlig møte på samme måte
      • Hvis man har konfigurert litt mer generelle instillinger er det en fordel å huske instillingene slik at man slipper å gjøre det for hvert møte
10. Det er også en fane for telefoni
11. 
    1. Den bestemmer hvilket telefonnummer som skal vises i invitasjonen
    2. Dette er kun nyttig hvis deltakerne er fra flere land og mange av deltakerne kommer fra et annet land enn møtearrangøren
12. Etter at møtet er satt opp slik man ønsker send ut møteinnkallelsen, eller gjør som vi gjør i MUCUGN, kopier møtelinken og legg den ut på meetup siden

Dette konkluderer del1 - invitasjon. Dette viser litt av hva man kan kontrollere før man sender ut invitasjonen. For slike spesielle møter anbefales det at man bruker unik møtelink hvilket "en ny møteplass" gir deg i dette tilfellet.