Comparación de tipos de grupos en Microsoft 365
En la sección Grupos del Centro de administración de Microsoft 365, puede crear y administrar estos tipos de grupos:
- Los Grupos de Microsoft 365 se usan para la colaboración entre usuarios, tanto dentro como fuera de la compañía. Incluyen servicios de colaboración como SharePoint y Planner. Microsoft Teams usa Grupos de Microsoft 365 para la pertenencia.
- Los grupos de distribución se usan para enviar notificaciones de correo electrónico a un grupo de personas.
- Los grupos de seguridad se usan para conceder acceso a los recursos como SharePoint.
- Los grupos de seguridad habilitados para correo se usan para conceder acceso a recursos como SharePoint y enviar notificaciones por correo electrónico a estos usuarios.
- Los buzones compartidos se usan cuando varios usuarios necesitan tener acceso al mismo buzón, como la dirección de correo electrónico del soporte técnico e información de la empresa.
- Los grupos de distribución dinámica se crean para acelerar el envío masivo de mensajes de correo electrónico y otra información dentro de una organización.
Algunos grupos permiten la pertenencia dinámica o el correo electrónico.
| Grupos de Microsoft 365 | Grupos de distribución | Grupos de seguridad | Grupos de seguridad habilitados para correo | Buzones compartidos | Grupos de distribución dinámicos | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Habilitado para correo | Sí | Sí | No | Sí | Sí | Sí |
| Pertenencia dinámica a Microsoft Entra ID | Sí | No | Sí | No | No | No |
Todos estos tipos de grupo se pueden usar con Power Automate.
Grupos de Microsoft 365
Los Grupos de Microsoft 365 se usan para la colaboración entre usuarios, tanto dentro como fuera de la compañía. Con cada grupo de Microsoft 365, los miembros obtienen un correo electrónico de grupo y un área de trabajo compartida para conversaciones, archivos y eventos de calendario, Stream y un organizador. Grupos de Microsoft 365 también se puede conectar a Teams o a Viva Engage.
Puede agregar personas externas a su empresa a un grupo siempre y cuando esta opción se haya habilitado por parte del administrador. También puede permitir que los remitentes externos puedan enviar correos electrónicos a la dirección de correo electrónico del grupo.
Grupos de Microsoft 365 se puede configurar para la pertenencia dinámica en Microsoft Entra ID, lo que permite agregar o quitar miembros del grupo automáticamente en función de atributos de usuario como departamento, ubicación, título, etc.
Se puede tener acceso a los Grupos de Microsoft 365 a través de aplicaciones móviles como Outlook para iOS y Outlook para Android.
Los miembros del grupo pueden enviar como o enviar en nombre de la dirección de correo electrónico del grupo si está opción ha sido activada por el administrador.
Grupos de Microsoft 365 admiten el anidamiento a través de grupos dinámicos en Microsoft Entra ID.
Los Grupos de Microsoft 365 se pueden agregar a uno de los tres grupos de SharePoint (Propietarios, Miembros o Visitantes) para conceder permisos a los usuarios al sitio.
Grupos de distribución
Los grupos de distribución se usan para enviar notificaciones a un grupo de personas. Pueden recibir correo electrónico externo si lo habilita el administrador.
Los grupos de distribución son mejores para las situaciones en las que necesita transmitir información a un grupo definido de personas, como "Usuarios del edificio A" o "Todos los usuarios de Contoso".
Los grupos de distribución se pueden agregar a un equipo en Microsoft Teams, aunque solo se agregan los miembros y no el propio grupo.
Los Grupos de Microsoft 365 no pueden ser miembros de ningún grupo de distribución.
Grupos de distribución dinámicos
Los grupos de distribución dinámicos son grupos habilitados para correo que se usan para enviar correos a personas con atributos específicos, como departamento o ubicación. Estos atributos se definen en el Centro de administración de Exchange en lugar de Microsoft Entra ID.
A diferencia de los grupos de distribución regular, que contienen un conjunto definido de miembros, la lista de miembros para grupos de distribución dinámica se calcula cada vez que se envía un mensaje al grupo, en base a los filtros y condiciones definidos. Cuando se envía un mensaje de correo electrónico a un grupo de distribución dinámico, éste se entrega a todos los destinatarios de la organización que coincidan con los criterios definidos para ese grupo.
Grupos de seguridad
Los grupos de seguridad se usan para conceder acceso a recursos de Microsoft 365, como sitios de SharePoint. Pueden simplificar la administración, ya que solo necesita administrar el grupo, en lugar de agregar usuarios a cada recurso por separado.
Los grupos de seguridad pueden contener usuarios o dispositivos. La creación de un grupo de seguridad para dispositivos se puede usar con servicios de administración de dispositivos móviles, como Microsoft Intune.
Los grupos de seguridad se pueden configurar para la pertenencia dinámica en Microsoft Entra ID, lo que permite agregar o quitar automáticamente los miembros o dispositivos del grupo en función de atributos de usuario, como el departamento, la ubicación o el título, o atributos de dispositivo, como la versión del sistema operativo.
Se pueden agregar grupos de seguridad a un equipo.
Los Grupos de Microsoft 365 no pueden ser miembros de ningún grupo de seguridad.
Grupos de seguridad habilitados para correo
Los grupos de seguridad habilitados para correo funcionan igual que los grupos de seguridad normales, salvo que no se pueden administrar dinámicamente a través de Microsoft Entra ID y no pueden contener dispositivos.
Incluyen la capacidad para enviar correo a todos los miembros del grupo.
Se pueden agregar grupos de seguridad habilitados para correo a un equipo.
Buzones compartidos
Los buzones compartidos se usan cuando varios usuarios necesitan tener acceso al mismo buzón, como la dirección de correo electrónico del soporte técnico o información de la empresa, el escritorio de recepción u otra función que puedan compartir varios usuarios.
Los buzones compartidos pueden recibir mensajes externos si el administrador ha habilitado esta opción.
Los buzones compartidos incluyen un calendario que se puede usar para la colaboración.
Los usuarios con permisos para el buzón compartido pueden enviar como o enviar en nombre de la dirección de correo electrónico del buzón, si el administrador ha dado a ese usuario permisos para hacerlo. Esto es útil en particular para los buzones de ayuda y soporte técnico, ya que los usuarios pueden enviar mensajes de correo electrónico desde "Soporte técnico de Contoso" o "Escritorio de recepción del edificio A".
No es posible migrar un buzón compartido a un grupo de Microsoft 365.