Referencia de características para la búsqueda de contenido

Sugerencia

eDiscovery (versión preliminar) ya está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Para obtener más información sobre el uso de la nueva experiencia de exhibición de documentos electrónicos, consulte Información sobre eDiscovery (versión preliminar).

En este artículo se describen las características y funciones de la búsqueda de contenido. Para usar la herramienta eDiscovery de búsqueda de contenido en el portal de cumplimiento Microsoft Purview para buscar contenido local, consulte Introducción a la búsqueda de contenido.

Sugerencia

Si no es cliente de E5, use la prueba de 90 días de soluciones de Microsoft Purview para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Comience ahora en el centro de pruebas del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Obtenga más información sobre términos de suscripción y prueba.

Límites de búsqueda de contenido

Para obtener una descripción de los límites que se aplican a la búsqueda de contenido, consulte Límites de Búsqueda de contenido.

Crear una consulta de búsqueda

Para obtener información detallada sobre cómo crear una consulta de búsqueda, usar operadores booleanos y condiciones de búsqueda, y buscar información confidencial y contenido compartido con usuarios fuera de la organización, vea Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para la Búsqueda de contenido.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando use la lista de palabras clave para crear una consulta de búsqueda.

• Debe seleccionar la casilla Mostrar la lista de palabras clave y, a continuación, escribir cada palabra clave en una fila. Si escribe varias palabras clave en una misma fila, quedarán relacionadas por el operador O. Si pega una lista de palabras clave en el cuadro de palabras clave o presiona Entrar después de escribir cada palabra clave, estas no quedarán conectadas por el operador O. Estos son algunos ejemplos incorrectos y correctos de cómo agregar una lista de palabras clave.

  Incorrecto:

  

  Correcto:

  

• También puede crear una lista de palabras clave o frases clave en un archivo de Excel o en un archivo de texto sin formato y, después, pegarla en la lista de palabras clave. Para hacerlo, seleccione la casilla Mostrar lista de palabras clave. A continuación, seleccione la primera fila de la lista de palabras clave y pegue la lista. Cada línea del archivo de texto o Excel se pegará en la línea correspondiente de la lista de palabras clave.

• Después de crear la consulta con la lista de palabras clave, es recomendable comprobar la sintaxis de la consulta para asegurarse de que es lo que desea buscar. En la consulta de búsqueda, que puede ver debajo de Consulta en el panel de detalles, las palabras clave quedan separadas por (c:s). Esto significa que están conectadas por un operador lógico similar al operador O. Del mismo modo, si la consulta de búsqueda incluye condiciones, las palabras clave aparecen separadas de las condiciones por (c:c). Esto significa que están conectadas a las condiciones por un operador lógico similar a Y. Este ejemplo muestra una consulta de búsqueda (situada en el panel de detalles) obtenida al usar la lista de palabras clave con una condición.

  

• Cuando ejecuta una búsqueda de contenido, Microsoft 365 comprueba automáticamente la búsqueda para verificar que no haya caracteres no admitidos ni operadores booleanos en minúsculas. Los caracteres no admitidos suelen estar ocultos y pueden provocar un error de búsqueda o devolver resultados no deseados. Para obtener más información acerca de la verificación de caracteres no compatibles, vea Comprobar si hay errores en la consulta de búsqueda de contenido.

• Si tiene una consulta de búsqueda que contiene palabras clave para caracteres que no son en inglés (como caracteres chinos), puede seleccionar el icono Idioma de consulta-país/región Y seleccionar un valor de código de referencia cultural de país de idioma para la búsqueda. Por defecto, la versión del idioma/región es la neutra. ¿Cómo saber si es necesario cambiar la configuración de idioma para una búsqueda de contenido? Si sabe que las ubicaciones de contenido contienen los caracteres especiales que busca, pero la búsqueda no devuelve ningún resultado, la configuración de idioma puede ser la causa.

Elementos indexados parcialmente

• Los elementos indexados parcialmente en los buzones se incluyen en los resultados de búsqueda estimados. Los elementos indexados parcialmente en SharePoint y OneDrive no se incluyen en los resultados de búsqueda estimados. Para más información, vea Elementos indexados parcialmente en eDiscovery.

Buscar en cuentas de OneDrive

• Para obtener una lista de las direcciones URL de los sitios de OneDrive de su organización, vea Crear una lista de todas las ubicaciones de OneDrive en la organización. El script en este artículo crea un archivo de texto que contiene una lista de todos los sitios de OneDrive. Para ejecutar este script, tiene que instalar y usar el Shell de SharePoint Online Management. Asegúrese de anexar la dirección URL para el dominio MiSitio de su organización a cada sitio de OneDrive que quiera buscar. Este es el dominio que contiene todo el OneDrive; por ejemplo, https://contoso-my.sharepoint.com. Este es un ejemplo de una dirección URL para el sitio de OneDrive de un usuario: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/sarad_contoso_onmicrosoft.com.

  En el caso poco habitual de que cambie el nombre principal de usuario (UPN) de una persona, la dirección URL de su ubicación de OneDrive cambiará para incorporar el nuevo UPN. Si esto ocurre, tendrá que modificar la búsqueda de contenido agregando la nueva dirección URL de OneDrive del usuario y eliminando la anterior. Para más información, consulte Cómo afectan los cambios de UPN a la dirección URL de OneDrive.

Buscar en Microsoft Teams y grupos de Microsoft 365

Puede buscar en el buzón asociado a un grupo de Microsoft 365 o Microsoft Teams. Como Microsoft Teams se basa en los grupos de Microsoft 365, la búsqueda en ambos es similar. En ambos casos, solo se busca en el buzón de grupo o de equipo. No se busca en los buzones del grupo o de los miembros del equipo. Para buscarlos, debe agregarlos específicamente a la búsqueda.

Tenga en cuenta lo siguiente al buscar contenido en Microsoft Teams y grupos de Microsoft 365:

• Para buscar contenido ubicado en Teams y grupos de Microsoft 365, debe especificar el buzón y el sitio de SharePoint asociados a un equipo o grupo.

• El contenido de canales privados se almacena en el buzón de cada usuario y no en el buzón de equipo. Para buscar contenido en canales privados, consulte eDiscovery de canales privados y compartidos.

• Ejecute el cmdlet Get-UnifiedGroup de Exchange Online para ver las propiedades de un equipo o grupo de Microsoft 365. Este es un buen método para obtener la dirección URL del sitio asociado a un equipo o un grupo. Por ejemplo, el comando siguiente muestra las propiedades seleccionadas de un grupo de Microsoft 365 denominado Senior Leadership Team:

  Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
  DisplayName            : Senior Leadership Team
  Alias                  : seniorleadershipteam
  PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
  SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam
  

  Nota:

  Para ejecutar el cmdlet Get-UnifiedGroup debe tener asignado el rol de destinatarios con permiso de vista en Exchange Online o ser un miembro de un grupo de roles que tenga asignado el rol de destinatarios con permiso de vista.

• Cuando se busca en el buzón de un usuario, no se buscará en los equipos o grupos de Microsoft 365 a los que pertenece dicho usuario. De forma similar, al buscar en un equipo o en un grupo de Microsoft 365, solo se busca en el buzón de grupo y en el sitio de grupo que especifique. Tampoco se busca en los buzones y las cuentas de OneDrive para la Empresa de los miembros del grupo a menos que los agregue explícitamente a la búsqueda.

• Para obtener una lista de los miembros de un equipo o un grupo de Microsoft 365, puede ver las propiedades en la página Inicio>Grupos de la Centro de administración de Microsoft 365. Además, puede ejecutar el comando siguiente en PowerShell de Exchange Online:

  Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress
  

  Nota:

  Para ejecutar el cmdlet Get-UnifiedGroupLinks debe tener asignado el rol de destinatarios con permiso de vista en Exchange Online o ser un miembro de un grupo de roles que tenga asignado el rol de destinatarios con permiso de vista.

• Las conversaciones de un canal de Teams se almacenan en el buzón de correo asociado al equipo. Asimismo, los archivos que los miembros del equipo comparten en un canal se almacenan en el sitio de SharePoint del equipo. Por lo tanto, tiene que agregar el buzón de equipo y el sitio de SharePoint como una ubicación de contenido para buscar conversaciones y archivos en un canal.

• Por otro lado, las conversaciones que forman parte de la lista de chat en Teams se almacenan en el buzón de Exchange Online de los usuarios que participan en el chat. Y los archivos que un usuario comparte en las conversaciones de chat se almacenan en la cuenta de OneDrive para la Empresa del usuario que comparte el archivo. Por lo tanto, tiene que agregar el buzón de usuario individual y las cuentas de OneDrive para la Empresa como ubicaciones de contenido para buscar conversaciones y archivos en la lista de chats.

  Nota:

  En una implementación híbrida de Exchange, los usuarios con buzones locales podrían participar en conversaciones que forman parte de la lista de chats de Teams. En este caso, el contenido de estas conversaciones también se puede buscar ya que se guarda en un área de almacenamiento en la nube (el buzón basado en la nube para usuarios locales) para aquellos usuarios que tienen un buzón local. Para obtener más información, consulte Buscar los datos de chat de Teams de usuarios locales.

• Cada equipo o canal de equipo contiene una wiki para tomar notas y colaborar. El contenido de esta se guarda automáticamente en un archivo con un formato .mht. Este archivo se almacena en la biblioteca de documentos de Datos Wiki de Teams en el sitio de SharePoint del equipo. Puede usar la herramienta de Búsqueda de contenido para buscar en la wiki. Para ello establezca el sitio de SharePoint del equipo como la ubicación de contenido en la que buscar.

  Nota:

  La función de búsqueda en el wiki de un equipo o un canal (cuando se busca en el sitio de SharePoint del grupo) se publicó el 22 de junio de 2017. Solo puede buscar en las páginas wiki guardadas o actualizadas en esa fecha o posteriores. Las páginas wiki guardadas o actualizadas por última vez antes de esa fecha no están disponibles para la búsqueda.

• La información de resumen de reuniones y llamadas de un canal de equipo se almacena también en los buzones de los usuarios que entraran en la reunión o llamada. Esto significa que puede usar la Búsqueda de contenido para buscar en estos registros de resumen. Esta información de resumen incluye:

  • Fecha, hora de inicio, hora de finalización y duración de una reunión o llamada
  • La fecha y hora en la que cada participante se incorporó o abandonó la reunión o llamada
  • Llamadas enviadas al correo de voz
  • Llamadas perdidas o sin responder
  • Transferencias de llamadas, que se representan como dos llamadas independientes

  La opción de buscar en resúmenes de reuniones y llamadas puede tardar hasta 8 horas en estar disponible.

  En los resultados de búsqueda, los resúmenes de reunión se identifican como Reunión en el campo Tipo y los resúmenes de llamadas se identifican como Llamada. Asimismo, las conversaciones que forman parte de un canal de Teams y los chats de Teams (conocidos como 1xN) se identifican como Mensajería instantánea en el campo Tipo.

  

  Para más información, consulte Microsoft Teams lanza eDiscovery para llamadas y reuniones.

• El contenido de tarjeta generado por las aplicaciones en canales de Teams, chats 1:1 y chats 1xN se almacena en buzones y se puede buscar. Una tarjeta es un contenedor de IU para pequeños fragmentos de contenido. Las tarjetas pueden tener varias propiedades y datos adjuntos, y pueden incluir elementos que desencadenan acciones de tarjeta. Para obtener más información, consulte Tarjetas.

  Igual que el resto de contenido de Teams, el lugar donde se almacena el contenido de las tarjetas depende de dónde se haya usado. El contenido de tarjetas usado en un canal de Teams se almacena en el buzón del grupo de Teams. El contenido de tarjetas de los chats 1x1 y 1xN se almacena en los buzones de los participantes de los chats.

  Para buscar el contenido de tarjetas, puede usar las condiciones de búsqueda kind:microsoftteams y itemclass:IPM.SkypeTeams.Message. Al revisar los resultados de la búsqueda, el contenido de la tarjeta generado por los bots en un canal de Teams tiene la propiedad de correo electrónico Sender/Author como <appname>@teams.microsoft.com, donde appname es el nombre de la aplicación que generó el contenido de la tarjeta. Si el contenido de la tarjeta lo generó un usuario, el valor mostrado en Remitente/autor identificará al usuario.

  Para ver el contenido de tarjetas en los resultados de búsquedas de contenido, el contenido aparece como dato adjunto al mensaje. El dato adjunto se denomina appname.html, donde appname es el nombre de la aplicación que generó el contenido de la tarjeta. La siguiente captura de pantalla muestra cómo aparece el contenido de tarjetas (para una aplicación denominada Asana) en Teams y en los resultados de una búsqueda.

  Contenido de tarjetas en Teams

  

  Contenido de tarjetas en resultados de la búsqueda

  

  Nota:

  Para mostrar imágenes del contenido de la tarjeta en los resultados de búsqueda en este momento (como las marcas de verificación de la captura de pantalla anterior), debe iniciar sesión en Teams (en https://teams.microsoft.com) en una pestaña diferente en la misma sesión del explorador que usa para ver los resultados de la búsqueda. De lo contrario, se mostrarán marcadores de posición de las imágenes.

• Puede usar la propiedad de correo Tipo o la condición de búsqueda Tipo de mensaje para buscar contenido en Teams de forma más específica.

  • Para usar la propiedad Tipo como parte de la consulta de búsqueda de palabras clave, escriba kind:microsoftteams en el cuadro de palabras clave de una consulta de búsqueda.

    

  • Para usar una condición de búsqueda, agregue la condición de Tipo de mensaje y use el valor microsoftteams.

    

  Tenga en cuenta que las condiciones están conectadas de forma lógica a la consulta de palabra clave por el operador Y. Esto significa que un elemento tiene que coincidir con la consulta de la palabra clave y con la condición de búsqueda para que aparezca en los resultados de la búsqueda. Para obtener más información, vea la sección de «Guías para utilizar condiciones» en Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para la búsqueda de contenido.

Buscar Viva Engage Grupos

Puede usar la propiedad de correo electrónico ItemClass o la condición de búsqueda Type para buscar específicamente elementos de conversación en Viva Engage Grupos.

• Con el fin de utilizar la propiedad ItemClass como parte de la consulta de búsqueda de palabras clave, en el cuadro de Palabras clave de una consulta de búsqueda, puede escribir uno (o todos) de los siguientes pares de propiedades de valor:

  • ItemClass:IPM.Yammer.message
  • ItemClass:IPM.Yammer.poll
  • ItemClass:IPM.Yammer.praise
  • ItemClass:IPM.Yammer.question

  Por ejemplo, puede usar la siguiente consulta de búsqueda para devolver Viva Engage mensajes y Viva Engage elementos de elogio:

  

• Como alternativa, puede usar la condición Tipo de correo electrónico y seleccionar Viva Engage mensajes para devolver Viva Engage elementos. Por ejemplo, la siguiente consulta de búsqueda devuelve todos los elementos de conversación Viva Engage que contienen la palabra clave "confidential".

  

Buscar en buzones inactivos

Puede buscar en buzones inactivos en una búsqueda de contenido. Para obtener una lista de los buzones inactivos de la organización, ejecute el comando Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly en Exchange Online PowerShell. Como alternativa, puede ir a Administración> del ciclo de vida de datosRetención deMicrosoft 365> en el portal de cumplimiento Microsoft Purview y, a continuación, seleccionar >Buzones inactivos.

A continuación, se detallan algunos aspectos que se deben tener en cuenta al buscar buzones inactivos:

• Si una búsqueda de contenido incluye un buzón de usuario que deja de estar activo, la búsqueda de contenido seguirá buscando en el buzón inactivo al volver a ejecutarla después del cambio de estado.

• A veces, un usuario puede tener un buzón activo y un buzón inactivo que tienen direcciones SMTP diferentes. En ese caso, solo se buscarán los buzones específicos que seleccione como ubicaciones en una búsqueda de contenido. Es decir, si agrega el buzón de un usuario a una búsqueda, no dé por sentado que se buscará tanto en el buzón activo como el inactivo. Solo se buscará en el buzón que agregue explícitamente a la búsqueda.

• Puede usar Security & Compliance PowerShell para crear una búsqueda de contenido para buscar en un buzón inactivo. Para ello, debe anexar previamente un punto ( . ) a la dirección de correo electrónico del buzón inactivo. Por ejemplo, el siguiente comando crea una búsqueda de contenido que busca en un buzón inactivo con la dirección pavelb@contoso.onmicrosoft.comde correo electrónico :

  New-ComplianceSearch -Name InactiveMailboxSearch -ExchangeLocation .pavelb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true
  

• Le recomendamos que no tenga un buzón activo y un buzón inactivo con la misma dirección SMTP. Si necesita volver a usar la dirección SMTP que está asignada a un buzón inactivo, le recomendamos que recupere el buzón inactivo o restaure el contenido de un buzón inactivo a uno activo (o el archivo de un buzón activo) y, después, elimine el buzón inactivo. Para obtener más información, consulte uno de los siguientes artículos:

  • Recuperar un buzón inactivo en Office 365
  • Restaurar un buzón inactivo en Office 365
  • Eliminar un buzón inactivo en Office 365

Buscar en buzones que se desconectaron o se ha deshabilitado la licencia

Si la licencia de Exchange Online (o toda la licencia de Microsoft 365) se quita de una cuenta de usuario o en Microsoft Entra ID, el buzón del usuario se convierte en un buzón desconectado. Esto significa que el buzón ya no está asociado a la cuenta de usuario. Esto es lo que ocurre al buscar en buzones desconectados:

• Cuando se quita la licencia de un buzón, ya no se puede buscar en él.
• Si una búsqueda de contenido existente incluye un buzón de usuario en el que se ha quitado la licencia, los resultados de búsqueda del buzón desconectado no se incluirán cuando vuelva a ejecutar la búsqueda.
• Si usa el cmdlet New-ComplianceSearch para crear una búsqueda de contenido y especifica un buzón desconectado como la ubicación de contenido de Exchange en la que buscar, la búsqueda de contenido no devolverá resultados de búsqueda del buzón desconectado.

Si necesita conservar los datos de un buzón desconectado para poder buscarlos, debe poner el buzón en suspensión antes de quitar la licencia. De este forma, se conservan los datos y se permite la búsqueda en el buzón desconectado hasta que se quite la suspensión. Para más información sobre las suspensiones, vea Cómo identificar el tipo de suspensión en un buzón de Exchange Online

Búsqueda de contenido en un entorno multigeográfico de SharePoint

Si es necesario que un administrador de eDiscovery busque contenido en SharePoint y OneDrive en distintas regiones en un entorno de SharePoint Multi-Geo, tiene que hacer lo siguiente:

1. Cree una cuenta de usuario independiente para cada ubicación geográfica por satélite que necesite buscar el administrador de eDiscovery. Para buscar contenido en los sitios de esa ubicación geográfica, el administrador de exhibición de documentos electrónicos debe iniciar sesión en la cuenta que creó para esa ubicación y, a continuación, ejecutar una búsqueda de contenido.

2. Cree un filtro de permisos de búsqueda para cada ubicación geográfica por satélite (y la cuenta de usuario correspondiente) en la que necesita realizar búsquedas el administrador de eDiscovery. Cada uno de estos filtros de permisos de búsqueda limita el ámbito de la búsqueda de contenido a una ubicación geográfica específica cuando el administrador de eDiscovery inicia sesión en la cuenta de usuario asociada a esa ubicación.

Sugerencia

No tiene que usar esta estrategia al usar la herramienta de búsqueda en eDiscovery (Premium). Esto se debe a que todos los centros de datos se buscan al buscar sitios de SharePoint y cuentas de OneDrive en eDiscovery de Microsoft Purview (Premium). Solo tiene que usar esta estrategia de filtros de permiso de búsqueda y cuentas de usuario específicos de la región al usar la herramienta de búsqueda de contenido y al ejecutar búsquedas relacionadas con casos de eDiscovery.

Por ejemplo, supongamos que un administrador de eDiscovery tiene que buscar contenido de SharePoint y OneDrive en ubicaciones por satélite en América del Norte, Europa y Asia Pacífico. El primer paso es crear tres cuentas de usuario, una para cada ubicación. El siguiente paso es crear tres filtros de permisos de búsqueda, uno para cada ubicación y cuenta de usuario correspondiente. Estos son algunos ejemplos de los tres filtros de permisos de búsqueda para este escenario. En cada uno de estos ejemplos, Region especifica la ubicación del centro de datos de SharePoint para dicha geoárea y el parámetro Users especifica la cuenta de usuario correspondiente.

Norteamérica

New-ComplianceSecurityFilter -FilterName "SPMultiGeo-NAM" -Users ediscovery-nam@contoso.com -Region NAM -Action ALL

Europa

New-ComplianceSecurityFilter -FilterName "SPMultiGeo-EUR" -Users ediscovery-eur@contoso.com -Region EUR -Action ALL

Asia Pacífico

New-ComplianceSecurityFilter -FilterName "SPMultiGeo-APC" -Users ediscovery-apc@contoso.com -Region APC -Action ALL

Tenga en cuenta lo siguiente al usar filtros de permisos de búsqueda para buscar contenido en entornos multigeográficos:

• El parámetro Region dirige las búsquedas a la ubicación por satélite especificada. Si el administrador de eDiscovery solo busca en los sitios de SharePoint y OneDrive fuera de la región especificada en el filtro de permisos de búsqueda, no se devuelve ningún resultado de búsqueda.
• El parámetro Region no controla las búsquedas de los buzones de Exchange. Al realizar una búsqueda en los buzones se buscan todos los centros de datos.

Para obtener más información sobre el uso de los filtros de permisos de búsqueda en un entorno multigeográfico, vea la sección "Búsqueda y exportación de contenido en entornos multigeográficos" en Configurar límites de cumplimiento para investigaciones de eDiscovery.

¿Necesita ayuda con los problemas de eDiscovery?

Consulte el artículo Resolución de problemas comunes de eDiscovery para ver los pasos básicos de solución de problemas que puede seguir para identificar y resolver los problemas que puede encontrar durante una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos o en otro lugar del proceso de exhibición de documentos electrónicos.