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Administrar directivas de grabación de Teams para reuniones y eventos

  • Artículo
  • Se aplica a:
    Microsoft Teams

SE APLICA A: ✔️Seminarios web de ✔️reuniones ✔️Ayuntamientos

En Microsoft Teams, los usuarios pueden grabar sus reuniones, seminarios web y ayuntamientos de Teams para capturar la actividad de audio, vídeo y uso compartido de la pantalla. Este tipo de grabación se denomina grabación conveniente. La grabación se realiza en Microsoft 365 y se guarda en OneDrive o SharePoint, que debe habilitarse para el usuario. Para obtener más información sobre el almacenamiento de grabaciones de OneDrive y SharePoint, vea Usar OneDrive y SharePoint para grabaciones de reuniones.

Para obtener información sobre la grabación de eventos en directo, consulte Directivas de grabación de eventos en directo en Teams.

Cuando se graba una reunión:

  • Se carga en la OneDrive (reuniones privadas) o en SharePoint (reuniones de canal) del organizador de la reunión.
  • Las personas invitadas a la reunión tienen permisos para ver la grabación (los invitados y los asistentes externos solo pueden ver la grabación si la grabación se comparte explícitamente con ellos).
  • El cumplimiento de Microsoft Purview, el almacenamiento de archivos de OneDrive y los permisos de acceso se aplican a los archivos de grabación de la reunión del mismo modo que con otros archivos.
  • Está vinculado en el chat de la reunión.
  • Se agrega a varias listas de archivos en Microsoft 365: Compartido conmigo, office.com, Recomendado, Reciente, etc.
  • Microsoft 365 Search lo indexa

Los ayuntamientos y seminarios web siguen el mismo proceso de grabación. Sin embargo, hay algunas diferencias clave:

Hay una opción para que las grabaciones tengan transcripción automática, de modo que los usuarios puedan reproducir las grabaciones de las reuniones con subtítulos y revisar los elementos de discusión importantes de la transcripción. Para obtener más información sobre la transcripción y los subtítulos, vea Configurar la transcripción y los subtítulos para las reuniones de Teams.

Como administrador, puede administrar las siguientes directivas de grabación:

Participantes externos

Los participantes externos no pueden grabar reuniones excepto cuando se trata de una grabación de cumplimiento de terceros de Teams. Si un usuario externo de Teams habilitado para la grabación del cumplimiento se une a una reunión o llamada hospedada por su organización, la otra organización registra dicha reunión o llamada con fines de cumplimiento, independientemente de la configuración de grabación de la reunión de su organización. Se notifica a los organizadores, co-organizadores y moderadores de esa reunión y pueden quitar al participante externo de la reunión si no quieren que la otra organización capture grabaciones.

Permitir o impedir que los usuarios graben reuniones

Puede usar el Centro de administración de Microsoft Teams o PowerShell para establecer una directiva de reunión de Teams para controlar si se pueden grabar las reuniones de los usuarios. Tanto el organizador de la reunión como el iniciador de grabaciones deben tener permisos de grabación para grabar la reunión. Los organizadores de reuniones con una licencia de Teams Premium pueden usar sus opciones de reunión para controlar quién puede grabar y transcribir.

Muchos usuarios usan reuniones y llamadas indistintamente según sus necesidades. Te recomendamos que compruebes también la configuración de la directiva de grabación de llamadas. Si la configuración es diferente para las reuniones y las llamadas, puede causar confusión a los usuarios.

Para permitir o impedir grabaciones de reuniones:

  1. En el Centro de administración de Microsoft Teams, expanda Reuniones.
  2. Seleccione Directivas de reunión.
  3. Seleccione la directiva que desea editar.
  4. Activar o desactivar la grabación de la reunión.
  5. Seleccione Guardar.

Con PowerShell, puede configurar el -AllowCloudRecording parámetro en Set-CsTeamsMeetingPolicy.

Requerir el acuerdo de los participantes para la grabación y la transcripción

Puede usar el Centro de administración de Teams o PowerShell para administrar si las reuniones creadas por los organizadores con esta directiva asignada pueden requerir que los participantes proporcionen consentimiento explícito para que se graben y transcriban.

Cuando se habilita la directiva de consentimiento explícito, una vez que un usuario inicia la grabación, la transcripción o ambos de la reunión, todos los participantes se silencian, con sus cámaras y compartir contenido desactivados. Cuando un participante decide reactivar el audio, activar su cámara o compartir contenido, se le pedirá que responda "Sí" o "No" para dar su consentimiento para que se incluya en la grabación y transcripción de la reunión. Si un asistente responde "No" al mensaje, significa que tiene una experiencia de reunión de solo lectura. Los asistentes de solo lectura no pueden iniciar la grabación ni la transcripción para las reuniones que requieran consentimiento explícito.

La elección de consentimiento para cada asistente se incluye en el informe de asistencia. Los asistentes que no estén en el informe de asistencia, debido a la directiva de administración o al dejar de participar, deben dar su consentimiento. Cuando el informe de asistencia está deshabilitado o los asistentes no están en el informe de asistencia, los organizadores y los organizadores no ven los datos de consentimiento, pero como administrador, puede ver los datos de consentimiento en los registros de auditoría.

Puede usar el centro de administración de Teams o el -ExplicitRecordingConsent parámetro del cmdlet CsTeamsMeetingPolicy para administrar el consentimiento explícito.

En la tabla siguiente se muestran los comportamientos de la configuración para consentimiento explícito:

Valor del Centro de administración de Teams Valor de PowerShell Comportamiento
Activado Habilitado Para los organizadores con esta directiva, todas sus reuniones requieren que los participantes den su consentimiento para que se graben y transcriban.
Desactivado Deshabilitado Esta configuración es el valor predeterminado. Para los organizadores con esta directiva, no se pide a los participantes el consentimiento para que se graben y transcriban. Todos los participantes se incluyen en las grabaciones y transcripciones de las reuniones de estos organizadores.

Siga estos pasos en el Centro de administración de Teams para activar o desactivar el consentimiento explícito para los usuarios o grupos de su organización:

  1. Abra el Centro de administración de Teams.
  2. Expanda Reuniones desde el panel de navegación.
  3. En Reuniones, seleccione Directivas de reunión.
  4. Seleccione una directiva existente o cree una nueva.
  5. Dentro de la directiva elegida, vaya a la sección Grabación & transcripción .
  6. Active odesactive la opción Requerir el acuerdo del participante para la grabación y la transcripción.
  7. Seleccione Guardar.

A través de PowerShell, puede administrar el consentimiento explícito para los usuarios o grupos de su organización. El -ExplicitRecordingConsent parámetro también controla el consentimiento de grabación para audioconferencia. Para obtener información sobre el consentimiento explícito para audioconferencia, consulte Consentimiento de grabación explícito para Audioconferencia.

Para exigir a los participantes que den su consentimiento explícito para que se graben o transcriban en cualquier reunión que creen los organizadores con esta directiva, use el siguiente script:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -ExplicitRecordingConsent Enabled

Hay dos formas de ver los datos de consentimiento. La primera forma es en el informe de participación y asistencia a reuniones de Teams. La segunda es con el filtro Se agregó información sobre los participantes de la reunión en los registros de auditoría de la reunión de Teams en Purview. Los datos de consentimiento se incluyen en los registros de auditoría, independientemente de la directiva que administre el informe de asistencia e interacción o la opción de los usuarios para realizar un seguimiento de la asistencia. Para obtener más información sobre los registros de auditoría en Purview, consulte Actividades de registro de auditoría.

Captura de pantalla de registros de auditoría de reuniones de Teams en Purview que muestran datos de consentimiento.

Plataformas y puntos de conexión compatibles y no compatibles

Los siguientes tipos de usuario están consienten automáticamente la grabación y la transcripción sin ninguna interacción de los participantes. Reciben una notificación de consentimiento y sus datos de consentimiento se registran como "no aplicables" o "consentimiento automático":

  • Salas de Teams en Windows
  • Salas de Teams en Android
  • Dispositivos de videoconferencia de terceros a través de cloud video interop (CVI)
  • Dispositivos de videoconferencia de terceros que se conectan a través de Direct Guest Join (DGJ)

Plataformas y puntos de conexión compatibles

Se admite el consentimiento explícito en los siguientes puntos de conexión:

  • Windows nativo de Teams
  • Mac nativo de Teams
  • Teams Web
  • Equipos móviles (Android e iOS)
  • Los participantes de la reunión llaman mediante Audioconferencia
  • VDI

Plataformas y puntos de conexión no compatibles

En las reuniones que requieren consentimiento explícito, los usuarios que se unen desde puntos de conexión no compatibles tienen la experiencia de solo lectura. No se admite consentimiento explícito en los siguientes puntos de conexión, ni en los puntos de conexión que no aparecen en los puntos de conexión admitidos:

  • Dispositivos de Teams Phone (incluidos los dispositivos de teléfono de audioconferencia)
  • Pantallas de Teams
  • Reproducción de coches
  • Clientes nativos de la versión anterior

Bloquear o permitir la descarga de grabaciones de reuniones de canal

En PowerShell, el -ChannelRecordingDownload parámetro de Set-CsTeamsMeetingPolicy controla si los miembros del canal pueden descargar grabaciones de reuniones. Esto se hace controlando en qué carpeta se almacenan las grabaciones.

Los dos valores de esta configuración son los siguientes:

  • Permitir : guarda las grabaciones de las reuniones del canal en una carpeta de "Grabaciones" del canal. Los permisos de los archivos de grabación se basan en los permisos de SharePoint del canal. Es igual que cualquier otro archivo cargado para el canal. Esta configuración es la predeterminada.
  • Bloquear : guarda las grabaciones de las reuniones del canal en una carpeta "RecordingsOnly" del canal. Los propietarios de canales tienen todos los derechos sobre las grabaciones de esta carpeta, pero los miembros del canal tienen acceso de lectura sin capacidad de descarga.

Expiración de la grabación

Las grabaciones expiran automáticamente

Esta configuración le permite reducir el número de almacenamiento que usan las grabaciones anteriores. OneDrive y SharePoint supervisan la configuración de expiración de todas las grabaciones de reuniones y mueven automáticamente las grabaciones a la Papelera de reciclaje en su fecha de expiración.

Puede desactivar la configuración Reuniones que expiran automáticamente en el Centro de administración de Teams en Directivas> dereunión> reunionesGrabación & transcripción.

Hora de expiración predeterminada

Esta configuración controla si las grabaciones de reuniones expiran automáticamente. Después de activar Reuniones expiran automáticamente, verá la opción de establecer la hora de expiración predeterminada, medida en días. Las grabaciones de reuniones tienen un tiempo de expiración predeterminado de 120 días.

Los cambios realizados en esta configuración solo afectan a las grabaciones de reuniones recién creadas, no a las grabaciones existentes. Los administradores no pueden cambiar la fecha de expiración de las grabaciones de reuniones existentes.

El valor de expiración es un entero para días que se puede establecer de la siguiente manera:

  • Valor mínimo: 1
  • Valor máximo: 99999
  • -1 (solo PowerShell) para que las grabaciones nunca expiren

Nota

El tiempo máximo de expiración predeterminado para los usuarios de A1 es de 30 días.

Para establecer la hora de expiración con PowerShell, ejecute el siguiente comando:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity <policy name> -NewMeetingRecordingExpirationDays <days>

Cumplimiento

No debe confiar en la configuración de expiración de la reunión para la protección legal, ya que los usuarios finales pueden modificar la fecha de expiración de las grabaciones que controlan.

Registrar la configuración de expiración y las directivas de retención de Microsoft 365 en Microsoft Purview

La retención de archivos tiene prioridad sobre la eliminación de archivos. Una directiva de expiración de grabación de reuniones de Teams no puede eliminar la grabación de una reunión de Teams con una directiva de retención de Purview hasta que se complete el período de retención. Por ejemplo, si tiene una directiva de retención de Purview que indica que se conservará un archivo durante cinco años y una directiva de expiración de registro de la reunión de Teams establecida durante 60 días, la directiva de expiración de la grabación de la reunión de Teams elimina permanentemente la grabación después de cinco años.

Si tiene una reunión de Teams que registra la directiva de expiración y la directiva de eliminación de Purview con fechas de eliminación diferentes, el archivo se elimina lo antes posible de las dos fechas. Por ejemplo, si tiene una directiva de eliminación de Purview que indica que se eliminará un archivo después de un año y una reunión de Teams con la fecha de expiración establecida durante 120 días, la directiva de expiración de la grabación de la reunión de Teams eliminará el archivo pasados 120 días.

Los usuarios pueden eliminar manualmente sus grabaciones antes de la fecha de expiración, a menos que haya una directiva de retención de Purview que lo impida. Si un usuario elimina manualmente una grabación que todavía está en el período de retención, la grabación se conserva en la biblioteca de conservación de documentos. Sin embargo, la grabación se muestra como eliminada para el usuario final. Para obtener más información, vea Obtener información sobre la retención para SharePoint y OneDrive.

Eliminación de grabaciones

En la fecha de expiración, la grabación se mueve a la Papelera de reciclaje y se borra el campo de fecha de expiración. Si un usuario recupera una grabación de la Papelera de reciclaje, la configuración de expiración de la reunión no la elimina de nuevo.

Por lo general, la grabación se elimina en un plazo de un día después de la fecha de expiración, pero en raras ocasiones podría tardar hasta cinco días. El propietario del archivo recibe una notificación por correo electrónico cuando expira la grabación y se dirige a la Papelera de reciclaje si desea recuperar la grabación.

Expiración de las grabaciones migradas desde Stream (clásico)

Las grabaciones migradas desde Stream (clásica) no incluyen un conjunto de expiración en ellas. En su lugar, recomendamos a los administradores que solo migren las grabaciones que quieran conservar.

Establecer una dirección URL de la directiva de privacidad personalizada

Para actualizar la dirección URL de la directiva de privacidad de transcripción y grabación de Teams con un vínculo personalizado para los usuarios dentro y fuera de su organización, debe usar una de las siguientes opciones:

  • El -LegalURL parámetro dentro del cmdlet de PowerShell CsTeamsMeetingConfiguration .
  • El Centro de administración de Teams a través de configuración de> la reunión Dirección URL dela invitación> de correo electrónicoPrivacidad y seguridad. Para obtener más información, vea Personalizar invitaciones a reuniones.

Si no escribe una dirección URL de privacidad y seguridad en la configuración de reuniones de Teams o PowerShell, se muestra la directiva de privacidad del id. de Microsoft Entra. Para obtener más información sobre la directiva de privacidad de Microsoft Entra ID, consulte Agregar la información de privacidad de su organización con el id. de Microsoft Entra. Si no hay ningún id. de Microsoft Entra, se mostrará la directiva de privacidad de Microsoft.

Una vez que agregue la dirección URL de la directiva de privacidad, la dirección URL reemplazará a la declaración de privacidad predeterminada de grabación y transcripción de reuniones de Teams.

Permisos y almacenamiento

Las grabaciones de las reuniones de Teams se almacenan en el almacenamiento de OneDrive y SharePoint del organizador. La ubicación y los permisos dependen del tipo de reunión y del rol del usuario en la reunión. Los usuarios que tienen derechos de edición completos en el archivo de grabación de vídeo pueden cambiar los permisos y compartirlos más adelante con otros usuarios según sea necesario. Para comprender los permisos y el almacenamiento en OneDrive y SharePoint, vea Usar OneDrive y SharePoint para grabaciones de reuniones.

Herramientas de diagnóstico de grabación de reuniones

El usuario no puede grabar reuniones

Puede usar la siguiente herramienta de diagnóstico para validar que el usuario está correctamente configurado para grabar una reunión en Teams:

  1. Seleccione Ejecutar pruebas para rellenar el diagnóstico en el Centro de administración de Microsoft 365.

    Ejecutar pruebas: Grabación de reuniones

  2. En el panel Ejecutar diagnóstico, escriba el correo electrónico del usuario que no puede grabar reuniones en el campo Nombre de usuario o Correo electrónico y, después, seleccione Ejecutar pruebas.

  3. Las pruebas devolverán los mejores pasos siguientes para abordar cualquier configuración de inquilino o directiva para validar que el usuario esté configurado correctamente para grabar una reunión en Teams.

Falta la grabación de la reunión

Puede usar la siguiente herramienta de diagnóstico para validar que la grabación de la reunión se completó correctamente y que se cargó en OneDrive o SharePoint:

  1. Seleccione Ejecutar pruebas para rellenar el diagnóstico en el Centro de administración de Microsoft 365.

    Ejecutar pruebas: falta la grabación de la reunión

  2. En el panel Ejecutar diagnóstico, escriba la dirección URL de la reunión en la dirección URL de la reunión que se registró (normalmente se encuentra en la invitación a la reunión) y la fecha de la reunión en el campo ¿Cuándo se registró la reunión? y, después, seleccione Ejecutar pruebas.

  3. Las pruebas validan que la grabación de la reunión se completó correctamente y que se cargó en SharePoint o OneDrive.