Introducción al uso compartido externo en SharePoint y OneDrive en Microsoft 365

Artículo
08/25/2024

Nota:

A finales de junio de 2024, las invitaciones antiguas enviadas a través del Administrador de invitaciones de SharePoint heredado ya no conceden acceso a los invitados. Los usuarios pueden volver a compartir el documento con el invitado para generar una invitación nueva y válida.

Las características de uso compartido externo de SharePoint y OneDrive permiten a los usuarios de su organización compartir contenido con personas ajenas a la organización (como asociados, proveedores, clientes o clientes). También puede usar el uso compartido externo para compartir entre los usuarios con licencia en varias suscripciones de Microsoft 365 si su organización tiene más de una suscripción. El uso compartido externo en SharePoint forma parte de la colaboración segura con Microsoft 365. Lea también Información general sobre las opciones de colaboración externa en Microsoft 365.

Importante

Los inquilinos de prueba pueden usar las sólidas características de colaboración de SharePoint, pero el ámbito del uso compartido externo estará restringido en comparación con los inquilinos con licencia. Esto está diseñado para evitar posibles abusos y garantizar una experiencia segura para todos los usuarios.

La planeación del uso compartido externo debe incluirse como parte de la planeación general de permisos para SharePoint y OneDrive. Este artículo describe qué ocurre cuando los usuarios comparten, dependiendo de lo que comparten y con quién.

Si quiere ir directamente a la configuración del uso compartido, elija el escenario que quiera activar:

(Si intenta compartir un archivo o una carpeta, vea Compartir archivos y carpetas de OneDrive o Compartir archivos o carpetas de SharePoint en Microsoft 365).

Nota:

El uso compartido externo está activado de forma predeterminada para todo el entorno de SharePoint y OneDrive. Es posible que quiera desactivarlo globalmente antes de que las personas empiecen a usar los sitios o hasta que sepa exactamente cómo desea usar la función.

Integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B

Hay dos modelos de uso compartido externo que se usan en SharePoint y OneDrive:

Autenticación externa de SharePoint
Integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B

Al usar la integración de Microsoft Entra B2B, se aplican la configuración de colaboración externa de Microsoft Entra, como la configuración de invitación de invitado y las restricciones de colaboración .

En la tabla siguiente se muestran las diferencias entre los dos modelos de uso compartido.

Método de uso compartido	Archivos y carpetas	Sitios
Autenticación externa de SharePoint (La integración de Microsoft Entra B2B no está habilitada)	No se ha creado ninguna cuenta de invitado* La configuración de Microsoft Entra no se aplica	N/D (Microsoft Entra B2B siempre se usa)
Integración de Microsoft Entra B2B habilitada	Cuenta de invitado siempre creada Se aplica la configuración de Microsoft Entra	Cuenta de invitado siempre creada Se aplica la configuración de Microsoft Entra

*Es posible que ya exista una cuenta de invitado de otro flujo de trabajo de uso compartido, como compartir un equipo, en cuyo caso se usa para el uso compartido.

Para obtener información sobre cómo habilitar o deshabilitar la integración de Microsoft Entra B2B, vea Integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B.

SharePoint tiene una configuración de uso compartido externo tanto a nivel de organización como a nivel de sitio (anteriormente denominado el nivel de "colección de sitios"). Para permitir el uso compartido en un sitio, debe permitirlo en el nivel de organización. Después puede restringir el uso compartido externo en otros sitios. Si la opción de uso compartido externo del sitio no coincide con la opción de uso compartido de nivel de organización, siempre se aplicará el valor más restrictivo. La configuración de uso compartido de OneDrive puede ser igual o más restrictiva que la configuración de SharePoint.

Sea cual sea la opción que elija a nivel de organización o de sitio, siempre podrá seleccionar la funcionalidad más restrictiva. Por ejemplo, si decide permitir el uso compartido no autenticado mediante vínculos "Cualquiera", los usuarios pueden compartir con invitados, que inician sesión y con usuarios internos.

Nota:

Incluso si la configuración de su organización permite el uso compartido externo, no todos los sitios nuevos lo permiten de forma predeterminada. Consulte Configuración predeterminada de uso compartido de sitios para obtener más información.

Seguridad y privacidad

Si tiene información confidencial que nunca debería compartirse externamente, se recomienda almacenar la información en un sitio con el uso compartido externo desactivado. Cree tantos sitios como sea necesario para el uso compartido. Al impedir el acceso externo a la información confidencial, contribuirá a prevenir los riesgos de seguridad.

Nota:

Para limitar el uso compartido interno de contenido de un sitio, puede evitar que los miembros del sitio compartan y permitir las solicitudes de acceso. Para obtener más información, vea Configurar y administrar solicitudes de acceso.

Cuando los usuarios comparten una carpeta con varios invitados, los invitados podrán ver los nombres de los otros invitados en el panel Administrar el acceso de la carpeta (y los elementos dentro de ella).

Cuando usted o sus usuarios crean grupos de Microsoft 365 (como en Outlook o creando un equipo en Microsoft Teams) se crea un sitio de grupo de SharePoint. Los administradores y usuarios también pueden crear sitios de grupo en SharePoint, lo que crea un grupo de Microsoft 365. En los sitios de equipo conectados a un grupo, los propietarios del grupo se agregan como propietarios del sitio y los miembros del grupo se agregan como miembros del sitio. En la mayoría de los casos, deberá compartir estos sitios agregando usuarios al grupo de Microsoft 365. Sin embargo, solo puede compartir el sitio.

Importante

Es importante que todos los miembros del grupo tengan permiso para acceder al sitio de grupo. Si quita los permisos del grupo, muchas tareas de colaboración (como el uso compartido de archivos en los chats de Teams) no funcionarán. Solo debe agregar invitados al grupo si desea que puedan acceder al sitio. Para obtener más información sobre el acceso de invitados a grupos de Microsoft 365, vea Administrar el acceso de invitado a grupos.

Cuando los usuarios comparten con personas fuera de la organización, se envía a la persona una invitación por correo electrónico que contiene un vínculo al elemento compartido.

Dado que estos invitados no tienen una licencia en su organización, se limitan a las tareas básicas de colaboración:

Pueden usar Office.com para ver y editar documentos. Si su plan incluye Office Profesional Plus, no podrán instalar la versión de escritorio de Office en sus propios equipos a no ser que les asigne una licencia.
Pueden realizar tareas en un sitio según el nivel de permisos que se les haya proporcionado. Por ejemplo, si agrega un invitado como miembro del sitio, tendrán permisos de edición y podrán agregar, editar y eliminar listas; también podrán ver, agregar, actualizar y eliminar archivos y elementos de lista.
Podrán ver otros tipos de contenido en los sitios, en función de los permisos que se les hayan concedido. Por ejemplo, pueden navegar a diferentes subsitios dentro del sitio compartido. También podrán hacer cosas como ver fuentes del sitio.

Si los usuarios externos autenticados necesitan más funcionalidades, como almacenamiento de OneDrive o la creación de un flujo Power Automate, se les debe asignar una licencia adecuada.

Puede dejar de compartir con invitados quitando sus permisos del elemento compartido o quitándolos como invitados en el directorio.

Puede dejar de compartir con personas que tienen un vínculo Cualquiera si va al archivo o carpeta que ha compartido y elimina el vínculo o desactiva los vínculos Cualquiera del sitio.

Información sobre cómo dejar de compartir un elemento

¿Necesita más ayuda?

Hacer una pregunta Si tiene preguntas técnicas sobre este tema, es posible que le resulte útil publicarlas en el foro de discusión de SharePoint. Es un excelente recurso para encontrar a otros que han tratado temas similares o que se han encontrado en la misma situación.