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¿Cómo puedo crear un bot que busque archivos PDF dentro de subcarpetas específicas en SharePoint?
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Frances Michelle Saberbein Fuentes Davila
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Tengo una biblioteca de documentos en SharePoint organizada así:
- Dos carpetas principales:
PROYECTOS INDUSTRIALESyPROYECTOS COMERCIALES. - Dentro de cada una hay subcarpetas con el nombre de cada proyecto (por ejemplo:
ALFA,BETA, etc.). - Dentro de cada proyecto hay subsubcarpetas como
Planos,Documentación Técnica,Registros, etc.
Lo que necesito es:
- Un bot (agente en Copilot Studio) que, al preguntarle por un proyecto (ej. “PROYECTO ALFA”),
- Busque dentro de ambas carpetas principales,
- Encuentre la carpeta del proyecto,
- Recorra todas sus subsubcarpetas,
- Obtenga todos los archivos PDF que estén dentro,
- Y devuelva el nombre del archivo y su enlace directo en SharePoint.
¿Esto es posible? Recomiendan para lograrlo?
Ya intenté con un nodo de IA Generativa pero las respuestas no siempre son precisas.
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Jonathan Salas 0 Puntos de reputación2025-06-26T23:39:34.3666667+00:00 Sí es posible lograr ese comportamiento con un agente en Copilot Studio, pero requiere más que solo un nodo de IA generativa. Te explico cómo puedes implementarlo:
🔧 Solución Recomendada
- Conectar tu bot a SharePoint con Power Automate
Usa Power Automate (Flow) para crear un flujo que:
Busque en ambas carpetas principales (
PROYECTOS INDUSTRIALESyPROYECTOS COMERCIALES).Filtre subcarpetas por nombre del proyecto (ej. "ALFA"). Recorra las subsubcarpetas (`Planos`, `Documentación Técnica`, etc.). Recoja todos los archivos `.pdf`. Genere enlaces directos a esos archivos.Puedes usar el conector de SharePoint y acciones como:
Get files (properties only)List folderFilter arrayApply to each- Integrar el flujo con el agente de Copilot Studio
Llama al flujo desde un plugin o acción personalizada dentro del agente.
Usa parámetros como el nombre del proyecto para ejecutar el flujo.
El flujo devolverá una lista con nombres y enlaces que tu bot puede mostrar al usuario.
- (Opcional) Refinar con un nodo de IA generativa
Una vez que tengas los resultados, puedes usar IA generativa para hacer la respuesta más natural o explicativa, pero nunca para buscar los archivos directamente.
⚠️ Por qué el nodo de IA Generativa no es suficiente
El nodo de IA generativa no tiene acceso a tus datos en SharePoint, por lo que no puede:
Buscar carpetas reales
Leer archivos
Proporcionar enlaces directos
✅ Beneficios de esta arquitectura
Alta precisión: se basa en datos reales del sitio.
Escalabilidad: puedes agregar más filtros, tipos de archivos o validaciones.
- Seguridad: puedes respetar permisos de SharePoint.Sí es posible lograr ese comportamiento con un agente en Copilot Studio, pero requiere más que solo un nodo de IA generativa. Te explico cómo puedes implementarlo: 🔧 Solución Recomendada
- Conectar tu bot a SharePoint con Power Automate
- Usa Power Automate (Flow) para crear un flujo que:
- Busque en ambas carpetas principales (
PROYECTOS INDUSTRIALESyPROYECTOS COMERCIALES). - Filtre subcarpetas por nombre del proyecto (ej. "ALFA").
- Recorra las subsubcarpetas (
Planos,Documentación Técnica, etc.). - Recoja todos los archivos
.pdf. - Genere enlaces directos a esos archivos.
- Busque en ambas carpetas principales (
-
Get files (properties only) -
List folder -
Filter array -
Apply to each
- Integrar el flujo con el agente de Copilot Studio
- Llama al flujo desde un plugin o acción personalizada dentro del agente.
- Usa parámetros como el nombre del proyecto para ejecutar el flujo.
- El flujo devolverá una lista con nombres y enlaces que tu bot puede mostrar al usuario.
- (Opcional) Refinar con un nodo de IA generativa
- Una vez que tengas los resultados, puedes usar IA generativa para hacer la respuesta más natural o explicativa, pero nunca para buscar los archivos directamente.
- Buscar carpetas reales
- Leer archivos
- Proporcionar enlaces directos
- Alta precisión: se basa en datos reales del sitio.
- Escalabilidad: puedes agregar más filtros, tipos de archivos o validaciones.
- Seguridad: puedes respetar permisos de SharePoint.
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