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Administración del presupuesto

  • Artículo

Este artículo le ayuda a comprender la funcionalidad de administración de presupuestos en el Marco de FinOps y cómo implementarla en Microsoft Cloud.

Definición

La administración de presupuestos hace referencia al proceso de supervisión y seguimiento de los planes y límites financieros durante un periodo determinado para administrar y controlar de forma eficaz el gasto.

Analice las tendencias históricas de uso y costes y ajústelas a los planes futuros para estimar los costes mensuales, trimestrales y anuales de forma realista y factible. Repita para cada nivel de la organización para obtener una visión completa de los presupuestos de la organización.

Configure las alertas y las acciones automatizadas para notificar a las partes interesadas y protegerse de los usos por encima del límite del presupuesto. Investigue la varianza inesperada del presupuesto y tome las medidas oportunas. Revise y ajuste los presupuestos con regularidad para asegurarse de que siguen siendo exactos y reflejan cualquier cambio en la situación financiera de la organización.

Una administración presupuestaria eficaz ayuda a garantizar que las organizaciones operan dentro de sus posibilidades y son capaces de alcanzar sus objetivos financieros. Los costes imprevistos pueden afectar a decisiones e iniciativas empresariales externas que podrían tener repercusiones generalizadas.

Introducción

Cuando empiece a administrar los costes en la nube, es posible que no tenga sus presupuestos financieros asignados a cada suscripción y grupo de recursos. Es posible que aún no tenga asignado el presupuesto a su cuenta de facturación. Está bien. Empiece por configurar alertas de costes. La cantidad exacta que utilice no es tan importante como tener algo que le permita saber cuándo aumentan los costes.

  • Empiece por crear un presupuesto mensual en Cost Management en el ámbito principal que administra, ya sea una cuenta de facturación, un grupo de administración, una suscripción o un grupo de recursos.
    • Si no está seguro de por dónde empezar, fije el importe del presupuesto basándose en el coste de los meses anteriores. También puede configurarlo para que sea explícitamente más alto de lo que pretende, para captar un salto excesivamente alto en los costes, si no le preocupan los movimientos más pequeños. Independientemente de lo que establezca, siempre puede cambiarlo más tarde.
    • Si desea proporcionar un umbral de alerta más realista, consulte Estimación del costo inicial del proyecto en la nube.
    • Configure una o varias alertas sobre el costo real o previsto que se enviará a las partes interesadas.
    • Si necesita detener de manera proactiva la facturación antes de que los costes superen un determinado umbral en una suscripción o grupo de recursos, ejecute una acción automatizada cuando se desencadenen las alertas.
  • Si le preocupan los gastos que se acumulan de un mes a otro durante el trimestre o el año, cree presupuestos trimestrales y anuales.
  • Si no le preocupa el "uso por encima del límite", pero desea mantenerse informado sobre los costes, guarde una vista en Análisis de costes y suscríbase a las alertas programadas. A continuación, comparta un gráfico de las tendencias de costes para las partes interesadas. Puede ayudarle a impulsar la responsabilidad y la concienciación a medida que los costes cambian con el tiempo, antes de pasarse del presupuesto.
  • Considere la posibilidad de suscribirse a alertas de anomalías para cada suscripción para asegurarse de que todos conocen las anomalías a medida que se identifican.
  • Repita estos pasos para configurar alertas para las partes interesadas de cada ámbito y aplicación que quiera supervisar para obtener la máxima visibilidad y responsabilidad.
  • Considere la posibilidad de revisar periódicamente los costes en relación con su presupuesto para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas.

Conceptos básicos

Hasta ahora, ha definido las alertas de costes pormenorizadas y específicas para cada ámbito y aplicación, y ha revisado su coste como KPI con todas las partes interesadas en reuniones periódicas. Considere los siguientes puntos para perfeccionar su proceso de administración presupuestaria:

  • Perfeccione la granularidad del presupuesto para permitir una supervisión más específica.
  • Anime a todos los equipos a responsabilizarse de sus asignaciones presupuestarias y gastos.
    • Infórmeles sobre la repercusión de sus acciones en el presupuesto global y permítales tomar decisiones con conocimiento de causa.
  • Racionalice el proceso para realizar ajustes presupuestarios, asegurándose de que los equipos lo entienden y lo siguen fácilmente.
  • Automatice la creación de presupuestos con nuevas suscripciones y grupos de recursos.
  • Si no se ha hecho anteriormente, use herramientas de automatización como Azure Logic Apps o alertas para ejecutar acciones automatizadas cuando se desencadenen alertas presupuestarias. Las herramientas pueden ser especialmente útiles en las suscripciones de prueba.

Más información en la Fundación FinOps

Esta funcionalidad forma parte del Marco de FinOps de FinOps Foundation, una organización sin fines de lucro dedicada a avanzar en la optimización y administración de costes en la nube. Para obtener más información sobre FinOps, incluidos cuadernos de estrategias útiles, programas de entrenamiento y certificación, etc., consulte el artículo Administración del presupuesto en la documentación del Marco de FinOps.

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