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Crear flujos de trabajo para conectar tareas en procesos de negocio

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Puede crear flujos de trabajo que conecten tareas en procesos de negocio realizadas por distintos usuarios. Puede incluir tareas de sistema, como registros automáticos, como pasos en los flujos de trabajo que van antes o después de las tareas de usuario. Solicitar y conceder aprobaciones para crear registros nuevos son pasos habituales de un flujo de trabajo.

En la página Flujo de trabajo , cree un flujo de trabajo enumerando los pasos en las líneas. Cada paso consta de un desencadenador y una respuesta:

  • Un evento que especifica las condiciones que iniciarán el flujo de trabajo.
  • Una respuesta de flujo de trabajo que define lo que hace el flujo de trabajo.

Nota

Si un escenario empresarial requiere un evento de flujo de trabajo o una respuesta que no se admite en la versión predeterminada, regístrese en Power Automate. Para obtener más información, consulte Usar Business Central en flujos de Power Automate. Alternativamente, obtenga una aplicación en AppSource o trabaje con un socio de Microsoft para personalizar el código de la aplicación.

Al crear flujos de trabajo, puede copiar los pasos de flujos de trabajo existentes o de plantillas de flujo de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo son flujos de trabajo no editables que proporciona Business Central. Los identificadores de plantillas de flujo de trabajo se prefijan con "MS-", como "MS-PIW". Obtenga más información en Crear flujos de trabajo a partir de plantillas de flujo de trabajo.

Nota

Todas las notificaciones sobre pasos de flujo de trabajo se envían a través de una cola de proyectos. Asegúrese de que la cola de trabajos refleje sus necesidades comerciales. Obtenga más información en Uso de colas de proyectos para programar tareas.

Ilustración de un ejemplo de flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo se divide en tres secciones:

  1. Cuando Evento
    Aquí es donde se selecciona el disparador.
    Ejemplos de disparador:
    • Se ha cambiado un registro de datos maestros
    • Se ha creado una línea del diario
    • Se ha creado o liberado un documento entrante
    • Se ha solicitado la aprobación de un documento
  2. Con condiciones
    Las condiciones están relacionadas con el evento y permiten crear filtros para decidir cómo continúa el flujo de trabajo.
  3. Entonces Seleccionar
    Las respuestas especifican los siguientes pasos en el flujo de trabajo.

Las opciones para eventos y respuestas están definidas por el sistema. Para agregar nuevas opciones, deberá desarrollar una extensión.

Para crear un flujo de trabajo

  1. Seleccione el ícono Bombilla que abre la característica Dígame., ingrese a Flujos de trabajo y luego elija el vincular relacionado.

  2. Seleccione la acción Nuevo. Se abre la página Flujo de trabajo.

  3. En el campo Código, introduzca un máximo de 20 caracteres para identificar el flujo de trabajo.

  4. Para crear el flujo de trabajo desde una plantilla, en la página Flujos de trabajo, seleccione la acción Nuevo flujo de trabajo desde plantilla. Obtenga más información en Crear flujos de trabajo a partir de plantillas de flujo de trabajo.

  5. En el campo Descripción, describa el flujo de trabajo.

  6. En el campo Categoría, especifique a qué categoría pertenece el flujo de trabajo.

  7. En el campo Evento Cuando, especifique el evento que debe producirse para iniciar el paso del flujo de trabajo.

    Cuando selecciona el campo, la página Eventos de flujo de trabajo enumera todos los eventos de flujo de trabajo disponibles.

  8. En el campo Condición en, especifique una o varias condiciones que se deben cumplir para que se produzca el evento en el campo Evento Cuando.

    Cuando selecciona el campo, la página Condiciones del evento enumera los campos de filtro que pueden ser condiciones para el evento. Puede agregar nuevos campos de filtro si lo desea.

    Si el evento de flujo de trabajo es el cambio de un campo específico en un registro, utilice la página Condiciones del evento para identificar el campo y el tipo de cambio.

    1. Para especificar un cambio de campo para el evento, en la página Condiciones del evento, en el campo Campo, seleccione el campo que cambia.
    2. En el campo Operador, seleccione Disminuyó, Aumentó o Cambió.

  9. Especifique la respuesta que seguirá cuando se produzca el evento del flujo de trabajo en el campo Respuesta Entonces.

    Cuando elige el campo, la página Respuestas del flujo de trabajo enumera todas las respuestas del flujo de trabajo disponibles y las opciones Seleccionar.

  10. En la ficha desplegable Opciones para la respuesta seleccionada, especifique las opciones para la respuesta de flujo de trabajo seleccionando los valores en los campos que aparecen, como se indica a continuación:

    1. Para especificar las opciones para una respuesta de flujo de trabajo que implica enviar una notificación, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

    Nota

    Estos campos varían, según la respuesta que haya elegido.

    Campo Descripción
    Notificar al remitente Especifique si se notifica al solicitante de aprobación en lugar de al destinatario de la solicitud de aprobación. Si marca la casilla de verificación, el campo ID de usuario del destinatario se deshabilita porque en su lugar se notificará al solicitante de la aprobación, el remitente. El nombre de la respuesta del flujo de trabajo cambia en consecuencia, a Crear notificación para <remitente>. Si la casilla de verificación no está seleccionada, el nombre del flujo de trabajo respuesta es Crear notificación para <Usuario>.
    ID de usuario del destinatario Especifique el usuario al que se debe enviar la notificación. Nota: Esta opción solo está disponible para respuestas de flujo de trabajo con un marcador de posición para un usuario específico. Para las respuestas de flujo de trabajo sin marcadores para usuarios, el usuario de aprobación define normalmente la configuración del usuario de aprobación.
    Tipo de entrada de notificación Especifique un desencadenador para la notificación de flujo de trabajo. El desencadenador puede ser un cambio de registro, una solicitud de aprobación o una fecha de vencimiento pasada.
    Página de destino vincular Especifique la página que abre el vínculo en la notificación. La página debe tener la misma tabla de origen que el registro involucrado.
    Personalizado vincular Especifique la dirección URL de un vínculo que se incluye en la notificación además del vínculo a la página.

    1. Para especificar opciones para una respuesta de flujo de trabajo que implica crear una solicitud de aprobación, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

      Campo Descripción
      Fórmula de fecha de vencimiento Especifique el número de días que tiene el aprobador para resolver la solicitud. El plazo comienza cuando se envía la solicitud.
      Delegado Después Especifica si y cuándo se delegará automáticamente una solicitud de aprobación al sustituto. Puede seleccionar delegar automáticamente un día, dos o cinco después de la fecha en que se solicitó la aprobación.
      Tipo de aprobador Especifique quién es el aprobador según la configuración de usuarios de aprobación y usuarios de flujo de trabajo. Cuando el campo se establece en Vendedor/Comprador, el usuario especificado en el campo Código de vendedor/comprador en la página Configuración de usuario de aprobación determina el aprobador. Los movimientos de solicitud de aprobación se crean según el valor del campo Tipo de límite de aprobador. Obtenga más información en Configurar usuarios de aprobación.
      Mostrar mensaje de confirmación Especifica si se muestra un mensaje de confirmación después de que un usuario solicita una aprobación.
      Tipo de límite de aprobación Especifique el efecto de los límites para los aprobadores. El límite de aprobación de un aprobador debe ser superior al valor de la solicitud. Las siguientes opciones están disponibles:
      1. Cadena de aprobadores especifica que las entradas de solicitud de aprobación se crean para todos los aprobadores del solicitante hasta el primer aprobador calificado incluido.
      2. Aprobador directo especifica que una entrada de solicitud de aprobación solo se crea para el aprobador inmediato del solicitante, independientemente del límite de aprobación del aprobador.
      3. Primer aprobador calificado especifica que una entrada de solicitud de aprobación solo se crea para el primer aprobador del solicitante.
      4. Aprobador específico especifica que usted notifique al usuario elegido en el campo ID del aprobador .

    2. Para especificar las opciones para una respuesta de flujo de trabajo que implica crear líneas de diario, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

      Campo Descripción
      Nombre de la plantilla del diario general Especifique el nombre de la plantilla de libro de diario general en las que se crearán las líneas de diario especificadas.
      Nombre del lote del diario general Especifique el nombre del proceso de diario general en las que se crearán las líneas de diario especificadas.

  11. Seleccione los botones Aumentar sangría y Disminuir sangría para sangrar el nombre del evento en el campo Cuando para definir la posición del paso de flujo de trabajo.

    1. Aplique sangría al evento bajo el nombre del paso anterior para indicar que es el paso siguiente.
    2. Indique que el paso es uno de varios pasos alternativos que pueden iniciarse en función de la condición aplicando sangría en el nombre del evento para que coincida con los otros pasos alternativos. Ordene estos pasos opcionales según la prioridad colocando el paso más importante primero.

    Nota

    Puede cambiar solo la sangría de un paso que no tenga un paso subsiguiente.

  12. Repita los pasos del 7 al 11 para añadir más pasos de flujo de trabajo antes o después del paso que ha creado.

  13. Active el interruptor Habilitado para especificar que el flujo de trabajo se iniciará cuando ocurra el evento en el primer paso del tipo Entrada apuntar . Obtenga más información en Usar flujos de trabajo.

Nota

No habilite un flujo de trabajo hasta que esté seguro de que está listo.

Propina

Para explorar las relaciones entre las tablas utilizadas en los flujos de trabajo, seleccione el ícono Bombilla que abre la característica Dígame. y luego ingrese a Flujo de trabajo – Relaciones de tablas.

Ejemplo de creación de un nuevo flujo de trabajo utilizando eventos existentes

En el siguiente ejemplo, se crea un flujo de trabajo para aprobar un cambio en el nombre de un proveedor:

  1. Seleccione el ícono Bombilla que abre la característica Dígame., ingrese a Flujos de trabajo y luego elija el vincular relacionado.

  2. Seleccione la acción Nuevo. Se abre la página Flujo de trabajo.

  3. En la sección de flujo de trabajo, rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

    Campo Valor
    Código VENDAPN-01
    Descripción Aprobación de cambio de nombre de proveedor
    Categoría COMPRA

  4. Para crear el primer paso del flujo de trabajo, haga lo siguiente.

    1. En el campo Evento Cuando, especifique Se modifica un registro de proveedor.
    2. En el campo Condición On, elija la palabra Siempre. Luego, en la página Condiciones del evento , elija Agregar una condición para cuando cambia el valor de un campo vincular y luego Seleccionar el campo Nombre . El resultado de este paso es que la condición se lee como Se cambia el nombre.
    3. En el campo Respuesta entonces, elija el vínculo Seleccionar respuesta. Luego, en la página Respuestas del flujo de trabajo , en el campo Seleccionar respuesta , elija revertir el valor del campo <Campo> en el registro y guarde el cambio respuesta. Luego, en la sección Opciones para el respuesta seleccionado , especifique el campo Nombre .
    4. Seleccione Agregar más respuestas vincular, luego agregue una entrada para Crear una solicitud de aprobación para el registro usando el tipo de aprobador <%1> y <%2> respuesta.
    5. En la sección Opciones para el respuesta seleccionado para el nuevo respuesta, cambie el campo Tipo de aprobador a Flujo de trabajo grupo de usuarios. Luego, en el campo Flujo de trabajo grupo de usuarios , especifique grupo de usuarios. Obtenga más información en Configurar usuarios de aprobación.
    6. Agregue un tercer respuesta, Envíe una solicitud de aprobación para el registro y cree una notificación.
    7. Añade un cuarto respuesta, Mostrar mensaje "%1". Luego, en la sección Opciones para el respuesta seleccionado , en el campo Mensaje , especifique Se ha enviado una solicitud de aprobación.
    8. Elija Aceptar para volver al paso de flujo de trabajo.

  5. En la siguiente línea, agregue un nuevo flujo de trabajo paso para el evento Se aprobó una solicitud de aprobación .

    1. En el campo Cuando ocurre el evento , especifique Se aprobó una solicitud de aprobación.
    2. Elija el menú de línea y luego elija Aumentar sangría.
    3. En el campo Condición , seleccione Siempre. Luego, en el campo Aprobaciones pendientes , especifique 0. La condición se lee como Aprobaciones pendientes: 0 para indicar que la solicitud no requiere más aprobadores.
    4. En el campo Respuesta entonces, elija el vínculo Seleccionar respuesta. Luego, en la página Respuestas del flujo de trabajo , en el campo Seleccionar respuesta , elija Enviar solicitud de aprobación para el registro y crear una notificación respuesta.
    5. Elija Aceptar.

  6. En la siguiente línea, agregue un segundo flujo de trabajo paso para el evento Se aprobó una solicitud de aprobación .

    1. En el campo Cuando ocurre el evento , especifique Se aprobó una solicitud de aprobación.
    2. En el campo Condición , seleccione Siempre. Luego, en el campo Aprobaciones pendientes , especifique >0. La condición se lee como Aprobaciones pendientes:>0 para indicar que este no es el último aprobador.
    3. En el campo Respuesta entonces, elija el vínculo Seleccionar respuesta. Luego, en la página Respuestas del flujo de trabajo , en el campo Seleccionar respuesta , elija Enviar solicitud de aprobación para el registro y crear una notificación respuesta.
    4. Elija Aceptar.

  7. En la siguiente línea, agregue un flujo de trabajo paso para el evento Se delega una solicitud de aprobación .

    1. En el campo Cuando ocurre el evento , especifique Se delega una solicitud de aprobación.
    2. En el campo Condición , deje el valor como Siempre.
    3. En el campo Respuesta entonces, elija el vínculo Seleccionar respuesta. Luego, en la página Respuestas del flujo de trabajo , en el campo Seleccionar respuesta , elija Enviar solicitud de aprobación para el registro y crear una notificación respuesta.
    4. Elija Aceptar.

  8. En la siguiente línea, agregue un segundo flujo de trabajo paso para el evento Se rechaza una solicitud de aprobación .

    1. En el campo Cuando ocurre el evento , especifique Se rechazó una solicitud de aprobación.
    2. En el campo Condición , deje el valor como Siempre.
    3. En el campo Respuesta entonces, elija el vínculo Seleccionar respuesta. Luego, en la página Respuestas del flujo de trabajo , en el campo Seleccionar respuesta , elija Descartar los nuevos valores respuesta.
    4. Seleccione Agregar más respuestas vincular, luego agregue una entrada para Rechazar la solicitud de aprobación del registro y crear una notificación respuesta
    5. Elija Aceptar.

  9. Para habilitar el flujo de trabajo, active el control de alternancia a Habilitado.

La siguiente ilustración proporciona una descripción general del resultado de este procedimiento.

Ilustración del flujo de trabajo de aprobación del nombre del proveedor.

A continuación, pruebe el flujo de trabajo abriendo una tarjeta de proveedor existente y cambiando el nombre. Verifique que se envíe una solicitud de aprobación después de cambiar el nombre del proveedor.

Consulte también .

Crear flujos de trabajo a partir de plantillas de flujo de trabajo
Configurar usuarios de aprobación
Configuración de notificaciones del flujo de trabajo de aprobación
Ver instancias de flujo de trabajo archivadas paso
Eliminar flujos de trabajo de aprobación
Tutorial: configuración y uso de un flujo de trabajo de aprobación de compras
Configuración de flujos de trabajo de aprobación
Utilizar flujos de trabajo de aprobación
Flujo de trabajo

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