Trabajar con diseños de Microsoft Excel

Los diseños de informes de Microsoft Excel se basan en libros de Excel (archivos .xlsx). Con ellos, puede crear informes que incluyen características conocidas de Excel para resumir, analizar y presentar datos como las fórmulas, tablas dinámicas, gráficos dinámicos y más.

En este artículo se explican información que es importante que sepa para empezar a usar los diseños de Excel.

¿Por qué usar diseños de Excel?

Beneficios de usar diseños de Excel:

• Crear informes interactivos usando visualizaciones como segmentaciones.
• Ver datos sin procesar del conjunto de datos del informe, lo que le ayudará a comprender cómo funciona el informe y de dónde provienen los datos de las imágenes.
• Usar las funciones integradas de Microsoft Office para realizar el posprocesamiento en los informes presentados, como:
  • Proteger hojas de cálculo
  • Aplicar etiquetas de sensibilidad
  • Agregar comentarios y notas
  • Previsión y análisis
• Use complementos instalados e integraciones de aplicaciones, como flujos de Power Automate o OneDrive.

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La configuración de un diseño de Excel en un informe conlleva básicamente dos tareas:

1. Crear el nuevo archivo de diseño de Excel.
2. Agregar el nuevo diseño al informe.

Tarea 1: Crear el archivo de diseño de Excel

Estas son las tres maneras de crear un archivo de diseño de Excel para un informe.

Desde cualquier informe

Siga estos pasos para crear un diseño de Excel a partir de cualquier informe, independientemente del tipo de diseño actual. El diseño de Excel contendrá la hora de Datos necesaria y una tabla, una hoja de Metadatos de informe y nada más.

1. Elija el icono , escriba Diseños de informe y luego elija el enlace relacionado.

   La página Diseños de informe aparece con todos los diseños disponibles actualmente para todos los informes.

2. En la página Diseños de informe, elija cualquier diseño para el informe y, a continuación, elija la acción Ejecutar informe.

3. En la página de solicitud de informes, seleccione Enviar a > Documento de Microsoft Excel (solo datos) > Aceptar.

   Este paso descarga un libro de Excel que contiene el conjunto de datos del informe.

4. Abra el archivo descargado en Excel, realice los cambios y después guarde el archivo.

Desde otro diseño de informe de Excel

Si ya hay un diseño de Excel para un informe, puede usar el diseño existente como punto de partida. Hay dos enfoques para obtener una copia del diseño. Puede exportar el diseño existente desde la página Diseños de informe, o bien descargar el diseño desde la página de solicitud de informes. Ambas formas descargan un archivo de diseño de Excel que incluye todas las hojas del archivo existente. La diferencia radica en que cuando lo descarga desde la página de solicitud, el diseño incluye datos reales. (Los datos no son necesarios, pero ayudan a la hora de diseñar el diseño).

Enfoque 1: Exportar el diseño desde la página Diseños de informe

1. Elija el icono , escriba Diseños de informe y luego elija el enlace relacionado.

   La página Diseños de informe aparece con todos los diseños disponibles actualmente para todos los informes.

2. Seleccione el diseño de Excel de la lista y luego elija la acción Exportar diseño desde la parte superior de la página.
3. Abra el archivo en Excel, realice los cambios y después guarde el archivo.

Enfoque 2: Descargar el diseño de la página de solicitud de informes

1. Elija el icono , escriba Diseños de informe y luego elija el enlace relacionado.

   La página Diseños de informe aparece con todos los diseños disponibles actualmente para todos los informes.

2. En la página Diseños de informe, elija cualquier diseño para el informe y, a continuación, elija la acción Ejecutar informe.
3. En la página de solicitud del informe, seleccione Descargar.
4. Abra el archivo en Excel, realice los cambios y después guarde el archivo.

Desde el código AL

Este es el método más avanzado de crear un diseño de informe de Excel. Como requiere tener conocimientos de código AL, se dirige a programadores. En este enfoque, los diseños de Excel forman parte de un paquete de extensión que usted instala. Obtenga más información en Crear un informe de diseños de Excel en la ayuda para desarrolladores y profesionales de TI.

Tarea 2: Agregar el diseño de Excel al informe

Una vez que tenga el archivo de diseño de Excel, la siguiente tarea es agregarlo como un nuevo diseño para el informe.

1. Elija el icono , escriba Diseños de informe y luego elija el enlace relacionado.

   La página Diseños de informe aparece con todos los diseños disponibles actualmente para todos los informes.

2. Seleccione Nuevo diseño.

3. Establezca el Id. informe en Informe.

4. Introduzca un nombre en Nombre del diseño.

5. Establezca Opciones de formato en Excel.

6. Seleccione Aceptar y luego realice uno de los siguientes pasos para cargar el archivo de diseño del informe:

   • Arrastre el archivo desde el explorador de archivos de su dispositivo hasta el cuadro de diálogo.
   • Seleccione el vínculo haga clic aquí para navegar, busque el archivo y luego seleccione el botón Abrir.

   El archivo seleccionado se carga en el diseño y la página Diseños de informes se abre.

7. Para ver cómo se ve el informe con el nuevo diseño, seleccione el diseño en la lista y luego seleccione Ejecutar informe.

Comprender los diseños de Excel

Hay algunas cosas que debe saber o tener en cuenta cuando cree o introduzca cambios en los diseños de Excel. Todo diseño de Excel debe incluir dos elementos: una hoja de Datos y una tabla de Datos. Estos elementos forman la base del diseño al definir los datos empresariales de Business Central con los que se puede trabajar. Puede considerar la hoja de Datos como un tipo de contrato entre el diseño y los datos empresariales. Usará estos datos como origen de cálculos y visualizaciones que desea presentar en otras hojas.

Hay algunos requisitos específicos para la estructura del libro de Excel. Si no se cumplen los requisitos, tendrá problemas para usar el diseño. El diagrama y la tabla siguientes describen los elementos de un diseño de Excel y los requisitos.

N.º	Elemento	Descripción	Obligatoria
1	Hoja Datos	Debe tener el nombre Datos. Solo puede incluir una tabla, que debe tener el nombre Datos.
2	Tabla Datos	Debe tener el nombre Datos. Debe tener al menos una columna. Solo puede incluir columnas que están en el conjunto de datos del informe. Debe comenzar en la primera celda A1 de la hoja de Datos.
3	Hojas de presentación	Se usan para presentar datos. Los datos provienen de la hoja Datos.
4	Hoja Metadatos de informe	Se incluye automáticamente si el diseño se creó exportando otro informe de Excel. Contiene información general sobre el informe. Se puede eliminar.

En resumen, esto es lo que debe y no debe hacer en la hoja de Datos:

• No cambie el nombre de la hoja Datos, la tabla Datos o las columnas.
• Puede eliminar u ocultar columnas.
• No agregue columnas a menos que estén incluidas en el conjunto de datos del informe.
• Puede colocar las hojas en cualquier orden, con la hoja de Datos en primer o último lugar.

Consulte también .

Gestión de diseños de informe
Cambiar el diseño de informe actual
Importar y exportar un diseño de informe o documento personalizado
Trabajar con informes, trabajos por lotes y XMLports
Preparar Financial Reporting con categorías de cuentas y datos financieros
Inteligencia empresarial
Trabajar con Business Central
Análisis de datos de informes con Excel

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