Exportar a una tabla dinámica de Excel

Este artículo se aplica a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) versión 9.1 utilizando el cliente web heredado. Si está usando la Interfaz unificada, sus aplicaciones funcionan igual que la Interfaz unificada para modelos basados en Power Apps. Para la versión de Power Apps de este artículo, consulte: Exportar a una tabla dinámica de Excel

Los datos de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) se pueden exportar a una tabla dinámica de Office Excel para ver patrones y tendencias en los datos. Una tabla dinámica de Excel es una excelente manera de resumir, analizar, explorar y presentar los datos de Customer Engagement (on-premises). Puede exportar hasta 100,000 registros cada vez.

Requisitos previos

• En una instalación de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) predeterminada, antes de exportar los datos a una tabla dinámica de Excel, asegúrese de que SQL Server permite conexiones remotas.

  Permitir conexiones remotas con SQL Server

  1. Ejecute SQL Server Management Studio.

  2. Conéctese a la instancia de SQL Server.

  3. Haga clic con el botón secundario del ratón en el nombre de la instancia de SQL Server, seleccione Propiedades, seleccione Conexiones y, a continuación, active la casilla Permitir conexiones remotas con este servidor.

• El firewall de Windows permite conexiones remotas de SQL Server. Más información: Cómo: Configurar un firewall de Windows para el acceso del motor de base de datos.

Exportar a una tabla dinámica de Excel

La opción para exportar datos a una tabla dinámica de Excel no está disponible en todos los tipos de registro de Customer Engagement (on-premises). Si no ve la opción, no está disponible para ese registro.

1. Abra una lista de registros.

2. En la barra de comandos, seleccione Exportar a Excel>Tabla dinámica.

3. En la lista Seleccionar columnas de tabla dinámica, active o desactive las casillas de los campos según sea necesario y seleccione Exportar.

   De forma predeterminada, la Lista de campos de tabla dinámica solo incluye los campos que se muestran en la lista Seleccionar columnas de tabla dinámica.

4. Seleccione Guardar y luego guarde el archivo .xlsx. Tome nota de la ubicación donde guardó el archivo.

   Nota

   Si va a editar el archivo de datos más adelante, se recomienda guardar el archivo antes de abrirlo. De lo contrario, es posible que reciba este mensaje de error: Excel no pueden abrir o guardar más documentos porque no hay suficiente memoria o espacio en disco disponible.

   Para solucionar este problema, haga lo siguiente:

   1. Abra Excel y vaya a Archivo>Opciones>Centro de confianza
      2. Seleccione Configuración del Centro de confianza y luego seleccione Vista protegida.
      3. En Vista protegida, desactive las casillas de los tres elementos.
      4. Seleccione Aceptar y, a continuación, Aceptar.

      Se recomienda que guarde y después abra el archivo de datos, en vez de deshabilitar la vista protegida, que puede poner su equipo en peligro.

5. Abra Excel y, luego, abra el archivo .xlsx que guardó en el paso anterior.

6. Si ve la advertencia de seguridad Se han deshabilitado las conexiones de datos externos, seleccione Habilitar contenido.

7. Para actualizar los datos del archivo, en la pestaña Datos, seleccione Actualizar desde CRM.

   Nota

   Para ver y actualizar datos dinámicos, es necesario instalar Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Si ya está instalado y configurado, seleccione Actualizar desde CRM para iniciar sesión en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si no desea que se le solicite volver a iniciar sesión, seleccione Guardar mi dirección de correo y contraseña en la página Inicio de sesión.

8. Para agregar una tabla dinámica, en la pestaña Insertar, seleccione Tabla dinámica.

   Nota

   Debe completar este paso para insertar la tabla dinámica. La tabla dinámica no se crea automáticamente.

9. Arrastre los campos desde Lista de campos de tabla dinámica a la tabla dinámica. Para obtener más información, vea la Ayuda de Excel.

Recomendaciones

• Si exporta una lista a una hoja de cálculo dinámica o a una tabla dinámica que considera que será útil para otros usuarios de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), puede agregar la lista como informe y, a continuación, compartirla con otras personas o hacer que esté disponible para todos los usuarios de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

  Si los destinatarios están en su mismo dominio y son usuarios de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), puede enviar por correo electrónico un archivo dinámico de Excel o guardarlo como archivo compartido. Cuando los destinatarios abran el archivo dinámico, verán los datos que tengan permiso para ver en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), por lo que los datos que ellos vean pueden ser distintos de los que vea.

• En Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), los valores monetarios se exportan a Excel como números. Una vez completada la exportación, para dar formato a los datos como moneda, consulte el tema de Ayuda de Excel acerca de la "visualización de números como moneda".

• Los valores de fecha y hora que ve en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) aparecen como "Fecha" solo cuando exporta el archivo a Excel pero la celda realmente muestra la fecha y la hora.

• Si va a realizar cambios y a importar el archivo de datos en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), recuerde que campos protegidos, calculados y compuestos (como Nombre completo) son de solo lectura y no se pueden importar en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Podrá modificar estos campos en Excel pero cuando importe los datos en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) estos campos no se actualizarán. Si desea actualizar estos campos, como nombre de contacto, es recomendable usar esa vista para exportar los datos, actualizarlos en Excel, e importarlos de nuevo a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) para los cambios.

• Algunas vistas del sistema, como Cuentas: ninguna actividad de campaña en los 3 últimos meses, solo se pueden exportar a una hoja de cálculo estática de Excel.

• La configuración regional del sistema operativo (en Windows, Panel de control>Región) y la configuración regional de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) (Configuración () >Opciones>Idiomas) deben ser iguales. Si no es así, la actualización de los datos dinámicos con Actualizar desde CRM puede producir cambios de datos.

Aviso de privacidad

Si utiliza Microsoft Dynamics 365 (online), la exportación de datos a una hoja de cálculo estática crea una copia local de los datos exportados y los almacena en su equipo. Los datos se transfieren de Dynamics 365 (online)al equipo a través de una conexión segura, y no se mantendrá una conexión entre esta copia local y Dynamics 365 (online).

Cuando exporta a una hoja de cálculo dinámica o tabla dinámica, se establece y conserva un vínculo entre la hoja de cálculo de Excel y Dynamics 365 (online). Cada vez que se actualiza una hoja de cálculo dinámica o una tabla dinámica, su identidad se autenticará con Dynamics 365 (online) mediante sus credenciales. Podrá ver aquellos datos para los que disponga de permiso.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para exportar los datos a Excel, un administrador utiliza los roles de seguridad.

Consulte también

Exportar datos a Excel