Manual del usuario de Dynamics 365 for Outlook

Importante

El 1 de octubre de 2020, se retiró la versión heredada de Dynamics 365 for Outlook (también conocida como el complemento COM de Outlook). Microsoft no proporcionará soporte ni actualizaciones adicionales (incluidas actualizaciones críticas y de seguridad) para el complemento COM de Outlook para aplicaciones de Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing y Field Service).

• A partir del 4 de diciembre de 2020, la versión heredada de Dynamics 365 for Outlook no estará disponible para aplicaciones de Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing y Field Service). En su lugar, use la versión moderna de Dynamics 365 App for Outlook.
• Los usuarios de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) pueden seguir usando la versión heredada de Dynamics 365 for Outlook y seguirán recibiendo actualizaciones de seguridad críticas. Sin embargo, le recomendamos que haga la transición a la versión moderna de Dynamics 365 App for Outlook lo antes posible.

Para obtener más información y ver los pasos necesarios para realizar una transición sin problemas, descargue Cuaderno de estrategias de Dynamics 365 for Outlook (complemento COM).

• Para la actualización de diciembre de 2016 para Dynamics 365 (online y on-premises) y versiones posteriores, la forma preferida de usar Microsoft Dynamics 365 junto con Outlook es usar Dynamics 365 App for Outlook, un complemento de Microsoft Office. Más información: Manual del usuario de Dynamics 365 App for Outlook.
• No se admite la configuración de Dynamics 365 App for Outlook y Dynamics 365 for Outlook para el mismo usuario de Dynamics 365.
• Cuando se usa Dynamics 365 Online para Outlook versión 9.0 en el modo sin conexión, los datos adjuntos para los registros sincronizados no estarán disponibles en el modo sin conexión. Si hay datos adjuntos para un registro, los datos adjuntos solo estarán disponibles cuando vuelva a conectarse. Si ha agregado datos adjuntos a un registro en el modo sin conexión, los datos adjuntos se sincronizarán con el servidor cuando vuelva a conectarse. Para usar datos adjuntos en el modo sin conexión, piense en guardar los datos adjuntos en su dispositivo.
• La capacidad sin conexión en Dynamics 365 for Outlook versión 9.0 no está disponible en Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

Dynamics 365 for Outlook está retirado y eliminado

El 4 de diciembre de 2020 se quitó el elemento Dynamics 365 for Outlook heredado (también denominado complemento COM de Outlook) y desde entonces los usuarios ya no podrán usar ese complemento. Esta retirada se realizará por ubicaciones geográficas y seguirá el calendario de programación semanal.

Una vez que se elimina el servicio, los usuarios deben desinstalar manualmente el complemento. Los usuarios podrán iniciar el complemento COM de Outlook, sin embargo, ninguna de las funciones funcionará.

Los usuarios actuales del complemento COM de Outlook experimentarán el siguiente comportamiento:

• La cinta de Dynamics 365 está deshabilitada.

  

• Las carpetas de organización de Dynamics 365 muestran páginas vacías.

  

• No podrá configurar nuevos buzones de correo en el complemento COM de Outlook. Agregar una organización de Dynamics 365 mostrará el siguiente mensaje:

  

Avisos de privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 for Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede optar por guardar esta información localmente para que no se le solicite cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 for Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Después de iniciar sesión y usar Dynamics 365 for Outlook por vez primera, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) estará siempre abierta mientras esté conectado Internet. Solo podrá desactivar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 mediante una opción de configuración, pero si lo hace, el rendimiento de Dynamics 365 for Outlook puede reducirse.

Si usa Dynamics 365 for Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico estará visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 for Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del receptor, así como la línea de asunto del mensaje. De esta forma, Dynamics 365 (online) puede validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe o no almacenar un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que estará visible para los usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si cancela el seguimiento de un elemento, esa copia se eliminará automáticamente del servicio Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si utiliza Microsoft Dynamics 365 for Outlook, cuando se desconecte, se creará una copia de los datos con los que está trabajando y se almacenarán en su equipo local. Los datos se transfieren de Dynamics 365 (online) al equipo a través de una conexión segura, y se mantiene un vínculo entre la copia local y Dynamics 365 Online. La próxima vez que inicie sesión en Dynamics 365 (online), los datos locales se sincronizarán con Dynamics 365 (online).

Los administradores utilizan roles de seguridad para determinar si los usuarios de una organización tienen permiso o no para desconectarse con Microsoft Dynamics 365 for Outlook.

Los usuarios y los administradores pueden configurar qué entidades que se van a descargar mediante la sincronización sin conexión utilizando los parámetros de Filtros de sincronización en el cuadro de diálogo Opciones. Como alternativa, los usuarios y los administradores pueden configurar los campos que se descargan (y cargan) mediante Opciones avanzadas en el cuadro de diálogo Filtros de sincronización.

Si usa Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que esté sincronizando se "exportarán" a Outlook. Se establece y conserva un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para garantizar que la información entre ambos esté siempre actualizada. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.