Realizar un seguimiento de las citas de Outlook en Dynamics 365 for Outlook

Puede realizar el seguimiento de una cita en Microsoft Dynamics 365 for Outlook para guardar una copia de ese registro de cita como actividad en Dynamics 365 for Customer Engagement. Dynamics 365 for Outlook sincroniza el registro de Customer Engagement con el registro de Outlook para que pueda ver o editar la cita en cualquiera de las dos herramientas. Si sincroniza Outlook en su dispositivo móvil, también puede obtener acceso a los registros de cita en ese dispositivo.

El seguimiento de las citas en Dynamics 365 for Outlook es un proceso manual. Esto le permite mantener sus citas personales aparte de las citas de Customer Engagement. La sincronización de citas de Customer Engagement con Dynamics 365 for Outlook es automática. Puede usar Dynamics 365 for Outlook para ver los registros de citas que posee y se crearon en Customer Engagement.

Si usa Microsoft Dynamics CRM 2015 para Outlook o una versión posterior también puede sincronizar los datos adjuntos de citas si el administrador del sistema ha habilitado esta capacidad. A continuación, podrá ver y actualizar los datos adjuntos en Dynamics 365 for Outlook o en Customer Engagement.

Importante

Para sincronizar citas entre Dynamics 365 for Outlook y Customer Engagement, la dirección de correo electrónico de Outlook debe coincidir con la dirección de correo electrónico de Customer Engagement. No puede sincronizar a o de direcciones de correo electrónico múltiples.

Seguimiento de una cita

1. En Dynamics 365 for Outlook, cree una cita como haría normalmente en Outlook.

2. Si desea insertar datos adjuntos, haga clic en la pestaña Insertar y, a continuación, seleccione datos adjuntos. Tenga en cuenta que el administrador del sistema puede bloquear algunas extensiones de archivo. Más información: Cuadro de diálogo Configuración del sistema: pestaña General

   Dynamics 365 for Outlook no admite datos adjuntos en línea (datos adjuntos incluidos en el cuerpo del mensaje).

   Nota

   El tamaño máximo de los datos adjuntos es 5 MB, aunque se puede aumentar a 32 MB por un administrador del sistema.

3. Para realizar un seguimiento de una cita, realice una de las acciones siguientes:

   • Para realizar el seguimiento de la cita sin vincularla a un registro específico en Customer Engagement, en la pestaña Cita, en el grupo Customer Engagement, haga clic en Seguimiento.

     -O bien-

   • Para realizar el seguimiento de la tarea y vincularla a un registro específico de Customer Engagement (por ejemplo, una cuenta específica), haga clic en Establecer referente a, haga clic en Más y busque el registro en el cuadro de diálogo Buscar registro. Cuando encuentre el registro que desea, seleccione Agregar.

     Cuando haga clic en el botón Seguimiento o el botón Establecer referente a, verá un panel de Dynamics 365 for Customer Engagement (también conocido como "panel de seguimiento ") en la parte inferior del registro de cita. Este panel muestra que se está haciendo seguimiento del registro y ofrece vínculos a los registros relacionados. Si establece un valor Referente a, Dynamics 365 for Outlook también proporciona un vínculo al registro Referente a. Más información sobre cómo funciona el seguimiento.

   Notas

• Para detener el seguimiento de una cita, abra el registro de cita, y después haga clic en el botón Sin seguimiento.

• Una vez que se sincronice un documento adjunto de cita, si distintos usuarios actualizan el documento adjunto en Dynamics 365 for Outlook y Customer Engagement, se guardará la actualización más reciente.

• Cuando se sincronice una cita, si usted u otro usuario cambian el asunto de la cita en Dynamics 365 for Outlook o Customer Engagement, dejará de realizarse el seguimiento de la cita (dejará de sincronizarse).

• No puede sincronizar los datos adjuntos en citas periódicas o citas de servicio en Dynamics 365 for Outlook.

Vea también

Información general de los registros de seguimiento en Dynamics 365 for Outlook
Preguntas más frecuentes sobre la sincronización de registros entre aplicaciones Microsoft Dynamics 365 y Microsoft Outlook