Microsoft Word proporciona medios muy eficaces para presentar sus datos de Dynamics 365 Sales en un documento estandarizado y con un formato correcto. Utilice plantillas de Word para garantizar que todos los documentos que salgan a sus clientes tengan un aspecto coherente con la marca de la organización. Puede crear y compartir fácilmente la plantilla con otros usuarios.
Requisitos de licencia y rol
Tipo de requisito
Debe tener
Licencia
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise o Dynamics 365 Sales Professional Más información: Precios de Dynamics 365 Sales
Siga los pasos de este tema para crear correctamente las plantillas de Word en Dynamics 365 Sales Professional.
Paso 1: Crear una plantilla de Word
Asegúrese de que tiene el rol Administrador del sistema en Dynamics 365 Sales Professional.
En el mapa del sitio, seleccione Configuración de ventas.
En Opciones avanzadas, seleccione Plantillas de Excel y Word.
Seleccionar Nueva plantilla.
En el panel Crear tipo de plantilla, seleccione Plantilla de Word y, a continuación seleccione Siguiente.
Seleccione la entidad a la que se aplica la plantilla. La plantilla usará los datos de esta entidad.
Para agregar los campos que desea incluir en la plantilla de Word, seleccione Elija entidades relacionadas. Se abre el cuadro de diálogo Elija entidades relacionadas.
Las relaciones que seleccione en esta pantalla determinan qué entidades y campos estarán disponibles más adelante, cuando defina la plantilla de Word. Seleccione solo las relaciones que necesita para agregar los datos de Dynamics 365 Sales Professional a la plantilla de Word. Cuando acabe, seleccione Listo.
Aquí se muestran algunas relaciones de ejemplo para la entidad de cuenta:
Relación 1:N. Una cuenta puede tener varios contactos.
Relación N:1. Un cliente potencial, una cuenta o un contacto puede tener varias cuentas.
Relación N:N. Una cuenta puede tener varios listas de marketing. Una lista de marketing puede tener varias cuentas.
Nota
Para asegurar que los documentos se descargan en un tiempo razonable, existe un límite máximo de 100 registros relacionados devueltos para cada relación. Por ejemplo, si exporta una plantilla para una cuenta, y desea incluir una lista de los contactos, el documento devolverá a lo sumo 100 de los contactos de la cuenta.
En el cuadro de diálogo Seleccionar entidad, seleccione Siguiente.
Seleccione Descargar para crear un archivo de Word en su equipo local con la entidad exportada incluida como datos XML.
Para cargar la plantilla más tarde, active la casilla Cargar la plantilla más adelante y seleccione Siguiente.
Para cargar la plantilla después de personalizar los datos, vaya a la lista de plantillas y seleccione Cargar plantilla.
Abra el archivo de plantilla de Word. En este momento, el documento parece estar en blanco.
Para ver y agregar los datos XML de Dynamics 365 Sales Professional, debe habilitar la pestaña Desarrollador de Word.
Vaya a Archivo>Opciones>Personalizar cinta de opciones y active la casilla Programador.
Seleccione Aceptar.
La pestaña Programador aparece ahora en la cinta de opciones de Word.
Paso 3: Definir la plantilla de Word
Use el panel de asignación XML para definir la plantilla de Word con campos de entidad de Dynamics 365 Sales Professional.
En la plantilla de Word, seleccione Programador>Panel de asignación XML.
El esquema XML predeterminado está seleccionado.
Seleccione el esquema XML de Dynamics 365 Sales Professional. Comenzará con “urn:microsoft-crm/document-template/”.
Importante
Si tiene ediciones accidentales frecuentes que hacen que Word se bloquee o se degrade su rendimiento, asegúrese de desactivar las opciones de Autocorrección según la sección: "Un problema conocido y cómo evitarlo".
Expanda la entidad para ver todos los campos disponibles, haga clic con el botón derecho en el campo que desee agregar y seleccione Insertar control de contenido>Texto sin formato.
El campo de Dynamics 365 Sales Professional se agrega a la plantilla de Word.
Agregue campos de entidad adicionales, agregue etiquetas y texto descriptivo, y dé formato al documento.
Una plantilla completada podría tener este aspecto:
Algunos campos de control de contenido que ha introducido pueden tener varias líneas de datos. Por ejemplo, las cuentas tienen más de un contacto. Para incluir todos los datos en la plantilla de Word, establezca el campo de control de contenido para repetir.
Establecer los campos de control de contenido para repetir
Coloque los campos con datos repetidos en una fila de la tabla.
Seleccione la fila completa de la tabla en la plantilla.
En el panel Asignación XML, haga clic con el botón derecho en la relación que contiene los campos de control de contenido y, después, seleccione Repetición.
Cuando se usa la plantilla de Word en Dynamics 365 Sales Professional para crear un documento, la tabla se rellenará con varias filas de datos.
Cuando la plantilla tenga los campos y el formato deseados, guárdela y cárguela en Dynamics 365 Sales Professional.
Paso 4: Cargue la plantilla de Word nuevamente en la aplicación Sales
Cuando haya creado la plantilla de Word según sus preferencias, guárdela para poder cargarla en aplicaciones Dynamics 365 Sales Professional.
Los administradores pueden usar la página Configuración avanzada para cargar la plantilla de Word en Dynamics 365 Sales Professional.
Nota
Los usuarios de la organización pueden ver las plantillas que tienen disponibles si seleccionan el botón Plantillas de Word en la barra de comandos de la lista de registros.
En la aplicación Sales Professional, vaya a Configuración avanzada>Plantillas de Excel y Word.
Su administrador no ha activado la característica.
Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo son específicos de las aplicaciones Centro de ventas y Sales Professional lista para usar.
y, después, seleccione Configuración avanzada.
