Creación y mantenimiento de solicitudes de compra
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Utilice la página Solicitudes de compra para crear solicitudes de compra y enviarlas al flujo de trabajo.
Importante
Este tema se dirige a usuarios de Enterprise Portal. Si usa el cliente de escritorio de Dynamics AX, vea Tareas clave: crear y enviar una solicitud de compra.
También puede crear una nueva solicitud de compra, copiando el encabezado y las líneas de una solicitud de compra existente. Para obtener más información, vea Copia de solicitudes de compra.
En Microsoft Dynamics AX 2012 R2, el concepto de un propósito de solicitud se ha introducido para permitir mayor flexibilidad en el modo en que se puede cumplir la demanda de la solicitud. Cuando se crea una solicitud, puede asignarle uno de dos propósitos: consumo o reabastecimiento. En función del propósito de solicitud, la demanda se puede cumplir mediante un pedido de compra, un pedido de transferencia, un pedido de producción o un kanban. Para obtener más información acerca de los propósitos de solicitud y cómo estos afectan al proceso de solicitud, consulte Acerca de las solicitudes de compra (Enterprise Portal).
Crear una solicitud de compra
En la barra de vínculos superior, haga clic en Adquisición y, a continuación, en Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí en el Inicio rápido.
En el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, en el grupo Nuevo, haga clic en Solicitud de compra.
Escriba un nombre para la solicitud de compra.
Escriba la fecha para la que desea recibir los artículos solicitados.
Si el propósito de solicitud es consumo, especifique la fecha contable para la transacción de solicitud de compra. Esta fecha se usa para registrar la entrada contable en la contabilidad general y para validar que los fondos presupuestarios estén disponibles.
Si el propósito de solicitud es consumo y la solicitud de compra tiene líneas para los gastos del proyecto, active la casilla Seleccionar proyecto predeterminado y, a continuación, especifique la información siguiente:
En el campo Entidad jurídica compradora, seleccione la entidad jurídica a la que se ha asignado el proyecto.
En el campo Id. de proyecto, seleccione el Id. de proyecto que aparecerá de forma predeterminada en todas las líneas de la solicitud de compra del proyecto.
Haga clic en Crear.
Ahora, puede agregar artículos a la solicitud de compra. También puede guardar y cerrar la solicitud de compra, y agregarle artículos más tarde. Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar artículos a la solicitud de compra ahora, siga los pasos del procedimiento siguiente de este tema "Agregar artículos a una solicitud de compra".
Para agregar artículos a una solicitud de compra más adelante, haga clic en Guardar y cerrar. Cuando esté preparado para agregar los artículos, siga los pasos del procedimiento "Modificación de una solicitud de compra" que aparece más adelante en este tema.
Agregación de artículos a una solicitud de compra
Para agregar artículos a una solicitud de compra al crearla, siga los pasos de este procedimiento. Para agregar artículos a la solicitud de compra después de haberla guardado y cerrado, siga los pasos del procedimiento "Modificación de una solicitud de compra" que aparece más adelante en este tema.
En la solicitud de compra que acaba de crear, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artículos.
En la página Agregar artículos, haga clic en Artículos de catálogo para ver los productos que puede adquirir en un catálogo interno. Para especificar un producto que no puede encontrar en un catálogo interno, haga clic en Artículos fuera del catálogo.
Nota
Cuando el propósito de solicitud es consumo, solo se pueden agregar artículos fuera del catálogo.
Para los artículos del catálogo, active la casilla de los productos que desee pedir y, a continuación, haga clic en Seleccionar.
Nota
Cuando el propósito de solicitud es reabastecimiento, solo están disponibles los productos que se encuentran en existencias y liberados a la entidad jurídica especificada. Para obtener más información sobre cómo definir los productos disponibles cuando el propósito de solicitud es reabastecimiento, consulte la sección sobre el formulario de la regla de directivas de acceso de categorías de reabastecimiento en la Ayuda para el usuario de la aplicación del cliente Microsoft Dynamics AX 2012 R2.
Para los artículos fuera del catálogo, siga estos pasos para cada uno de los productos que desee pedir:
Especifique un nombre de producto y una descripción opcional.
Seleccione una categoría de compras para el producto.
En el campo Cuenta de proveedor, realice una de las acciones siguientes:
Seleccione un proveedor aprobado.
Deje el campo en blanco. El agente de compras seleccionará a un proveedor durante el proceso de aprobación de la solicitud de compra.
Sugiera un nuevo proveedor para el producto. Para obtener más información, consulte el tema "Sugerencia de proveedor para un producto fuera del catálogo" que aparece más adelante en este tema.
Especifique una cantidad, un precio por unidad y una divisa para el producto y, a continuación, especifique la unidad de medida en la que se compra el producto.
Si el producto se puede pedir en línea, puede especificar, si lo desea, una dirección de Internet y el número de artículo externo asignado por el proveedor.
Haga clic en Seleccionar.
Repita los pasos 2 al 4 para agregar otros productos a la solicitud de compra.
En la lista Artículos que se agregarán a la solicitud de compra, revise los artículos seleccionados.
Para quitar un producto, active la casilla de la fila que contiene el producto y, a continuación, haga clic en Quitar.
Para ver las dimensiones del producto y las dimensiones del inventario del producto seleccionado, abra la ficha desplegable Detalles. Cuando el propósito de solicitud es consumo, también puede ver las dimensiones del proyecto.
Haga clic en Aceptar para agregar los productos seleccionados a la solicitud de compra.
En la página Editar solicitud de compra, en el campo Motivo, especifique una justificación empresarial para la solicitud de compra. En el campo Detalles puede, si lo desea, agregar de forma opcional una descripción del motivo y la información que desee sobre la solicitud.
Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para completar la solicitud de compra más adelante, haga clic en Guardar y cerrar.
Para enviar la solicitud de compra al flujo de trabajo para su aprobación, haga clic en Enviar en la barra de mensajes del flujo de trabajo.
Modificación de una solicitud de compra
Después de crear una solicitud de compra, puede agregarle otros artículos o servicios. Solo puede modificar las solicitudes de compra que haya creado.
En la barra de vínculos superior, haga clic en Adquisición y, a continuación, en Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí en el Inicio rápido.
Seleccione la solicitud de compra que desee modificar y, a continuación, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar.
Para agregar productos a la solicitud de compra, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, haga clic en Agregar artículos.
En la página Agregar artículos, haga clic en Artículos de catálogo para ver los productos que puede adquirir en un catálogo interno. Para especificar un producto que no puede encontrar en un catálogo interno, haga clic en Artículos fuera del catálogo.
Nota
Cuando el propósito de solicitud es consumo, solo se pueden agregar artículos fuera del catálogo.
Para los artículos del catálogo, active la casilla de los productos que desee pedir y, a continuación, haga clic en Seleccionar.
Nota
Cuando el propósito de solicitud es reabastecimiento, solo están disponibles los productos que se encuentran en existencias y liberados a la entidad jurídica especificada. Para obtener más información sobre cómo definir los productos que están disponibles cuando el propósito de solicitud es reabastecimiento, consulte la sección sobre el formulario de la regla de directivas de acceso de categorías de reabastecimiento en la Ayuda de usuario de aplicación en el cliente Microsoft Dynamics AX 2012 R2.
Para los artículos fuera del catálogo, siga estos pasos para cada uno de los productos que desee pedir:
Especifique un nombre de producto y una descripción opcional.
Seleccione una categoría de compras y un proveedor para el producto.
Especifique una cantidad, un precio por unidad y una divisa para el producto y, a continuación, especifique la unidad de medida en la que se compra el producto.
Si el producto se puede pedir en línea, puede especificar, si lo desea, una dirección de Internet y el número de artículo externo asignado por el proveedor.
Haga clic en Seleccionar.
Haga clic en Aceptar para agregar los productos seleccionados a la solicitud de compra.
Para modificar la cantidad y otros detalles de un producto, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, seleccione la línea y, a continuación, haga clic en Editar. En la página Editar detalles de línea de solicitud de compra, cambie los detalles del producto y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
Para ver los detalles del producto para una línea de solicitud de compra, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, haga clic en Detalles. Puede ver información sobre la dirección de entrega y las dimensiones de inventario para la línea. Cuando el propósito de solicitud es consumo, también puede ver otros detalles, tal como el grupo de activos fijos, el proyecto y las dimensiones financieras. En la página Ver detalles de línea de solicitud de compra, en el panel de acciones, en la ficha Ver, en el grupo Mantener, haga clic en Editar para modificar los detalles de la línea de solicitud de compra.
Cuando haya terminado de realizar cambios, haga clic en Guardar y cerrar.
En la página Editar solicitud de compra, haga clic en Guardar y cerrar.
Sugerencia de proveedor para un producto fuera del catálogo
Utilice este procedimiento para sugerir un nuevo proveedor para un producto. Esta opción solo está disponible para las líneas de solicitudes de compra que hacen referencia a un servicio o artículo de fuera del catálogo.
Nota
Este procedimiento se aplica solo cuando el propósito de solicitud es consumo.
En la barra de vínculos superior, haga clic en Adquisición y, a continuación, en Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí en el Inicio rápido.
Cree una nueva solicitud de compra, o seleccione una solicitud de compra en la lista. A continuación, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar.
En la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, agregue o seleccione una línea para un artículo de fuera del catálogo y, a continuación, haga clic en Línea de solicitud de compra > Acciones > Sugerir proveedores.
Puede seleccionar un proveedor en una lista de proveedores de empresa o proponer un nuevo proveedor con el que desea hacer negocios.
Para proponer un nuevo proveedor, en la ficha desplegable Nuevos proveedores propuestos, haga clic en Agregar. Especifique el nombre del proveedor propuesto y agregue información de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Puede agregar detalles sobre su sugerencia en el campo Notas.
Haga clic en Guardar y cerrar.
Nota
Cuando sugiera un nuevo proveedor, es posible que el revisor de la solicitud de compra le indique que complete una nueva solicitud de proveedor. Para obtener más información acerca de las solicitudes de nuevos proveedores, vea Creación o actualización de una nueva solicitud de proveedor.
Distribución de un importe en una línea de solicitud de compra
Use este procedimiento para distribuir un importe de la línea de solicitud de compra a varias dimensiones y cuentas financieras. También puede modificar las cuentas financieras en las que se ha registrado de forma predeterminada la compra de un artículo.
Nota
Este procedimiento se aplica solo cuando el propósito de solicitud es consumo.
En la barra de vínculos superior, haga clic en Adquisición y, a continuación, en Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí en el Inicio rápido.
Cree una nueva solicitud de compra, o seleccione una solicitud de compra en la lista. A continuación, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar.
En la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, cree o seleccione una línea y, a continuación, haga clic en Operaciones financieras > Contabilidad > Distribuir importes.
Puede registrar el coste del producto en otra dimensión y cuenta financiera. En la página Distribuir importe para línea de solicitud de compra, modifique la información predeterminada de los campos Cuenta principal, Departamento, Centro de coste y Propósito del gasto. En el campo Distribuir, seleccione el importe que desee distribuir. Puede distribuir el precio total, el descuento y los cargos de forma individual, o bien distribuir el importe neto de la línea.
Si desea distribuir el coste del producto a varias dimensiones y cuentas financieras, siga estos pasos.
En el campo Distribuir, seleccione el importe que desee distribuir. Puede distribuir el precio total, el descuento y los cargos de forma individual, o bien distribuir el importe neto de la línea.
En el campo Distribuir según, seleccione el método de distribución. Puede distribuir según el porcentaje, el importe o la cantidad.
Haga clic en Dividir para copiar la cuenta financiera en una nueva línea.
En la nueva línea, seleccione una dimensión y cuenta financiera y, a continuación, especifique el importe que desee cobrar a cada cuenta o dimensión.
Para eliminar una línea de distribución, selecciónela y a continuación, haga clic en Eliminar. No puede eliminar la línea original.
Para borrar todas las distribuciones, excepto la línea original, haga clic en Restablecer.
Para dividir el importe de la línea original de manera igualitaria entre las dimensiones y las cuentas financieras de la lista, haga clic en Distribuir de forma equitativa.
Para guardar sus cambios y volver a la página Editar solicitud de compra, haga clic en Guardar y cerrar.
Ejecución de una comprobación presupuestaria para una línea de la solicitud de compra
Use este procedimiento para ver los detalles sobre advertencias o errores del presupuesto para los importes de una línea de la solicitud de compra. Si su organización usa dimensiones, como departamentos o centros de coste, puede ver el resultado de la comprobación presupuestaria para una combinación de dimensiones y cuentas financieras asignada a una línea de la solicitud de compra.
La página que muestra el resultado de la comprobación presupuestaria está vacía si la comprobación presupuestaria es correcta, o si la organización no ha configurado un presupuesto.
Debe realizar una comprobación presupuestaria para poder ver el resultado de la comprobación presupuestaria. Al realizar una comprobación presupuestaria, el importe de la línea de la solicitud de compra se resta del importe presupuestario disponible. Si el importe de la línea supera el importe presupuestario disponible, recibirá una advertencia sobre el presupuesto.
Nota
Este procedimiento se aplica solo cuando el propósito de solicitud es consumo.
En la barra de vínculos superior, haga clic en Adquisición y, a continuación, en Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí en el Inicio rápido.
Cree una nueva solicitud de compra, o seleccione una solicitud de compra en la lista. A continuación, en el panel de acciones, en la ficha Solicitud de compra, haga clic en Editar.
En la página Editar solicitud de compra, en la ficha desplegable Líneas de solicitud de compra, seleccione una línea.
Para realizar una comprobación presupuestaria, haga clic en Operaciones financieras > Presupuesto > Realizar comprobación presupuestaria.
Para ver el resultado de la comprobación presupuestaria, haga clic en Operaciones financieras > Presupuesto > Errores o advertencias de la comprobación presupuestaria.
El resultado de la comprobación presupuestaria puede ser Comprobación de presupuesto aprobada, Comprobación de presupuesto aprobada pero con advertencias o Comprobación de presupuesto no aprobada. El campo Detalle del resultado de la comprobación presupuestaria muestra una explicación detallada del resultado de la comprobación presupuestaria y las acciones que puede realizar para gestionar el error o la advertencia.
Envío de una solicitud de compra al flujo de trabajo
Solo puede enviar al flujo de trabajo las solicitudes de compra que haya creado. Todos los campos obligatorios deben estar rellenados y la solicitud de compra debe contener, como mínimo, un artículo para que se pueda enviar. El estado de la solicitud de compra debe ser Borrador.
En la barra de vínculos superior, haga clic en Adquisición y, a continuación, en Solicitudes de compra > Solicitudes de compra preparadas por mí en el Inicio rápido.
En la página Solicitudes de compra, seleccione la solicitud de compra que desee enviar al flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Enviar.
Consulte también
Acerca de las solicitudes de compra (Enterprise Portal)
Visualización del historial de solicitudes de compra (Enterprise Portal)
Ver el historial de flujo de trabajo de una solicitud de compra
Delegación de permisos para crear solicitudes de compra en su nombre