Compartir y administrar agentes

Puede compartir los agentes que cree mediante el uso de Microsoft 365 Copilot con los usuarios de su organización. Los agentes admiten varios propietarios, por lo que puede compartir la propiedad en todo su equipo. Cualquier propietario puede editar, administrar y mantener el agente. Compartir un agente proporciona acceso directo a él para un conjunto especificado de usuarios. Aunque es ideal para la colaboración en equipo, compartir un agente no permite la implementación en toda la organización ni la integración con otros canales.

En este artículo se describe cómo compartir y administrar los agentes que compila mediante la característica Generador de agentes en Microsoft 365 Copilot. Para publicar un agente en varios canales, debe usar Copilot Studio. Para obtener más información, consulte Publicar e implementar el agente.

Compartir un agente

Después de compilar y probar el agente en Microsoft 365 Copilot, seleccione Crear. Una vez creado el agente, un mensaje de confirmación indica que el agente es privado y que solo está disponible para usted. Para compartir el agente con otros usuarios, seleccione Compartir para abrir el cuadro de diálogo de uso compartido.

Compartir agentes de la lista Todos los agentes

El cuadro de diálogo de uso compartido muestra todos los usuarios que tienen acceso, su rol, el botón de alternancia de uso compartido de toda la organización y un vínculo que puede copiar en cualquier momento.

Nota:

El administrador podría aplicar una directiva que restrinja determinadas opciones de uso compartido del agente. Este cambio de gobernanza se aplica en el momento de la implementación y no revoca los permisos de acceso de agente existentes. Si las opciones de uso compartido están restringidas en la organización, un administrador debe aprobar e implementar el agente antes de que esté disponible para otros usuarios de la organización. Si cambian las directivas de gobernanza, asegúrese de actualizar las opciones de uso compartido para que el agente cumpla antes de realizar actualizaciones al agente.

Comprender los roles

El cuadro de diálogo compartir utiliza dos niveles de acceso.

Role Descripción Puede chatear Puede editar y administrar
Puede editar Propietario: derechos completos para editar, compartir y administrar el agente. Sí Sí
Puede chatear Usuario de chat: solo puede interactuar con el agente. Sí No

Un propietario es cualquier persona con acceso de edición . Todos los propietarios tienen los mismos derechos, incluida la capacidad de agregar o quitar personas, cambiar roles y activar el uso compartido en toda la organización.

Nota:

No se puede agregar un grupo como propietario. Cuando agrega un grupo, solo puede ser un usuario de chat (Puede chatear). Para conceder derechos de propietario, agregue usuarios individuales.

Agregar propietarios y usuarios de chat

  1. Abra el agente que desea compartir y seleccione Compartir.
  2. En el cuadro de diálogo de uso compartido, escriba un nombre, un grupo o un correo electrónico en el cuadro Agregar un nombre, un grupo o un correo electrónico .
  3. En el panel Agregar personas , establezca el rol de las personas que va a agregar:
    • Elija Puede editar para agregarlos como propietario con todos los derechos de edición y administración.
    • Elija Puede chatear para agregarlos como un usuario de chat que solo puede interactuar con el agente.
  4. Deja activada la casilla Enviar notificación para enviar un correo electrónico a los nuevos usuarios para que sepan que tienen acceso. Desactive la casilla si no desea enviar un correo electrónico.
  5. Seleccione Agregar.

Panel Agregar personas

Cuando se completa el uso compartido, recibirá una confirmación y podrá copiar el vínculo del chat para compartirlo directamente.

Nota:

Las capacidades del agente varían en función de la licencia del usuario. Los usuarios solo pueden agregar agentes que se comparten con ellos cuando tienen el tipo de licencia de Microsoft 365 Copilot necesaria para acceder a las funcionalidades configuradas en ese agente. Si un usuario no tiene la licencia adecuada para las capacidades de un agente, los intentos de usar el agente pueden producir un error. Para obtener más información, consulte Capacidades del agente para usuarios de Microsoft 365.

Cambiar la función de un usuario

Como propietario, puede cambiar la función de cualquier usuario compartido en cualquier momento.

  1. Abrir el cuadro de diálogo Compartir .
  2. Seleccione la lista desplegable de roles junto al usuario.
  3. Elija una nueva opción:
    • Puede editar : promover al usuario a propietario con todos los derechos.
    • Puede chatear : cambiar el usuario a un usuario de chat.
    • Quitar : revocar el acceso del usuario.

Los cambios surten efecto inmediatamente.

Lista desplegable Agregar rol

El cuadro de diálogo compartir muestra vínculos para que pueda compartir el acceso sin salir de ella:

  • Vínculo de chat: para usuarios de chat que solo necesitan interactuar con el agente.
  • Editar vínculo : para los propietarios que necesiten crear y administrar el agente.

Selecciona Copiar vínculo de chat o selecciona el vínculo Editar y, a continuación, pégalo en el correo electrónico, el chat o la documentación.

Habilitar el uso compartido en toda la organización

Para que un agente esté disponible para todos los usuarios de su espacio empresarial, active el uso compartido en toda la organización para el acceso al chat.

  1. Abrir el cuadro de diálogo Compartir .
  2. Active el botón de alternancia Uso compartido para acceder al chat en toda la organización .

Al activar el botón de alternancia, otros usuarios del mismo espacio empresarial pueden ver el agente en el almacén de agentes, para que puedan descubrirlo y empezar a chatear.

Controles de gobernanza y administración

Los administradores de inquilinos pueden administrar quién puede compartir agentes en el nivel organizativo. Estos controles ayudan a mantener el cumplimiento y a evitar el uso compartido excesivo.

Los administradores pueden configurar una de las siguientes opciones en el Centro de administración de Microsoft 365:

  • Todos los usuarios (valor predeterminado): Todos los usuarios pueden compartir agentes con la organización.
  • Usuarios o grupos específicos: Limite los permisos de uso compartido a los usuarios o grupos seleccionados.
  • Ningún usuario: Deshabilite completamente el uso compartido en toda la organización.

Nota:

Los cambios en los controles de administración solo se aplican a las nuevas acciones de uso compartido. Los agentes compartidos existentes seguirán siendo accesibles a menos que actualice manualmente la configuración de uso compartido.

Cuando se deshabilita el uso compartido de toda la organización, el botón de alternancia Uso compartido de toda la organización para acceder al chat aparece atenuado con información sobre herramientas que explica la restricción.

Implementación de un agente mediante un paquete ZIP

Microsoft 365 Copilot proporciona una opción para descargar un paquete ZIP para la implementación manual. Este paquete ZIP contiene los archivos que necesita para transferir localmente el agente a Microsoft Teams.

Para implementar un agente manualmente:

  1. En Microsoft 365 Copilot, en el panel izquierdo, seleccione Nuevo agente.
  2. En la página Nuevo agente, en Mis agentes, elija Ver todos los agentes. Captura de pantalla de la opción Ver todos los agentes en la página Nuevo agente.
  3. Selecciona el agente que deseas descargar y elige los puntos suspensivos (...).
  4. Elija Descargar .zip archivo. El archivo .zip incluye el manifiesto del agente y el icono de la aplicación. Captura de pantalla de la opción *Descargar archivo .zip*
  5. Transfiera localmente el agente en Microsoft Teams.

Nota:

  • El paquete ZIP no puede incluir archivos incrustados. Quite todo el contenido del archivo incrustado del paquete ZIP.
  • La instalación de prueba de agentes en Teams no se admite en macOS.

Compartir automáticamente archivos y carpetas de SharePoint

Al compartir un agente, es posible que los usuarios de Copilot no tengan acceso a todos los orígenes de conocimiento subyacentes. Puede compartir orígenes de conocimiento de SharePoint con otros usuarios cuando los agregue como usuarios o propietarios del chat. Sin embargo, el agente respeta los privilegios de información y confidencialidad del usuario final. Por lo tanto, si el usuario no tiene acceso a una fuente de conocimiento, el agente no incluye el contenido que contiene esa fuente de conocimiento al generar una respuesta.

Puede seleccionar qué carpetas y archivos de SharePoint compartir. El uso compartido solo funciona cuando el propietario del agente ya tiene permisos para compartir o actualizar los permisos de uso compartido. Se respetan las etiquetas de confidencialidad de archivo aplicadas a archivos de SharePoint o OneDrive. Si se produce un error en el uso compartido en un archivo o carpeta, el agente se sigue compartiendo con los usuarios. El propietario debe ponerse en contacto con los propietarios del archivo o el administrador del sitio de SharePoint para conceder permiso al archivo o carpeta directamente desde SharePoint.

Nota:

Solo los archivos y carpetas que agregue específicamente al agente se pueden compartir automáticamente. El acceso completo a los sitios de SharePoint no está disponible automáticamente para las personas con las que comparte su agente. Un administrador de sitio debe conceder permiso a los usuarios a través de la configuración del sitio.

Cuando se quita el acceso de un usuario al agente, no afecta a su acceso al archivo o carpetas compartidos. Administre los permisos de usuario para acceder a archivos y carpetas directamente a través de SharePoint.

Actualice la información Acerca de del agente

Use el cuadro de diálogo Acerca de este agente para actualizar los metadatos visibles en el almacén del agente y en la información Acerca de del agente en Microsoft 365 Copilot. Puede abrir este cuadro de diálogo para cualquier agente de su propiedad, independientemente de si se comparte o se envía al catálogo de su organización.

Para abrir el cuadro de diálogo, seleccione los puntos suspensivos Más (...) en el encabezado de creación del agente y, a continuación, seleccione Acerca de este agente.

Los siguientes campos están disponibles.

Campo Obligatorio u opcional Longitud máxima Descripción
Descripción breve Obligatorio 80 caracteres Un resumen conciso de lo que hace el agente. Se muestra en la tienda del agente y en la información Acerca de del agente. Valor predeterminado: creado con el generador de agente de Microsoft 365 Copilot.
Sitio web del creador Opcional 2 048 caracteres Un vínculo a más información sobre usted o su equipo, como la página de perfil, el sitio de SharePoint de su equipo o una página de soporte técnico interno. Se abre cuando los usuarios seleccionan el nombre del creador en el panel de detalles del agente. Debe ser una dirección URL HTTPS válida.
Declaración de privacidad Opcional 2 048 caracteres Vínculo a la declaración de privacidad de su organización. Debe ser una dirección URL HTTPS válida.
Condiciones de uso Opcional 2 048 caracteres Vínculo a las condiciones de uso de su organización. Debe ser una dirección URL HTTPS válida.

Se proporciona una dirección URL de marcador de posición predeterminada para el sitio web del creador, la declaración de privacidad y las condiciones de uso. Reemplace cada marcador de posición por una URL que sea apropiada para su agente; de lo contrario, Agent Builder muestra una advertencia en el campo.

Nota:

Los valores que guarde en Acerca de este agente Rellena previamente los campos correspondientes en el cuadro de diálogo de envío cuando envíes tu agente al catálogo de tu organización. Para obtener más información, consulte la Declaración de privacidad y las condiciones de uso.

Enviar un agente al catálogo de la organización

La versión compartida del agente y la versión del almacén del agente se administran por separado. Administra la versión compartida y puede continuar iterando en ella, cambiando con quién se comparte o manteniéndola privada para pruebas, en cualquier momento. El administrador administra la versión del almacén del agente después de enviar el agente para su revisión.

Para que su agente sea ampliamente reconocible en su organización, envíelo al catálogo de su organización. Un administrador revisa el envío en el Centro de administración de Microsoft 365 y, si se aprueba, publica el agente en la sección Creado por su organización del almacén de agentes.

Para el flujo de envío, los campos obligatorios, el seguimiento del estado de aprobación y las actualizaciones posteriores a la aprobación, consulte Enviar agentes de Agent Builder al catálogo de la organización.

Administrar agentes

Puede acceder a las características de administración del agente en Microsoft 365 Copilot:

Para administrar un agente al que accedió recientemente, seleccione los puntos suspensivos Más (...) en el panel izquierdo junto al nombre del agente que desea administrar.

Para administrar un agente al que tampoco ha accedido recientemente:

  • Seleccione Todos los agentes en el panel izquierdo.
  • En la tienda de agentes, en Sus agentes, elija Ver más y, a continuación, seleccione los puntos suspensivos (...), junto al nombre del agente que desea administrar.

O bien:

  • Seleccione Nuevo agente en el panel izquierdo y, a continuación, elija Ver todos los agentes.
  • Selecciona los puntos suspensivos Más (...) junto al nombre del agente que quieres administrar.

Nota:

En Agent Builder, la lista Mis agentes incluye solo los agentes de su propiedad o los agentes para los que tiene acceso de Puede editar . Los agentes compartidos con usted como usuario de chat no aparecen en esta lista.

Editar un agente

Cualquier propietario de un agente puede editarlo si se requieren cambios después de compartirlo.

  • Acceda a la lista de sus agentes mediante uno de los métodos descritos en Administrar agentes.
  • Elige Editar (el icono de lápiz) en el menú Más puntos suspensivos (...).

Desde allí, puedes usar el lenguaje natural para describir los cambios. También puedes usar la pestaña Configurar para tener un control más preciso sobre la funcionalidad y las fuentes de conocimiento de tu agente.

Los cambios realizados en los agentes se guardan automáticamente. Sin embargo, los cambios no son visibles para los usuarios hasta que los ponga a disposición. Para realizar cambios en un agente existente disponible, elija Actualizar en la esquina superior derecha. Los cambios pueden tardar varios minutos en estar disponibles para los usuarios finales.

Nota:

Si actualiza un agente compartido anteriormente que tiene un origen de conocimiento de carpeta y archivo de SharePoint, vuelva a compartirlo con los mismos usuarios. Al hacer eso, se vuelven a compartir automáticamente los archivos y carpetas con los usuarios para garantizar una experiencia de agente coherente.

Eliminar el agente

Cualquier propietario de un agente puede eliminarlo. Después de eliminar un agente, no puede usarlo y no está disponible para otros propietarios o los usuarios con los que lo compartió.

Importante

La eliminación de un agente es permanente y no se puede revertir.

Para eliminar un agente:

  • Acceda a la lista de sus agentes mediante uno de los métodos descritos en Administrar agentes.
  • Seleccione el menú Más puntos suspensivos (...) y, a continuación, elija Eliminar (icono de papelera).

Reasignar la propiedad de un agente

Puede compartir la propiedad de un agente directamente agregando usuarios con el rol Puede editar en el cuadro de diálogo de uso compartido. Todos los propietarios tienen los mismos derechos para editar, compartir y administrar el agente. Para obtener más información, consulte Agregar propietarios y usuarios de chat.

Los administradores también pueden actualizar el propietario de un agente compartido dentro de la organización. Para obtener más información, consulte Reasignar propiedad de agentes compartidos.

Para reasignar la propiedad mediante PowerShell, consulte Reasignar el propietario de un agente con PowerShell.

Solución de problemas

Al compartir un agente y sus fuentes de conocimiento, es posible que encuentre los errores enumerados en la tabla siguiente.

Problema Descripción
Hubo un problema Se ha producido un error interno del servicio. Ponte en contacto con el soporte técnico si se sigue produciendo este error.
No se pudo compartir El usuario no tiene privilegios suficientes para actualizar los permisos de uso compartido en determinados archivos. El error enumera los archivos que no se han podido compartir. El propietario del agente debe ir a SharePoint para intentar actualizar estos permisos manualmente. Para más información, vea:
Error en el uso compartido del agente, acceso al conocimiento no concedido Si se produce un error en el uso compartido del agente, es posible que las fuentes de conocimiento subyacentes no se compartan con los usuarios o grupos previstos. Como resultado, los usuarios sin acceso a esos archivos no reciben respuestas generadas basadas en ellos. Para resolver este problema, asegúrese de que todas las personas y grupos con los que comparte el agente existen en su organización y, a continuación, vuelva a compartir las fuentes de conocimiento seleccionándolas en la configuración de uso compartido para concederles acceso a los usuarios.
Ya no se puede actualizar el agente Este error se produce cuando la configuración de uso compartido actual del agente ya no es compatible con las nuevas directivas de administración. Los propietarios del agente deben cambiar la configuración de uso compartido a una opción compatible antes de seguir actualizando el agente. Un banner te guía para realizar este cambio.
No podemos crear este agente debido a un error. Se produce cuando el sistema tiene problemas para publicar un agente. Inténtalo de nuevo en unos minutos.
Este agente incluye al menos un archivo con una etiqueta de confidencialidad no admitida. Compruebe los archivos cargados y elimínelos. Se produce cuando se carga un archivo con una etiqueta de confidencialidad que no es compatible. Compruebe el icono de escudo junto a los archivos cargados y elimine los que tengan un icono de error rojo. Para obtener más información, consulte Escenarios de etiquetas de confidencialidad no compatibles.
El agente no se puede actualizar porque podría fomentar acciones perjudiciales. Se produce cuando el sistema detecta contenido perjudicial. Revisa el nombre, la descripción y las instrucciones de tu agente, quita cualquier contenido perjudicial e intenta actualizar tu agente de nuevo. Para más información. consulte Validación de IA responsable.

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