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Serie de soluciones de eDiscovery: escenario de desbordamiento de datos: búsqueda y purga

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Sugerencia

eDiscovery (versión preliminar) ya está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Para obtener más información sobre el uso de la nueva experiencia de exhibición de documentos electrónicos, consulte Información sobre eDiscovery (versión preliminar).

¿Qué es el derrame de datos y por qué debe preocuparse? La pérdida de datos se produce cuando un documento confidencial se libera en un entorno que no es de confianza. Cuando se detecta un incidente de derrame de datos, es importante evaluar rápidamente el tamaño y las ubicaciones del derrame, examinar las actividades del usuario a su alrededor y, a continuación, purgar permanentemente los datos derramados del sistema.

Sugerencia

Si no es cliente de E5, use la prueba de 90 días de soluciones de Microsoft Purview para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Comience ahora en el centro de pruebas del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Obtenga más información sobre términos de suscripción y prueba.

Escenario de derrame de datos

Es responsable de seguridad de la información en Contoso. Se le informa de una situación de derrame de datos en la que un empleado compartió sin saberlo un documento altamente confidencial con varias personas a través del correo electrónico. Quiere evaluar rápidamente quién recibió este documento interna y externamente. Una vez identificado, le gustaría compartir los resultados de los casos con otros investigadores para revisarlos y, a continuación, quitar permanentemente los datos de Office 365. Una vez completada la investigación, querrá generar un informe con la evidencia de la eliminación permanente y otros detalles del caso para cualquier referencia futura.

Ámbito de este artículo

En este documento se proporciona una lista de instrucciones sobre cómo quitar permanentemente un mensaje de Microsoft 365 para que no sea accesible ni recuperable. Para eliminar un mensaje y hacerlo recuperable hasta que expire el período de retención de elementos eliminados, consulte Búsqueda y eliminación de mensajes de correo electrónico en su organización.

Flujo de trabajo para administrar incidentes de desbordamiento de datos

Este es un procedimiento para administrar un incidente de derrame de datos:

Flujo de trabajo de 8 pasos para administrar incidentes de desbordamiento de datos.

Paso 1: Administrar quién puede acceder al caso y establecer límites de cumplimiento (opcional)
Paso 2: Crear un caso de exhibición de documentos electrónicos
Paso 3: Búsqueda de los datos derramados
Paso 4: Revisar y validar los resultados de los casos
Paso 5: Uso del registro de seguimiento de mensajes para comprobar cómo se han compartido los datos derramados
Paso 6: Preparar los buzones
Paso 7: Eliminar permanentemente los datos derramados
Paso 8: Comprobar, proporcionar una prueba de eliminación y auditoría

Cosas que debe saber antes de empezar

  • El flujo de trabajo de desbordamiento de datos descrito en este artículo no elimina mensajes de chat en Microsoft Teams. Para buscar y eliminar mensajes de chat de Teams, consulte Buscar y purgar mensajes de chat en Teams.
  • Cuando un buzón está en espera, un mensaje eliminado permanece en la carpeta Elementos recuperables hasta que expire el período de retención o se libere la suspensión. En el paso 6 se describe cómo quitar la retención de los buzones. Consulte con los departamentos legales o de administración de registros antes de quitar la suspensión. Su organización puede tener una directiva que defina si un buzón en espera o un incidente de derrame de datos tiene prioridad.
  • Para controlar qué buzones de usuario puede buscar y administrar un investigador de derrame de datos que pueda acceder al caso, puede configurar los límites de cumplimiento y crear un grupo de roles personalizado, que se describe en el paso 1. Para ello, debe ser miembro del grupo de roles Administración de la organización o tener asignado el rol de administración de roles. Si usted o un administrador de su organización ya ha establecido límites de cumplimiento, puede omitir el paso 1.
  • Para crear un caso, debe ser miembro del grupo de roles administrador de exhibición de documentos electrónicos o ser miembro de un grupo de roles personalizado que tenga asignado el rol Administración de casos. Si no es miembro, pida a un administrador de Microsoft 365 que le agregue al grupo de roles administrador de eDiscovery.
  • Para crear y ejecutar una búsqueda de contenido, tiene que ser miembro del grupo de roles Administrador de eDiscovery o tener asignado el rol de administración Búsqueda de cumplimiento. Para eliminar mensajes, tiene que ser miembro del grupo de roles Administración de la organización o tener asignado el rol de administración Búsqueda y eliminación. Para obtener información sobre cómo agregar usuarios a un grupo de roles, vea Asignar permisos de eDiscovery.
  • Para buscar en las actividades de eDiscovery del registro de auditoría en el paso 8, la auditoría debe estar activada para su organización. Puede buscar actividades que se realizaron en los últimos 90 días. Para obtener más información sobre cómo habilitar y usar la auditoría, consulte la sección Auditoría del proceso de investigación del derrame de datos en el paso 8.

(Opcional) Paso 1: Administrar quién puede acceder al caso y establecer límites de cumplimiento

En función de la práctica de la organización, debe controlar quién puede acceder al caso de exhibición de documentos electrónicos que se usa para investigar un incidente de derrame de datos y configurar los límites de cumplimiento. La manera más fácil de hacerlo es agregar investigadores como miembros de un grupo de roles existente en el portal de cumplimiento Microsoft Purview y, a continuación, agregar el grupo de roles como miembro del caso de eDiscovery. Para obtener información sobre los grupos de roles de eDiscovery integrados y cómo agregar miembros a un caso de eDiscovery, consulte Asignar permisos de eDiscovery.

También puede crear un nuevo grupo de roles que se alinee con las necesidades de la organización. Por ejemplo, es posible que desee que un grupo de investigadores de derrame de datos de la organización accedan a todos los casos de derrame de datos y colaboren en ellos. Para ello, cree un grupo de roles "Investigador de derrame de datos", asigne los roles adecuados (Export, RMS Decrypt, Review, Preview, Compliance Search y Case Management), agregue los investigadores de derrame de datos al grupo de roles y, a continuación, agregue el grupo de roles como miembro del caso de eDiscovery de derrame de datos. Consulte Set up compliance boundaries for eDiscovery investigations in Office 365 (Configurar límites de cumplimiento para investigaciones de eDiscovery en Office 365) para obtener instrucciones detalladas sobre cómo hacerlo.

Paso 2: Crear un caso de exhibición de documentos electrónicos

Un caso de eDiscovery proporciona una manera eficaz de administrar la investigación de pérdida de datos. Puede agregar miembros al grupo de roles que creó en el paso 1, agregar el grupo de roles como miembro de un nuevo caso de exhibición de documentos electrónicos, realizar búsquedas iterativas para buscar los datos derramados, exportar un informe para compartir, realizar un seguimiento del estado del caso y, a continuación, volver a consultar los detalles del caso si es necesario. Considere la posibilidad de establecer una convención de nomenclatura para los casos de exhibición de documentos electrónicos usados para incidentes de desbordamiento de datos y proporcionar toda la información posible en el nombre y la descripción del caso para que pueda localizar y hacer referencia en el futuro si es necesario.

Para crear un nuevo caso, puede usar eDiscovery en el portal de cumplimiento Microsoft Purview. Consulte "Crear un caso nuevo" en Introducción a eDiscovery (Estándar).

Paso 3: Búsqueda de los datos derramados

Ahora que ha creado un caso y un acceso administrado, puede usar el caso para buscar iterativamente los datos derramados e identificar los buzones que contienen los datos derramados. Usará la misma consulta de búsqueda que usó para buscar los mensajes de correo electrónico para eliminar esos mismos mensajes en el paso 7.

Para crear una búsqueda de contenido asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos, vea Buscar contenido en un caso de exhibición de documentos electrónicos (estándar).

Importante

Las palabras clave que se usan en la consulta de búsqueda pueden contener los datos perdidos reales que está buscando. Por ejemplo, si busca documentos que contengan un número de seguro social y lo usa como palabra clave de búsqueda, debe eliminar la consulta posteriormente para evitar más derrames. Consulte Eliminación de la consulta de búsqueda en el paso 8.

Paso 4: Revisar y validar los resultados de los casos

Después de crear una búsqueda de contenido, debe revisar y validar que los resultados de la búsqueda y comprobar que solo constan de los mensajes de correo electrónico que se deben eliminar. En una búsqueda de contenido, puede obtener una vista previa de un muestreo aleatorio de 1000 mensajes de correo electrónico sin exportar los resultados de la búsqueda para evitar una mayor pérdida de datos. Puede obtener más información sobre las limitaciones de la versión preliminar en Límites de búsqueda de contenido.

Si tiene más de 1000 buzones o más de 100 mensajes de correo electrónico por buzón para revisar, puede dividir la búsqueda inicial en varias búsquedas mediante palabras clave o condiciones adicionales, como intervalo de fechas o remitente o destinatario, y revisar los resultados de cada búsqueda individualmente. Asegúrese de anotar todas las consultas de búsqueda que se usarán al eliminar mensajes en el paso 7.

Cuando encuentre un mensaje de correo electrónico que contenga datos perdidos, compruebe los destinatarios del mensaje para determinar si se compartió externamente. Para realizar un seguimiento adicional de un mensaje, puede recopilar información del remitente y intervalos de fechas para poder usar los registros de seguimiento de mensajes. Este proceso se describe en el paso 5.

Después de comprobar los resultados de la búsqueda, es posible que quiera compartir los resultados con otros usuarios para realizar una revisión secundaria. Las personas que asignó al caso en el Paso 1 pueden revisar el contenido del caso tanto en eDiscovery como en eDiscovery de Microsoft Purview (Premium) y aprobar los resultados del caso. También puede generar un informe sin exportar el contenido real. También puede usar este mismo informe como prueba de eliminación, que se describe en el paso 8.

Para generar un informe estadístico:

  1. Vaya a la página Buscar en el caso de exhibición de documentos electrónicos y seleccione la búsqueda para la que desea generar un informe.

  2. En la página de control flotante, seleccione Más > informe de exportación.

    Se muestra la página Exportar informe.

    Seleccione la búsqueda y, a continuación, seleccione Más > informe de exportación en la página de control flotante.

  3. Seleccione Todos los elementos, incluidos los que tienen formato no reconocido, se cifran o no se indexaron por otros motivos y, a continuación, seleccione Generar informe.

  4. En el caso de eDiscovery, seleccione Exportar para mostrar la lista de trabajos de exportación. Es posible que tenga que seleccionar Actualizar para actualizar la lista para mostrar el trabajo de exportación que ha creado.

  5. Seleccione el trabajo de exportación y, a continuación, seleccione Descargar informe en la página de control flotante.

    En la página Exportar, seleccione la exportación y, a continuación, seleccione

El informe Exportar resumen contiene el número de ubicaciones encontradas con los resultados y el tamaño de los resultados de la búsqueda. Puede usarlo para compararlo con el informe generado después de la eliminación y proporcionar como prueba de eliminación. El informe Resultados contiene un resumen más detallado de los resultados de la búsqueda, incluidos el asunto, el remitente, los destinatarios, si se leyó el correo electrónico, las fechas y el tamaño de cada mensaje. Si alguno de los detalles de este informe contiene los datos reales derramados, asegúrese de eliminar permanentemente el archivo Results.csv cuando se complete la investigación.

Para obtener más información sobre la exportación de informes, vea Exportar un informe de búsqueda de contenido.

Paso 5: Uso del registro de seguimiento de mensajes para comprobar cómo se han compartido los datos derramados

Para investigar aún más si se ha compartido el correo electrónico con datos derramados, opcionalmente puede consultar los registros de seguimiento de mensajes con la información del remitente y la información del intervalo de fechas que recopiló en el paso 4. El período de retención para el seguimiento de mensajes es de 30 días para los datos en tiempo real y de 90 días para los datos históricos.

Puede usar el seguimiento de mensajes en el portal de cumplimiento Microsoft Purview o usar los cmdlets correspondientes en Exchange Online PowerShell. Es importante tener en cuenta que el seguimiento de mensajes no ofrece garantías completas sobre la integridad de los datos devueltos. Para obtener más información sobre el uso del seguimiento de mensajes, consulte:

Paso 6: Preparar los buzones

Después de revisar y validar que los resultados de la búsqueda contienen solo los mensajes que se deben eliminar, debe recopilar una lista de las direcciones de correo electrónico de los buzones afectados para usarlas en el paso 7 al eliminar los datos derramados. También puede que tenga que preparar los buzones para poder eliminar permanentemente los mensajes de correo electrónico en función de si la recuperación de elementos únicos está habilitada en los buzones que contienen los datos derramados o si alguno de esos buzones está en espera.

Obtener una lista de direcciones de buzones con datos derramados

Nota:

Por un tiempo limitado, esta experiencia clásica de exhibición de documentos electrónicos también está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Habilite la experiencia de exhibición de documentos electrónicos clásica del portal de cumplimiento en la configuración de la experiencia de eDiscovery (versión preliminar) para mostrar la experiencia clásica en el nuevo portal de Microsoft Purview.

Hay dos maneras de recopilar una lista de direcciones de correo electrónico de buzones con datos derramados.

Opción 1: Obtener una lista de direcciones de buzones con datos derramados

  1. Abra el caso de eDiscovery, vaya a la página Buscar y seleccione la búsqueda de contenido adecuada.

  2. En la página de control flotante, seleccione Ver resultados.

  3. En la lista desplegable Resultados individuales , seleccione Buscar estadísticas.

  4. En la lista desplegable Tipo , seleccione Ubicaciones principales.

    Obtenga una lista de buzones que contienen resultados de búsqueda en la página Ubicaciones principales de las estadísticas de búsqueda.

    Se muestra una lista de buzones que contienen resultados de búsqueda. También se muestra el número de elementos de cada buzón que coinciden con la consulta de búsqueda.

  5. Copie la información de la lista y guárdela en un archivo o seleccione Descargar para descargar la información en un archivo CSV.

Opción 2: Obtener ubicaciones de buzones del informe de exportación

Abra el informe Exportar resumen que descargó en el paso 4. En la primera columna del informe, la dirección de correo electrónico de cada buzón aparece en Ubicaciones.

Prepare los buzones para que pueda eliminar los datos derramados.

Si la recuperación de elementos únicos está habilitada o si un buzón está en espera, se conservará un mensaje eliminado permanentemente (purgado) en la carpeta Elementos recuperables. Por lo tanto, antes de poder purgar los datos derramados, debe comprobar las configuraciones de buzón existentes y deshabilitar la recuperación de elementos únicos y quitar cualquier directiva de retención o suspensión. Tenga en cuenta que puede preparar un buzón a la vez y, a continuación, ejecutar el mismo comando en buzones diferentes o crear un script de PowerShell para preparar varios buzones al mismo tiempo.

Importante

Consulte con los departamentos legales o de administración de registros antes de quitar una directiva de retención o suspensión. Su organización puede tener una directiva que defina si un buzón en espera o un incidente de derrame de datos tiene prioridad.

Asegúrese de revertir el buzón a configuraciones anteriores después de comprobar que los datos derramados se han eliminado permanentemente. Consulte los detalles del paso 7.

Paso 7: Eliminar permanentemente los datos derramados

Con las ubicaciones de buzón que recopiló y preparó en el paso 6 y la consulta de búsqueda que se creó y refinó en el paso 3 para buscar mensajes de correo electrónico que contienen los datos derramados, ahora puede eliminar permanentemente los datos derramados. Como se explicó anteriormente, para eliminar mensajes, debe ser miembro del grupo de roles Administración de la organización o tener asignado el rol de administración Buscar y purgar. Para obtener información sobre cómo agregar usuarios a un grupo de roles, vea Asignar permisos de eDiscovery.

Para eliminar los mensajes derramados, consulte Búsqueda y eliminación de mensajes de correo electrónico.

Tenga en cuenta los siguientes límites al eliminar los datos derramados:

  • El número máximo de buzones de una búsqueda que puede usar para eliminar elementos realizando una acción de búsqueda y purga es de 50 000. Si la búsqueda que crea en el paso 3 busca en más de 50 000 buzones, se producirá un error en la acción de purga. Hacer la búsqueda en más de 50 000 buzones en una sola búsqueda suele ocurrir cuando se configura para que incluya a todos los buzones de la organización. Esta restricción aplica incluso cuando haya menos de 50 000 buzones que contengan elementos que coincidan con la consulta de la búsqueda.

  • Se puede eliminar un máximo de 10 elementos por buzón a la vez. Como la función de buscar y quitar mensajes está diseñada para ser una herramienta de respuesta a incidentes, este límite ayuda a garantizar que los mensajes se quitan rápidamente de los buzones. Esta característica no está diseñada para limpiar buzones de usuarios.

Importante

Los elementos de correo electrónico en un conjunto de revisiones en un caso de eDiscovery (Premium) no se pueden eliminar utilizando los procedimientos de este artículo. Esto se debe a que los elementos de un conjunto de revisión son copias de elementos del servicio en directo que se copian y almacenan en una ubicación de Azure Storage. Esto significa que no se devolverán mediante una búsqueda de contenido que cree en el paso 3. Para eliminar elementos en un conjunto de revisiones, tiene que eliminar el caso de eDiscovery (Premium) que contiene el conjunto de revisiones. Para más información, consulte Cerrar o eliminar un caso de eDiscovery (Premium).

Paso 8: Comprobar, proporcionar una prueba de eliminación y auditoría

El último paso del flujo de trabajo para administrar un incidente de desbordamiento de datos es comprobar que los datos derramados se quitaron permanentemente del buzón yendo al caso de eDiscovery y volviendo a ejecutar la misma consulta de búsqueda que se usó para eliminar esos datos para confirmar que no se devuelven resultados. Después de confirmar que los datos perdidos se han quitado permanentemente, puede exportar un informe e incluirlo (junto con el informe original) como prueba de eliminación. A continuación, puede cerrar el caso , lo que le permitirá volver a abrirlo si tiene que hacer referencia a él en el futuro. Además, también puede revertir los buzones a su estado anterior, eliminar la consulta de búsqueda usada para buscar los datos derramados y buscar registros de auditoría de las tareas realizadas al administrar el incidente de desbordamiento de datos.

Revertir los buzones a su estado anterior

Si cambió cualquier configuración de buzón en el paso 6 para preparar los buzones antes de que se eliminaran los datos derramados, deberá revertirlos a su estado anterior. Consulte "Paso 6: Revertir el buzón a su estado anterior" en Eliminar elementos de la carpeta Elementos recuperables de buzones basados en la nube en espera.

Eliminación de la consulta de búsqueda

Si las palabras clave de la consulta de búsqueda que creó y usó en el paso 3 contienen algunos de los datos derramados reales, debe eliminar la consulta de búsqueda para evitar más derrames de datos.

Nota:

Por un tiempo limitado, esta experiencia clásica de exhibición de documentos electrónicos también está disponible en el nuevo portal de Microsoft Purview. Habilite la experiencia de exhibición de documentos electrónicos clásica del portal de cumplimiento en la configuración de la experiencia de eDiscovery (versión preliminar) para mostrar la experiencia clásica en el nuevo portal de Microsoft Purview.

  1. En el portal de cumplimiento Microsoft Purview, abra el caso de exhibición de documentos electrónicos, vaya a la página Buscar y seleccione la búsqueda de contenido adecuada.

  2. En la página de control flotante, seleccione Eliminar.

    Seleccione la búsqueda y, a continuación, seleccione Eliminar en la página de control flotante.

Auditoría del proceso de investigación del derrame de datos

Puede buscar en el registro de auditoría las actividades de exhibición de documentos electrónicos que se realizaron durante la investigación. También puede buscar en el registro de auditoría para devolver los registros de auditoría del comando New-ComplianceSearchAction -Purge que ejecutó en el paso 7 para eliminar los datos derramados. Para más información, vea: