Configurar una etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos de SharePoint

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Cuando SharePoint está habilitado para etiquetas de confidencialidad, puede configurar una etiqueta predeterminada para las bibliotecas de documentos. A continuación, los archivos nuevos cargados en esa biblioteca o los archivos existentes editados en la biblioteca tendrán esa etiqueta aplicada si aún no tienen una etiqueta de confidencialidad o tienen una etiqueta de confidencialidad pero con prioridad inferior.

Por ejemplo, la etiqueta Confidencial se configura como la etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos. Un usuario que tiene General como etiqueta predeterminada de directiva guarda un nuevo archivo en esa biblioteca. SharePoint etiquetará este archivo como Confidencial debido a la mayor prioridad de esa etiqueta. Para obtener un resumen rápido de los resultados posibles, vea Will an existing label be over invalidado en esta página.

Una etiqueta predeterminada ofrece un nivel de protección de línea base y una forma de etiquetado automático sin inspección de contenido. Para ayudarle a distinguir entre la etiqueta predeterminada de esta característica con la etiqueta predeterminada en las directivas de etiqueta:

  • Etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos: etiquetado basado en ubicación, aplicable solo para SharePoint. Invalida una etiqueta de prioridad inferior a menos que se aplique manualmente.
  • Etiqueta de confidencialidad predeterminada de una directiva: siempre aplicable a todas las ubicaciones. Nunca invalida una etiqueta existente.

Cuando se usa Office en la Web para crear o editar un archivo, la etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos se puede aplicar sin retrasos. Sin embargo, el etiquetado no es inmediato si carga un archivo o lo crea mediante Aplicaciones Microsoft 365 en Windows, macOS, iOS o Android y, a continuación, guárdelo en SharePoint:

  • Carga de archivos: la etiqueta puede tardar unos minutos en aplicarse.
  • Aplicaciones Microsoft 365: la etiqueta se aplica después de cerrar la aplicación.

Para leer el anuncio de vista previa de esta característica, consulte la entrada de blog.

Sugerencia

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¿Se invalidará una etiqueta ya existente?

Resumen de los resultados:

Etiqueta ya existente Invalidación con la etiqueta predeterminada de la biblioteca
Aplicado manualmente, cualquier prioridad No
Aplicado automáticamente, prioridad inferior Sí
Aplicado automáticamente, mayor prioridad No
Etiqueta predeterminada de la directiva, prioridad inferior Sí
Etiqueta predeterminada de la directiva, prioridad superior No

Requisitos

Si necesita revisar una lista de tipos de archivo compatibles con etiquetas de confidencialidad en SharePoint, vea Tipos de archivo admitidos.

Limitaciones

  • No se aplica a los archivos existentes en reposo en SharePoint.

  • A menos que haya habilitado la coautoría de archivos cifrados con etiquetas de confidencialidad, verá un retraso en la aplicación de la etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos cuando los usuarios seleccionen la> opciónGuardar como archivo.

  • Al igual que con las etiquetas de confidencialidad para Office para la Web, algunas configuraciones de etiquetas que aplican cifrado no son adecuadas para SharePoint, por lo que no admiten una etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos de SharePoint:

    • Permitir que los usuarios asignen permisos cuando apliquen la etiqueta y la casilla En Word, PowerPoint y Excel, pedir a los usuarios que especifiquen permisos seleccionada. A veces, esta configuración se conoce como "permisos definidos por el usuario".
    • El acceso del usuario al contenido expira establecido en un valor distinto de Nunca.
    • Cifrado de clave doble seleccionado.

Configuración de una etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos de SharePoint

Esta configuración la realiza un administrador del sitio de SharePoint: agregue una etiqueta de confidencialidad a la biblioteca de documentos de SharePoint.

Supervisión de la aplicación de etiquetas de confidencialidad predeterminadas de la biblioteca

Use la columna Confidencialidad de SharePoint para ver los nombres de las etiquetas de confidencialidad aplicadas a los archivos. Cuando esta característica ha aplicado la etiqueta, la información sobre herramientas del nombre de la etiqueta muestra Este archivo se ha etiquetado automáticamente. Sin embargo, esta información sobre herramientas no es exclusiva de la etiqueta de confidencialidad predeterminada para una biblioteca de documentos. También se muestra cuándo se aplican las etiquetas de confidencialidad mediante directivas de etiquetado automático o como resultado de la etiqueta predeterminada de un usuario de las directivas de etiqueta de confidencialidad.

Para identificar específicamente cuándo se aplicó la etiqueta debido a la etiqueta de confidencialidad predeterminada de la biblioteca, use la herramienta de búsqueda de registros de auditoría y el evento de auditoría de archivos de etiqueta de confidencialidad aplicada del grupo actividades Etiqueta de confidencialidad . Luego:

  1. Seleccione una entrada para ver los detalles en un panel flotante.

  2. En el panel de detalles, desplácese hasta la sección SensitivityLabelEventData e identifique el valor de ActionScourceDetails.

  3. Se usa un valor de 6 para cuando se aplicó la etiqueta debido a la etiqueta de confidencialidad predeterminada para la biblioteca de documentos.

Para auditar la configuración de esta característica, use el evento de auditoría de lista Actualizado del grupo de actividades de lista de SharePoint . En el panel flotante de detalles de la biblioteca de documentos, desplácese hasta la sección SensitivityLabelEventData , donde OldSensitivityLabeld y SensitivityLabelId pueden reflejar tres cambios de estados:

  • Etiqueta de confidencialidad aplicada
  • Etiqueta de confidencialidad cambiada de una etiqueta a otra
  • Etiqueta de confidencialidad eliminada

Para asignar GUID de etiqueta de confidencialidad a nombres de etiqueta, use el cmdlet Get-Label :

  1. En primer lugar, conéctese al PowerShell de Seguridad y cumplimiento

  2. A continuación, ejecute el siguiente comando, donde especifique el GUID:

    Get-Label -Identity "<GUID>" | Name

Cómo desactivar esta característica

Si lo necesita, puede desactivar esta característica que admite una etiqueta de confidencialidad predeterminada para las bibliotecas de documentos de SharePoint. Se trata de una configuración de nivel de inquilino que requiere que use el cmdlet Set-SPOTenant con el parámetro DisableDocumentLibraryDefaultLabeling establecido en True mediante el Shell de administración de SharePoint Online actual:

Set-SpoTenant -DisableDocumentLibraryDefaultLabeling $true

Después de ejecutar este comando, no verá la opción para configurar etiquetas de confidencialidad predeterminadas para una biblioteca de documentos. No podrá seleccionar una etiqueta de confidencialidad predeterminada para bibliotecas nuevas o existentes.

Para las bibliotecas de documentos que se configuraron anteriormente para una etiqueta de confidencialidad predeterminada:

  • La selección de etiquetas de la biblioteca de documentos permanece pero está desactivada para que los nuevos archivos no tengan aplicada la etiqueta de confidencialidad seleccionada.
  • Las etiquetas de confidencialidad que se aplicaron como etiqueta predeterminada no se quitan.

Al igual que con todos los cambios de configuración de nivel de inquilino para SharePoint, el cambio tarda aproximadamente 15 minutos en surtir efecto.

Pasos siguientes

El etiquetado predeterminado garantiza un nivel mínimo de protección, pero no tiene en cuenta el contenido del archivo que podría requerir un mayor nivel de protección. Considere la posibilidad de complementar este método de etiquetado con el etiquetado automático que usa la inspección de contenido y fomentar el etiquetado manual para que los usuarios reemplacen la etiqueta predeterminada cuando sea necesario.

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