Planear la colaboración externa con conversaciones de canal, colaboración de archivos y aplicaciones compartidas

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Microsoft 365 ofrece varias opciones para colaborar con personas ajenas a su organización:

  • 1:1 y chat grupal en Teams con personas ajenas a la organización
  • Reuniones de Teams con personas ajenas a la organización
  • Uso compartido de archivos o carpetas individuales con personas ajenas a la organización
  • Colaboración en un equipo, con conversaciones de canal, colaboración de archivos y aplicaciones compartidas

En este artículo se describe la cuarta opción, la colaboración en grupos con conversaciones de canal, la colaboración de archivos y las aplicaciones compartidas. (Para obtener información general sobre todas las opciones, consulte Información general sobre las opciones de colaboración externa en Microsoft 365).

Términos

  • Microsoft Entra colaboración B2B: una característica que permite a los usuarios compartir archivos, carpetas, sitios, grupos y equipos con personas de fuera de la organización. Estos usuarios tienen acceso a recursos compartidos mediante cuentas de invitado en el directorio.
  • Microsoft Entra conexión directa B2B: una característica que permite a los usuarios compartir recursos de su organización con personas de otras organizaciones Microsoft Entra. Estas personas acceden a los recursos compartidos mediante su propia cuenta profesional o educativa. No se crea ninguna cuenta de invitado en la organización.
  • Participante externo : una persona de fuera de la organización que participa en un recurso(por ejemplo, un canal compartido) que usa su propia identidad y no una cuenta de invitado en el directorio.
  • Organización externa : otra organización con la que comparte recursos.
  • Invitado : una persona de fuera de la organización que accede a recursos compartidos iniciando sesión en una cuenta de invitado en el directorio.
  • Organización host : la organización que hospeda un recurso compartido, como un canal compartido.
  • Canal compartido : un canal de Teams que se puede compartir con personas ajenas al equipo. Estas personas pueden estar dentro de su organización o de otras organizaciones Microsoft Entra.
  • Compartir vínculos : vínculos con permisos a un archivo o carpeta que se usan para compartir ese archivo o carpeta con otros usuarios. Las personas con las que se comparten pueden estar dentro o fuera de su organización.

Opciones para la colaboración en un equipo

Al colaborar en un equipo con personas ajenas a su organización, hay dos opciones para cómo esas personas acceden a los recursos que comparte con ellos.

Uso compartido de invitados

El uso compartido de invitados usa Microsoft Entra colaboración B2B para permitir el uso compartido y la colaboración con personas ajenas a su organización mediante la adición de una cuenta de invitado en Microsoft Entra id. para cada persona. Las cuentas de invitado se pueden usar para lo siguiente:

  • Pertenencia de invitado a equipos, sitios de SharePoint y grupos de Microsoft 365
  • Uso compartido de archivos y carpetas individuales

Los invitados de un equipo tienen funcionalidades similares a las de los miembros normales del equipo.

Participantes externos en canales compartidos

Los participantes externos acceden a los recursos compartidos de su organización mediante su propio identificador de Microsoft Entra o identidad de Microsoft 365. Esto se habilita mediante Microsoft Entra conexión directa B2B a través de una relación organizativa configurada por ambas organizaciones. Las cuentas de invitado no se usan en esta relación.

La principal ventaja de los participantes externos en canales compartidos frente al uso compartido de invitados es que las personas de fuera de su organización pueden colaborar con los usuarios en Teams sin tener que cambiar su contexto de usuario. Al usar cuentas de invitado, los usuarios deben agregar esas cuentas por separado en Teams y cambiar a esas cuentas para interactuar con personas de su organización.

Con los canales compartidos, los usuarios pueden permanecer conectados a su organización y acceder a los canales compartidos con ellos desde otras organizaciones. Los canales compartidos de otras organizaciones están disponibles en Teams junto con los equipos y canales de su organización. No es necesario cambiar de organización.

Comparación de características

En la tabla siguiente se describen las experiencias disponibles en función del tipo de cuenta utilizada.

Característica Usuario (su organización) Invitado (colaboración Microsoft Entra) Participante externo (Microsoft Entra id. conexión directa)
Acceso al equipo v v N
Acceso a canales compartidos v N v
Permisos a través de vínculos de uso compartido de archivos v v N
Uso de canales compartidos v N v
Uso de canales privados v v N
Cuenta en el directorio v v N
Revisiones de acceso v v v

Consideraciones de planeación

La mayoría de las organizaciones usarán tanto el uso compartido de invitados como los canales compartidos con participantes externos.

Debe usar el uso compartido de invitados si:

  • Quiere invitar a personas de fuera de la organización al equipo en lugar de canales individuales
  • Quiere compartir archivos o carpetas en un canal con personas ajenas a la organización que no están en el canal.
  • Quiere colaborar con personas ajenas a su organización que no tengan una cuenta profesional o educativa.

Aunque los canales compartidos están activados de forma predeterminada en Teams, la colaboración externa con canales compartidos requiere que un administrador de Microsoft Entra configure el acceso entre inquilinos entre la organización y la otra organización con la que desea compartir. Cada otra organización también debe configurar el acceso entre inquilinos en su extremo.

Si tiene previsto usar canales compartidos con otras organizaciones, puede elegir entre un modelo de autoservicio y un modelo por solicitud.

  • Autoservicio: puede configurar el acceso entre inquilinos para permitir el acceso entrante y saliente a todas las demás organizaciones Microsoft Entra. Como alternativa, puede bloquear una lista de organizaciones con las que no quiere que los usuarios compartan, dejando todas las demás organizaciones disponibles. Esto permite a los usuarios invitar a personas ajenas a la organización a participar en canales compartidos sin tener que ponerse en contacto con su departamento de soporte técnico o departamento de TI.
  • Por solicitud: puede configurar el acceso entre inquilinos para cada organización individual con la que desea permitir canales compartidos. Al elegir este modelo, es importante tener un proceso empresarial documentado que los usuarios puedan seguir para solicitar acceso entre inquilinos con otra organización.

Cumplimiento en canales compartidos

Los canales compartidos se integran con las características Microsoft Entra y Microsoft Purview. Para obtener más información, consulte Canales compartidos en Microsoft Teams.

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