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Escenario: generar automáticamente documentos rutinarios con Microsoft Syntex

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Use la característica de ensamblado de contenido en Microsoft Syntex para crear plantillas modernas para los archivos que deben crearse periódicamente. A continuación, los archivos se pueden generar en función de estas plantillas, ya sea a través de una solicitud manual o a través de una automatización.

Características usadas:

  • Ensamble de contenidos
  • Listas de SharePoint
  • Power Automate

Imagen de una persona empresarial genérica que usa un equipo en una configuración de fabricación.

Informes de mantenimiento rutinario

Puede usar el ensamblado de contenido para automatizar la generación de informes diarios de inspección o mantenimiento. Por lo general, estos informes tienen una gran cantidad de texto estandarizado con determinados campos o valores especificados por el usuario después de la inspección.

En la actualidad, los usuarios inspeccionan físicamente las partes y, a continuación, rellenan una lista o un formulario o informes de papel físico. Esto conduce a un mayor trabajo en la transformación de estos datos en contenido digital que se puede usar aún más.

Para implementar una solución de Microsoft Syntex:

Diagrama que muestra los pasos para generar documentos rutinarios mediante Syntex.

  1. Configure una biblioteca de documentos donde desee almacenar los informes. 

  2. Configure una lista de SharePoint con las columnas necesarias que deben rellenar los trabajadores de primera línea. 

  3. Vaya a la biblioteca de documentos y cree una plantilla moderna mediante un informe existente. Cree campos para los valores especificados por los trabajadores de primera línea. Asocie los campos a las columnas de la lista de SharePoint que configuró anteriormente. 

  4. Ahora cree un flujo de Power Automate con la acción "Generar documento con Microsoft Syntex" y use el desencadenador "Cuando se crea un elemento de lista". Esta acción garantiza que cada vez que un trabajador de primera línea agregue una nueva entrada a la lista, se genera un nuevo informe. 

  5. Con Microsoft Forms, puede crear un formulario para que los trabajadores de primera línea escriban valores en la lista o exponer la propia lista para que agreguen valores. 

Ahora puede revisar todos los informes diarios a medida que se crean en función de los valores que los trabajadores de primera línea escriben en el formulario. 

Nota:

Aunque en este ejemplo se usa una lista de SharePoint como origen de datos, puede usar cualquier origen de datos como desencadenador para generar documentos si tiene acceso al conector de Power Automate necesario. 


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