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Resolución de problemas de eliminación y archivo de correo electrónico al usar directivas de retención

  • Artículo
  • Se aplica a:
    Exchange Online, Microsoft Purview

En este artículo se exploran algunos problemas comunes que impiden que la administración de registros de mensajería (MRM) elimine o archive correctamente los mensajes de correo electrónico en Exchange Online. También proporciona pasos para identificar la causa principal y resolver los problemas.

Nota:

  • Estos pasos de solución de problemas también se aplican a las implementaciones híbridas de Exchange en las que el buzón principal está hospedado en el entorno local y el buzón de archivo está en Exchange Online. En estas implementaciones, realice estos pasos mediante el Shell de administración de Exchange local.
  • En Exchange Online, el Asistente para carpetas administradas (MFA) se establece para procesar buzones al menos una vez cada siete días. Aunque MFA suele procesar buzones de correo todos los días, el proceso puede tardar hasta siete días en finalizar. En lugar de esperar a que se ejecute el proceso, puede forzarlo ejecutando el Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> cmdlet .
  • MRM no procesa buzones de correo menores que 10 MB.
  • Si la cuenta está deshabilitada y el tipo de buzón es normal, MRM no procesará el buzón. Por lo tanto, las retenciones posteriores aplicadas no se mostrarán en los registros de diagnóstico del buzón de seguimiento de retención.

Causas comunes

Hay varias razones por las que MRM podría no procesar un buzón según lo esperado. Por ejemplo:

  • El buzón se coloca en suspensión de retención. Es decir, la propiedad RetentionHoldEnabled del buzón se establece en True. Por ejemplo, el buzón de correo se migra mediante el servicio de importación de PST.
  • La propiedad ElcProcessingDisabled del buzón se establece en True. Esta configuración impide que mfa procese el buzón en absoluto.
  • El buzón tiene aplicada una etiqueta de retención, pero la etiqueta está deshabilitada actualmente. Por lo tanto, los mensajes del buzón nunca se archivarán ni eliminarán.
  • El buzón que se va a procesar es grande y contiene muchos elementos. Esto puede hacer que MFA archive o elimine contenido a una velocidad más lenta.
  • La directiva de retención que se aplica al buzón solo incluye etiquetas personales. Si el usuario no aplica manualmente estas etiquetas, es posible que MRM no procese el buzón.

Solución de problemas

Compruebe la propiedad RetentionHoldEnabled del buzón de correo.

Use el cmdlet Get-Mailbox para recuperar la propiedad RetentionHoldEnabled del buzón. Si la propiedad está establecida en True, establézcala en False.

Compruebe la propiedad ElcProcessingDisabled del buzón de correo.

Use el cmdlet Get-Mailbox para recuperar la propiedad ElcProcessingDisabled del buzón. Si la propiedad está establecida en True, establézcala en False. Para obtener más información sobre esta propiedad, vea Diferencia entre ElcProcessingDisabled y RetentionHoldEnabled.

Revise las directivas de retención y las etiquetas que se aplican al buzón

Use los cmdlets Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy y Get-Mailbox para comprobar las directivas de retención y las etiquetas asignadas al buzón afectado.

Estos son algunos ejemplos:

  • Para recuperar todas las directivas de retención en el inquilino de Exchange Online, ejecute el siguiente cmdlet:

    Get-RetentionPolicy

  • Para comprobar qué etiquetas de directiva se agregan a la directiva de MRM asignada al buzón de correo, ejecute el siguiente cmdlet:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Para recuperar la propiedad RetentionHoldEnabled del buzón de correo y la directiva de retención asignada, ejecute el siguiente cmdlet:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Para comprobar las etiquetas de retención personal en las que el usuario ha optado, además de las que ya están incluidas en la directiva de retención asignada, ejecute el siguiente cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Para revisar los detalles de una etiqueta de directiva de retención determinada, ejecute el siguiente cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Preste atención a las etiquetas de retención que están deshabilitadas o que tienen las acciones establecidas para que nunca se muevan a archivar o nunca eliminar. La duración asignada a una etiqueta es un factor clave para determinar su prioridad. Por lo tanto, compruebe si hay etiquetas que tengan la duración más larga, como no mover nunca al archivo o nunca eliminar, ya que estas etiquetas tienen prioridad sobre otras etiquetas que se aplican.

Nota:

La etiqueta de directiva de archivo predeterminada que se aplica a todo el buzón también se aplica al calendario, las tareas y las notas. No se puede aplicar una etiqueta de archivo personal que tenga la acción nunca mover a archivo a estas carpetas. Excepción: puede aplicar etiquetas a Notes mediante Outlook en la Web. Para obtener más información, vea Carpetas predeterminadas que admiten etiquetas de directiva de retención.

Comprobar el archivo predeterminado y la retención predeterminada en el buzón

Compruebe si se aplica una etiqueta de directiva de almacenamiento predeterminado o de retención predeterminada al buzón. Si es así, asegúrese de que:

  • No se han aplicado anteriormente etiquetas de retención ni archivo personal a carpetas que nunca han pasado a archivar o que nunca han eliminado la acción.
  • No se han aplicado etiquetas de archivo o retención deshabilitadas o predeterminadas a todo el buzón.
  • La etiqueta Archivo predeterminado (o cualquier otra etiqueta de directiva que se aplicó) existe en la lista de etiquetas de directiva de retención que se encuentran en la propiedad PR_ROAMING_XMLSTREAM. Si falta alguna etiqueta, elimine el IPM. Mensaje Configuration.MRM que contiene la propiedad PR_ROAMING_XMLSTREAM y usa el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant junto con el -FullCrawl modificador para el buzón afectado. Al hacerlo, se vuelve a generar el IPM. Configuration.MRM oculta el mensaje y actualiza el PR_ROAMING_XMLSTREAM para que tenga la nueva etiqueta de directiva.

Puede usar MFCMAPI para comprobar la propiedad PR_ROAMING_XMLSTREAM siguiendo estos pasos:

  1. Configure el buzón afectado en Outlook.
  2. Descargue MFCMAPI. Si usa la versión de 64 bits de Outlook, descargue la compilación de 64 bits. De lo contrario, descargue la compilación de 32 bits.
  3. Abra MFCMAPI, seleccioneOpciones de herramientas> y, a continuación, seleccione MAPI_NO_CACHE y MDB_ONLINE.
  4. Seleccione Inicio de sesión>, seleccione el perfil que contiene el buzón afectado y, a continuación, seleccione Aceptar.
  5. Haga doble clic en el buzón afectado y expanda La parte superior del contenedor> raízdel almacén de información.
  6. En La parte superior del almacén de información (o su equivalente si el buzón de usuario está establecido en un idioma distinto del inglés), haga clic con el botón derecho en Bandeja de entrada y, a continuación, seleccione Abrir tabla de contenido asociada.
  7. Ordene el panel superior por la columna Clase de mensaje y, a continuación, seleccione IPM. Configuration.MRM.
  8. En el panel inferior, ordene por la columna Nombre y, a continuación, busque la propiedad PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Haga doble clic en PR_ROAMING_XMLSTREAM, copie el XML en la sección Texto , péguelo en el Bloc de notas y, a continuación, guarde el contenido como un archivo .xml.
  10. Abra el archivo .xml en un explorador web para ver las etiquetas de directiva de retención reales que se aplican al buzón.

Comprobación de etiquetas personales aplicadas a carpetas o elementos individuales

También puede usar MFCMAPI para comprobar si las etiquetas de archivo o retención personales se aplican correctamente a las carpetas. Para ello, use pasos similares que se mencionan anteriormente, seleccione la carpeta afectada y compruebe sus propiedades en busca de etiquetas de archivo o etiquetas de retención. También puede hacerlo para mensajes de correo electrónico individuales.

Si trabaja con una directiva de archivo predeterminada que se aplica a todo el buzón de correo, no verá ninguna propiedad de directiva de archivo, como:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Estas propiedades solo son visibles si se aplica una etiqueta de archivo personal, una etiqueta de retención de carpetas predeterminada o una etiqueta de retención personal.

Recopilación de las estadísticas de carpetas de buzón de correo principal y de archivo

Para recopilar información sobre los elementos y directivas más antiguos que se aplican, ejecute los siguientes comandos:

  • Para el buzón principal:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Para el buzón de archivo:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

En la salida del comando, busque el elemento que tenga la fecha de recepción más antigua en cualquier carpeta determinada. Use las siguientes instrucciones:

  • Compruebe el elemento OldestItemReceivedDate de todas las carpetas que se encuentran en La parte superior del almacén de información, incluida la Bandeja de entrada, los elementos enviados, los Email no deseados y cualquiera de sus subcarpetas creadas por el usuario. Excluir elementos eliminados, contactos, calendario (solo reuniones periódicas) y tareas (solo tareas periódicas). A continuación, compare el valor de OldestItemReceivedDate con el valor retention age especificado en la directiva que no funciona.

    Nota:

  • Para los elementos que se encuentran en la carpeta Elementos recuperables , compruebe en su lugar oldestItemLastModifiedDate y compárelo con la propiedad RetainDeletedItemsFor establecida en el buzón afectado.

En la salida, compruebe también qué directivas se aplican a las carpetas y determine si las etiquetas personales deshabilitadas, las etiquetas personales activas o incluso las directivas de cumplimiento de retención invalidan la directiva esperada. Revise las columnas siguientes:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

Estas columnas indican si se aplica una etiqueta de retención de carpetas predeterminada, una etiqueta de retención personal o una etiqueta de archivo personal a las carpetas. La columna RetentionFlags también puede mostrar:

  • Si se aplica una etiqueta de retención explícita o una etiqueta de archivo (las etiquetas explícitas indican que las directivas se aplican manualmente y no se heredan)
  • Si la mfa tiene que volver a examinar la carpeta

Nota:

Las directivas que se aplican a las carpetas del buzón de archivo se suelen heredar de las carpetas del buzón principal. Sin embargo, los usuarios pueden aplicar una etiqueta personal diferente a una carpeta dentro del buzón de archivo. Para obtener más información, vea Aplicar una etiqueta de retención a una carpeta del archivo.

Comprobación de los registros de diagnóstico de MRM

Para recopilar el registro de diagnóstico de MRM, ejecute el siguiente comando de PowerShell:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Revise el registro para determinar si se produjo algún error cuando MFA procesó el buzón. Compruebe la fecha del último error para determinar su relevancia para el problema actual.

Nota:

Si el registro contiene mensajes de error "incorrectos en el recurso", esto significa que el procesamiento del buzón está limitado. Debido al tamaño del buzón y al número de elementos que contiene, MRM está procesando el buzón muy lentamente. Desafortunadamente, la limitación es inevitable cuando se trabaja con buzones grandes.

Si no ve ningún registro y recibe un mensaje de error que indica "no se encontraron registros", esto significa que MRM procesó el buzón sin errores.

También debe comprobar las siguientes propiedades adicionales que pueden indicar si MFA procesó el contenido del buzón:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: el número de elementos individuales etiquetados o sin etiquetar por MFA en su última ejecución
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: el número de elementos que MFA actualizó con una etiqueta de archivo en su última ejecución
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: el número de elementos que MFA actualizó con una etiqueta de expiración (eliminación) en su última ejecución
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: el número de elementos de la carpeta Elementos eliminados que han expirado y se han movido automáticamente a la carpeta Elementos recuperables
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: el número de elementos que MFA eliminó de la carpeta Elementos recuperables en su última ejecución
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: el número de elementos que se han movido desde la bandeja de entrada o la parte superior del almacén de información del buzón principal a la bandeja de entrada o al almacén superior de información del buzón de archivo.
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: el número de elementos que se han movido de la carpeta Elementos recuperables del buzón principal a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo
  • ElcLastSuccessTimestamp: la última vez que MFA procesó el buzón sin errores (en el caso de la limitación de MRM, estos errores pueden ser temporales. Esto significa que los elementos se seguirán moviendo o eliminando, pero a una velocidad más lenta de lo habitual).

Para recuperar estas propiedades, ejecute los siguientes comandos de PowerShell. Estos comandos analizan el XML y devuelven las propiedades relacionadas con el ciclo de vida Email que comienzan por "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Si aún no puede resolver el problema, póngase en contacto con Soporte técnico de Microsoft.

Procedimientos recomendados

Se recomienda habilitar el buzón de archivo para una cuenta inmediatamente después de colocarlo en suspensión por juicio. Esto es especialmente cierto si el usuario tiene mucho tráfico de correo electrónico. Esto puede ayudar a evitar que la carpeta Elementos recuperables se llene y permitirá a los usuarios seguir siendo capaces de eliminar aún más elementos de su buzón principal. Además, se recomienda habilitar el archivado de expansión automática, en función de la licencia de Microsoft 365 del usuario.

Tenga en cuenta que la carpeta Elementos recuperables del buzón principal no debe tener la cuota máxima, ya que también puede impedir que MRM mueva elementos al archivo. Para obtener más información sobre los límites de carpeta de buzones de correo y los límites de almacenamiento de buzones, consulte límites de Exchange Online.