Inicio rápido: crear e implementar un bot de chat clásico

Nota:

Este artículo solo se aplica a la aplicación Microsoft Copilot Studio para Microsoft Teams. Para crear el primer agente en Copilot Studio, consulte Quickstart: Creación e implementación de un agente.

Copilot Studio permite a cualquier persona de la organización crear bots de chat en Microsoft Teams. El bot de chat tiene procesamiento de lenguaje natural (NLP) incorporado y una interfaz gráfica sin código. Con nuestra integración más reciente de Teams, puede crear, desarrollar, probar y publicar su chatbot en Teams desde la interfaz de Microsoft Teams.

Al crear un bot de chat, tenga en cuenta lo siguiente:

• Los tipos de preguntas que alguien formularía
• Las diferentes formas en que se hace una pregunta
• Las respuestas esperadas
• Si un usuario tiene o no preguntas o inquietudes posteriores

Para ayudarte a empezar a crear bots de chat de recursos humanos, en esta guía de inicio rápido se muestra cómo:

• Adapte su escenario y sus necesidades a lo que puede hacer un bot de chat
• Creación de un bot de chat en la aplicación Copilot Studio en Teams
• Crear y mejorar temas que respondan a preguntas comunes de estilo de recursos humanos
• Probar, publicar y compartir el bot de chat con su organización

El bot de soporte de RR. HH. es un amigable bot de chat de preguntas y respuestas que trae a un experto del departamento de RR. HH. cuando el personal de RR. HH. no puede ayudar. Un empleado puede hacerle una pregunta al bot de chat y el bot de chat responde con una respuesta si el bot de chat tiene contenido para ello.

Si el bot de chat no tiene una respuesta, el empleado puede enviar una consulta. La consulta se envía a un equipo predeterminado de expertos que responden a las notificaciones de consulta.

Situación

Trabaja en recursos humanos (HR) en Contoso y necesita crear un bot de chat de soporte técnico de RR. HH. en Microsoft Teams. El bot de chat responde a preguntas comunes sobre RR.HH., como el tiempo libre del empleado, con información relevante de la base de conocimiento interno de la empresa. El bot de chat se pone en contacto con expertos en rr. HH. y les notifica que un empleado necesita asistencia para escenarios poco comunes.

Una vez que se publica este bot de chat, los empleados de Contoso pueden acceder a la información de recursos humanos en Teams sin necesidad de buscar en la intranet de la empresa.

Instalación de la aplicación Copilot Studio en Microsoft Teams

Comience iniciando la aplicación Copilot Studio en Teams:

1. Vaya a la tienda de aplicaciones de Teams y busque "Microsoft Copilot Studio".

2. Seleccione Agregar o Open, si ya lo ha agregado, para la aplicación Microsoft Copilot Studio.

La aplicación se abre en la página principal de Copilot Studio. Los usuarios de Teams pueden crear bots de chat aquí sin salir de Teams.

Sugerencia

Selecciona los tres puntos (...) en la barra de aplicaciones de Teams para ver tus aplicaciones. Seleccione y mantenga presionado (o haga clic con el botón derecho) en el icono de Microsoft Copilot Studio y seleccione Pin. La aplicación Microsoft Copilot Studio aparece en la barra de aplicaciones. Ahora puede volver a la aplicación más fácilmente.

Crear un bot de chat nuevo en un equipo

1. Seleccione Empezar ahora en la página Inicio.

2. Elija qué equipo administra el bot de chat y seleccione Continuar. Puede crear un nuevo equipo si es necesario, antes de agregarle un bot de chat.

3. Seleccione el idioma deseado. Para obtener más información sobre cómo elegir idioma, consulte Soporte de idioma.

4. Escriba un nombre para el bot de chat, por ejemplo, "Bot de soporte técnico de Recursos Humanos".

5. Reemplace el icono predeterminado por uno más representativo, si lo desea.

6. Agregue indicaciones sugeridas, si lo desea.

7. Seleccione Crear.

Crear un tema sobre el tiempo libre de los empleados para preguntas habituales

Un bot de chat incluye una colección de temas que define cómo interactúa con los usuarios. Creemos un tema para responder a las preguntas de los empleados sobre tomarse un tiempo libre.

1. Seleccione Temas en el panel izquierdo.

2. Seleccione Nuevo tema>Desde en blanco.

3. Seleccione el recuadro Frases desencadenadoras para agregar frases.

4. Agregue frases desencadenadoras en el panel Frases desencadenadoras. Por ejemplo, introduzca las siguientes frases:

   • Necesito información sobre los permisos
   • Necesito ayuda con la indisponibilidad
   • ¿Cuántos días de vacaciones pagadas tengo?
   • ¿Cuáles son las fiestas nacionales?
   • Necesito una baja prolongada

   Las frases desencadenadoras para cada tema definen las formas en que los usuarios hacen las preguntas sobre ese tema. Estas frases son las que esperamos que utilicen los empleados para preguntar sobre el tiempo libre.

   Copilot Studio incluye funcionalidades de lenguaje natural integradas. Solo necesita definir algunas frases desencadenadoras sobre el tiempo de descanso y el bot de chat puede desencadenar con precisión el tema basado en la entrada del empleado.

5. Seleccione + para guardar las frases desencadenadoras. Cierre el panel Frases desencadenadores cuando haya terminado.

   El nodo Frases desencadenadores muestra las frases.

6. Seleccione Detalles en la barra de herramientas.

7. Asigne un nombre al tema Tiempo libre del empleado y escriba una descripción adecuada.

8. Cierre el panel Detalles .

9. Defina cómo interactúa el bot de chat con los empleados.

10. Seleccione Guardar. Tu nuevo tema se ha vuelto disponible.

Definir cómo interactúa el bot de chat

1. Introduzca el siguiente texto en el nodo de mensaje existente: "Puedo ayudar con preguntas relacionadas con el tiempo libre."

2. Seleccione el icono Agregar nodo (+) situado debajo del nodo de mensaje y, a continuación, seleccione Formular una pregunta para agregar un nodo de pregunta al tema.

3. Escriba "¿Qué información busca?" en el cuadro de texto Formular una pregunta . El empleado podría hacer esta pregunta.

4. En Opciones del usuario, agregue Vacaciones pagadas y Festivos nacionales como dos opciones.

   

   Las opciones del usuario se almacenan en una variable y el tema se ramificará, según la opción que elija el usuario. Puede cambiar el nombre de la variable para rastrearla mejor en el tema.

5. En la variable, en Guardar respuesta como, seleccione el icono de lápiz para editar las propiedades de la variable.

6. El panel Propiedades de variables se abre. Cambie el nombre de la variable TimeOffType. Cierre el panel Propiedades variables y verá los cambios reflejados en el lienzo de creación.

   

   Puede agregar diferentes respuestas para cada opción. Para vacaciones pagadas, el bot de chat puede dirigir a los empleados a un sitio web interno de RR. HH. para consultar políticas de tiempo libre pagado.

7. Agregue un nodo de mensaje específicamente para la rama Vacaciones pagadas con este mensaje para el usuario: Con referencia a las vacaciones pagadas, vaya a www.contoso.com/HR/PaidTimeOff para enviar solicitudes de tiempo libre.

8. Para agregar un nodo, seleccione el icono Agregar nodo (+) para finalizar la conversación con una encuesta. Seleccione Terminar la conversación, luego, Terminar con encuesta. Esta encuesta es la encuesta de satisfacción del cliente creada previamente en el bot de chat para su uso en temas.

9. En la ruta Días festivos nacionales, agregue un nodo de mensaje con el siguiente texto:

   National holidays for 2020:
   -   New Year's Day: January 1st
   -   Memorial Day: May 25th
   -   Independence day: July 4th
   -   Labor Day: September 7th
   -   Thanksgiving: November 26th - 27th
   -   Christmas Eve and Christmas Day: December 24th - 25th
   

10. Finalice este recorrido del tema también con una encuesta. Para agregar un nodo, seleccione el icono Agregar nodo (+) y, después, Finalizar la conversación y Finalizar con la encuesta.

Probar el bot de chat

Copilot Studio incluye un panel de prueba integrado que le permite probar el bot de chat en tiempo real.

1. Para abrir el panel de pruebas, seleccione Probar bot en la barra de herramientas.

2. Escriba "Necesito información sobre el tiempo de descanso".

   Aunque Necesito información sobre tiempo libre no coincide exactamente con ninguna frase de desencadenador, Copilot Studio procesa la entrada del usuario y desencadena el tema de tiempo libre del empleado.

   A medida que chatea con el bot de chat, verá dónde se encuentra en la conversación en tiempo real siguiendo los resaltados verdes.

3. Seleccione Vacaciones pagas.

   El tema se bifurca según la respuesta del usuario. Puede abrir la variable TimeOffType para ver el valor de Permiso remunerado por el usuario. Sin embargo, ¿qué ocurre si el usuario está buscando festivos nacionales en su consulta? Es posible que el usuario se sienta molesto si el bot de chat les pide que se repitan. Vamos a probarlo.

4. Seleccione el icono Restablecer en la parte superior del panel de pruebas.

5. Escriba "Necesito información sobre los días festivos nacionales".

   El bot de chat omite la respuesta sobre el tipo de vacaciones y proporciona información directamente sobre los días festivos nacionales. Este comportamiento se produce porque Copilot Studio admite la extracción de entidades y puede determinar que el usuario pregunta sobre los días festivos nacionales.

   

Mejorar el tema para gestionar consultas más complejas remitiendo la consulta a expertos en recursos humanos

Ahora que ya hemos abordado los aspectos básicos, agreguemos una opción más compleja al tema: permisos prolongados.

1. Vuelva al tema que creó.

2. En el nodo Pregunta , agregue una opción denominada "Salida extendida".

   

   Dado que la situación personal de cada empleado es diferente, las preguntas sobre el permiso prolongado requieren hablarlo con un experto en recursos humanos. Puede crear el bot de chat para conectar a los expertos en recursos humanos con sus empleados.

3. Agregue un nodo de mensaje que diga "El permiso prolongado necesita la aprobación de un experto en recursos humanos. Déjame conectarte con ellos".

   Los bots de chat de Copilot Studio pueden realizar acciones agregando acciones a un tema. En este ejemplo, añades una acción básica que notifica a un experto en recursos humanos. Esta acción básica envía una tarjeta adaptable al canal de expertos de recursos humanos en Teams para que los expertos sepan que un usuario necesita que se pongan en contacto con él.

   Puede crear la acción básica para enviar un mensaje a un canal de Teams y luego llamarlo con los datos de entrada adecuados.

4. Agregue un nodo de pregunta solicitando una descripción del problema y agregue el texto ¿Cómo describiría el problema?

5. Cambie el tipo de identificación a la respuesta completa del usuario.

6. Guarde la descripción en una variable denominada Description.

   

7. Agregue un nodo en la pregunta y seleccione Call a tool, Crear nuevo flujo, que inicia Power Automate.

8. Elija la plantilla Enviar un mensaje a un canal de Teams, luego seleccione Seguir.

   Es posible que tenga que autenticar la conexión a Teams. Seleccione Iniciar sesión en Este flujo se conectará a.

   La plantilla de flujo toma dos entradas del bot de chat, el asunto (título del mensaje) y el texto del mensaje (mensaje real) para publicar en el canal.

   1. En la definición del flujo Publicar un mensaje (v3), seleccione el ID de equipo y el ID de canal del equipo donde se debe publicar el mensaje.

   2. (Opcional) Agregue texto al mensaje además de la descripción especificada por el usuario, y completar el campo Mensaje.

   3. Asigne un nombre al flujo y guárdelo.

   4. Cierre el área de creación de flujo.

   Regresas al lienzo de edición.

9. Agregue un nodo bajo la pregunta y seleccione Llamar a una herramienta y, a continuación, seleccione el nuevo flujo.

10. Pase la variable que creó anteriormente llamada TimeOffType para el Asunto. Para Mensaje, seleccione la variable Description, que se recopila en el chat. Cuando el flujo publique un mensaje en el canal seleccionado, indica Permiso prolongado como título y el mensaje proporcionado por el empleado.

    Sugerencia

    Copilot Studio se integra directamente con Teams, por lo que el bot de chat sabe con qué usuario de Teams chatea. Esta función permite a los autores de chatbots crear respuestas de chatbot personales y personalizadas.

    Para usar el nombre de la persona que chatea con el bot de chat, hay una variable predefinida denominada bot. UserDisplayName que se puede usar como cualquier otra variable.

    Puede informar al empleado de que se ha informado a los expertos sobre su solicitud y que se pondrán en contacto con él.

11. Agregue un nodo de mensaje con el mensaje Hemos notificado al experto. Se pondrán en contacto con usted en breve..

12. Termine la conversación con una encuesta.

13. Guarde el tema.

Puede agregar más temas para que el bot de soporte de recursos humanos pueda responder más preguntas de los empleados de Contoso.

Sugerencia

Pruebe siempre el bot de chat para asegurarse de que funciona según lo previsto para la mejor experiencia de empleado. Verá un mensaje publicado en el canal de Teams cuando el flujo se ejecute en el lienzo de prueba.

Publicar su bot de chat

Publicar el bot de chat hace que las actualizaciones más recientes estén disponibles para los usuarios.

En el menú de navegación, seleccione Publicar. Seleccione Publicar de nuevo.

Debe realizar algunas acciones más para que el bot de chat esté disponible para los empleados.

Sugerencia

Si ya está conversando con el bot de chat, puede escribir "Comenzar de nuevo" después de publicar los cambios. Esto reinicia la conversación con el contenido más reciente.

Hacer que el bot de chat esté disponible para otros empleados

1. En la página Publicar , seleccione la opción para abrir el bot de chat. Puede probar su bot de chat antes de compartirlo.

2. Seleccione la opción para que el bot de chat esté disponible para otros usuarios. Aparece el panel de configuración de los canales Teams + Microsoft 365.

   1. Edite los detalles del bot de chat.

   2. Comparta su bot de chat con su equipo.

      Ver el bot de chat en la tienda de aplicaciones es una solución alternativa para probarlo, ya que no se requiere la aprobación del administrador y se evita cualquier tipo de correo no deseado al administrador.

   3. Una vez que esté totalmente satisfecho, comparta el bot de chat con su organización, lo que requiere la aprobación del administrador.

   Los empleados ahora pueden encontrar su bot de chat publicado en la tienda de aplicaciones de Teams.

Editar los detalles del bot de chat

En el panel de personalización, puede editar el icono de bot de chat que se muestra en Teams y cambiar las descripciones cortas y largas de su bot de chat. Estos ajustes se rellenan previamente con contenido inicial, pero pueden personalizarse.

Comparta su bot de chat con su equipo

1. Seleccione Agregar al <equipo>. Aparece un panel en el que puede configurar cómo el bot de chat saluda a los miembros del equipo.

2. Seleccione Agregar. Un mensaje indica que el bot de chat está disponible para el equipo. Puede cerrar el panel de configuración.

Compartir el bot de chat con su organización

Compartir el bot de chat con toda la organización hace que aparezca en la sección Built for your org (Compilado para la organización) de la tienda de aplicaciones de Teams. El acceso requiere la aprobación del administrador.

1. Seleccione Enviar para la aprobación de administrador.

2. Confirme que el icono de bot de chat, la descripción breve y la descripción larga son correctos.

3. Confirme que desea compartir el bot de chat con todos los miembros de la organización.

4. Envíelo para la aprobación de administrador. Esta parte del proceso no se puede completar de inmediato y requiere seguimiento con el administrador para su aprobación.

Busque el bot de chat en la tienda de aplicaciones de Teams

Una empleada llamada Melissa puede encontrar el bot de chat que ha creado en la tienda de aplicaciones de Teams.

Dependiendo de cómo haya compartido el chatbot, Melissa puede encontrarlo en la sección Extensiones de Copilot o en la sección Diseñado para su organización de la tienda de aplicaciones de Teams. Para que un bot de chat aparezca en la sección Built for your org (Compilado para la organización ), primero debe aprobarlo un administrador.

Melissa selecciona la aplicación de bot de chat y selecciona Agregar para mí. El chatbot aparece en la barra de la app de Teams.

El tema Saludo automáticamente le da la bienvenida a Melissa.

Sugerencia

Puede editar el tema Saludo para tener un mensaje de bienvenida personalizado.

El empleado habla con el bot de chat para preguntar sobre el tiempo libre

Melissa necesita tiempo libre en julio y agosto por motivos personales y introduce Información sobre necesidad de tiempo libre. Melissa selecciona Vacaciones pagadas y aparece un sitio web donde puede obtener más información sobre el tiempo libre pagado.

A continuación, el bot de chat recopila los datos de satisfacción del cliente y finaliza la conversación.

Melissa revisa el sitio de Recursos Humanos para buscar indisponibilidad remunerada y comprende que necesita un permiso ampliado. Melissa vuelve al bot de chat y escribe necesito licencia extendida.

El bot de chat le permite a Melissa saber que se necesita un experto en recursos humanos para la solicitud de permiso prolongado y le pide a Melissa una descripción de su problema.

El bot de chat notifica a un experto, quien se comunica con Melissa en breve.

Regrese a la perspectiva del autor y vaya al canal de expertos del equipo de RRHH.

Aquí vemos que el bot de chat ejecutó el flujo que agregó anteriormente y publicó la solicitud de Melissa en el canal.