Guardar actividades de Outlook en el CRM

Como vendedor, puede guardar todas las comunicaciones entrantes y salientes con sus clientes en el sistema CRM. De esta manera, todos los miembros de su empresa pueden ver las actividades relevantes y utilizarlas para crear servicios avanzados que le ayuden a vender más.

Pero actualizar el CRM con todas sus actividades en todos los canales de comunicación que utiliza es tedioso y requiere mucho tiempo. Por lo tanto, Copilot for Sales le permite guardar sus interacciones de Outlook (correos electrónicos y reuniones) en CRM con un solo clic.

Nota

• Si utiliza Dynamics 365 como CRM y guardó un correo electrónico en Dynamics 365, cualquier respuesta al correo electrónico se guarda automáticamente en CRM si la sincronización del lado del servidor está habilitada y si se selecciona cualquier opción que no sea No hay mensajes de correo electrónico en la pestaña Correo electrónico en Configuración de personalización en Dynamics 365.
• Si utiliza Dynamics 365 como CRM, puede guardar borradores de correos electrónicos y citas en Dynamics 365. El correo electrónico no se guarda en el CRM inmediatamente, sino sólo después de enviarlo. La cita se guarda inmediatamente en el CRM. Si actualiza la cita después de guardarla en CRM, los cambios se guardan en CRM automáticamente.
• No se admite guardar actividades de Outlook desde buzones de correo compartidos.
• Si utiliza Salesforce como CRM, no puede guardar borradores de correos electrónicos ni citas en Salesforce. Las respuestas a los correos electrónicos guardados y las actualizaciones de los eventos guardados tampoco se guardan automáticamente.
• No es posible guardar reuniones recurrentes en su CRM.
• Si ha guardado una actividad de Outlook (correo electrónico o cita) utilizando Dynamics 365 App for Outlook, no se muestra como guardada en Copilot for Sales. Debe guardar la actividad de Outlook usando Copilot for Sales. Si guarda la actividad de Outlook nuevamente usando Copilot for Sales, se crea un registro duplicado en CRM.

Guarde las actividades de Outlook desde la tarjeta destacada

Para sincronizar un correo electrónico o una reunión desde Outlook con su CRM, siga estos pasos:

1. Abra el correo electrónico o la reunión que desea guardar en el CRM y luego abra Copilot for Sales.

2. En la tarjeta Guardar correo electrónico en (CRM), seleccione Guardar.

   

   Si conectó Copilot for Sales a su entorno de Dynamics 365 y la sincronización del lado del servidor no está habilitada, se le solicitará que habilite la sincronización del lado del servidor para su buzón cuando guarde una actividad de Outlook por primera vez. Más información: Usar la sincronización del lado del servidor con Copilot for Sales

   Alternativamente, también puede guardar una actividad de Outlook en CRM desde una tarjeta de registro relacionada.

3. En Conectar a un registro, seleccione el registro al que desea conectar la actividad.

   De forma predeterminada, Copilot for Sales muestra sugerencias para cuentas y oportunidades relacionadas con contactos en la actividad. Se proporcionan algunas sugerencias basadas en IA para oportunidades solo cuando el contenido del correo electrónico y de la reunión está en inglés.

   Puede elegir uno de los registros propuestos para conectarse. También puede usar el cuadro de búsqueda para buscar y conectarse a otro registro de cualquier tipo de registro agregado a Copilot for Sales por su Administrador.

   Si desea guardar el correo electrónico o la reunión en CRM sin conectarse a un registro, seleccione Guardar sin conectar. El correo electrónico o la reunión seguirán asociados con los contactos en los campos Para, CC y CCO.

   Nota

   • Cuando busca un registro al que conectarse, los resultados de la búsqueda muestran el nombre del registro y los campos clave seleccionados por su administrador. Para obtener más información acerca de los campos clave, consulte Seleccionar campos clave para minivista.
   • Puede conectarse a todos los tipos de registros habilitados para actividades y agregados a Copilot for Sales por su Administrador. Para obtener más información sobre cómo agregar tipos de registros, consulte Agregar un nuevo tipo de registro (o un objeto de Salesforce).

   La tarjeta Contactos relacionados muestra los contactos en la actividad, ya que esta actividad se muestra en su línea de tiempo.

   

4. Seleccione Guardar.

   El correo electrónico o la reunión se conecta al registro seleccionado y se guarda en el CRM. La tarjeta Conectado a muestra el registro conectado y su tipo.

   

   Nota

   • Si usa Salesforce como CRM y el correo electrónico mejorado está desactivado, es posible que aparezca un mensaje de error al guardar las actividades de Outlook. Para obtener información sobre cómo resolver el error, consulte Correo electrónico mejorado desactivado. Si se ha puesto en contacto con el soporte técnico de Microsoft para guardar las actividades de Outlook sin activar el correo electrónico mejorado, la actividad se guardará como un registro de tarea en Salesforce. Si el correo electrónico mejorado está activado, la actividad se guarda como un registro de mensaje de correo electrónico.

   • Si guarda un correo electrónico en Salesforce CRM y la cantidad de caracteres en el cuerpo del correo electrónico de Outlook (incluido el marcado HTML) supera la cantidad máxima de caracteres que se permite almacenar en los registros de correo electrónico de Salesforce, el correo electrónico se trunca y luego se guarda. Se muestra un mensaje en la tarjeta Conectado a sobre cómo truncar el correo electrónico.

   

Guarde las actividades de Outlook desde una tarjeta de registro relacionada

Copilot for Sales muestra registros relacionados con los contactos guardados en el correo electrónico en sus respectivas tarjetas tipo de registro. Puede guardar el correo electrónico en el CRM desde estas tarjetas.

Nota

Si ya guardó el correo electrónico o la reunión en CRM desde la tarjeta destacada, no podrá volver a guardarlo desde la tarjeta de registro relacionada.

1. Abra el correo electrónico o la reunión que desea guardar en el CRM y luego abra Copilot for Sales.

2. En la tarjeta (tipo de registro), coloque el cursor sobre el registro en el que desea guardar el correo electrónico o la reunión, seleccione Más acciones (.. .), y luego seleccione Guardar correo electrónico en (CRM). Por ejemplo, si quiere guardar el correo electrónico en la cuenta, pase el ratón sobre la cuenta en la tarjeta Cuentas, seleccione Más acciones (...), y luego seleccione Guardar correo electrónico en (CRM).

   También puede seleccionar un registro para abrir sus detalles y luego seleccionar Más acciones (…) >Guardar correo electrónico en (CRM).

3. El correo electrónico o la reunión se conecta al registro seleccionado y se guarda en el CRM. La tarjeta Conectado a muestra el registro conectado y su tipo.

Guardar actividades de Outlook mediante acciones rápidas de CRM en banners de correo electrónico

Cuando lea un correo electrónico de un cliente procedente de contactos externos y no lo haya guardado en su CRM, el mensaje de banner que aparece en la parte superior del correo electrónico le permitirá guardarlo mediante acciones rápidas de CRM.

1. Abra o redacte un correo electrónico con al menos un contacto externo.

2. En el mensaje de banner, seleccione Guardar este correo electrónico.

3. En el panel Copilot for Sales, en Conectarse a un registro, seleccione el registro al que desea conectar la reunión.

   

4. Seleccione Guardar.

Actualmente, los mensajes de banner con acciones rápidas de CRM están disponibles en hasta dos correos electrónicos externos por día. Si desea desactivar estos banners, pídale a su Administrador que los desactive.

Nota

Esta capacidad se está implementando gradualmente y se espera que esté disponible para todos los usuarios a finales de mayo de 2024

Cambiar el registro conectado

Si necesita cambiar el registro al que está conectada la actividad, seleccione Mas acciones (...) >Cambiar registro conectado y luego seleccione otro registro para conectar el correo electrónico o la reunión.

Nota

Si guarda un correo electrónico en Salesforce CRM, no puede cambiar el registro conectado.

Quitar el correo electrónico guardado de CRM

Si ha conectado Copilot for Sales a su entorno de Dynamics 365 y tiene la sincronización del lado del servidor habilitada, puede eliminar los correos electrónicos guardados y las reuniones que ya no son relevantes del CRM usando Copilot for Sales. Este paso le ayuda a mantener su CRM limpio y actualizado.

1. Abra el correo electrónico o la reunión que guardó en el CRM y luego abra Copilot for Sales.

2. Seleccione la pestaña Dynamics 365.

3. En la tarjeta Conectado a, seleccione Mas acciones (...) >Eliminar correo electrónico de Dynamics 365.

   

   Este paso elimina el correo electrónico de Dynamics 365 y se muestra un mensaje de confirmación.