Definir el ámbito del proyecto

Diagrama de recorrido de la actualización, que resalta la fase de definición del proyecto.

Este artículo forma parte de la fase de definición de proyecto del recorrido de la actualización, una actividad que completa después de crear una coalición de patrocinadores y un equipo de proyecto de las partes interesadas que ha identificado son clave para el éxito del proyecto. Antes de continuar, confirma que has completado las siguientes actividades:

Dedicar tiempo a definir la visión, el ámbito, los objetivos y el gobierno del proyecto ayudará a garantizar que todas las partes interesadas del proyecto estén alineadas y trabajen hacia los mismos resultados finales. Esto es especialmente crítico, dado que el equipo de preparación técnica y el equipo de preparación del usuario trabajarán de forma independiente para reunir sus respectivas partes. Después de completar esta sección, remítalo a todo el proyecto para asegurarse de que va por el buen camino para lograr el estado final que quería. Use los objetivos que identifique a continuación para medir sus resultados y mitigarlos según sea necesario.

   
Un icono que representa los puntos de decisión.
Puntos de decisión
  • ¿Qué desea lograr con este proyecto (es decir, por qué lo hace)?
  • ¿Qué aspecto tiene el éxito?
  • ¿Cuáles son los riesgos y cuál es su plan para mitigar esos riesgos?
Un icono que representa los pasos siguientes.
Pasos siguientes
  • Hable de las siguientes secciones con el equipo del proyecto y los patrocinadores.
  • Documente su visión, alcance, objetivos y riesgos para este proyecto.
  • Vuelva a visitar el equipo del proyecto para validar que ha contratado al equipo adecuado.

Visión del proyecto

Su visión es el "panorama general" o el eventual estado final que responde a la pregunta"¿ Por qué estamos haciendo este proyecto?" Una visión ideal trata los impulsores de negocios de su organización y perspectivas de adición de valor para el usuario, como se muestra en los ejemplos siguientes:

  • Controlador empresarial de la organización: la estandarización en Microsoft Teams se alinea con nuestra transformación del lugar de trabajo digital y nos permite aumentar la eficiencia operativa, eliminar soluciones redundantes y ahorrar 5 millones de dólares.
  • Valor de usuario: Microsoft Teams (1) ahorra tiempo proporcionando una única ubicación para notas del proyecto, documentos de Office, miembros del equipo, conversaciones y reuniones; (2) simplifica la comunicación mediante una lista de contactos centralizada y un seguimiento persistente del chat para acceder rápidamente a sus conversaciones, y (3) alivia la frustración de intentar encontrar que los datos adjuntos de correo electrónico perdidos almacenando y accediendo a los archivos en un solo lugar.

Ten en cuenta los siguientes puntos de discusión para ayudarte a refinar tu visión:

  • Descripción del proceso empresarial actual

  • Retos con el proceso empresarial existente

  • De qué manera la tecnología puede ayudar a alcanzar estos retos.

  • Los resultados empresariales que se esperan y que se pueden medir si se superan los retos.

Propina

Identifique casos de uso y personas para refinar aún más la visión del proyecto.

Ámbito del proyecto

Es posible que su visión solo se realice con el tiempo, a través de varias fases. El ámbito del proyecto define el foco del proyecto en este momento y sirve para mantener el equipo del proyecto centrado en sus tareas actuales, lo que le permite realizar su visión a largo plazo. Por ejemplo, puede que su ámbito le pida que ejecute una prueba piloto, implemente una carga de trabajo específica, como voz o reuniones, o habilite Teams junto con Skype Empresarial a medida que planee la actualización a lo largo del tiempo. Como parte del ámbito del proyecto, debe evaluar:

  • Los distintos modos de coexistencia, y que serían óptimos para su organización.
  • La mejor forma de que Skype Empresarial y Teams coexistan antes de pasar a Teams.
  • Si debe realizar una prueba piloto para validar la preparación técnica y de usuario en su organización.

Objetivos del proyecto

Sus objetivos definen el resultado que desea y le permiten medir el éxito del proyecto. Los objetivos pueden definirse como objetivos y resultados clave (OKRs), y las medidas de éxito del proyecto se pueden definir como indicadores clave de éxito (KSI). Es esencial que usted obtenga la plena participación de las partes interesadas del proyecto en la definición de okrs y KSIs, para ayudar a garantizar que sienten un sentido de propiedad y alinear estas medidas de éxito con las tareas definidas del proyecto. Los objetivos deben incluir una mezcla de éxitos técnicos y centrados en el usuario.

  • Las ODR contienen los objetivos que establezca al principio del proyecto y los resultados clave que mida según una cadencia definida (por ejemplo, mensual o trimestral). Al revisar los resultados clave, puede asegurarse de que las entregas del proyecto están programadas, o identificar y mitigar problemas para que el proyecto vuelva a estar en el buen camino. Por lo general, los OKR se categorizan como "logrados" o "no logrados".
  • Las KSI miden la calidad y el éxito de los resultados clave y complementan la naturaleza binaria de los OKRs detallando buenos y/o malos resultados. Al definir KSIs, le recomendamos que use criterios "específicos, mensurables, asignables, realistas y relacionados con el tiempo" (SMART):
    • Específico: destinar un área específica para la mejora
    • Mensurable: cuantificar o al menos sugerir un indicador de progreso
    • Asignable: especificar quién lo hará
    • Realista: indicar qué resultados se pueden lograr de forma realista, teniendo en cuenta los recursos disponibles
    • Relación temporal: especificar cuándo se pueden obtener los resultados

En la tabla siguiente se muestran ejemplos de okrs y KSIs para las fases iniciales de un proyecto de actualización de Skype Empresarial a Teams.

Objetivo Resultado clave Tareas pendientes
Pilot Teams junto con Skype Empresarial, en modo de solo colaboración FY19Q2: piloto de 500 usuarios realizado y completado
  • Identificar usuarios piloto
  • Crear un plan de prueba piloto
  • Habilitar usuarios piloto en Teams
  • Implementar el piloto
  • Ejecutar una encuesta piloto de comentarios
  • Medir el éxito piloto
Ejecutar correctamente el modo de solo colaboración para todos los usuarios de la organización junto con Skype Empresarial
  • El 60 % de los usuarios de Skype Empresarial usan Teams en un plazo de 30 días desde la implementación
  • La satisfacción del usuario con Teams es ≥80 %
  • Diseñar y ejecutar un amplio plan de comunicación y formación
  • Habilitar todos los usuarios de Teams en modo de solo colaboración
  • Realizar un seguimiento del uso mensual
  • Recopilar comentarios de los usuarios
  • Supervisar el estado y la calidad de la red
  • Mitigar según sea necesario
Tipo Indicador clave de éxito Cómo se miden Criterios de éxito Medidos
Red y calidad El porcentaje de llamadas de audio deficientes debe ser mínimo Panel de calidad de llamadas (CQD) <El 3 % de las llamadas malas con Teams Semanalmente y luego mensualmente
Uso y conciencia La experiencia de chat, reuniones y llamadas es igual o mejor que Skype Empresarial Encuesta El 80% está de acuerdo o totalmente de acuerdo Semanal a través del piloto, posterior al lanzamiento
Uso y adopción Los usuarios utilizan la solución activamente Informes de Microsoft 365 o CQD Participación del 90% de los usuarios piloto, mejor que la solución actual Semanalmente y luego mensualmente
Uso y aprendizaje Tuve recursos adecuados de aprendizaje o ayuda para usar Teams correctamente Encuesta posterior al piloto El 80% está de acuerdo o totalmente de acuerdo Después del piloto, después del lanzamiento
Satisfacción del usuario Recomiendo Teams a otros usuarios Net Promoter Score (NPS) mediante encuesta post pilot NPS > 0 Después del piloto, después del lanzamiento
Controlador de empresa Ahorro de costos Cuentas por pagar $X millones de gastos en costes en soluciones de terceros Seis meses, un año y cinco años después del lanzamiento

Propina

Para ayudar a garantizar que su proyecto se mantenga en el buen camino, considere la posibilidad de definir hitos más pequeños y a corto plazo, además de objetivos más grandes y a largo plazo. Esto puede incluir métricas que capturará como parte del piloto de usuario. Cuando considere la escala de tiempo, use el Mapa de ruta de Microsoft 365 si está esperando características que aún no están disponibles en Teams.

Riesgos y mitigación

Con cualquier proyecto, eventos imprevistos u otros factores pueden surgir y hacer que su proyecto no siga por buen camino. Es importante evaluar de forma proactiva los riesgos potenciales y definir un plan de mitigación para superar los problemas que puedan surgir, para que el proyecto pueda continuar hacia sus objetivos. Un registro de riesgos es una herramienta excelente para realizar un seguimiento de los riesgos del proyecto, junto con la probabilidad de que sean y su impacto potencial, y capturar su plan de mitigación. En la tabla siguiente se muestra un registro de riesgos de ejemplo.

Riesgo Probabilidad Impacto General Plan de mitigación
Calidad de red Medio Alto Alto Ejecutar un ejercicio de planificación de red.
Poca adopción por parte de los usuarios Alto Alto Alto Trabajar de forma proactiva con los usuarios durante las fases piloto y de implementación; implementar una campaña específica de concienciación y capacitación para crear deseo.

Línea de tiempo

A medida que ve el recorrido de la actualización, asegúrese de establecer una escala de tiempo para hitos clave (por ejemplo, habilitar Teams junto con Skype Empresarial para todos los usuarios) además de la fecha de finalización. Una escala de tiempo definida ayuda al equipo del proyecto a lograr un estado final coherente e informa de la programación correcta de la reescuesta, lo que ayuda a garantizar que el proyecto siga el buen camino. Considere la posibilidad de una escala de tiempo que no esté demasiado acelerada (donde es posible que se pasen por alto las tareas) o demasiado distante (donde se podría perder el impulso). Las cuentas de escala de tiempo ideales para:

  • Preparación del producto para los requisitos de escenarios de usuario y cumplimiento: consulte el plan de desarrollo del producto para evaluar cuándo estará preparado Teams para su organización.
  • Grupos de actualización: determine si va a habilitar Teams o actualizar usuarios por grupos de actualización, lo que podría afectar a la escala de tiempo del recorrido general de la actualización.
  • Factores organizativos como la congelación de cambios, el final del año fiscal, los ciclos de vida de implementación: analice y tenga en cuenta los procesos internos que podrían influir en la escala de tiempo de actualización.
  • Otros cambios que se producen al mismo tiempo o en torno a ellos: considere la posibilidad de agrupar cambios o espaciado para facilitar una experiencia de usuario positiva y minimizar cualquier impacto en la productividad.
  • Recursos: confirme la asignación de recursos con las partes interesadas del proyecto para asegurarse de que el equipo del proyecto que ha reunido tiene suficiente ancho de banda para completar todas las tareas necesarias.

Como punto de referencia, se proporciona una línea de tiempo de muestra para las fases previas a la actualización, la actualización y la posterior a la actualización del trayecto de Upgrade Pro, que te recomendamos que ajustes según sea necesario para adaptarla a las necesidades específicas de tu organización.

Después de completar las actividades descritas anteriormente, debería tener una base sólida para el proyecto. Continúe con su preparación técnica y las actividades de planificación de preparación organizativa .

Skype Empresarial Online se retiró el 31 de julio de 2021. Para maximizar la realización de los beneficios y asegurarse de que su organización tiene el tiempo adecuado para completar la actualización, le recomendamos que empiece su viaje a Microsoft Teams hoy mismo.