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Implementar carpetas compartidas y escenarios de buzón compartido en un complemento de Outlook

En este artículo se describe cómo implementar carpetas compartidas (también conocidas como acceso delegado) y escenarios de buzón compartido en el complemento de Outlook, incluidos los permisos que admite la API de JavaScript de Office.

Nota:

La compatibilidad con carpetas compartidas se introdujo en el conjunto de requisitos 1.8, mientras que la compatibilidad con buzones compartidos se introdujo en el conjunto de requisitos 1.13. Para obtener información sobre la compatibilidad con clientes para estas características, consulte Clientes y plataformas compatibles.

Plataformas y clientes admitidos

En la tabla siguiente se muestran las combinaciones de cliente y servidor admitidas para esta característica, incluida la actualización acumulativa mínima necesaria cuando corresponda.

Cliente Exchange Online Exchange 2019 local
(Actualización acumulativa 1 o posterior)		 Exchange 2016 local
(Actualización acumulativa 6 o posterior)
Explorador web (interfaz de usuario moderna de Outlook) Compatible No aplicable No aplicable
Explorador web (interfaz de usuario clásica de Outlook) No aplicable
  • Carpetas compartidas: admitidas
  • Buzones compartidos: no aplicables
  • Carpetas compartidas: admitidas
  • Buzones compartidos: no aplicables
nuevo Outlook en Windows Compatible No aplicable No aplicable
Windows (clásico)
Carpetas compartidas: versión 1910 (compilación 12130.20272) o posterior

Buzones compartidos: versión 2304 (compilación 16327.20248) o posterior		 Compatible Soportado* Soportado*
Mac
Versión 16.47 o posterior		 Compatible Compatible Compatible
Android No aplicable No aplicable No aplicable
iOS No aplicable No aplicable No aplicable

Nota:

* La compatibilidad con esta característica en un entorno de Exchange local está disponible a partir de la versión clásica de Outlook en Windows 2206 (compilación 15330.20000) para el canal actual y la versión 2207 (compilación 15427.20000) para el canal mensual de empresa.

Configuraciones admitidas

En las secciones siguientes se describen las configuraciones de buzones compartidos y carpetas compartidas que admiten el uso de complementos. Es posible que las API de características no funcionen como se esperaba en otras configuraciones. Seleccione la plataforma que desea aprender a configurar.

Carpetas compartidas

El propietario del buzón debe proporcionar primero acceso a un delegado.

Una vez proporcionado el acceso, el delegado debe seguir las instrucciones descritas en Acceso al buzón de otra persona.

En outlook nuevo en Windows, de forma predeterminada, los buzones compartidos asignados automáticamente por un administrador se agregan como carpetas compartidas. Esto significa que, aunque un usuario puede leer y enviar mensajes desde el buzón compartido, no puede administrar la configuración del buzón. Para administrar la configuración, un usuario debe promover el buzón compartido a una cuenta completa. Para obtener más información, vea Administrar la configuración del buzón compartido en la nueva Outlook.

Buzones compartidos

Un buzón compartido permite a un grupo de usuarios supervisar y enviar fácilmente mensajes e invitaciones a reuniones mediante una dirección de correo electrónico compartida.

En Outlook en la Web, se puede abrir un buzón compartido en el mismo panel que el buzón principal de un usuario o en una pestaña o ventana del explorador independiente. Para obtener instrucciones, consulte Abrir y usar un buzón compartido en Outlook en la Web.

En el nuevo Outlook en Windows, se accede a un buzón compartido desde el panel de carpetas del cliente. Un administrador puede agregar automáticamente un buzón compartido o agregarlo manualmente el usuario. Los buzones que se agregan manualmente se configuran automáticamente como cuentas completas en el cliente de Outlook, de modo que los usuarios puedan administrar la configuración del buzón. Por el contrario, de forma predeterminada, los buzones compartidos agregados por un administrador se configuran como carpetas compartidas. Si un usuario quiere administrar la configuración del buzón de correo, debe promover la carpeta compartida a una cuenta completa en el cliente. Para obtener más información, vea Administrar la configuración del buzón compartido en la nueva Outlook.

Configuración del manifiesto

Para implementar escenarios de carpeta compartida y buzón compartido en el complemento, primero debe configurar la compatibilidad con la característica en el manifiesto. El marcado varía en función del tipo de manifiesto que use el complemento.

Nota:

La implementación de escenarios de carpetas compartidas y buzones compartidos con un manifiesto unificado para Microsoft 365 solo se admite actualmente en Outlook clásico en Windows. Para otras plataformas admitidas, use el manifiesto de solo complemento en su lugar.

Agregue un objeto adicional a la "authorization.permissions.resourceSpecific" matriz. Establezca su "name" propiedad en "Mailbox.SharedFolder" y su "type" propiedad en "Delegated".

"authorization": {
  "permissions": {
    "resourceSpecific": [
      ...
      {
        "name": "Mailbox.SharedFolder",
        "type": "Delegated"
      },
    ]
  }
},

Identificar si se comparte una carpeta o un buzón

Para poder ejecutar operaciones en una carpeta compartida o un buzón compartido, primero debe identificar si se comparte la carpeta o el buzón actual. Para determinar esto, llame a Office.context.mailbox.item.getSharedPropertiesAsync en un mensaje o cita en modo de redacción o lectura. Si el elemento está en una carpeta compartida o un buzón compartido, el método devuelve un objeto SharedProperties que proporciona los permisos del usuario, la dirección de correo electrónico del propietario, la dirección URL base de la API REST y la ubicación del buzón de destino.

Nota:

En Outlook en la Web y en Windows (nuevo y clásico), dependiendo de cómo se acceda a la carpeta o buzón compartidos, el getSharedPropertiesAsync método puede requerir que se cumplan ciertas condiciones en el modo message Compose. Para obtener más información, vea la sección "Modo de Compose de mensajes" en Limitaciones.

En el ejemplo siguiente se llama al getSharedPropertiesAsync método para identificar al propietario del buzón de correo y los permisos del usuario del buzón delegado o compartido.

Office.context.mailbox.item.getSharedPropertiesAsync((result) => {
  if (result.status === Office.AsyncResultStatus.Failed) {
    console.error("The current folder or mailbox isn't shared.");
    return;
  }
  const sharedProperties = result.value;
  console.log(`Owner: ${sharedProperties.owner}`);
  console.log(`Permissions: ${sharedProperties.delegatePermissions} `);
});

Permisos admitidos

En la tabla siguiente se describen los permisos que getSharedPropertiesAsync admiten los delegados y los usuarios de buzones compartidos.

Permiso Valor Descripción
Lectura 1 (000001) Puede leer elementos.
Escritura 2 (000010) Puede crear elementos.
DeleteOwn 4 (000100) Solo puede eliminar los elementos que crearon.
DeleteAll 8 (001000) Puede eliminar cualquier elemento.
EditOwn 16 (010000) Solo puede editar los elementos que creó.
EditAll 32 (100000) Puede editar cualquier elemento.

Nota:

Actualmente, la API admite la obtención de permisos existentes, pero no la configuración de permisos.

La enumeración DelegatePermissions devuelta por la propiedad delegatePermissions se implementa mediante una máscara de bits para indicar los permisos. Cada posición de la máscara de bits representa un permiso determinado y, si se establece 1en , el usuario tiene el permiso correspondiente. Por ejemplo, si el segundo bit de la derecha es 1, el usuario tiene permiso de escritura .

Realizar una operación como usuario delegado o de buzón compartido

Una vez que haya identificado que el elemento de correo actual está en una carpeta compartida o un buzón compartido, el complemento puede realizar las operaciones necesarias en el elemento dentro del entorno compartido. Para ejecutar operaciones en un elemento en un contexto compartido, primero debe configurar el permiso del complemento en el manifiesto. A continuación, use Microsoft Graph para completar las operaciones.

Nota:

  • Exchange Web Services (EWS) no se admite en escenarios de carpetas compartidas y buzones compartidos.

  • En escenarios delegados o compartidos, un delegado puede obtener las categorías de la lista maestra de Outlook , pero no puede agregar ni quitar categorías de la lista.

Configuración de los permisos del complemento

Para usar los servicios de Microsoft Graph, un complemento debe configurar el permiso de buzón de lectura y escritura en su manifiesto. El marcado varía en función del tipo de manifiesto que use el complemento.

  • Manifiesto unificado para Microsoft 365: establezca la "name" propiedad de un objeto de la "authorization.permissions.resourceSpecific" matriz "Mailbox.ReadWrite.User"en .
  • Manifiesto de solo complemento: establezca el elemento Permissions en ReadWriteMailbox.

Usar Microsoft Graph

Para implementar los escenarios de carpeta compartida y buzón compartido, use Microsoft Graph para acceder a información y recursos adicionales del buzón. Por ejemplo, puede usar Microsoft Graph para obtener el contenido de un mensaje de Outlook adjunto a un mensaje en un buzón donde un usuario tiene acceso delegado. Para obtener instrucciones sobre cómo usar Microsoft Graph, consulte Información general sobre Microsoft Graph y la API de correo de Outlook en Microsoft Graph.

Sugerencia

Para acceder a las API de Microsoft Graph desde el complemento, use MSAL.js autenticación de aplicaciones anidadas (NAA). Para más información, consulte Habilitación del inicio de sesión único en un complemento de Office mediante la autenticación de aplicaciones anidadas (versión preliminar).

Compatibilidad con complementos en escenarios de carpetas compartidas y buzones compartidos

La disponibilidad de los complementos en una carpeta compartida o un buzón compartido varía según el escenario y el cliente de Outlook.

Sugerencia

Para obtener más información sobre dónde hacen y no se activan los complementos en general, consulte la sección Elementos de buzón disponibles para complementos de la página de información general de los complementos de Outlook.

Complementos en escenarios de carpetas compartidas

En la tabla siguiente se describe la disponibilidad de los complementos en escenarios de carpetas compartidas.

Escenario Disponibilidad de complementos
La carpeta bandeja de entrada se comparte con un delegado Los complementos están disponibles para el delegado en modo de lectura de mensajes.
La carpeta Borradores se comparte con un delegado Los complementos están disponibles para el delegado en modo de redacción de mensajes.
(Solo Outlook nuevo en Windows) El buzón compartido lo asigna automáticamente un administrador y el usuario no lo promueve a una cuenta completa. Vea los comportamientos descritos en la columna "Web: misma pestaña o ventana, Windows (nuevo): buzón no promocionado, Windows (clásico) y Mac" de complementos en escenarios de buzón compartido.
El calendario se comparte explícitamente con un delegado (es posible que el buzón completo no se comparta) Los complementos están disponibles para el delegado en los modos de lectura y redacción de citas.
El calendario se comparte con un grupo de usuarios con acceso diferente (por ejemplo, se hace editable en una lista de distribución determinada o en toda la organización). Los complementos están disponibles para los usuarios con permisos indirectos o implícitos en los modos de lectura y redacción de citas.

Complementos en escenarios de buzón compartido

En la tabla siguiente se describe la disponibilidad de los complementos en escenarios de buzón compartido en varios clientes de Outlook. Tenga en cuenta que el comportamiento de Outlook en la Web puede diferir en función de si el buzón compartido se abre en el mismo panel que el buzón principal del usuario o en una pestaña o ventana independiente mediante la opción Abrir otro buzón. Del mismo modo, el comportamiento de la nueva Outlook en Windows también puede diferir en función de si el buzón compartido se agregó o promovió como una cuenta completa en el cliente.

Escenario Clientes de Outlook aplicables
  • Web: misma pestaña o ventana
  • Windows (nuevo): no promocionado
  • Windows (clásico)
  • Mac
 Clientes de Outlook aplicables
  • Web: pestaña o ventana independiente
  • Windows (nuevo): promocionado
Complemento instalado por el usuario Los usuarios no pueden instalar complementos en un buzón compartido. Los complementos instalados por un usuario se agregan al buzón principal del usuario. Los usuarios no pueden instalar complementos en un buzón compartido. La tienda de Microsoft 365 y Copilot en la aplicación no aparece en la cinta de opciones del buzón.
Complemento instalado por un administrador Los administradores no deben implementar complementos en un buzón compartido. En su lugar, deben implementar un complemento en el buzón principal del usuario. A continuación, el usuario puede usar el complemento en un buzón compartido siempre y cuando el complemento cumpla determinados requisitos (consulte los siguientes escenarios para la disponibilidad de complementos en los modos de lectura y redacción). Se aplican la misma limitación y recomendación en otras plataformas (consulte la columna anterior).
Complemento usado en modo de lectura El manifiesto de un complemento debe configurarse para admitir escenarios de buzón compartido. Para obtener más información, vea Configurar el manifiesto. El usuario o administrador debe instalar el complemento en el buzón principal del usuario. Se aplican la misma configuración y comportamiento de manifiesto en otras plataformas (consulte la columna anterior).
Complemento usado en el modo de redacción En Outlook en la Web (buzón abierto en la misma ventana) y en Windows (nuevo y clásico), los complementos instalados en el buzón principal del usuario que admiten el modo de redacción están disponibles para su uso. El manifiesto de un complemento no necesita configuración adicional para admitir escenarios de buzón compartido.

Sin embargo, en Outlook en Mac, se debe configurar el manifiesto de un complemento para admitir escenarios de buzón compartido. Para obtener más información, vea Configurar el manifiesto.		 El manifiesto de un complemento debe configurarse para admitir escenarios de buzón compartido. Para obtener más información, vea Configurar el manifiesto. El usuario o administrador debe instalar el complemento en el buzón principal del usuario.
Plantillas creadas mediante el complemento Mis plantillas Esto solo se aplica a Outlook en la Web y en Windows (nuevo y clásico), ya que el complemento Mis plantillas no se admite en buzones compartidos en Outlook en Mac.

Las plantillas creadas se guardan en el buzón principal del creador. Aunque el creador puede usar estas plantillas en sus buzones principal y compartido, otros usuarios que tienen acceso al buzón compartido no pueden acceder a estas plantillas. Para obtener más información, vea Crear una plantilla de mensaje de correo electrónico.		 Las plantillas creadas se guardan en el buzón compartido. Cualquier persona con acceso al buzón compartido puede editar o usar estas plantillas si abre el buzón con Abrir otro buzón en Outlook en la Web, o si el buzón se promueve a una cuenta completa en outlook nuevo en Windows. Nadie puede acceder a estas plantillas compartidas, incluido el creador de plantillas, desde otras plataformas. Esto incluye Outlook en la Web, si el buzón compartido se abre en la misma pestaña que el buzón principal del usuario, y la nueva Outlook en Windows, si el buzón compartido no se promovió a una cuenta completa. Por el contrario, no se puede acceder a las plantillas creadas en otras plataformas desde un buzón compartido abierto mediante la opción Abrir otro buzón o desde un buzón compartido promocionado. Para obtener más información, vea Crear una plantilla de mensaje de correo electrónico.
Complementos predeterminados en Outlook En Outlook en la Web y en Windows (nuevo y clásico), los complementos de Outlook predeterminados están disponibles para su uso en un buzón compartido. Los complementos predeterminados de Outlook pueden incluir Mis plantillas, Cancelar suscripción y Elementos de acción. Tenga en cuenta que es posible que algunos complementos predeterminados no aparezcan en su organización.

En Outlook en Mac, los complementos predeterminados no están disponibles en un buzón compartido.		 Los complementos predeterminados están disponibles en un buzón compartido.

Limitaciones

En función de los escenarios del complemento, hay algunas limitaciones que debe tener en cuenta al controlar las situaciones de carpetas compartidas o buzones compartidos.

Modo de Compose de mensajes

En el modo message Compose, getSharedPropertiesAsync no se admite en Outlook en la Web ni en Windows (nuevo y clásico) a menos que se cumplan las condiciones siguientes.

  • Delegar acceso/Carpetas compartidas

    1. El propietario del buzón inicia un mensaje. Puede ser un mensaje nuevo, una respuesta o un reenvío.
    2. Guardan el mensaje y lo mueven de su propia carpeta Borradores a una carpeta compartida con el delegado.
    3. El delegado abre el borrador de la carpeta compartida y, a continuación, continúa redactando.

  • Buzón compartido abierto en el mismo panel que el buzón principal del usuario (Web, Windows clásico) o buzón compartido que no se ha promocionado a una cuenta completa (nueva Windows)

    1. Un usuario de buzón compartido inicia un mensaje. Puede ser un mensaje nuevo, una respuesta o un reenvío.
    2. Guardan el mensaje y lo mueven de su propia carpeta Borradores a una carpeta del buzón compartido.
    3. Otro usuario de buzón compartido abre el borrador del buzón compartido y, a continuación, continúa redactando.

    Nota:

    El getSharedPropertiesAsync método se admite en las siguientes plataformas sin condiciones adicionales.

    • Outlook en la Web cuando se abre el buzón compartido en una pestaña o ventana independiente mediante la opción Abrir otro buzón.
    • nuevo Outlook en Windows cuando el buzón compartido se promueve a una cuenta completa.

Una vez que se cumplen estas condiciones, el mensaje pasa a estar disponible en un contexto compartido y los complementos que admiten estos escenarios compartidos pueden obtener las propiedades compartidas del elemento. Después de enviar el mensaje, normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados del buzón personal del remitente.

Buzón de usuario o compartido oculto en una lista de direcciones

Si un administrador ocultó una dirección de usuario o buzón compartido de una lista de direcciones, como la lista global de direcciones (GAL), los elementos de correo afectados abiertos en el informe Office.context.mailbox.item de buzón de correo se muestran como null. Por ejemplo, si el usuario abre un elemento de correo en un buzón compartido que está oculto en la GAL, Office.context.mailbox.item representar ese elemento de correo es null.

Sincronización entre clientes de carpetas compartidas

Las actualizaciones de un delegado en el buzón del propietario suelen sincronizarse entre buzones inmediatamente. Sin embargo, si se usaron operaciones de Microsoft Graph para establecer una propiedad extendida en un elemento, estos cambios podrían tardar algún tiempo en sincronizarse. Para evitar un retraso, se recomienda usar el objeto CustomProperties y las API relacionadas. Para obtener más información, vea la pestaña "Propiedades personalizadas" de Obtener y establecer metadatos en un complemento de Outlook.

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