¿Vale la pena automatizar este proceso?
Ahora es el momento de considerar el esfuerzo que tomará construir la solución y decidir si está justificada. Esto implica comparar el valor comercial con el coste de automatizar el proceso. Valor de negocio es el beneficio continuo que la empresa recibe del proyecto.
El coste de no hacer nada
Para determinar si vale la pena automatizar el proceso, primero debe conocer el costo de no resolver el problema.
Como parte de la definición del valor comercial que espera lograr de la solución de Microsoft Power Platform, debe comprender mejor lo que le cuesta a su organización resolver el problema de la manera actual. En otras palabras, mida el coste de no hacer nada.
Para calcular el coste actual, identifique el tiempo dedicado al proceso actual y multiplíquelo por el costo de las personas que lo realizan. Puede medir el costo anual determinando el costo de ejecutar el proceso de principio a fin una vez y luego multiplicarlo por el número de veces que realiza el proceso en un año. Agregue cualquier otro coste, como licencias de software, papel, franqueo, etc.
Ejemplo: el coste del proceso actual de los gastos
Lo primero que debemos conocer es cuánto le cuesta a la organización continuar haciendo el proceso de informe de gastos manualmente? Esto es lo que descubrimos cuando hablamos con nuestros colegas:
Descubrimos que les lleva aproximadamente una hora cada semana reunir todos sus recibos y completar el informe de gastos manual. Abhay indicó que hay alrededor de 140 informes de gastos por semana. También aprendimos que el coste total de cada miembro del equipo es aproximadamente de $90/h.
(140 informes de gastos × 1 hora/semana) × $90 = $12.600/semana
52 semanas × $12.600 = $655.200 al año
Nick no está revisando ni aprobando los informes de gastos; completar todo eso recae sobre Abhay y el equipo. Debido a que Nick no está supervisando regularmente los gastos del equipo, se está perdiendo una oportunidad importante para verificar los gastos, controlar el fraude y optimizar los hábitos de gasto del equipo.
Abhay compartió con nosotros que el equipo gasta aproximadamente 15 minutos por informe de gastos, recibe un promedio de 140 informes por semana y devuelve un porcentaje del 25 , debido a la falta de información.
Revisión inicial: 140 informes de gastos × Revisión de 15 minutos = 35 horas
Revisión inicial: 35 horas × $90 = $3.150 a la semana = $163.800/año
Revisión de corrección: 35 informes de gastos × Revisión de 15 minutos = 8,75 horas
Revisión de corrección: 8,75 horas × $90/hora = $787,50/semana = $40.950/año
Costo semanal total: $3.937,50
Coste anual total: $204.750
Después de verificar que el informe de gastos es exacto, se necesitan aproximadamente 7 minutos por informe de gastos para buscar los códigos de contabilidad general para cada categoría de gastos y escribirlos en cada línea de gastos del informe.
140 informes de gastos × 7 minutos de codificación = 16,5 horas/semana = $1.485/semana = $77.220/año
Se tarda aproximadamente 10 minutos por informe de gastos para crear un diario de pagos en el sistema financiero para procesar el pago y aparecer en el informe financiero de Charlotte.
140 informes de gastos × 10 minutos = 23,8 horas/semana = $2.142/semana = $111.384/año
A Charlotte le gustaría revisar el presupuesto cada semana, pero no puede obtener el informe hasta el jueves, después de que Abhay haya completado la revisión y recuperado los informes a los que faltaba información. (Aunque esto no es un coste monetario, sí tiene un impacto en el negocio).
Todo el proceso le está costando a la empresa:
$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554
Nota
¿Puede indicarnos sus preferencias de idioma de documentación? Realice una breve encuesta. (tenga en cuenta que esta encuesta está en inglés)
La encuesta durará unos siete minutos. No se recopilan datos personales (declaración de privacidad).