Definición del valor comercial de resolver el problema

El valor de negocio entra en una de cuatro categorías, que se recuerdan fácilmente con el nemotécnico IEVO:

• Ingresos: esta solución genera ingresos que de otro modo no se obtendrían, a través de una nueva línea de negocio o un servicio que no se había ofrecido antes.

• Eficiencia: la eficiencia es un ahorro de costes efectivo. Esta solución permite a los participantes que ejecutan el proceso hacerlo más rápido.

• Volumen: la reducción de costes se logra al permitir que los usuarios actuales procesen más transacciones, evitando a su vez el coste de recursos adicionales.

• Otros: la solución ayuda a la organización a cumplir con sus requisitos "imprescindibles", lo que puede dar por resultado evitar perjuicios financieros.

Una vez que se ha definido la categoría, debemos definir el valor que lograremos:

• Ingresos

  • Determinar lo que se cobrará por el servicio

  • Determinar cuántos clientes comprarán el servicio o producto

  • Determinar el horizonte temporal a medir (mensual, trimestral, anual)

  • Ingresos = (precio × clientes) para el horizonte temporal

• Eficacia

  • Determine la cantidad de personas que hacen el trabajo hoy

  • Determine la cantidad de tiempo directo que utilizan para hacer el trabajo hoy ("tiempo anterior")

  • Determinar la cantidad de personas que harán el trabajo después de que se haya creado la solución Microsoft Power Platform

  • Determinar la cantidad de tiempo directo que llevará usar la nueva solución ("tiempo nuevo")

  • Ahorros de tiempo = tiempo anterior – tiempo nuevo (Para convertir esto a dólares, multiplique los ahorros de tiempo por el coste total cargado de las personas para la unidad de tiempo que está midiendo (por ejemplo, horas)).

• Volumen

  • Determine el volumen de transacciones que una sola persona puede procesar durante una determinada unidad de tiempo ("transacciones por persona")

  • Determine el volumen de transacciones que la nueva solución podrá procesar en ese momento ("nuevas transacciones por persona")

  • Determine el volumen de transacciones que deben procesarse en ese tiempo ("volumen")

  • Evitación de costos = (volumen ÷ transacciones por persona) – (volumen ÷ nuevas transacciones por persona)
    Esto calcula el número de personas que no tendrán que procesar transacciones para lograr el volumen procesado por la solución.

• Otra

  • Determine la penalización que se puede evitar al tener la información capturada y disponible en la solución

Si el valor comercial que recibirá al automatizar el proceso no se compara favorablemente con el coste de no hacer nada, debe preguntarse si este es el problema de negocio adecuado en el que centrarse.

Sin embargo, si el valor de negocio que recibe al resolver el problema de negocio es mayor que el costo de no hacer nada — más su tiempo de desarrollo y el coste mensual de cualquier licencia de software — tiene sentido automatizar el proceso.

Ejemplo: el valor comercial de automatizar el proceso de gastos

En el caso de nuestra aplicación de ejemplo, la principal categoría de valor de negocio es la eficiencia. La nueva aplicación reducirá la cantidad de tiempo que lleva procesar la misma cantidad de informes de gastos cada semana, mes y año. Revisamos el nuevo proceso y lo que nos gustaría que la aplicación lograra con nuestros futuros usuarios. Les preguntamos cuánto tiempo esperan ahorrar con el nuevo proceso y sobre la capacidad de crear algunas de las reglas en la aplicación de informe de gastos.

• Seguiremos teniendo 140 informes de gastos que se envían cada semana; eso no ha cambiado. Sin embargo, cuando hablamos con las personas que presentaron informes, descubrimos que podríamos reducir el tiempo que dedicaron a 20 minutos — debido a poder introducir información de inmediato y tomar fotografías de los recibos cuando sean necesarios. El coste cargado en total también sigue siendo el mismo.

  (140 informes de gastos a la semana × 20 minutos) × $90/hora = $4.158 a la semana = $216.216 al año

• Nick revisará los informes de gastos del equipo (aproximadamente 100 vendedores) y deducirá que llevará aproximadamente 5 minutos revisar cada informe de gastos. La revisión de Nick se limita al tipo de gastos que se presentan, reconociendo que la necesidad de recibos—y la necesidad de incluir los nombres de los huéspedes en las comidas y distribuir los gastos del hotel en las categorías apropiadas—son cosas que controlará la aplicación.

  (100 informes de gastos a la semana × 5 minutos) × $90/hora = $750 a la semana = $39.000 al año

• Otros administradores revisarán y aprobarán los informes de gastos de sus departamentos en el futuro, por lo que los 40 informes de gastos restantes costarán $15.600 al año.

• El trabajo para Abhay y su equipo ahora ha pasado a comprobaciones puntuales de informes. No deberían tener que volver a trabajar en lo mismo; de hecho, el equipo de Abhay podría encargarse de otras actividades debido a la reducción en el esfuerzo necesario para revisar los informes de gastos.

• Optimizamos el proceso para asociar el código de contabilidad de contabilidad general correcto a cada una de las categorías de gastos. Ahora Abhay y su equipo pueden extraer los datos para crear el diario de pagos, reduciendo las 40,3 (16,5 para codificación + 23,8 para contabilización) horas a la semana a unos pocos minutos, ahorrando $188.604 ($77.220 para programación y $111.384 para contabilización) al año. Es posible que Abhay pueda asignar parte de su equipo a otro trabajo más importante de su departamento.

• Con el nuevo proceso, Abhay y su equipo pueden considerar contabilizar los informes de gastos todos los días, lo que proporcionará a Charlotte una vista actualizada del presupuesto cada día. Esto también permitirá que Charlotte responda más rápidamente a medida que se acercan las restricciones presupuestarias.

• El nuevo coste para la empresa que usa la aplicación automatizada es aproximadamente:

  $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 al año

  Ahorro para la empresa de aproximadamente $777.738 al año

Paso siguiente: medida del éxito

Nota

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La encuesta durará unos siete minutos. No se recopilan datos personales (declaración de privacidad).