Usar RPA con Dynamics 365 Finance

Dynamics 365 permite a su organización ofrecer excelencia operativa y deleitar a todos los clientes. Para que su uso de Dynamics 365 sea aún más productivo y ahorar tiempo y evitar errores a los usuarios, estamos lanzando las soluciones de automatización gratuitas que los clientes de Dynamics 365 pueden usar para automatizar tareas comunes.

En esta documentación, describimos los pasos necesarios para automatizar los informes de fin de ciclo en Dynamics 365 Finance y centrarse en actividades de mayor prioridad que requieran su creatividad única.

Requisitos previos

Antes de comenzar, debe preparar su entorno con las licencias y la configuración de software adecuadas. Esta sección proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo preparar el terreno.

Software

Necesitará:

• Instalación de Power Automate. Power Automate llevará a cabo los pasos en Dynamics 365 como si un humano lo estuviera haciendo frente a su equipo.
• Establezca la configuración de descarga de archivos adecuada en el navegador Microsoft Edge para tener una automatización completa.
• Cierre la sesión de la aplicación Dynamics 365 que desea automatizar.
• Obtenga el rol de seguridad apropiado para ejecutar la automatización.

Establezca la configuración de descarga de archivos adecuada en Microsoft Edge

Microsoft Edge tiene dos formas de descargar archivos de Internet a su ordenador:

1. Descargue directamente en su máquina y guarde el archivo en la carpeta de destino especificada en la configuración de Microsoft Edge.
2. Solicite los permisos del usuario antes de descargar un archivo, espere a que el usuario acepte la descarga, luego solo descargue el archivo y guárdelo en la carpeta de destino especificada en la configuración de Microsoft Edge.

Para que este proceso sea completamente automatizado y no requiera un ser humano frente al equipo para que funcione, necesitamos que Microsoft Edge descargue archivos utilizando el primer mecanismo.

1. Abra Microsoft Edge en su máquina.
2. Abra la configuración del explorador.
3. En el menú vertical a la izquierda de su pantalla, haga clic en Descargas.
4. Desactive la opción Preguntarme qué hacer con cada descarga.
5. Cerrar el explorador.

Cerrar sesión en la aplicación Dynamics 365

Para realizar la automatización completa, cierre la sesión de la aplicación antes de ejecutar la automatización por primera vez. Deberá hacer esto si cambia entre la automatización y su cuenta.

Obtener la configuración de roles de seguridad apropiados para la cuenta que ejecuta su automatización

Deberá decidir qué cuenta de trabajo ejecutará la automatización. Puede ser una cuenta dedicada que cree su administrador en Microsoft Entra ID o bien la cuenta de un empleado. Debe verificar que la cuenta elegida tenga los roles de seguridad adecuados para que pueda acceder a las superficies que está automatizando. Para encontrar más información sobre los roles de seguridad, vaya a Administrar roles de seguridad en Dynamics 365.

Recomendamos los siguientes roles de seguridad:

Aplicación	Rol de seguridad	Vínculo a la documentación
Power Platform	Administrador del entorno o creador del entorno (si el entorno ya tiene Dataverse y se necesita una licencia desatendida)
Dynamic 365 Supply Chain Management

Licencias

Si ya usa Power Automate, PowerApps y aplicaciones Dynamics 365 en el día a día, puede omitir esta sección y pasar a Instalación de las soluciones Dynamics 365 RPA.

De lo contrario, necesitará al menos una licencia de prueba para estos tres productos. Esta sección le muestra cómo adquirir estas licencias de prueba.

Obtener una licencia de prueba para Power Automate

Power Automate puede automatizar procesos haciendo lo que haría un ser humano en un teclado y una pantalla.

Hay dos modos para automatizar procesos:

1. Modo asistido: un usuario está frente al equipo y observa cómo se ejecuta el proceso como si lo estuviera haciendo manualmente.
2. Modo desatendido: el proceso se ejecuta en segundo plano en máquinas remotas que los usuarios no ven.

Para realizar la ejecución en modo asistido, los usuarios deben adquirir la licencia por usuario de Power Automate con RPA. En la ejecución desasistida, los usuarios deben haber adquirido dos licencias: la licencia por usuario de Power Automate con RPA y el complemento desasistido de Power Automate.

Para obtener una licencia de prueba para licencia por usuario de Power Automate con RPA:

1. Desde el portal de Power Automate, navegue a Mis flujos>Flujos de escritorio.
2. Seleccione Iniciar evaluación gratuita ahora

Alternativamente, inicie Power Automate para escritorio y seleccione Iniciar prueba en la consola en el diálogo Funciones premium.

Para agregar una licencia de prueba para complemento desatendido de Power Automate:

1. Como administrador, puede obtener un complemento desatendido de RPA y asignarlo a su entorno. Para encontrar más información sobre el complemento desatendido de RPA, vaya a Power Automate regístrese en Q&A en su organización

Obtener una licencia de prueba para las aplicaciones de Dynamics 365 que desea automatizar

Para comenzar con Dynamics 365 Finance y automatizar el proceso de informes de fin de ciclo, vaya a Descubra cómo Dynamics 365 Finance puede transformar la forma en que hace negocios.

Configurar pasos

Ahora que se han establecido los requisitos previos, está preparado para obtener estas soluciones gratuitas que automatizan los procesos.

Instalar Power Automate

1. Descargue e instale Power Automate en la máquina que ejecutará la automatización. Puede encontrar más información sobre la instalación de Power Automate en Instalar Power Automate.

2. Cambie la configuración de la máquina de Power Automate al entorno en el que instalará la solución.

   

3. Inicie sesión en el Power Automate portal para crear un flujo de nube de prueba con desencadenador manual

   

4. Agregue la acción adecuada para ejecutar flujos de escritorio.

   

5. Seleccione Directamente a la máquina en el campo Conectar. A continuación, seleccione el nombre de la máquina donde instaló Power Automate, introduzca las credenciales de inicio de sesión de la máquina (el nombre de usuario y la contraseña que utilizó para iniciar sesión en esta máquina). Para encontrar más información sobre la conectividad directa, consulte Administrar máquinas.

   

Instale la solución Dynamics 365 RPA

1. [Descargue]https://aka.ms/D365FinanceEndCycleReportingRPASolution) la solución de automatización Dynamics 365 Finance y guárdela en su máquina.

2. Importe la solución de automatización de Dynamics 365 en el entorno de su elección:

   1. Vaya a https://powerautomate.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de trabajo.
   2. Seleccione el entorno en el que desea trabajar.
   3. En el menú vertical a la izquierda de su pantalla, seleccione Soluciones.
   4. En la barra principal, seleccione Importar y después Examinar.
   5. Navegue hasta el archivo de solución que descargó anteriormente y haga doble clic en él.
   6. Seleccione Siguiente.

3. Configurar las conexiones que necesita la solución en el entorno:

   1. Para cada conector que utiliza la solución, seleccione una conexión existente o cree una nueva con su cuenta de Microsoft y las credenciales de su elección.

   

   1. Vuelva a la pestaña desde la que inició el paso anterior y haga clic en Actualizar

   2. Seleccione importar. El explorador de soluciones le muestra un mensaje que le permite saber que se está importando la solución. Este paso puede tardar varios minutos.

4. Indicar los parámetros que la solución debe usar para ejecutar el proceso:

   1. Desde el Explorador de soluciones, seleccione la solución apropiada para abrirla.

   2. En este paso, verá algunas filas con el valor Variable de entorno en la columna Tipo. Agregue valores para cada una de ellas.

   3. Seleccione cada una de las variables de entorno y en Valor actual, seleccione Agregar nuevo valor para introducir su parámetro.

   Environment variable name	Description
   D365CompanyName	Nombre de la empresa que se utilizará en su organización Dynamics 365. Se encuentra en la esquina superior derecha de su pantalla.
   D365FinanceSite	URL de su sitio web de Dynamics 365 Finance. Va hasta dynamics.com
   D365SiteUserName	Dirección de correo electrónico de la cuenta de usuario con la que debe ejecutarse la automatización.

5. Active el flujo de nube en la solución:

   1. En la solución, seleccione el menú … para el flujo de nube Reconciliación de informe.
   2. Seleccione Activar

6. Introduzca las credenciales cifradas que utilizará la solución para iniciar sesión en Dynamics 365:

   1. Desde el explorador de soluciones, seleccione el elemento de línea llamado Validación de informes

   2. Seleccione Editar y luego Ejecutar aplicación. Se abrirá Power Automate para escritorio.

   3. En el menú desplegable Subflujos, seleccione login_to_FnO.

   4. En el subflujo login_to_FnO, abra las propiedades de la acción 11.

   5. Complete el cuadro de texto Texto con la contraseña de la cuenta que se utilizará durante la automatización

      

7. Ahora, pruebe sus flujos. La siguiente demostración muestra cómo funciona el escenario de extremo a extremo. Debería obtener un mensaje de Teams cuando la ejecución se complete.

   

Puede personalizar el flujo de escritorio o el flujo de nube para crear informes personalizados para sus propios escenarios. Si decide ejecutar la automatización desatendida, puede cambiar el modo de ejecución de flujo de nube.

Problemas conocidos

Problema conocido	Solución alternativa
EL flujo en la nube no se ejecuta después de presionar Reproducir en el diseñador de flujos	Vuelva al explorador de soluciones, seleccione el menú … para la aplicación o el flujo y luego seleccione Activar.