Maneras comunes de usar un formulario en un flujo

Si no está seguro de por dónde empezar, estas son algunas de las formas más comunes en que las personas usan Microsoft Forms con Power Automate:

• Enviar un correo electrónico cuando haya una nueva respuesta de formulario
• Enviar un correo electrónico al respondedor del formulario
• Enviar una solicitud de aprobación con detalles del formulario
• Agregar respuestas de formulario a una hoja de cálculo de Excel
• Obtener un archivo adjunto a partir de un formulario y enviarlo en un correo electrónico

Enviar un correo electrónico cuando haya una nueva respuesta de formulario

Puede activar las notificaciones por correo electrónico para los propietarios del formulario en la configuración de su formulario. Si desea que alguien más sea notificado cuando se envíe una respuesta, cree una notificación de correo electrónico personalizada con Power Automate.

Power Automate permite utilizar el nuevo diseñador o el diseñador clásico para configurar el flujo de nubes. Los pasos son similares en ambos diseñadores. Obtenga más información (con ejemplos) sobre el diseñador en Identificar las diferencias entre el diseñador clásico y el diseñador clásico de flujos de nube.

Nuevo diseñador

1. Pídale a Copilot que cree su flujo escribiendo el siguiente mensaje:

   enviar un correo electrónico cuando se envíe una nueva respuesta de MS Forms

   Power Automate devuelve un flujo sugerido que corresponde a lo que ha introducido.

   

2. Seleccione Siguiente.

3. Revise las conecxiones y seleccione Crear flujo para acceder al diseñador.

4. En el diseñador, proporcione los campos que faltan en la acción Enviar un correo electrónico* si Copilot no lo completó automáticamente.

   

Diseñador clásico

Comenzaremos con una plantilla preconstruida y la personalizaremos para ayudar a nuestros directores a planificar las vacaciones de verano de los empleados.

1. Busque Microsoft Forms en la galería de plantillas de Power Automate y luego seleccione la plantilla denominada Notificarme en Outlook cuando un estudiante complete un cuestionario.

2. Si es necesario, inicie sesión en los conectores y luego seleccione Continuar.

3. En el primer paso del flujo, Cuando se envíe una nueva respuesta, seleccione su formulario en la casilla Identificador del formulario.

4. En el siguiente paso del flujo, Aplicar a cada uno, seleccione su formulario nuevamente en la casilla Identificador del formulario. Deje todo lo demás como esté.

5. Omita el paso de Office 365 Obtener mi perfil (V2).

   Si no necesita enviarse el correo electrónico a sí mismo, puede eliminar este paso.

6. En el paso final del flujo, Enviar un correo electrónico, ingrese los destinatarios, el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Seleccione contenido dinámico para incluir detalles de la respuesta del formulario en su correo electrónico.

   

7. Seleccione el nombre del flujo en la parte superior del lienzo de Power Automate y haga los cambios que quiera.

8. Guarde y pruebe el flujo.

Enviar un correo electrónico al respondedor del formulario

Puede activar los recibos de correo electrónico para los encuestados en la configuración de su formulario. Si desea personalizar el correo electrónico que reciben, utilice Power Automate.

Nuevo diseñador

1. Pídale a Copilot que cree su flujo escribiendo el siguiente mensaje:

   Enviar un correo electrónico al encuestado junto con su respuesta

   Copilot intenta configurar la mayoría de los parámetros en la acción de correo electrónico, como en el siguiente ejemplo:

   

2. Complete el resto de parámetros en la acción de correo electrónico (Cuerpo del correo electrónico).

   

3. Guarde el flujo.

Diseñador clásico

Siga los pasos para enviar un correo electrónico cuando haya una nueva respuesta de formulario, pero envíe el correo electrónico al respondedor.

Enviar una solicitud de aprobación con detalles del formulario

En este ejemplo, comenzaremos con otra plantilla preparada y la personalizaremos para crear una solicitud de aprobación de vacaciones.

Nuevo diseñador

[Este tema es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones.]

1. Busque Microsoft Forms en la galería de plantillas de Power Automate y seleccione la plantilla denominada Enviar respuestas de formulario para aprobación.

2. Cree conectores o inicie sesión en ellos, si es necesario, y seleccione Continuar.

3. Pídale a Copilot que cree su flujo escribiendo el siguiente mensaje:

   cuando se envíe una nueva respuesta, inicie una aprobación con megan@contoso.com y si tiene éxito, envíe un correo electrónico al respondedor

   Power Automate devuelve un flujo sugerido que corresponde a lo que ha introducido.

   

4. Seleccione Siguiente.

5. Revise las conecxiones y seleccione Crear flujo para acceder al diseñador.

6. En el diseñador, proporcione el ID del formulario, el correo electrónico del aprobador y configure la acción del correo electrónico.

   

7. Guarde su flujo.

Diseñador clásico

1. Busque Microsoft Forms en la galería de plantillas de Power Automate y seleccione la plantilla denominada Enviar respuestas de formulario para aprobación.

2. Cree conectores o inicie sesión en ellos, si es necesario, y seleccione Continuar.

3. En el primer paso del flujo, "Cuando se envíe una nueva respuesta", seleccione su formulario en la casilla Identificador del formulario.

4. En el siguiente paso del flujo, Aplicar a cada uno, seleccione su formulario nuevamente en la casilla Identificador del formulario. Deje todo lo demás como esté.

5. En el siguiente paso en el flujo, "Iniciar y esperar una aprobación," seleccione el Tipo de aprobación, introduzca un Título e ingrese las direcciones de correo electrónico de los aprobadores en Asignado a. Seleccione contenido dinámico para incluir detalles de la respuesta del formulario en la solicitud de aprobación.

   

6. Omita la acción Condición.

7. En el paso En caso afirmativo:

   • Elimine la acción SharePoint que viene con la plantilla.
   • Agregue una acción de Office 365 Outlook Enviar un correo electrónico (V2).
   • En el cuadro A, seleccione el contenido dinámico Correo electrónico de los respondedores.
   • Introduzca el asunto y el cuerpo del correo electrónico

8. En el paso En caso negativo:

   • Elimine el paso Office 365 "Obtener mi perfil (V2)" que viene con la plantilla.
   • En la acción "Enviar un correo electrónico (V2)", en la casilla A, seleccione el contenido dinámico Correo electrónico de los respondedores.
   • Introduzca el asunto y el cuerpo del correo electrónico

9. Seleccione el nombre del flujo y realice los cambios que quiera en la parte superior del lienzo de Power Automate.

10. Guarde y pruebe el flujo.

Para ver más ejemplos de flujos de aprobación, vaya a Administrar aprobaciones secuenciales.

Agregar respuestas de formulario a una hoja de cálculo de Excel

En este ejemplo, crea un flujo desde cero. Seguimos con el escenario de nuestros ejemplos anteriores, y usaremos el flujo para registrar los nombres de los empleados y las fechas de vacaciones en una tabla de Excel cuando envíen su formulario de vacaciones de verano.

Nuevo diseñador

1. Cree una hoja de Excel si aún no existe.

2. Desde dentro del diseñador, simplemente pídale al copiloto que cree su flujo escribiendo el siguiente mensaje:

   Si se aprueba, agregue la respuesta del formulario a la hoja de Excel

   Power Automate devuelve un flujo sugerido que corresponde a lo que ha introducido.

   

3. Elija la hoja de Excel de su preferencia.

4. En los campos de las columnas respectivas, elija el token de respuesta del activador de formularios de MS.

   Por ejemplo, elija el token inicio de vacaciones en el campo Inicio de vacaciones de la acción de Excel.

Diseñador clásico

1. Cree un libro en Excel Online. Agregue una tabla con una columna para cada pregunta en su formulario. Guarde y cierre el libro.

2. En Power Automate, cree un flujo de nube automatizado desde cero. Seleccione el desencadenador de Microsoft Forms Cuando se envíe una nueva respuesta.

3. En el primer paso del flujo, Cuando se envíe una nueva respuesta, seleccione su formulario en la casilla Identificador del formulario.

4. Agregue este paso a su flujo:

   • Busque formularios y seleccione Microsoft Forms.
   • Seleccione Obtener los detalles de la respuesta.
   • Seleccione su formulario en la casilla Identificador del formulario.

5. Agregue este paso a su flujo:

   • Busque perfil y seleccione Usuarios de Office 365.
   • Seleccione Obtener perfil de usuario (v2).
   • En el cuadro Usuario (UPN), seleccione el contenido dinámico Correo electrónico de los respondedores. Esto buscará el nombre del respondedor por la dirección de correo electrónico en el formulario.

6. Agregue este paso a su flujo:

   • Busque excel y seleccione Excel Online (Business).
   • Seleccione Agregar una fila a una tabla.
   • Seleccione la Ubicación y la Biblioteca de documentos.
   • Seleccione el icono de la carpeta y busque el libro de Excel que creó anteriormente.
   • Seleccione la Tabla.
   • En cada columna de la tabla, seleccione el contenido dinámico correspondiente.

7. Seleccione el nombre del flujo en la parte superior del lienzo de Power Automate y haga los cambios que quiera.

8. Guarde y pruebe el flujo.

   

Puede utilizar una plantilla para agregar un paso de aprobación antes de agregar una respuesta de formulario a la tabla de Excel.

Obtener un archivo adjunto a partir de un formulario y enviarlo en un correo electrónico

En este ejemplo, crearemos otro flujo desde cero. Usaremos el flujo para crear un vínculo compartido para un archivo que se cargó en nuestro formulario de vacaciones de verano, y luego enviaremos el vínculo por correo electrónico.

Seleccione su formulario

1. En Power Automate, cree un flujo de nube automatizado desde cero.

2. Seleccione el desencadenador de Microsoft Forms Cuando se envíe una nueva respuesta.

3. En el primer paso del flujo, Cuando se envíe una nueva respuesta, seleccione su formulario en la casilla Identificador del formulario.

4. Agregue un paso a su flujo:

   • Busque formularios y seleccione Microsoft Forms.
   • Seleccione Obtener los detalles de la respuesta.
   • Seleccione su formulario en la casilla Identificador del formulario.

Use un esquema JSON para buscar el archivo cargado

1. Guarde y pruebe el flujo. Asegúrese de cargar un archivo en su formulario.

   Este paso permite que Power Automate use la ejecución de prueba para generar un esquema JSON de muestra para el archivo cargado.

2. En la página de información de su flujo, en historial de ejecución de 28 días, seleccione la ejecución de prueba.

   

3. Expanda el paso Obtener detalles de la respuesta y copie el contenido del resultado de la carga del archivo.

   

4. En la esquina superior derecha de la ventana, seleccione el icono de lápiz Editar para abrir el lienzo del flujo.

5. Agregue un paso a su flujo:

   • Busque por "analizar" y seleccione Analizar JSON.

   • En el cuadro Contenido, seleccione el contenido dinámico que corresponde a la opción de carga de archivos en el formulario.

     

6. Seleccione Generar desde ejemplo.

7. Bajo Inserte una carga JSON de muestra, seleccione la casilla y pegue la salida de carga del archivo que copió anteriormente; luego, seleccione Hecho.

   

   La acción Analizar JSON debería tener este aspecto después de seleccionar Hecho:

   

Crear un vínculo de uso compartido y enviar la URL por correo electrónico

1. Agregue un paso a su flujo:

   • Busque "crear vínculo para compartir" y seleccione la acción OneDrive for Business Crear vínculo para compartir.

   • Seleccione el cuadro Archivo. Se abrirá el panel de contenido dinámico. Seleccione la pestaña Expresión.

   • Escriba la siguiente expresión: first(body('Parse_JSON'))?['id']

   • Seleccione el Tipo de vínculo y el Ámbito del vínculo.

   • Seleccione Aceptar.

     

2. Agregue un paso a su flujo:

   • Busque "enviar un correo electrónico" y seleccione la acción Enviar un correo electrónico (V2) de Office 365 Outlook.

   • Introduzca los destinatarios, el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Seleccione contenido dinámico para incluir detalles de la respuesta del formulario en su correo electrónico.

     

Convierta la URL en un vínculo en el que se pueda hacer clic

Para hacer que la URL del archivo compartido sea un vínculo en el que se puede hacer clic en el correo electrónico, deberá usar el editor HTML y una etiqueta del delimitador:

1. En la barra de herramientas del cuerpo del correo electrónico, seleccione el icono Vista HTML (</>).
2. Adjuntar el contenido dinámico URL web y el nombre en una etiqueta del delimitador para convertirlos en un vínculo y el título del vínculo, respectivamente.

En este ejemplo, introdujo el siguiente HTML en el cuerpo del correo electrónico; el texto entre llaves indica el contenido dinámico:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

Mostramos ahora un ejemplo:

Puede combinar obtener un archivo adjunto de un formulario y crear un flujo de aprobación.