Distribuir contenido de Power BI a usuarios externos invitados con Microsoft Entra B2B

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Power BI permite compartir contenido con usuarios invitados externos a través de Microsoft Entra Business-to-Business (Microsoft Entra B2B). Al usar Microsoft Entra B2B, la organización permite y controla el uso compartido de contenido con usuarios externos en una ubicación central.

Otra manera de compartir contenido con usuarios invitados externos es compartir modelos semánticos en contexto con Power BI. Esto le permite compartir contenido con usuarios invitados externos a los que pueden acceder en su propio inquilino principal. Para más información sobre el uso compartido de modelos semánticos en contexto, consulte Acerca del uso compartido de modelos semánticos locales de Power BI con usuarios invitados en organizaciones externas.

En este artículo se proporciona una introducción básica a Microsoft Entra B2B en Power BI. Para obtener más información, consulte Distribución de contenido de Power BI a usuarios externos invitados con B2B de Microsoft Entra.

Habilitar la opción Invitación de usuarios externos a su organización

Asegúrese de habilitar la característica Invitación de usuarios externos a su organización en el portal de administración de Power BI antes de invitar a usuarios invitados. Incluso cuando esta opción está habilitada, el usuario debe tener el rol de Invitador de usuarios invitados en Microsoft Entra ID para invitar a los usuarios invitados.

Nota:

La característica Invitación de usuarios externos a su organización controla si Power BI permite invitar a usuarios externos a su organización. Una vez que un usuario externo acepta la invitación, se convierte en un usuario invitado de Microsoft Entra B2B de la organización. Estos usuarios aparecen en los selectores de usuarios de la experiencia Power BI. Si esta opción está deshabilitada, los usuarios invitados existentes en la organización continúan teniendo acceso a todos los elementos a los que ya tenían acceso y siguen apareciendo en las experiencias del selector de personas. Además, si se agregan invitados mediante el método de invitación planeada, estos también aparecerán en los selectores de personas. Para impedir que los usuarios invitados accedan a Power BI, use una directiva de acceso condicional de Microsoft Entra.

¿A quién puede invitar?

La mayoría de las direcciones de correo electrónico se admiten para las invitaciones de usuarios invitados, incluidas las cuentas de correo electrónico personales, como gmail.com, outlook.com y hotmail.com. En Microsoft Entra B2B, estas direcciones se denominan identidades sociales.

Nota:

En Microsoft Entra ID, los usuarios externos se pueden establecer en miembros UserType. En Power BI, la compatibilidad con el miembro UserType se encuentra actualmente en versión preliminar. Tener en cuenta lo siguiente:

  • Actualmente, los miembros externos no pueden usar la licencia de Power BI que tienen en su inquilino principal para acceder al contenido y realizar actividades en el inquilino del proveedor. En su lugar, se les debe conceder explícitamente una licencia adecuada en el inquilino del proveedor. Los miembros externos son similares a los usuarios internos del inquilino del proveedor.
  • Microsoft Purview Information Protection no se admite para miembros externos. Se recomienda a los administradores del inquilino del proveedor que no habiliten la protección de la información para los miembros externos.

En algunas situaciones, los miembros externos pueden ver errores durante su primer intento de inicio de sesión en el inquilino del proveedor. Para desbloquear estos miembros externos, concédales permiso a un elemento de Power BI, como un área de trabajo, un modelo semántico o un informe y, a continuación, haga que vuelvan a iniciar sesión.

Invitar a usuarios externos

Los usuarios invitados solo requieren invitaciones la primera vez que los invite a su organización. Para invitar a usuarios, use invitaciones planeadas o ad hoc.

Para usar invitaciones ad hoc, use las siguientes capacidades:

  • Uso compartido de paneles e informes
  • Suscripciones de informes y paneles
  • Lista de acceso de aplicaciones

En las listas de acceso de área de trabajo no se admiten las invitaciones ad hoc. Use el método de invitación planeada para agregar estos usuarios a la organización. Una vez que el usuario externo se convierta en un invitado en la organización, agréguelo a la lista de acceso de área de trabajo.

Invitaciones planeadas

Use una invitación planeada si sabe a qué usuarios desea invitar. En Azure Portal o PowerShell se pueden enviar invitaciones. Para invitar a personas, debe tener asignado el rol de administrador de usuarios.

Siga estos pasos para enviar una invitación en Azure Portal.

  1. En el Azure Portal, seleccione el botón de menú y, después, seleccione Microsoft Entra ID.

    Captura de pantalla de Azure Portal con la opción Microsoft Entra ID destacada.

  2. En Administrar, seleccione Usuarios>Todos los usuarios>Nuevo usuario invitado.

    Captura de pantalla de Azure Portal con la opción Nuevo usuario invitado destacada.

  3. Desplácese hacia abajo y escriba una dirección de correo electrónico y un mensaje personal.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo Nuevo usuario invitado con los campos de correo electrónico y mensaje destacados.

  4. Seleccione Invitar.

Para invitar a más de un usuario invitado, use PowerShell o cree una invitación en bloque en Microsoft Entra ID. Para usar PowerShell para la invitación masiva, siga los pasos descritos en Tutorial: uso de PowerShell para invitar de forma masiva a usuarios de colaboración de Microsoft Entra B2B. Para usar Azure Portal para la invitación masiva, siga los pasos descritos en Invitación de forma masiva a usuarios de colaboración de Microsoft Entra B2B.

El usuario invitado debe seleccionar Empezar en la invitación de correo electrónico que reciba. A continuación, se agregará al usuario invitado a la organización.

Captura de pantalla de la Invitación de correo electrónico para el usuario invitado con Empezar destacado.

Invitaciones ad hoc

Para invitar a un usuario externo en cualquier momento, agréguelo al panel o informe mediante la característica de uso compartido o a la aplicación a través de la página de acceso. A continuación se muestra un ejemplo de lo que debe hacer al invitar a un usuario externo para que use una aplicación.

Captura de pantalla de un usuario externo agregado a la lista de acceso de aplicaciones en Power BI.

El usuario invitado recibe un correo electrónico que indica que ha compartido la aplicación con él.

Captura de pantalla del correo electrónico que recibe el usuario invitado cuando la aplicación se ha compartido.

El usuario invitado debe iniciar sesión con su dirección de correo electrónico de la organización. Recibirá una solicitud para que acepte la invitación después de iniciar sesión. Tras iniciar sesión, la aplicación se abre para el usuario invitado. Para volver a la aplicación, dicho usuario deberá marcar el vínculo como favorito o guardar el correo electrónico.

Detectabilidad del contenido de B2B

La característica de detectabilidad de contenido de B2B de Power BI facilita el acceso al contenido de B2B compartido para los consumidores. Los usuarios de Power BI que son usuarios invitados en cualquier otro inquilino ahora verán una nueva pestaña en su página principal (en su inquilino principal) denominada De organizaciones externas. Al seleccionar la pestaña, se mostrarán todos los elementos compartidos con usted desde inquilinos externos a los que puede acceder como usuario invitado. Puede filtrar y ordenar por la lista para buscar contenido fácilmente y ver qué organización comparte un elemento específico con usted. Al seleccionar un elemento en la pestaña, se abrirá una nueva ventana y se le llevará al inquilino del proveedor correspondiente, donde puede acceder al elemento.

Captura de pantalla de Azure Portal con la pestaña De organizaciones externas resaltada.

Licencias

Requisitos de licencias

En la tabla siguiente se enumeran los requisitos de licencia para el acceso B2B a Power BI. Las columnas de la izquierda indican el tipo de área de trabajo y la licencia por usuario para el usuario que comparte datos externamente. Las limitaciones de licencia para los usuarios de suscripciones Free, Pro y PPU describen las limitaciones para el usuario que consume los datos de un inquilino externo. Tenga en cuenta también que, para invitar a usuarios externos, se necesita una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU):

Proveedor Proveedor . Tipo de usuario de consumidor .
Tipo de área de trabajo Tipo de usuario Usuario de Gratis Usuario Pro Usuario de PPU
Todas las áreas de trabajo Usuario de Gratis No compatible No compatible No compatible
Área de trabajo Pro Prueba de Pro/PPU/PPU No compatible Compatible Compatible
Área de trabajo de PPU Usuario de PPU No compatible No compatible Compatible
Área de trabajo de PPU Usuario de prueba de PPU No compatible No compatible Compatible
Área de trabajo de PPC Prueba de Pro/PPU/PPU Compatible Admitido Compatible

Nota

Los usuarios de la versión de evaluación de Pro no pueden invitar a usuarios externos a Power BI.

Pasos para cumplir los requisitos de licencia

Como se ha indicado anteriormente, el usuario invitado debe tener la licencia adecuada en vigor para ver el contenido compartido. Hay varias maneras de asegurarse de que el usuario tiene una licencia adecuada:

  • Use la capacidad de Power BI Premium.
  • Asigne una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU).
  • Usar la licencia de Power BI Pro o PPU de invitado

Usar la capacidad Power BI Premium

La asignación del área de trabajo a una capacidad Power BI Premium permite al usuario invitado usar la aplicación sin necesidad de una licencia de Power BI Pro. Power BI Premium también permite que las aplicaciones aprovechen las ventajas de otras funcionalidades como una mayor frecuencia de actualización y tamaños de modelo grandes.

Diagrama de la experiencia del usuario invitado con Power BI Premium.

Asignar una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU) al usuario invitado

La asignación de una licencia de Power BI Pro o PPU de su organización a un usuario invitado permite a dicho usuario ver el contenido que se ha compartido con él. Para obtener más información sobre la asignación de licencias, vea Asignación de licencias a usuarios en la página Licencias. Antes de asignar licencias de Pro o PPU a usuarios invitados, consulte el sitio de términos del producto para asegurarse de que cumple con los términos del contrato de licencia con Microsoft.

Diagrama de la experiencia del usuario invitado con asignación de licencia Pro desde el inquilino.

El usuario invitado trae su propia licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU)

Es posible que el usuario invitado ya tenga una licencia de Power BI Pro o PPU que se le haya asignado en su propia organización.

Diagrama de la experiencia del usuario invitado cuando trae su propia licencia.

Para ayudar a los usuarios invitados a iniciar sesión en Power BI, proporcióneles la dirección URL de inquilino. Para buscar la dirección URL del inquilino, siga estos pasos.

  1. En el servicio Power BI, en el menú de encabezado, seleccione Ayuda ( ? ) y, a continuación, Acerca de Power BI.

  2. Vea el valor junto a URL de inquilino. Comparta la dirección URL de inquilino con los usuarios invitados permitidos.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo Acerca de Power BI con la dirección URL de inquilino del usuario invitado destacada.

B2B entre nubes

Puede usar las funcionalidades B2B de Power BI en las nubes de Microsoft Azure mediante la configuración de la nube de Microsoft para la colaboración B2B. Lea Configuración de la nube de Microsoft para obtener información sobre cómo establecer la colaboración B2B mutua entre las nubes siguientes:

  • Nube global de Microsoft Azure y Microsoft Azure Government
  • Nube global de Microsoft Azure y Microsoft Azure China 21Vianet

La experiencia de B2B tiene algunas limitaciones que debe conocer:

  • Es posible que los usuarios invitados ya tengan una licencia de Power BI Pro que se les haya asignado en su propia organización. Pero la opción "Traiga su propia licencia" no funciona entre distintas nubes de Microsoft Azure para usuarios invitados B2B. El inquilino del proveedor debe asignar una nueva licencia a estos usuarios invitados.

  • Se puede invitar a nuevos usuarios externos a la organización mediante el uso compartido de Power BI, permisos y experiencias de suscripción.

  • En la página principal, en la pestaña "Desde organizaciones externas" no se mostrará el contenido compartido desde otras nubes.

Información de administrador para la colaboración B2B

La siguiente configuración de nivel de inquilino de Power BI proporciona controles a los administradores. Consulte Exportación y uso compartido de la configuración del inquilino para acceder a documentación sobre estas opciones:

También hay configuraciones de Microsoft Entra ID que pueden limitar lo que los usuarios invitados externos pueden hacer dentro de la organización. Dichas configuraciones también se aplican al entorno de Power BI. En la siguiente documentación se tratan las opciones:

Además, para el uso compartido de modelos semánticos locales, los administradores de inquilinos deben habilitar la siguiente configuración:

Consideraciones y limitaciones

  • La protección de la información en Power BI no admite B2B ni escenarios multiempresa. Esto significa que, aunque los usuarios externos pueden ver las etiquetas de confidencialidad en Power BI:

    • No pueden establecer etiquetas.
    • No se les aplicarán las directivas obligatorias y de etiqueta predeterminada
    • Aunque pueden ver un informe que tiene una etiqueta con la configuración de protección, si exportan datos de ese informe a un archivo, es posible que no puedan abrir el archivo, ya que tiene los permisos de Microsoft Entra de la organización original que obtuvo debido a la etiqueta en el informe.

  • Algunas experiencias no están disponibles para los usuarios invitados, incluso cuando tienen permisos de nivel superior. Para actualizar o publicar informes, los usuarios invitados necesitan usar el servicio Power BI, incluido Obtener datos, para cargar archivos de Power BI Desktop. Las siguientes experiencias no se admiten:

    • Publicación directa desde Power BI Desktop en el servicio Power BI
    • Los usuarios invitados no pueden usar Power BI Desktop para conectarse a modelos semánticos o conjuntos de flujos de servicio en el servicio Power BI
    • No se admite el envío de invitaciones ad hoc para listas de acceso al área de trabajo.
    • Los usuarios invitados no pueden instalar Power BI Gateway ni conectarlo a la organización.
    • Los usuarios invitados no pueden instalar las aplicaciones publicadas en toda la organización.
    • Los usuarios invitados no pueden usar Analizar en Excel.
    • Los usuarios invitados no pueden ser @mentioned en comentarios.
    • Los usuarios invitados que usen esta funcionalidad deben tener una cuenta profesional o educativa.

  • Los usuarios invitados que usan identidades sociales tienen más limitaciones debido a las restricciones de inicio de sesión.

    • Pueden usar las experiencias de consumo del servicio Power BI a través de un explorador web.
    • No pueden usar las aplicaciones de Power BI Mobile.
    • No pueden iniciar sesión si se necesita una cuenta profesional o educativa.

  • Esta característica no está disponible actualmente en el componente web de los informes de SharePoint Online de Power BI.

  • Si comparte contenido directamente con un usuario invitado, Power BI enviará a ese usuario un correo electrónico con el vínculo. Si prefiere que no se envíe un correo electrónico, agregue al usuario invitado a un grupo de seguridad y comparta el contenido con ese grupo de seguridad.

  • Si deshabilita la configuración del inquilino Permitir que los usuarios invitados de Microsoft Entra editen y administren contenido de la organización, los usuarios invitados seguirán teniendo todos los permisos de elementos y roles del área de trabajo que se les hayan concedido o se les vayan a conceder previamente en el entorno del proveedor. Para más información sobre la configuración del inquilino Permitir que los usuarios invitados de Microsoft Entra editen y administren contenido de la organización, consulte Permitir que los usuarios invitados de Microsoft Entra editen y administren contenido de la organización.

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