Estrategias de asignación de licencias

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Las licencias premium ofrecen funciones avanzadas, mayor flexibilidad, escalabilidad y funciones mejoradas de seguridad y cumplimiento para las organizaciones.

Establecer una estrategia de asignación de licencias es importante para:

  • Retorno de la inversión: la asignación de cualquier licencia que haya adquirido su organización garantiza que los usuarios tengan acceso a las funciones avanzadas de Power Platform.
  • Adopción de usuarios: al asignar las licencias correctas a los usuarios correctos, las organizaciones pueden garantizar que los usuarios tengan acceso a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva.
  • Gobernanza: ayuda a garantizar que Power Platform se utilice de acuerdo con las directivas de gobernanza.
  • Optimización de costes: Una de las principales razones para desarrollar una estrategia de asignación de licencias es optimizar los costes.

Importante

Este documento describe estrategias comunes de asignación de licencias para:

  • Power Apps por licencia de usuario
  • Power Automate por licencia de usuario

La guía no se aplica a:

  • Licencias Power Apps por aplicación
  • Pago por uso
  • Power Pages
  • Power Virtual Agents
  • Complementos como AI Builder

Estrategias de asignación de licencias comunes

Las siguientes son las estrategias de asignación de licencias más comunes.

Enfoque Description Pro Con Licencia
Asignación de licencias manualmente Este enfoque es el método más sencillo, pero requiere mucha mano de obra. Este enfoque funciona bien en organizaciones más pequeñas con un número limitado de usuarios. Este enfoque puede llevar mucho tiempo. Existe un mayor riesgo de error humano y puede abrumar a los administradores. La asignación de licencias también debe seguir el ritmo de las nuevas aplicaciones y el uso compartido para garantizar que todos los usuarios tengan acceso. Power Apps por usuario y Power Automate por usuario
Asignaciones de licencias en masa Para organizaciones más grandes, puede ser más eficiente asignar de forma masiva. Este método permite a los administradores asignar rápidamente licencias a varios usuarios a la vez, lo que puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de error. Dependiendo del enfoque adoptado, esto puede requerir experiencia y puede ser difícil de personalizar o mantener para escenarios de licencias más complejos. Power Apps por usuario y Power Automate por usuario
Licencias basadas en grupos Con las licencias basadas en grupos, los administradores pueden asignar licencias a grupos de usuarios según sus roles o responsabilidades dentro de la organización. Este método permite un control más granular sobre la asignación de licencias y puede simplificar el proceso de agregar o eliminar licencias a medida que cambian las funciones de los usuarios. Este enfoque requiere una planificación cuidadosa para garantizar que las licencias se asignen de manera adecuada. También hay un control más limitado sobre la asignación en comparación con la asignación manual. Power Apps por usuario y Power Automate por usuario
Bajo solicitud (y aprobación) Con este enfoque, las licencias se asignan a individuos o grupos solo previa solicitud. Por lo general, se requiere alguna forma de justificación comercial y debe ser aprobada por los gerentes de línea o la autoridad de licencias dentro de una organización. Este enfoque puede ayudar con un uso más eficiente de las licencias sin necesidad de reasignarlas. Este enfoque puede llevar mucho tiempo y puede requerir recursos adicionales. Power Apps por usuario y Power Automate por usuario
A petición Las licencias a petición son un modelo que permite a las organizaciones asignar licencias a los usuarios según sea necesario, en lugar de asignar licencias a usuarios específicos por adelantado. Este enfoque es rentable y flexible. Ayuda a las organizaciones a optimizar el uso de sus licencias y reducir costos innecesarios. Las licencias bajo demanda pueden limitar el control de la organización sobre la asignación de licencias. Power Apps por usuario y Power Automate por usuario

Asignación de licencias manualmente

Asignar licencias manualmente es el método más sencillo de asignar licencias donde su Administrador asigna licencias a usuarios individuales. Esto funciona bien con organizaciones más pequeñas. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo y existe un mayor riesgo de error humano o retrasos que hacen que la organización no pueda usar las aplicaciones o los recursos que necesita.

Las licencias se asignan de las siguientes formas:

Asignaciones masivas de usuarios en el portal de administración de Microsoft 365

La concesión de licencias por lotes suele ocurrir en los siguientes escenarios:

  • Incorporación de nuevos empleados: Cuando una empresa contrata una gran cantidad de nuevos empleados a la vez, puede ser necesario asignar licencias en bloque.
  • Cambios de departamento o equipo o inicio de proyecto: cuando un departamento o equipo cambia o cuando se inicia un nuevo proyecto, puede ser necesario asignar licencias para acomodar nuevos usuarios.

Asignar licencias a cuentas de usuarios con PowerShell

Puede asignar licencias a varias cuentas de usuario mediante el SDK de Microsoft Graph PowerShell para asignar licencias desde un archivo CSV.

# Connect to Microsoft 365 tenant.
Connect-MgGraph -Scopes User.ReadWrite.All, Organization.Read.All

# Get the Power Apps per user license object.
$pAppsPerUser = Get-MgSubscribedSku | Where-Object {$_.SkuPartNumber -eq "POWERAPPS_PER_USER"}

# Import list of users and assign license to each.
$usersToAssign = Import-Csv "C:\UserImport\userEmail.csv" -Encoding ASCII

# Assign Power Apps per user license
foreach ($user in $usersToAssign) {
    $userCurrent = Get-MgUser -UserId $user.UserEmail
    Set-MgUserLicense -UserId $userCurrent.Mail -AddLicenses @{SkuId = $pAppsPerUser.SkuId} -RemoveLicenses @()  
    Write-Host $userCurrent
}

Más información acerca del SDK de Microsoft Graph:

Licencias basadas en grupos

Licencias basadas en grupos, es lo más útil para los administradores que necesitan asignar licencias a grupos de usuarios según sus roles o responsabilidades dentro de la organización. Por ejemplo, suponga que se requiere un Administrador para asignar licencias de Power Apps por usuario a todos los usuarios dentro del departamento de Recursos Humanos. Las licencias basadas en grupos permiten un control más granular sobre la asignación de licencias y puede simplificar el proceso de agregar o eliminar licencias a medida que cambian las funciones de los usuarios. Requiere una planificación cuidadosa para garantizar que las licencias se asignen de manera adecuada.

Más información acerca de las licencias basadas en grupos:

Por solicitud usando paquetes de acceso

Comúnmente utilizados en entornos empresariales, los paquetes de acceso son una colección de permisos y privilegios asignados a un grupo de usuarios. Simplifican el proceso de gestión del acceso de los usuarios a varios recursos. En el contexto de Power Platform, esto podría representar el acceso a entornos, aplicaciones y otras soluciones.

Más información sobre los paquetes de acceso:

A petición

Auto-solicitud de licencias para Power Apps

La característica de auto-solicitud de licencias para Power Apps simplifica la asignación de licencias para los administradores. La característica permite a sus usuarios de Power Apps solicitar automáticamente licencias de Power Apps por usuario cuando se necesitan, en lugar de requerir un Administrador para identificar a los usuarios que necesitan licencias por adelantado. Por ejemplo, cuando un usuario sin una licencia independiente abre una aplicación que requiere una licencia premium, se le asignará automáticamente una licencia de Power Apps por usuario.

Los administradores pueden crear una directiva de solicitud automática para Power Apps por licencias de usuario en el centro de administración de Microsoft 365 como lo hacen con otras licencias de Microsoft.

Obtenga más información sobre la asignación de licencias bajo demanda:

Solicitar una licencia

Los usuarios de Power Apps pueden solicitar una licencia, lo que agiliza el proceso de asignación de licencias tanto para usuarios como para administradores. Cada vez que un usuario intenta utilizar Power Apps sin una licencia, pueden solicitar una fácilmente directamente desde el producto.

Los administradores pueden aprobar o rechazar numerosas solicitudes simultáneamente y agregar un mensaje personalizado para sus usuarios.

Los administradores también tienen la opción de utilizar el proceso de solicitud de licencias personalizadas de su organización y ajustar la configuración relevante en el centro de administración de Microsoft 365.

Más información acerca de la solicitud de una licencia: