Habilitar la administración de documentos de SharePoint para entidades específicas

 

Publicado: noviembre de 2017

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Almacene los documentos relacionados con registros de entidad de Microsoft Dynamics 365 en Microsoft SharePoint y obtenga acceso, comparta y administre rápidamente estos documentos desde Microsoft Dynamics 365 habilitando la administración de documentos en entidades específicas.

Sugerencia

Si no ha configurado la integración de SharePoint basada en servidor, es posible que le convenga hacerlo antes de habilitar la administración de documentos para entidades específicas. Para obtener información, consulte TechNet: Configuración de la integración de SharePoint con Microsoft Dynamics CRM.

  1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics 365. O bien verifique que tiene privilegios de lectura y escritura en todos los tipos de registros personalizables.

    Compruebe su rol de seguridad

  2. Vaya a Configuración > Administración de documentos.

  3. Haga clic en Configuración de la administración de documentos.

  4. Seleccione las entidades que desea usar para administrar documentos de SharePoint.

    Si aún no se ha especificado una dirección URL, introduzca la dirección URL del sitio de SharePoint donde se crearán las ubicaciones de documentos y carpetas para almacenar documentos, y luego haga clic en Siguiente.

  5. Si usa la integración basada en servidor (recomendado)

    • Compruebe Basado en entidad para que las bibliotecas y carpetas de documentos que se basan en la entidad Cuenta de Dynamics 365 se creen automáticamente en el sitio de SharePoint. No se solicitará a los usuarios que las creen.

      Si no desea que las carpetas se creen automáticamente, desactive la casilla Basado en entidad.

      Cuando visita por primera vez la cuadrícula de documentos, si desea que los usuarios confirmen la creación de carpetas correspondiente al registro de entidad en SharePoint, desactive la casilla Crear carpeta automáticamente.

      Importante

      Si tiene Microsoft Dynamics 365 (en línea) y SharePoint Online, asegúrese de que la ubicación se encuentre en el mismo inquilino de Office 365 que las instancias de Dynamics 365.

      La opción Se crearán carpetas automáticamente en el sitio de SharePoint se introdujo primero en Actualización 1 de Microsoft Dynamics CRM Online 2016 y Microsoft Dynamics CRM 2016 Service Pack 1.

    • Haga clic en Finalizar.

      Para obtener información sobre la integración basada en servidor, consulte TechNet: Configuración de la integración de SharePoint con Microsoft Dynamics CRM.

    Si no usa la integración basada en servidor

    • Si desea que las bibliotecas de documentos y las carpetas se creen, especifique una dirección URL válida de la ubicación de SharePoint y asegúrese de que la ubicación de SharePoint tiene instalado Componente de lista de Microsoft Dynamics CRM para SharePoint Server. Nota, esto también funciona si especifica una dirección URL del sitio de SharePoint Online.

      Nota

      El componente de lista ha quedado obsoleto desde Actualización 1 de Microsoft Dynamics CRM Online 2015. Para obtener información sobre cómo convertir desde el componente de lista, vea TechNet: Cambiar desde componente de lista o cambiar la implementación.

    • Los pasos restantes presuponen que el sitio especificado se encuentra en SharePoint Server 2010 o SharePoint Server 2013 y la colección de sitios de este sitio tiene el Componente de lista de Microsoft Dynamics CRM instalado.

    De forma predeterminada, se crea una carpeta para cada registro en la biblioteca de documentos correspondiente para la entidad. Por ejemplo, para un registro de oportunidad "100 bicicletas", se crea una "oportunidad" de biblioteca de documentos y, en ella, se crea una carpeta "100 <entityGUID>”. La ruta es ../opportunity/100 Bikes<entityGUID>.

  6. Para crear las carpetas bajo la cuenta o el contacto primario, active la casilla Basado en entidad. En la lista junto a la casilla, elija Cuenta o Contacto.

    Al seleccionar esta opción, las carpetas se crean bajo la cuenta o a la carpeta de contactos relacionados.

    La estructura es: .../account/Margie's Travel/opportunity/100 Bikes<entityGUID> donde "cuenta" es la biblioteca de documentos para la entidad a la que se hace referencia que usted seleccionó en la lista, y "Margie's Travel" es la carpeta para el registro al que se hace referencia de la entidad seleccionada, que en este caso es la entidad de Opportunity.

  7. Haga clic en Siguiente.

    Microsoft Dynamics 365 crea bibliotecas de documentos para las entidades seleccionadas en SharePoint.Microsoft Dynamics 365 también crea los registros de ubicación de documentos correspondientes que contienen los vínculos a estas bibliotecas de documentos. El Asistente para Configuración de la administración de documentos muestra el estado de creación de las bibliotecas de documentos.

Ver también

Modificar registros de sitio de SharePoint existentes
TechNet: Configuración de la integración de SharePoint con Microsoft Dynamics CRM