Administración de la exhibición de documentos electrónicos
Última modificación: jueves, 07 de octubre de 2010
Hace referencia a: SharePoint Server 2010
En este artículo
Exhibición de documentos electrónicos en todas partes
Modelo de programación de la exhibición de documentos electrónicos
Informes de suspensión
Búsqueda en la exhibición de documentos electrónicos
Distinción entre contenido suspendido y contenido no suspendido
La exhibición de documentos electrónicos es el proceso por el que las organizaciones encuentran y conservan documentos relacionados con un caso judicial en particular. En ocasiones, este proceso también se conoce como la característica de suspensiones. En Microsoft SharePoint Server 2010, la exhibición de documentos electrónicos se puede activar como una característica de sitio en cualquier sitio. Use esta característica para agregar elementos para reservarlos para la exhibición de documentos electrónicos en toda la colección de sitios, o para administrar suspensiones y buscar contenido en un repositorio que abarca varias colecciones de sitios. Puede especificar una consulta de búsqueda y programar todos los elementos que desea agregar a una suspensión, o bien agregar cada elemento en forma individual.
Exhibición de documentos electrónicos en todas partes
Algunos casos judiciales requieren la capacidad de buscar en varias ubicaciones y el centro de registros no es un archivo a largo plazo. Por lo tanto, puede que decida usar el centro de registros para almacenar todos los documentos importantes, pero usar una plantilla de sitio personalizada para un espacio de colaboración, en el que es posible que desee usar la exhibición de documentos electrónicos. Al administrar registros mediante varias soluciones en varias ubicaciones, surge la necesidad de usar una solución de exhibición de documentos electrónicos que pueda buscar registros en cualquier parte de la empresa: se trata de la exhibición de documentos electrónicos en todas partes. La exhibición de documentos electrónicos se habilita en cualquier lugar mediante la característica de infraestructura de suspensión interna.
La característica de infraestructura de suspensión interna está activada de forma predeterminada en todos los sitios de SharePoint Server 2010. Cuando se activa, todas las características del sitio estarán preparadas para suspender los elementos que éste contiene. Los siguientes elementos pueden realizar acciones específicas en relación a una suspensión:
El trabajo Buscar y procesar puede agregar un elemento a una suspensión.
El trabajo Anular suspensión puede quitar un elemento de una suspensión.
Puede ver los datos de suspensión relacionados con los elementos y agregar o quitar elementos de una suspensión.
Debido a que la característica de infraestructura de suspensión está habilitada de forma predeterminada en todas partes, puede buscar en una colección de sitios entera y colocar los resultados en suspensión sin activar la característica Hold en el subweb.
Una característica Hold permite definir y administrar suspensiones en la Web en la que dicha característica está habilitada.
Modelo de programación de la exhibición de documentos electrónicos
Las API que se usan para la mayor parte del desarrollo de la exhibición de documentos electrónicos se encuentran en el espacio de nombres Microsoft.Office.RecordsManagement.Holds.
Informes de suspensión
Los informes de suspensión se crean y administran mediante las clases y miembros del espacio de nombres Microsoft.Office.RecordsManagement.Reporting. Los objetos Report de la suspensión recogen los nuevos datos y los datos que han cambiado. Dado que cada suspensión se puede asociar a varios informes, hay un informe por cada colección de sitios en el repositorio de múltiples colecciones de sitios. Si hay muchos elementos en suspensión, será necesario dividir el informe en varias partes.
El informe de suspensión de la ubicación de destino incluye los resultados de la búsqueda que se ejecutó en la ubicación de origen. Cuando el trabajo de temporizador procesa una operación search and send to another site, llama al servicio web y pasa datos acerca de la consulta que se ha realizado, como los sitios que se han buscado, la consulta que se ha ejecutado y la fecha en la que dicha consulta tuvo lugar. La característica de suspensiones de uso público funciona en el nivel del sitio, lo que permite a los usuarios crear una lista de varias suspensiones jerárquicas en una colección de sitios (objeto SPSiteCollection). Una vez creada la lista, la característica extrae los datos de todas las listas de suspensiones de la cadena primaria del sitio.
El objeto Report de una suspensión se genera incluso cuando no hay contenido en la suspensión seleccionada. Si un informe no tiene contenido, SharePoint Server 2010 genera una excepción ReportEmptyException.
Búsqueda en la exhibición de documentos electrónicos
La búsquedas basadas en las propiedades de los elementos de lista (como fechas) son comunes en los escenarios de exhibición de documentos electrónicos. Por ejemplo, puede que desee buscar todos los contratos que se firmaron antes de una fecha específica. Además, en SharePoint Server 2010 se admiten escenarios de distribución de contenido donde el contenido está menos centralizado y más disperso, lo que otorga más importancia a la capacidad de especificar consultas y ámbitos precisos para las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos. La búsqueda para la exhibición de documentos electrónicos se ha creado para que incluya el ámbito, escala, extensibilidad, reutilización de consultas y la capacidad de buscar en varias colecciones de sitios. Así, podrá realizar lo siguiente:
Acotar la búsqueda de exhibición de documentos electrónicos a sitios específicos.
Escalar destinos: colocar el resultado de una búsqueda de 10.000 elementos en suspensión.
Usar motores de búsqueda que no sean SharePoint Server Search (como FAST) para realizar búsquedas de exhibición de documentos electrónicos.
Obtener acceso a una lista de consultas de búsqueda que se llevan a cabo para una suspensión específica.
Leer las consultas más fácilmente. Las consultas son más legibles y fáciles de reproducir.
La búsqueda puede abarcar varias colecciones de sitios. Esto incluye la capacidad para definir una lista de suspensiones de todas las colecciones de sitios incluidas en la búsqueda, para agregar resultados de búsqueda de varias colecciones de sitios a una suspensión y para delimitar el ámbito de una búsqueda a una colección de sitios del repositorio de múltiples colecciones de sitios.
Distinción entre contenido suspendido y contenido no suspendido
Las características de exhibición de documentos electrónicos y suspensiones permiten separar el contenido suspendido del contenido que no lo está. Puede copiar los resultados de búsqueda en un centro de registros, donde se enrutan y colocan con otros registros. También puede configurar las características para copiar resultados de búsqueda en el centro de registros y separarlos de los registros existentes.
Para separar el contenido suspendido del contenido no suspendido, puede configurar un centro de registros independiente dedicado a la exhibición de documentos electrónicos o crear un enrutador personalizado que examine las propiedades de suspensión entrantes y, a continuación, las enrute a una biblioteca especial basándose en el valor de propiedad.
Si crea un centro de registros independiente dedicado a la exhibición de documentos electrónicos, el contenido suspendido se separará correctamente de los registros de la empresa, pero el contenido no se enruta a una ubicación especial en función de la suspensión a la que pertenece. Otra desventaja de este enfoque es que se necesita un centro de registros independiente para cada tipo de propiedad que se desee mantener por separado.
Repositorios de múltiples colecciones de sitios
En tanto que característica general de infraestructura, SharePoint Server 2010 es capaz de agrupar colecciones de sitios en una misma suscripción. Las suscripciones cumplen casi todos los requisitos, si bien no todos, para que las colecciones de sitios se agrupen con fines de exhibición de documentos electrónicos. Por ello, hemos creado un subtipo de suscripción llamado repositorio de múltiples colecciones de sitios, que comparte las funciones comunes de las suscripciones, pero también proporciona la funcionalidad única que necesita la exhibición de documentos electrónicos.
El repositorio de múltiples colecciones de sitios incluye una API para enumerar la colección de sitios, un sitio para configurar los valores que abarquen todo el repositorio de múltiples colecciones de sitios, una forma de pasar identificadores de grupo a un servicio común a varios grupos en el que se pueden crear particiones y un modo para distinguir de forma exclusiva entre un repositorio de múltiples colecciones de sitios y varias colecciones de sitios que se agrupan por otros motivos (por ejemplo, un entorno hospedado).
La página Configuración de suscripción incluye un vínculo a Configuración de detección y suspensión, que es una página para configurar la exhibición de documentos electrónicos y las suspensiones para la suscripción actual. Si los centros de documentos y registros abarcan varias colecciones de sitios para admitir la exhibición de documentos electrónicos, agrupe todas las colecciones de sitios en un único repositorio. De esta manera, podrá tener una lista centralizada de suspensiones, una biblioteca de informes y una página de búsqueda para toda la suscripción. También puede especificar lo siguiente:
Si se van a realizar búsquedas en toda la suscripción
La colección de sitios en la que se encuentra la lista de suspensiones principal
El ámbito del servicio de búsqueda registrado que se usa para obtener una vista previa de la búsqueda
Después de designar el grupo de sitios como un repositorio de múltiples colecciones de sitios y habilitar las suspensiones en el concentrador, habrá terminado de configurar el repositorio de múltiples colecciones de sitios.
Ampliación de la exhibición de documentos electrónicos para abarcar un repositorio de múltiples colecciones de sitios
La exhibición de documentos electrónicos se puede extender para dar cabida a operaciones de búsqueda y suspensión que abarquen varios sitios. Puede especificar que desea buscar en todas las colecciones de sitios disponibles, realizar una consulta en ese ámbito y colocar una suspensión en todos los resultados de búsqueda del ámbito de múltiples colecciones de sitios.
Para abarcar múltiples colecciones de sitios, SharePoint Server 2010 crea un elemento de trabajo asincrónico en cada colección de sitios del repositorio de múltiples colecciones de sitios y, a continuación, pasa la consulta de búsqueda y la suspensión a los elementos de trabajo. Cada colección de sitios procesa la solicitud de suspensión por separado y envía un mensaje de correo electrónico independiente con los resultados de cada colección de sitios del ámbito.
La arquitectura de informes se distribuye de la misma manera: cada colección de sitios genera un objeto Report relativo a los elementos que están en suspensión dentro de dicha colección de sitios. Estos informes se almacenan en la colección de informes de suspensión en el concentrador central.
Para habilitar las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos en el repositorio de múltiples colecciones de sitios, todos los sitios deben reconocer si forman parte de un repositorio o no. Además, cada búsqueda y adición a una página de suspensión del repositorio de múltiples colecciones de sitios debe reconocer la lista de todas las colecciones de sitios y la lista de todas las suspensiones que contiene y, asimismo, debe poder restringir las vistas previas de los resultados a aquéllas que se encuentren dentro del repositorio de múltiples colecciones de sitios.
Búsqueda en un repositorio de múltiples colecciones de sitios
Como se ha indicado anteriormente, SharePoint Server 2010 bloquea la página Buscar y agregar a la suspensión para que solo los administradores de colección de sitios puedan tener acceso a ella. Cuando se amplía el ámbito a múltiples colecciones de sitios, este nivel de control de acceso no es suficiente, ya que un administrador de una colección de sitios no puede ver todo el contenido de otra colección de sitios. Si un administrador de inquilinos elige explícitamente habilitar búsquedas en un repositorio de múltiples colecciones de sitios, la elevación de privilegios es aceptable. Sin embargo, SharePoint Server 2010 advierte a la persona que habilita la exhibición de documentos electrónicos en el repositorio de múltiples colecciones de sitios de que cualquier administrador de colección de sitios del sitio con la lista de suspensiones principal puede tener acceso a todos los elementos de la suscripción.
Vea también
Conceptos
Administración de registros y exhibición de documentos electrónicos
Administración de la directiva de administración de la información