Administración de registros y exhibición de documentos electrónicos

Última modificación: lunes, 18 de abril de 2011

Hace referencia a: SharePoint Server 2010

Microsoft SharePoint Server 2010 proporciona características diseñadas para administrar registros. Un registro es cualquier documento que sea importante para una empresa u organización y que se administre mediante un proceso empresarial. En SharePoint Server 2010, la administración de registros y la exhibición de documentos electrónicos se mejora con nuevas características y funcionalidades, entre las que se incluyen:

• Mejoras de directivas en varias fases

• Exhibición de documentos electrónicos ampliamente accesible

• Plantilla del centro de registros

• Características de los componentes del centro de registros que pueden habilitarse en cualquier sitio

• Programaciones de caducidad o expiración según ubicación

Aspectos básicos del cumplimiento

El cumplimiento en SharePoint Server 2010 implica la exigencia de reglas que reducen el riesgo de negocio. El riesgo puede manifestarse de muchas maneras: legal, divulgación de información, excesos de costos, normas gubernamentales, etc. Normalmente, la administración contrata a administradores de registros, responsables de cumplimento normativo y abogados para establecer e implementar la supervisión del riesgo. Con el fin de identificar los roles de usuario admitidos por SharePoint Server 2010, el término administrador de registros describe a un individuo que administra el riesgo.

Dentro de la administración de contenido, el cumplimiento incluye cuatro escenarios principales. Las características que están disponibles de forma predeterminada en SharePoint Server 2010 están diseñadas para admitir los escenarios descritos en la Tabla 1.

Tabla 1. Cuatro escenarios de cumplimiento

Escenario	Descripción
Identificación y administración de registros	En este escenario, el administrador de registros identifica los documentos empresariales importantes (registros) y les asocia procesos de negocio. Por ejemplo, una vez identificado un documento empresarial como registro, los usuarios no podrán editarlo ni eliminarlo.
Exhibición de documentos electrónicos y suspensiones	En la exhibición de documentos electrónicos, el administrador de registros busca y bloquea contenido relacionado con litigios. Por ejemplo, si se demanda a una compañía por el modo en que usa el término "exhibición de documentos electrónicos", el administrador de registros debe buscar y procesar todo el contenido que contenga dicho término.
Auditoría	Durante la auditoría, el administrador de registros realiza el seguimiento de quién realizó acciones específicas en el contenido. Los escenarios de auditoría a menudo se originan de investigaciones forenses y se llevan a cabo después de que se han realizado acciones en el contenido.
Retención y expiración	Las directivas de retención y expiración existen para reducir el costo de la exhibición de documentos electrónicos al asegurarse de que la organización conserve el contenido por un determinado período de tiempo y lo elimine en una fecha de expiración. La retención incluye tareas clave como eventos de programación y eventos de eliminación en el ciclo de vida del contenido.

Para admitir cada uno de estos escenarios, las características de SharePoint Server 2010 y Microsoft Office 2010 están diseñadas para admitir el cumplimiento. Por ejemplo, los tipos de contenido de documentos son un tipo de objeto que puede administrarse mediante directiva de información. Todos los tipos de documentos creados mediante aplicaciones cliente de Office 2010 (incluida la nueva característica de conjuntos de documentos) admiten el cumplimiento y la administración de registros.

Modelo de programación para la administración de registros

La administración de registros incluye servicios web y una API del lado servidor que pueden usarse para crear soluciones de administración de registros personalizadas. En la Tabla 2 y en la Tabla 3 se enumeran los espacios de nombres y tipos que se usan con mayor frecuencia para escribir aplicaciones de administración de registros personalizadas.

Tabla 2. Espacios de nombres y descripciones importantes de la administración de registros

Namespace	Descripción
Microsoft.Office.RecordsManagement.Holds	Contiene métodos y propiedades que definen los comportamientos y las acciones de suspensión.
Microsoft.Office.RecordsManagement.InformationPolicy	Contiene métodos y propiedades que definen la directiva de información para uno o varios elementos. Incluye tipos que definen la directiva y las colecciones de directiva, y que organizan los recursos y las características de directiva en una colección.
Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy	Contiene métodos y propiedades usadas para definir y administrar el comportamiento del proxy [MS-OFFICIALFILE]. Los tipos de este espacio de nombres se usan con mayor frecuencia para conectar datos de aplicaciones de terceros con un sistema de administración de registros de SharePoint.
Microsoft.Office.RecordsManagement.PolicyFeatures	Contiene métodos y propiedades que definen las características de una directiva de información. Por ejemplo, se pueden usar los tipos de este espacio de nombres para crear y administrar códigos de barras, etiquetas, auditorías y expiración.
Microsoft.Office.RecordsManagement.RecordsRepository	Contiene métodos y propiedades que definen el comportamiento del organizador de contenido.
Microsoft.Office.RecordsManagement.Reporting	Incluye tipos que representan los objetos de informes de la administración de registros.
Microsoft.Office.RecordsManagement.SearchAndProcess	Incluye interfaces y tipos que definen el comportamiento de búsqueda y proceso de la exhibición de documentos electrónicos.

Tabla 3. Tipos y descripciones de la administración de registros

Tipos	Descripción
HoldHandlerResult	Devuelve los resultados de la búsqueda de una búsqueda de suspensiones.
IHoldsHandler	Especifica la interfaz que debe implementar una clase para administrar suspensiones.
DocumentRouterAutoFolderSettings	Representa la configuración que un objeto EcmDocumentRouter aplica a las carpetas automáticas.
DocumentRoutingResultType	Especifica el tipo de resultado que devuelve el objeto EcmDocumentRouter.
EcmDocumentRouter	Representa el objeto que redirige documentos a un centro de documentación o centro de registros.
EcmDocumentRouterRule	Representa una regla que define el comportamiento del objeto EcmDocumentRouter.
EcmDocumentRoutingWeb	Representa el ámbito en el que el objeto EcmDocumentRouter puede redirigir.
ICustomRouter	Proporciona una interfaz que permite a un enrutador personalizado redirigir objetos de documento a colecciones de sitios dentro del ámbito especificado.
IRecordDeclarationHandler	Declara un elemento como registro.
IRecordUndeclarationHandler	Quita la designación de registros de un elemento que se ha declarado como registro.
RecordOperationResult	Representa los resultados de una operación realizada en un registro especificado.
RecordRestrictions	Representa las restricciones aplicadas a un registro especificado.
AuditLogTrimmingReportCallout	Representa una llamada que incluye los detalles en el registro de auditoría.
IReportDataSource	Proporciona una interfaz que transporta datos de informe.
IReportGenerator	Proporciona una interfaz a un objeto que genera un informe.
IProcess	Representa la búsqueda y proceso completos del elemento SPListItem de destino.
ISearchEnumerator	Representa el enumerador de la búsqueda. La propiedad IsNull se establece en true de forma predeterminada.
ISearchParameters	Representa los parámetros que se pasan a un proveedor de búsquedas cuando se ejecuta una consulta de búsqueda.
ISearchProvider	Representa un proveedor de búsquedas. Incluye un método para obtener la dirección URL de página de búsqueda a partir de SPWeb y un método que realiza la búsqueda.
SearchAndProcessItem	Representa la operación de búsqueda y proceso que se desea ejecutar e incluye un método para iniciar la operación. Las operaciones de búsqueda y proceso permiten usar SharePoint Server 2010 para realizar una consulta de búsqueda y, posteriormente, llevar a cabo una acción específica y personalizada para cada elemento de la lista que devuelva la consulta. Por ejemplo, es posible que desee identificar un determinado conjunto de documentos, en función de metadatos del documento específicos y, a continuación, mover esos documentos a un repositorio de registros. El ensamblado especificado debe implementar la interfaz IProcess. Use el método Add(SPWeb, DateTime, Guid, Int32, Boolean, Guid, Guid, Int32) para agregar la operación de búsqueda y proceso al trabajo del temporizador maestro de SharePoint Server 2010.

Vea también

Tareas

Procedimiento para caducar o expirar acciones con acciones posteriores y evitar bloqueos

Conceptos

Administración de la directiva de administración de la información

Administración de la exhibición de documentos electrónicos

Otros recursos

Walkthrough: Creating Shared Events