Administración de períodos del parte de horas
Actualizado: febrero de 2009
Última modificación del tema: 2009-01-29
La opción de períodos de tiempo administrados se presentó en Microsoft Office Project Server 2003. La opción de períodos de tiempo administrados permite a los jefes de proyectos asignar un período de tiempo cuando los integrantes de los grupos pueden especificar tiempo para sus asignaciones y tareas administrativas. La organización puede asignar criterios; por ejemplo, los períodos de tiempo pueden ser semanales o mensuales. Cuando expira el período de tiempo, el administrador puede cerrar los períodos de tiempo administrados para impedir que los usuarios envíen tiempo adicional.
La opción de períodos de tiempo administrados se denomina Períodos del parte de horas en Microsoft Office Project Server 2007. La opción Períodos del parte de horas no se aplica a la página Mis tareas tal como ocurría en las versiones anteriores de Project Server. La página Mis tareas muestra tareas en función de la opción Definir las tareas actuales de Configuración y presentación de tarea. La opción Períodos del parte de horas forma parte de la nueva característica Parte de horas de Office Project Server 2007.
El primer objetivo de la característica Períodos del parte de horas es informar del trabajo no relacionado con el proyecto o el tiempo administrativo. Esta característica reemplaza la característica de proyectos administrativos de Project Server 2003. Una organización puede decidir informar sobre el trabajo adicional de tareas en el parte de horas o permitir que el integrante del grupo equipo decida qué se actualizará en el parte de horas. Este proceso es distinto al de la página Mis tareas. El administrador debe configurar el servidor con distintas opciones y crear los períodos del parte de horas para habilitar estas acciones.
La creación de períodos del parte de horas permite a las organizaciones establecer los criterios de cuándo se informa del uso de la característica de los partes de horas. Si los usuarios crean un parte de horas para informar de su progreso, el parte de horas se basa en los períodos definidos.
El administrador realiza los siguientes pasos para abrir la página Períodos del parte de horas en la que se crean los partes de horas:
Inicie sesión en Project Web Access como Administrador.
Haga clic en Configuración de servidor.
En la sección Administración de horas y tareas, haga clic en Períodos del parte de horas.
Definición masiva de parámetros de período
El administrador puede hacer clic en Insertar delante o Insertar detrásy establecer el calendario para crear períodos de tiempo de forma individual. Esto es igual que en las versiones anteriores de Project Server. Para definir períodos de forma masiva, se usa una nueva característica de Office Project Server 2007.
Los siguientes campos son obligatorios si el administrador elige crear varios períodos en la sección Definir masivamente parámetros de período:
Número de períodos que se van a crear. De forma predeterminada, este campo se rellena previamente con 52 para reflejar 52 semanas en un año. El campo se puede modificar; por ejemplo, 6 meses = 26 semanas
Fecha en que comienza el primer período. El primer período comienza en la fecha que el usuario escribe o selecciona con el icono de calendario.
Escriba la longitud de período estándar (en días). Es la duración en días de cada período para el que el usuario especifica el progreso. De forma predeterminada, este campo se rellena previamente con 7 días o semanalmente. El campo se puede modificar; por ejemplo, 15 (quincenalmente) o 30 (mensualmente).
Definición de la convención de nomenclatura por lotes
Junto con la opción Definir masivamente parámetros de período, la característica Definir convención de nomenclatura por lotes permite al administrador usar una convención de nomenclatura única para cada período que se crea con la opción Creación masiva.
La convención de nomenclatura usa el siguiente formato: prefijo, número de secuencia y sufijo.
Prefijo. Se agrega al principio de la convención de nomenclatura; por ejemplo, un prefijo puede ser Año fiscal (AF) o una abreviatura para representar una instancia de Project Server específica si se implementa más de una instancia de Project Server en una organización. Éste es un campo de texto con un límite de 15 caracteres.
Siguiente número de secuencia. Es número de secuencia a partir del cual comienzan los períodos masivamente. Este campo es obligatorio. El campo es normalmente 1 para cada año que se define; sin embargo, una organización puede elegir empezar donde terminó el año pasado.
Sufijo. Se agrega al final de la convención de nomenclatura. Un sufijo puede ser el año, como 2007 o AF 2007. Se trata de un campo de texto con un límite de 15 caracteres.
Una vez que se han especificado los parámetros y la convención de nomenclatura, el usuario hace clic en el botón Creación masiva para crear varios períodos de tiempo. Los períodos del parte de horas se muestran en la sección Crear períodos.
Crear períodos
La sección Crear períodos muestra los períodos del parte de horas que se crean automáticamente con la opción Creación masiva, Etiqueta de período, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Estado.
Si los períodos del parte de horas se crean de forma manual, se usan los botones Insertar delante e Insertar detrás para agregar los períodos. El administrador selecciona lo siguiente:
Fecha de inicio y Fecha de finalización mediante clic en la celda, el selector de fecha del calendario y clic en Insertar delante o Insertar detrás.
Especifique una Etiqueta de período o acepte el valor predeterminado; por ejemplo, Nuevo período: 1/6/2008–1/12/2008.
Cuando los períodos del parte de horas se definen mediante otros métodos, no pueden contener lo siguiente:
Nombres duplicados para la Etiqueta de período.
Espacios entre los períodos del parte de horas; por ejemplo, 1/1/2007–1/5/2007 y 1/8/2007–1/12/2007.
Superposición entre períodos del parte de horas; por ejemplo, 1/1/2007–1/5/2007 y 1/3/2007–1/7/2007.
Si los períodos del parte de horas contienen la información anterior, se muestra un mensaje de advertencia debajo del encabezado de los períodos del parte de horas. El mensaje de advertencia solicita al usuario que corrija el error. Esta funcionalidad también se incluye en Project Server 2003.
Campo Estado
El campo Estado muestra si el período del parte de horas está abierto o cerrado. El estado debe ser Abierto para permitir a los usuarios especificar valores en sus partes de horas. De forma predeterminada, los períodos del parte de horas están abiertos cuando se crean por primera vez, lo que permite al usuario planear el tiempo administrativo en períodos futuros.
Cierre de los períodos del parte de horas
De acuerdo con los requisitos de los informes financieros de la organización, los períodos del parte de horas están marcados como cerrados para que no pueda enviarse ninguna otra actualización para el período de tiempo especificado. Para crear un período del parte de horas, el administrador selecciona el campo Estado para el período de tiempo y hace clic en el menú desplegable para seleccionar Cerrado.
Cuando se cierran los períodos del parte de horas, los usuarios no pueden crear ni enviar partes de horas. El campo Estado indica si el parte de horas Aún no se ha creado, está En curso o es un Período cerrado en la lista de partes de horas del usuario. Si el campo Estado está marcado como Período cerrado, el integrante del equipo no puede especificar valores para el parte de horas cerrado.
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