Planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (Search Server 2008)

Actualizado: 2008-03-03

Nota

A menos que se especifique lo contrario, la información de este artículo se aplica a Microsoft Search Server 2008 y Microsoft Search Server 2008 Express.

En esta sección:

• Planeación de lo que verán los usuarios cuando realicen una consulta

• Planeación de lo que verán los usuarios en los resultados de la búsqueda

Los administradores de búsquedas pueden mejorar la relevancia y la presentación de los resultados de búsqueda si planean cuidadosamente la experiencia de búsqueda del usuario final. El objetivo de la planeación consiste en lograr una experiencia de búsqueda que permita a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan. Este artículo contiene información que puede ayudar a los administradores de servicios de búsqueda y a los administradores de colecciones de sitios a optimizar la experiencia de búsqueda del usuario final.

En la primera sección de este artículo:

• Se describe la interfaz de usuario de búsqueda para realizar consultas de búsqueda.

• Se analizan las búsquedas avanzadas y se explica cómo pueden usarse las propiedades para filtrar los resultados de la búsqueda. Los administradores pueden usar esta información para comprender las opciones de que disponen para administrar palabras clave y propiedades a fin de optimizar la capacidad de los usuarios para realizar búsquedas avanzadas eficaces.

• Se describen las ventajas del uso de búsquedas de propiedades con ámbitos. Esto incluye la relación existente entre las propiedades rastreadas y las propiedades administradas y cómo planearlas.

La segunda sección de este artículo describe las páginas de resultados de búsqueda y las características que los administradores pueden controlar y que afectan a lo que los usuarios ven en los resultados de la búsqueda.

En la segunda sección de este artículo:

• Se describe cómo planear las palabras clave y los resultados más probables. Esto incluye cómo planear palabras clave eficaces, los resultados más probables para una determinada organización y cómo la asociación de sinónimos con palabras clave puede mejorar la experiencia del usuario final.

• Se explica cómo los administradores pueden controlar la clasificación de relevancia de determinados sitios para aumentar la relevancia de los resultados de la búsqueda.

• Se describe la nueva característica de ubicaciones federadas que se puede usar para buscar en varios orígenes y combinar los resultados en una única página de resultados de búsqueda.

• Se describe cómo controlar los vínculos que aparecen en los resultados de la búsqueda.

• Se describe cómo planear alertas basadas en búsquedas.

Con ayuda de la funcionalidad que se describe en este artículo, los administradores podrán controlar muchas de las características de la experiencia de búsqueda del usuario final. Aunque recomendamos que evalúe periódicamente la eficacia de las consultas de búsqueda, una buena planeación previa a la implementación inicial puede ayudar a crear consultas de búsqueda eficaces desde el principio, así como a reducir los costos de administración en el futuro.

Planeación de lo que verán los usuarios cuando realicen una consulta

Para planear eficazmente las opciones de configuración que contribuyen a alcanzar el objetivo de ayudar a los usuarios a encontrar el contenido que buscan, es importante tener en cuenta en primer lugar qué es lo que ven los usuarios finales en la interfaz de usuario.

Interfaz de usuario de búsqueda

Para saber cómo planear la experiencia de búsqueda del usuario final, resulta útil familiarizarse primero con la interfaz de usuario que los usuarios finales usan al realizar consultas. Como cabría esperar, esta interfaz de usuario es sencilla. El punto central de esta interfaz de usuario es un cuadro de búsqueda en el que los usuarios pueden escribir consultas de búsqueda. Se incluye un cuadro de búsqueda en todas las páginas no administrativas de la colección de sitios y también en el Centro de búsqueda. Por ejemplo, el cuadro de búsqueda aparece, de forma predeterminada, en los niveles de sitio y de lista, así como en el Centro de búsqueda. El propio Centro de búsqueda es una colección de sitios.

En las secciones siguientes se describe la interfaz de usuario de búsqueda en cada nivel de la colección de sitios.

Interfaz de usuario de búsqueda de nivel de sitio

El cuadro de búsqueda de nivel de sitio (llamada 2) es un cuadro de texto situado en la esquina superior derecha de las páginas del sitio web en el que los usuarios pueden escribir sus consultas de búsqueda y, a continuación, hacer clic en el icono Iniciar la búsqueda (llamada 3) para ejecutar su consulta.

Lo primero que puede esperar que los usuarios pregunten al observar un cuadro de búsqueda en una interfaz de usuario es: "¿en qué cuerpo de contenido se ejecutará mi consulta?". La lista Ámbito de búsqueda (llamada 1) situada junto al cuadro de búsqueda especifica el cuerpo de información en el índice de contenido en el que se ejecutará la consulta. Los ámbitos de búsqueda, también conocidos simplemente como ámbitos, son filtros que se aplican a los resultados de la búsqueda para restringir (es decir, filtrar) los elementos que se muestran en la página de búsqueda en función de si esos elementos se incluyen en el ámbito. Esto permite a los usuarios realizar consultas en subconjuntos de contenido del índice de contenido, lo que mejora la relevancia de los resultados de la búsqueda.

De forma predeterminada, el cuadro de búsqueda de nivel de sitio usa el ámbito Este sitio. Esto significa que las consultas se ejecutan en todo el contenido asociado al sitio actual y todos sus subsitios.

Interfaz de usuario de búsqueda de nivel de lista

La interfaz de usuario de búsqueda de nivel de lista tiene el mismo aspecto y funcionamiento que la interfaz de usuario de búsqueda de nivel de sitio, pero dispone de un ámbito de búsqueda predeterminado adicional, denominado Esta lista. El cuadro de búsqueda de nivel de lista se encuentra en la esquina superior derecha de cada lista y biblioteca de todas las colecciones de sitios y está configurado para usar el ámbito Esta lista de forma predeterminada. No obstante, los usuarios pueden seleccionar el ámbito Este sitio o un ámbito personalizado si están disponibles.

Interfaz de usuario de búsqueda del Centro de búsqueda

El Centro de búsqueda proporciona una interfaz de usuario centralizada y altamente personalizable donde los usuarios pueden realizar consultas de búsqueda. El Centro de búsqueda consta de un cuadro de búsqueda para escribir consultas de búsqueda y un vínculo a la página Búsqueda avanzada para que los usuarios pueden crear consultas de búsqueda avanzadas. De forma predeterminada, el cuadro de búsqueda está establecido en el ámbito Todos los sitios para que los usuarios puedan buscar en todo el contenido del índice.

De forma parecida al cuadro de búsqueda de nivel de sitio, el cuadro de búsqueda del Centro de búsqueda (llamada 1) es un cuadro de texto en el que los usuarios pueden escribir sus consultas de búsqueda. A continuación, los usuarios deben hacer clic en el botón Iniciar la búsqueda (llamada 2) para ejecutar su consulta. Los usuarios avanzados pueden hacer clic en el vínculo Búsqueda avanzada (llamada 3) para usar la página Búsqueda avanzada para crear consultas. Más adelante en este artículo se proporciona información sobre la página Búsqueda avanzada.

Si Microsoft Search Server 2008 se instaló con la opción de instalación básica, se usa la plantilla del Centro de búsqueda para crear el sitio web de nivel superior. Esto significa que el sitio de nivel superior de la colección de sitios es el Centro de búsqueda.

En la tabla siguiente se muestran los ámbitos disponibles en Search Server 2008 de forma predeterminada y los niveles en los que están disponibles.

Este ámbito	Permite a los usuarios	En este nivel
Todos los sitios	Buscar en todo el contenido del índice.	Centro de búsqueda Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas
Este sitio: nombre del sitio	Buscar en el sitio actual y todos sus subsitios.	Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas
Esta lista: nombre de la lista	Buscar en la lista actual.	Listas y bibliotecas

Planeación de ámbitos personalizados

En esta sección se proporciona información acerca de los ámbitos predeterminados que se pueden usar para filtrar el contenido incluido en cada consulta de búsqueda. Como administrador de búsquedas, puede identificar cuándo la organización podría necesitar complementar los ámbitos predeterminados mediante la creación de ámbitos personalizados. Puede usar ámbitos personalizados con reglas de ámbito para agrupar determinado contenido en el índice en partes de contenido en las que se puedan realizar consultas independientes.

Por ejemplo, puede hacer que sea posible realizar búsquedas en un conjunto específico de sitios web o en todos los documentos de Word que creó una persona determinada o que se crearon durante un período determinado de tiempo, o una combinación de estos parámetros.

Se pueden crear ámbitos personalizados en el nivel de la colección de sitios, de manera que dichos ámbitos sólo estarán disponibles para la colección de sitios en la que se crearon.

Al planear los ámbitos de búsqueda, se observa la arquitectura de la información para identificar los conjuntos de contenido generales en los que es probable que deseen realizar búsquedas los usuarios. Algunos de estos conjuntos abarcarán muchos sitios y otros abarcarán subconjuntos de información dentro de las colecciones de sitios.

Planeación de ámbitos para colecciones de sitios

Durante la fase de planeación, el administrador de cada colección de sitios deseará crear ámbitos a partir de la arquitectura de la información del sitio.

Esta es una lista de tareas relacionadas con los ámbitos que los administradores de colecciones de sitios pueden realizar en el nivel de sitio:

• Elegir cómo se mostrarán los ámbitos de búsqueda (cuadro desplegable de búsqueda, búsqueda avanzada o ambos).

• Crear ámbitos en el nivel de colección de sitios.

• Editar ámbitos en el nivel de colección de sitios (se proporciona más información a continuación).

• Agregar reglas de ámbito.

• Eliminar ámbitos en el nivel de colección de sitios.

• Ver el estado. Por ejemplo, qué reglas de ámbito contienen y el orden en la lista de ámbitos en la que aparecen.

Al crear o editar un nuevo ámbito en el nivel de colección de sitios, se especifica la siguiente:

• Título único.

• Descripción del ámbito (opcional).

• Grupo de presentación, a veces denominado grupo de ámbito. Los administradores de colección de sitios pueden asignar ámbitos a los grupos de presentación para determinar dónde aparecen en el sitio. De manera predeterminada, Search Server 2008 proporciona grupos de presentación para la lista desplegable del cuadro de búsqueda y la página Búsqueda avanzada. Los administradores de colecciones de sitios pueden asignar uno o más ámbitos a cualquier grupo de presentación o crear nuevos grupos de presentación.

• Página de resultados. Puede decidir usar la página de resultados de la búsqueda predeterminada para mostrar los resultados de la búsqueda cuando se use este ámbito o puede especificar una página diferente. Tenga en cuenta que, si decide usar una página diferente, primero debe crearla.

Planeación de grupos de presentación

Los grupos de presentación proporcionan un método para asignar ámbitos a un cuadro de búsqueda determinado. Los administradores de colección de sitios disponen de varias opciones para configurar los grupos de presentación existentes, o bien pueden optar por crear uno o más grupos de presentación nuevos. Normalmente, un propietario del sitio identifica la necesidad de disponer de un grupo de presentación determinado. Por ejemplo, es posible que los usuarios de un sitio de grupo en particular necesiten buscar con frecuencia contenido disperso entre varias bibliotecas de documentos. Para restringir el cuerpo de contenido en el que realizan las búsquedas, tienen que realizar búsquedas independientes en cuadros de búsqueda distintos (por ejemplo, el cuadro de búsqueda de cada biblioteca) o crear una consulta avanzada para filtrar los resultados de la búsqueda. Para proporcionar a los usuarios un método más sencillo para realizar estas búsquedas frecuentes, el administrador de la colección de sitios crea un grupo de presentación y le asigna el ámbito correspondiente. A continuación, los propietarios del sitio pueden asociar este grupo de presentación a un cuadro de búsqueda concreto. Por ejemplo, un cuadro de búsqueda situado en una página de búsqueda personalizada del sitio. Los usuarios pueden usar ese cuadro de búsqueda para realizar búsquedas en el contenido definido por el ámbito (en este caso, las bibliotecas de documentos). De forma predeterminada, Search Server 2008 proporciona dos grupos de presentación:

• Cuadro desplegable de búsqueda   El ámbito Todos los sitios se asigna a este grupo de presentación y el cuadro de búsqueda lo usa de forma predeterminada.

• Búsqueda avanzada El ámbito Todos los sitios se asigna a este grupo de presentación y el cuadro de búsqueda de la página Búsqueda avanzada lo usa de forma predeterminada.

Los administradores de colecciones de sitios pueden realizar las acciones siguientes:

• Agregar ámbitos a cualquier grupo de presentación.

• Quitar ámbitos de cualquier grupo de presentación.

• Crear grupos de presentación y asignarles los ámbitos que deseen.

• Cambiar el orden en que aparecen los ámbitos en la lista Ámbitos de búsqueda.

• Especificar el ámbito seleccionado de forma predeterminada en la lista Ámbitos de búsqueda.

Los propietarios de sitios pueden realizar las acciones siguientes:

• Asignar grupos de presentación diferentes al cuadro de búsqueda y la página Búsqueda avanzada en el sitio del centro de búsqueda.

• Crear páginas de búsqueda con los elementos web de cuadro de búsqueda y de cuadro de búsqueda avanzada y asignar el grupo o los grupos de presentación que deseen usar.

Planeación de reglas de ámbito

Un ámbito se define agregándole reglas de ámbito. Las reglas de ámbito establecen qué contenido se asocia y no se asocia al ámbito. Las reglas de ámbito que se agregan a un ámbito concreto definen su extensión.

Cada regla de ámbito se basa en un tipo de regla de ámbito determinado, que define las propiedades, las ubicaciones y los orígenes de contenido. En la tabla siguiente se muestran los tipos de regla de ámbito que están disponibles para los ámbitos de búsqueda en el nivel de colección de sitios.

Este tipo de regla de ámbito	Está disponible para los ámbitos de búsqueda en el nivel de colección de sitios	Prueba el contenido según
Dirección web (http://servidor/sitio)	Sí	Ubicación
Consulta de propiedad (Autor=Jane Dow)	Sí	Propiedad única
Origen de contenido	No	Un origen de contenido concreto
Todo el contenido	Sí	Todo el contenido del índice de contenido.

El tipo de regla de ámbito Todo el contenido es el más sencillo, ya que asocia todo el contenido rastreado al ámbito. En el caso de los otros tres tipos de regla de ámbito, un administrador de servicios de búsqueda puede especificar el comportamiento de la regla de ámbito que determinará el contenido que se asociará al ámbito. Estos comportamientos se describen en la siguiente lista:

• Incluir Los elementos que coinciden con esta regla aparecen en los resultados de la búsqueda a menos que otra regla los quite. Al combinar reglas, este comportamiento es similar al del operador lógico OR.

• Requerir Los elementos que coinciden con otras reglas deben coincidir también con ésta para aparecer en los resultados de la búsqueda. Este comportamiento es equivalente al del operador lógico AND.

• Excluir Los elementos que coinciden con esta regla se excluyen de los resultados de la búsqueda aunque coincidan con otras reglas. Este comportamiento es equivalente al del operador lógico AND NOT.

A menudo, los ámbitos se basan en una única regla de ámbito. Sin embargo, es razonable usar ámbitos con varias reglas. Se pueden crear ámbitos basados en un tema específico o en un conjunto de contenido que tenga una relación conceptual. Para ello, se pueden incluir y excluir varias ubicaciones, propiedades o una combinación de ubicaciones y propiedades relacionadas conceptualmente. La combinación lógica de reglas determina el contenido que se incluye o excluye del ámbito.

Uso de reglas de ámbito basadas en la ubicación

Puede crear reglas basadas en la ubicación (dirección web o ruta de acceso UNC) del contenido con el tipo de regla de ámbito Dirección web. Varios escenarios de uso requieren reglas de este tipo, incluida la búsqueda de contenido:

• En un grupo de bibliotecas de documentos.

• En un conjunto de carpetas ubicado en un único repositorio de documentos grande, por ejemplo, al buscar en un archivo de la compañía.

• En sitios externos para un tema concreto.

• En otros servidores de la organización.

Cada regla de ámbito Dirección web contiene una única ubicación, definida por una única carpeta, nombre de dominio o nombre de servidor. En función del conjunto de contenido que se desea que esté disponible en un ámbito, se agregan reglas de coincidencia hasta que todas las ubicaciones relevantes estén incluidas en el ámbito y todas las ubicaciones irrelevantes queden excluidas del mismo. Examine la planeación de la arquitectura de la información y la estructura de los sitios para decidir mejor qué ubicaciones se deben incluir en cada ámbito.

Uso de reglas de ámbito basadas en propiedades administradas

Puede basar las reglas de ámbito en un valor específico para una única propiedad administrada con el tipo de regla de ámbito Consulta de propiedad. Antes de crear este tipo de regla de ámbito, realice las siguientes comprobaciones:

• La propiedad administrada que desea usar existe, ya sea porque es una propiedad administrada predeterminada o porque la ha creado un administrador de servicios de búsqueda.

• La propiedad administrada se ha configurado para que esté disponible para su uso en ámbitos. Aunque se creen varias propiedades administradas, sólo algunas se configuran para que estén disponibles para su uso en ámbitos de forma predeterminada. Sólo se pueden usar en ámbitos de búsqueda las propiedades administradas que los administradores de servicios de búsqueda hayan configurado específicamente como disponibles para los ámbitos.

  Nota

  Los administradores de servicios de búsqueda pueden habilitar una propiedad para que esté disponible para su uso en ámbitos mediante la página Editar propiedad administrada de esa propiedad.

Una vez creada la regla de ámbito, cada elemento de contenido que coincida con la consulta de propiedad se comprueba con ese valor específico, y se incluye o se excluye en función de la regla. Las reglas basadas en propiedades sólo se pueden consultar con el operador Es exactamente, y no con otros operadores como Contiene.

Por ejemplo, un administrador de la colección de sitios de un sitio del portal de ventas puede crear ámbitos para cada oficina de ventas si usa la propiedad administrada SalesOffice y establece el valor de la regla en cada ámbito en el valor de la oficina relevante. Dado que esta propiedad administrada se usa para definir el ámbito, los resultados de la búsqueda incluirán solamente el contenido de la oficina de ventas al usar este ámbito.

Cuando una organización planea las propiedades administradas, debe tener en cuenta los ámbitos. Para crear un ámbito para un conjunto de contenido determinado, es necesario garantizar que hay propiedades de ese contenido que se encuentran asignadas a propiedades administradas que se pueden incluir en reglas de ámbito.

Uso de reglas de ámbito basadas en un origen de contenido

Si dispone de permisos de administrador en el servidor de búsqueda, puede crear reglas de ámbito en orígenes de contenido en el nivel de colección de sitios. Las razones para hacerlo pueden ser:

• Para crear contenido adicional que rastree contenido en una programación diferente.

• Para crear un origen de contenido independiente para rastrear contenido que se encuentre en una granja de servidores de Productos y Tecnologías de SharePoint distinta o en un recurso compartido de archivos.

• Para dividir el contenido en conjuntos más pequeños con los que combinar las reglas de ámbito para crear un ámbito de contenido más restringido.

Para obtener más información acerca de la planeación de orígenes de contenido, vea Planeación del rastreo de contenido(Search Server 2008).

Uso del tipo de regla de ámbito Todo el contenido

Cuando se crea una regla de ámbito con el tipo de regla de ámbito Todo el contenido, todo el contenido del índice de contenido está disponible para el ámbito. Si desea crear un ámbito más restringido, puede agregar reglas de ámbito a un ámbito que tenga el tipo de regla Todo el contenido para excluir del ámbito un contenido concreto.

Exclusión de contenido mediante el uso de una regla de ámbito con comportamiento de exclusión

El ámbito Todos los sitios se puede copiar y usar como punto de partida para incluir todo el contenido del índice de contenido. Después, se pueden agregar reglas de ámbito que excluyan contenido de los resultados de la búsqueda para crear ámbitos que sean amplios pero que no incluyan un determinado conjunto de resultados. A veces es más sencillo usar una copia del ámbito de búsqueda Todos los sitios con reglas de exclusión que crear un ámbito de búsqueda complejo que contenga reglas que incluyan cada subconjunto de contenido del sitio.

Independientemente de si comienza con una copia del ámbito Todos los sitios u otro ámbito, quizás prefiera agregar las reglas de ámbito que excluyan contenido en un proceso y agregar las reglas de ámbito que incluyan contenido en otro proceso diferente, ya que las razones para excluir e incluir contenido en los resultados de la búsqueda pueden ser sustancialmente diferentes.

Búsquedas avanzadas

En muchos casos, los usuarios escriben una frase de palabras clave en el cuadro de búsqueda y después hacen clic en el botón Iniciar la búsqueda o presionan la tecla Entrar para ejecutar la consulta. Si con esta técnica no obtienen el resultado que desean en las primeras páginas de resultados de la búsqueda, algunos no lo intentarán de nuevo, mientras que otros usuarios con más experiencia crearán una consulta más detallada dirigida al contenido que buscan.

Nota

A medida que aumenta el volumen de contenido en el que los usuarios realizan las búsquedas, disminuye la probabilidad de encontrar lo que están buscando con una frase de palabras clave sencilla.

Los usuarios con mucha experiencia pueden crear consultas de búsqueda avanzadas en el cuadro de búsqueda. Por ejemplo, para buscar contenido que contenga la palabra "negociar" creado por David Jones, pueden escribir la consulta siguiente en el cuadro de búsqueda:

negociar autor:jones

Sin embargo, la mayoría de los usuarios no están familiarizados con la sintaxis necesaria para crear consultas avanzadas de esta forma. Por lo tanto, para crear una consulta más detallada, la mayoría usa la página Búsqueda avanzada, que permite restringir la consulta al contenido que buscan mediante sintaxis. En la tabla siguiente se describen las opciones de la página Búsqueda avanzada relacionadas con palabras clave.

Al buscar en documentos con esta opción	Se obtiene este resultado
Todas estas palabras	Busca contenido que incluya todas las palabras clave que el usuario escriba, pero las palabras no tienen que aparecer en ningún orden concreto en el contenido.
La frase exacta	Busca contenido que incluya las palabras que el usuario escribe, en el mismo orden.
Cualquiera de estas palabras	Busca contenido que incluya cualquiera de las palabras escritas por el usuario.
Ninguna de estas palabras	Busca contenido que no incluya ninguna de las palabras escritas por el usuario.

Los usuarios también pueden usar la página Búsqueda avanzada para restringir la búsqueda a un idioma o un tipo de documento específicos. Por último, los usuarios pueden seleccionar restricciones de propiedades para filtrar los resultados de la búsqueda en función de si el valor de la propiedad que seleccionan coincide con el valor que escriben. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar la propiedad Autor, seleccionar el operador de inclusión Contiene, escribir un valor y, a continuación, hacer clic en Buscar.

De forma predeterminada se proporcionan varias propiedades, denominadas propiedades administradas, como Autor y Título, pero la mayoría de estas propiedades no están disponibles para su uso en ámbitos. Los administradores de servicios de búsqueda eligen qué propiedades administradas desean que estén disponibles para los ámbitos y pueden crear propiedades adicionales para satisfacer las necesidades de su organización.

Planeación de propiedades de búsqueda

Una forma de organizar el contenido de las colecciones de sitios para que las búsquedas sean eficaces es agrupar el contenido que tenga un tema común en la misma ubicación. De esta forma, se puede sacar partido de los ámbitos predeterminados en el nivel de sitio y de lista para realizar búsquedas en el contenido. Por ejemplo, se puede crear un sitio para almacenar toda la información de un proyecto determinado. Dentro de ese sitio, se pueden crear listas y bibliotecas de documentos independientes para almacenar distintos tipos de información relacionada con ese proyecto. Los usuarios emplean el ámbito predeterminado Este sitio para realizar búsquedas en todo el contenido del sitio, o bien el ámbito Esta lista para realizar búsquedas en el contenido de una lista o biblioteca concreta del sitio. Los administradores del servicio de búsqueda y de la colección de sitios pueden crear los ámbitos personalizados que estimen necesarios para que los usuarios realicen búsquedas en distintas partes del contenido.

Aunque ésta es una manera relativamente sencilla de organizar el contenido para que las búsquedas sean eficaces, no se ajusta de por sí a las necesidades de todas las organizaciones, especialmente cuando se busca en una gran cantidad de contenido. Algunas de las razones se exponen a continuación:

• No siempre es posible organizar todo el contenido que tenga un tema común en la misma ubicación.

• A pesar de que todo el contenido con un tema común se organice en la misma ubicación en la fase de implementación, con el tiempo, es posible que se disperse en la colección de sitios.

Se recomienda organizar el contenido por ubicación cuando tenga sentido hacerlo y, después, usar propiedades como complemento.

Propiedades administradas y rastreadas

Al rastrear contenido, el rastreador también rastrea las propiedades asociadas con dicho contenido. Las propiedades rastreadas incluyen los metadatos de contenido almacenados en archivos y las bases de datos usadas por la organización. Las propiedades rastreadas pueden representar distintos tipos de información, como autor, título y dirección de correo electrónico.

Search Server 2008 permite a los administradores de servicios de búsqueda crear propiedades administradas. A continuación, pueden asignar propiedades rastreadas (que son las que el rastreador recopila y agrega al almacén de propiedades al rastrear contenido) a las propiedades administradas que se usan en las consultas de búsqueda.

La relación entre las propiedades administradas y rastreadas es sencilla pero eficaz. Los administradores de servicios de búsqueda pueden asignar una o varias propiedades rastreadas (las que detecta el rastreador) a propiedades administradas (las que se pueden usar en reglas de ámbito y consultas). Esta asignación es importante porque muchas propiedades rastreadas contienen el mismo tipo de metadatos y a menudo sus nombres no son intuitivos. Por ejemplo, de forma predeterminada, las propiedades rastreadas denominadas "Mail:6" y "Office:4" se asignan a una propiedad administrada que se llama Autor. Esto se debe a que los valores de estas dos propiedades rastreadas contienen el nombre del autor. Esta asignación entre propiedades rastreadas y propiedades administradas simplifica la administración y beneficia a los usuarios. Los administradores se benefician de que tienen un menor número de propiedades con las que trabajar al crear los ámbitos. Los usuarios finales que crean consultas avanzadas en el cuadro de búsqueda se benefician de que tienen que memorizar menos nombres de propiedades y éstos son más intuitivos.

Ventajas de las propiedades administradas:

• Los usuarios pueden emplear propiedades administradas para crear en el cuadro de búsqueda consultas que filtren los resultados.

• Puede usar propiedades en la página Búsqueda avanzada para permitir que los usuarios finales filtren sin dificultad los resultados de la búsqueda.

• Los propietarios de sitios pueden personalizar la página Búsqueda avanzada para usar distintas propiedades administradas.

• Los administradores de servicios de búsqueda y de colecciones de sitios pueden crear ámbitos personalizados con reglas que filtren los resultados de la búsqueda a partir de las consultas. Los usuarios finales pueden aprovechar las consultas avanzadas basadas en propiedades sin tener que aprender a crear una consulta avanzada.

De forma predeterminada se crean varias propiedades administradas y después se asignan a propiedades rastreadas. Los administradores de servicios de búsqueda pueden asignar más propiedades rastreadas a las propiedades administradas existentes y también pueden crear otras propiedades administradas.

Uso de propiedades en las consultas

Para que el valor de las propiedades rastreadas afecte a una consulta de búsqueda, éstas se deben asignar a una propiedad administrada, la propiedad administrada debe estar disponible para los ámbitos y el usuario debe realizar una búsqueda con respecto a esa propiedad administrada. La inclusión de los valores de demasiadas propiedades rastreadas puede tener un efecto negativo en la relevancia y el rendimiento de la búsqueda.

Los administradores que planean la implementación inicial de Search Server 2008 deben registrar el conjunto inicial de propiedades administradas planeadas para el servicio de búsqueda.

Para encontrar muchas de estas propiedades rastreadas, busque en las propiedades mostradas en las aplicaciones tipos de contenido como, por ejemplo, documentos de Microsoft Office Word u Office Excel.

Si tiene acceso a un servidor de pruebas, puede rastrear el contenido de alta prioridad y usar las propiedades rastreadas que aparecen como ayuda para la planeación.

Si planea detenidamente las propiedades administradas y la forma en que se implementarán, puede simplificar las búsquedas del contenido del sitio. Cuando planee la implementación, se recomienda reducir al mínimo el número de propiedades administradas. Esto implica estimar con detalle qué propiedades son las más útiles para la organización e implementarlas como punto de partida. Si es necesario, siempre tendrá la posibilidad de crear más propiedades administradas después de la implementación.

Planeación de las propiedades administradas

Una forma práctica de identificar posibles propiedades administradas consiste en examinar el contenido existente y sus metadatos de prioridad alta. Si tiene acceso a una granja de servidores de prueba antes de la implementación activa de Search Server 2008, puede rastrear el contenido y ver las propiedades rastreadas que aparecen, y usar dichas propiedades para identificar parte de la arquitectura de la información. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones obtendrán más ventajas si planean una arquitectura de la información en papel antes de realizar una implementación, ya que esto puede ayudar a centrar la planeación y a identificar el contenido y los procesos que no están tan bien organizados como deberían.

La clave para crear un conjunto de propiedades administradas útil reside en determinar los conceptos más importantes y encontrar propiedades en el contenido que se puedan asignar a propiedades administradas que permitan a los usuarios encontrar contenido relevante cuando realicen búsquedas. La asignación de más propiedades aumenta el tamaño de la base de datos y, con ello, disminuye el rendimiento, por lo que es mejor asignar propiedades sólo cuando se esté seguro de que la asignación es relevante.

Algunos conceptos se usan para sugerir una estructura de la colección de sitios así como el contenido dentro de las colecciones de sitios. Otros se usan para crear términos especiales como palabras clave para resaltar los resultados relevantes de la búsqueda.

Es difícil detectar propiedades de contenido sin rastrear primero el contenido. Por consiguiente, se recomienda esperar a planear las propiedades administradas hasta que se tenga una buena idea del contenido de cada colección de sitios. A continuación, en un servidor de pruebas, puede rastrear todo ese contenido para obtener una lista con las propiedades rastreadas y compararlas con la arquitectura de la información al crear propiedades administradas. La asignación de propiedades puede ser una tarea compleja incluso después de rastrear el contenido, ya que es difícil identificar el tipo de contenido o la aplicación que usa la propiedad. Si no está seguro de la naturaleza y del contenido de una propiedad determinada, quizás sea preferible que configure una asignación en un entorno de prueba y experimente realizando búsquedas con dicha propiedad.

Muchas de las propiedades administradas más útiles se crean automáticamente cuando se instala Search Server 2008. Use estas propiedades administradas como punto de partida cuando planee las demás propiedades administradas. Las propiedades creadas automáticamente son:

• Autor

• Descripción

• Nombre del sitio

• Tipo

• Tamaño de archivo

• Última modificación

• Dirección URL

• Título

Tenga en cuenta que para realizar búsquedas eficaces mediante el uso de propiedades, primero deben asignarse valores a las propiedades rastreadas. Por ejemplo, si tiene un documento con una propiedad que se asigna a una propiedad administrada denominada Autor y no hay ningún valor asignado a esa propiedad en el documento, el documento no se mostrará en los resultados de la búsqueda cuando los usuarios ejecuten consultas con la propiedad Autor para buscar un autor concreto.

Procedimiento para evitar la creación de propiedades administradas duplicadas

Algunas propiedades son muy básicas y pueden parecer diferentes según el tipo de contenido. Es el caso de las propiedades Autor y Título de los documentos.

Lo más importante que se puede hacer con estas propiedades básicas durante la planeación es reducir la duplicación. Para ello, cree un único conjunto de propiedades administradas y asigne las propiedades rastreadas que tengan el mismo significado a las propiedades de dicho conjunto. En el caso de la propiedad Autor, puede asignar cada una de las apariciones individuales de una propiedad rastreada relativa a autores a una sola propiedad administrada Autor.

Puede asignar una o más propiedades rastreadas a una o más propiedades administradas.

Sugerencia:
La adición de cada propiedad Autor como una propiedad administrada independiente no tiene sentido, ya que se agregarían propiedades administradas adicionales a la base de datos sin aumentar la relevancia.

Puede optar por dar prioridad a varias propiedades rastreadas para que, si se encuentra más de una propiedad durante el rastreo, se use solamente el valor de la propiedad que tiene la prioridad más alta para las consultas que usen la propiedad o propiedades administradas. Si no se establecen prioridades en las propiedades rastreadas, se usan para las consultas los valores de todas las propiedades rastreadas asignadas a la propiedad administrada, de tal forma que la propiedad administrada se convierte en multivalor. Esto significa que el resultado de la búsqueda devuelve resultados para todo el contenido que incluya valores para cualquiera de las propiedades asignadas que coincidan con la consulta. Si una propiedad tiene un solo valor, un método razonable es elegir la propiedad rastreada más común como propiedad administrada y, a continuación, establecer prioridades en las propiedades asignadas en función de la frecuencia con la que aparecen. No siempre es fácil determinar qué propiedad se rastrea con más frecuencia, pero una de las estrategias es dar prioridad a propiedades que se sabe que están asociadas a las aplicaciones que más se usan.

Cuando asigna propiedades con distintos tipos de datos, en la mayoría de los casos la búsqueda usa el tipo de datos de la propiedad administrada.

Cuando asigne propiedades, tenga cuidado de no asignar propiedades irrelevantes o que apenas tengan coincidencias, ya que las asignaciones imprecisas pueden reducir la relevancia de los resultados de la búsqueda. Si es posible, pruebe las búsquedas de las propiedades administradas antes de la implementación inicial y planee la revisión de los datos de uso de las consultas de búsqueda durante las operaciones normales para definir con mayor precisión las propiedades que ha asignado.

Adición de propiedades para presentar conceptos clave en la arquitectura de la información

Además de las propiedades rastreadas que se asignan a propiedades administradas de forma predeterminada, otras propiedades rastreadas podrían asignarse claramente a conceptos de la arquitectura de la información que todavía no han sido capturados por las propiedades administradas existentes. Por ejemplo, una compañía podría identificar el servicio de atención al cliente como un proceso empresarial clave en su arquitectura de la información. Los conceptos clave asociados al servicio de atención al cliente en la arquitectura de la información pueden incluir a los clientes, representantes del servicio de atención al cliente y regiones de atención al cliente.

Para cada concepto de la arquitectura de la información, pregúntese si existe una propiedad rastreada que lo represente y que se pueda asignar a una propiedad administrada. Si es así, conviértala en propiedad administrada.

Tenga en cuenta que aunque muchos conceptos de la arquitectura de la información no están representados por propiedades, estos conceptos son útiles durante la planeación de la estructura del sitio y la implementación de otras características de búsqueda. La arquitectura de la información puede identificar propiedades administradas que no se tuvieron en cuenta, pero sólo porque un concepto aparezca en la arquitectura de la información no significa que exista o debiera existir una propiedad administrada para el mismo.

Uso de propiedades administradas en los ámbitos de búsqueda

Cada propiedad administrada se puede exponer como una propiedad para las reglas de ámbito de búsqueda. Para obtener más información acerca de la planeación de los ámbitos de búsqueda, vea la sección sobre la planeación de los ámbitos de búsqueda, que encontrará anteriormente en este mismo artículo.

Planeación de la integración de propiedades para nuevos tipos de archivo con IFilters

Search Server 2008 usa categorías de propiedades para rastrear propiedades por documentos dentro de cada categoría. Las categorías de propiedades incluyen el controlador de protocolo y el IFilter usados por la búsqueda cuando indiza el contenido. Antes de rastrear el contenido, debe asociarlo a las categorías de propiedades que encontrarán con más eficacia las propiedades rastreadas que necesita antes de crear propiedades administradas. Para registrar IFilters con Search Server 2008, vea el artículo sobre cómo registrar Microsoft Filter Pack con SharePoint Server 2007 y con Search Server 2008.

Si agrega contenido al índice de contenido que requiera distintos IFilters o controladores de protocolo, puede crear mediante programación una nueva categoría de propiedad para ese contenido. Como parte del proceso de planeación inicial, debe identificar qué contenido necesita nuevos IFilters y controladores de protocolo. Esto puede requerir código personalizado, aunque se proporcionan algunos IFilters y controladores de protocolo.

Para obtener información acerca de las categorías de propiedades, vea Administración de asignaciones de propiedades de metadatos (Search Server 2008). Para obtener más información acerca del rastreo de contenido, vea Planeación del rastreo de contenido(Search Server 2008).

Planeación de lo que verán los usuarios en los resultados de la búsqueda

Search Server 2008 proporciona varias opciones que permiten a los administradores de colecciones de sitios y de servicios de búsqueda controlar lo que los usuarios ven en las páginas de resultados de la búsqueda. Aunque se pueden controlar los resultados de la búsqueda de muchas maneras diferentes, durante la implementación, recomendamos:

• Planear las palabras clave, los resultados más probables y los sinónimos.

• Prever qué sitios son los más y menos relevantes para controlar qué posición deben ocupar respecto a los primeros resultados de la búsqueda.

• Planear si se van a usar ubicaciones federadas y elementos web de federación.

• Planear la presentación de los vínculos.

• Planear si los usuarios pueden usar alertas basadas en búsquedas.

Planeación de palabras clave y resultados más probables

Las palabras clave, en ocasiones denominadas frases de palabras clave, son las palabras que los usuarios escriben en un cuadro de búsqueda al crear una consulta. Cuando los usuarios realizan una búsqueda sencilla con palabras clave, por ejemplo, cuando escriben la palabra "widget" en el cuadro de búsqueda y hacen clic en el botón Iniciar la búsqueda, Search Server 2008 muestra los resultados de búsqueda de todo el contenido del ámbito seleccionado que contenga esa palabra clave.

Search Server 2008 permite a los administradores de las colecciones de sitios crear una entidad denominada palabra clave que esté directamente relacionada con frases de palabras clave con el mismo nombre ubicadas en el índice. Un administrador de colección de sitios puede crear una palabra clave con una o más palabras. Por ejemplo, una palabra clave puede ser una palabra única, como "OOF", o un grupo de palabras que se deben escribir en un orden determinado, como "fuera de la oficina".

Además del nombre de la palabra clave, también conocida como frase de palabras clave, los administradores de colecciones de sitios pueden crear palabras clave compuestas por una o varias de las siguientes opciones:

• Una definición de la palabra clave que aparece en los resultados de búsqueda

• Uno o más sinónimos

• Uno o varios resultados más probables, que son las direcciones URL que los administradores de servicios de búsqueda especifican como de alta relevancia para una palabra clave determinada.

Nota

Aunque se puede crear una palabra clave que no contenga ninguna de estas opciones, hacerlo no mejora la relevancia de los resultados de la búsqueda.

Las palabras clave permiten a los administradores de colecciones de sitios aumentar la relevancia de las consultas de los usuarios finales. Los resultados de búsqueda de cualquier colección de sitios se pueden modificar para aumentar el nivel de contenido específico a fin de que aparezca en un nivel superior en respuesta a las consultas que usan términos de búsqueda concretos. Aunque las palabras clave se planean, implementan y administran en el nivel de colección de sitios, es recomendable asegurarse de que la planeación y la implementación sean coherentes en toda la organización.

Las definiciones de palabras clave son una buena manera de proporcionar un fácil acceso a información acerca de los conceptos de alta prioridad de cada colección de sitios. Para cada concepto, los administradores de la colección de sitios pueden crear una palabra clave de forma que su definición aparezca en el elemento web Resultados de búsqueda más probables, al lado de los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, un portal de ventas dedicado a la venta de una línea de productos concreta podría proporcionar definiciones de sus principales artículos. Estas definiciones se pueden usar para ayudar a los asociados de ventas a conocer mejor los productos, o se pueden mostrar en los resultados de búsqueda en un sitio del portal público al que tengan acceso los clientes.

Ejemplo de palabra clave

Un administrador de una colección sitios sabe que los usuarios finales tienen dificultades para encontrar el calendario usado para realizar el seguimiento de los períodos en los que los miembros del equipo se encuentran fuera de la oficina. Los usuarios informan de que, cuando buscan el calendario, sus consultas generan varias páginas de resultados de búsqueda irrelevantes y que abandonan la búsqueda después de examinar las primeras páginas.

El administrador de la colección de sitios decide crear una palabra clave denominada "oof" que contenga lo siguiente:

Definición de la palabra clave: acrónimo que usamos para indicar "fuera de la oficina".

Sinónimo: ausente.

Resultado más probable: dirección URL al calendario y descripción del resultado más probable.

Después, el administrador de la colección de sitios pide a los usuarios finales que usen la nueva palabra clave "oof" o su sinónimo, "ausente", cuando busquen el calendario.

En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de la página de resultados de búsqueda predeterminada que los usuarios finales verán al buscar la palabra clave "oof" desde el Centro de búsqueda en este escenario. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, los resultados más probables y las descripciones de palabras clave sólo aparecen en las páginas de resultados de búsqueda para las búsquedas que se ejecutan mediante el Centro de búsqueda.

En la ilustración anterior se muestra la consulta que ejecutó el usuario final (llamada 1). La característica para resaltar palabras clave también muestra las palabras clave del contenido como texto en negrita (llamada 2). La descripción que el administrador de la colección de sitios asignó a esta palabra clave aparece en la esquina superior derecha de la página de resultados de la búsqueda de forma predeterminada (llamada 3). Cada palabra clave se puede asociar a una definición, y las definiciones pueden incluir direcciones URL. En consecuencia, se recomienda lo siguiente:

• Identificar los orígenes de las definiciones durante la planeación.

• Durante la planeación, incluir un paso independiente para diseñar un glosario de todas las definiciones usadas por las palabras clave en cada colección de sitios.

• Crear algunas palabras clave con la única finalidad de asociarlas a una definición.

Los resultados más probables (llamada 4) aparecen directamente bajo la descripción de las palabras clave, si existe. Un resultado más probable es más que una dirección URL. También tiene un título y, opcionalmente, puede tener una descripción. En este ejemplo, el administrador de la colección de sitios asignó el nombre "Out of Office page" (página de fuera de la oficina) al resultado más probable. La descripción que el administrador asignó al resultado más probable aparece directamente debajo del nombre y, a continuación, se muestra la dirección URL del resultado más probable.

Algunos usos habituales de los resultados más probables son documentos específicos, sitios y personas con experiencia en el concepto asociado al término de búsqueda. Es importante tener en cuenta el título y la descripción de cada resultado más probable durante la planeación del contenido para aumentar la relevancia y las posibilidades de uso de cada resultado más probable. Puede asociar hasta 25 resultados más probables con cada palabra clave en la interfaz de usuario de administración, y muchos más con el modelo de objetos, pero se recomienda no abusar de los resultados más probables. Una planeación de contenido eficaz puede ayudarle a identificar un número adecuado de resultados más probables para cada palabra clave que equilibre el número de resultados de la búsqueda con la relevancia de la búsqueda.

Nota

Dado que la dirección URL de un resultado más probable está codificada de forma rígida por el administrador de la colección sitios, puede ser cualquier dirección URL. Incluso puede señalar contenido que no se haya rastreado.

Puede usar el mismo resultado más probable para más de una palabra clave. Si el resultado más probable ya existe, puede agregarlo a cualquier palabra clave sin tener que volver a especificar sus propiedades y, posiblemente, crear resultados más probables redundantes. También puede cambiar simultáneamente la dirección URL y la descripción de ese resultado más probable en todas las palabras clave que lo usan. Esto resulta especialmente útil si usa un sitio de prueba durante la planeación y antes de la implementación inicial.

Información acerca de los sinónimos

Un sinónimo es una o más palabras estrechamente relacionadas con una palabra clave determinada. Por ejemplo, podrían ser sinónimos adecuados de la palabra clave "vehículo": "auto", "automóvil" o "utilitario". Todos estos sinónimos son adecuados para esta palabra clave concreta porque cabe esperar que algunos de los usuarios que busquen vehículos escriban una de esas palabras clave en el cuadro de búsqueda en su lugar. Los administradores de las colecciones de sitios pueden definir uno o varios sinónimos para cada palabra clave. La finalidad de un sinónimo es mostrar la misma definición de palabra clave y el mismo resultado más probable en la página de resultados de búsqueda que se muestra cuando se usa la palabra clave. En el ejemplo anterior, si los usuarios finales ejecutan una consulta de búsqueda con el sinónimo "fuera de la oficina", verán la misma descripción de palabra clave y los mismos resultados más probables que verían si ejecutaran la consulta de búsqueda con la palabra clave "oof". La diferencia, no obstante, radica en que en los resultados de la búsqueda sólo verán contenido que contenga las palabras "fuera de la oficina", en lugar de contenido que contenga la palabra "oof".

Los sinónimos son útiles cuando se usan varios términos de búsqueda para el mismo concepto y contenido, para consolidar los resultados de búsqueda y que no aparezcan dispersos en varios términos de búsqueda. La lista que se actualiza cuando un administrador de colección de sitios crea palabras clave y agrega sinónimos se denomina archivo de sinónimos. El archivo de sinónimos de Search Server 2008 es compatible con el archivo de sinónimos de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.

Uso de la arquitectura de la información para identificar palabras clave

Puede usar la arquitectura de la información creada por los equipos de planeación de contenido para identificar contenido de prioridad alta que se debe asociar con palabras clave. Dado que la arquitectura de la información contiene una lista de términos, puede usar rápidamente algunos de esos términos para crear palabras clave que puede asociar a contenido específico y altamente relevante.

El contenido relevante es cualquier información específica que se desee que los usuarios vean primero o de forma más destacada cuando realicen búsquedas con una palabra clave específica. A continuación se muestran algunos ejemplos de contenido relevante para cada concepto o área de contenido profesional principal:

• Documentos

• Sitios

• Personas

• Definiciones

• Términos aprobados u oficiales que significan lo mismo pero que no se incluyeron en la consulta de búsqueda

La asociación de palabras clave con un resultado más probable es útil para animar a los usuarios a ver los documentos clave necesarios para colaborar en procesos de negocio fundamentales. Por ejemplo, es posible que una empresa tenga una plantilla especial para los informes de gastos y una palabra clave "informes de gastos" para aumentar el nivel de dicha plantilla al principio de los resultados de la búsqueda. Sin esa palabra clave, los empleados pueden pasar varios minutos preguntando a sus compañeros la dirección URL correcta o examinando el sitio web de la empresa. Con la palabra clave asociada con la dirección URL de la plantilla del informe de gastos como resultado más probable, los empleados podrán ubicar rápidamente la plantilla.

Las palabras clave de sitios son útiles para identificar la ubicación de sitios con información relevante en una organización de gran tamaño. Por ejemplo, "vacaciones" puede ser una palabra clave asociada a un resultado más probable que contenga la dirección URL del sitio de recursos humanos que incluye información acerca del tiempo no trabajado remunerado para los empleados. En un caso ideal, el resultado más probable podría contener la dirección URL de la página exacta que proporciona información acerca de las vacaciones en la empresa.

Consideraciones de seguridad de las palabras clave

A diferencia de las versiones anteriores de Office SharePoint Portal Server, las palabras clave y los resultados más probables no se ven afectados por los permisos de seguridad y todos los lectores de la colección de sitios pueden ver todos los resultados más probables y todas las palabras clave de esa colección de sitios que aparecen en los resultados de la búsqueda. Los usuarios que no tienen permisos para ver la página a la que está vinculado un resultado más probable no pueden ir a esta página. No obstante, pueden ver la descripción del resultado más probable en la página de resultados de búsqueda y las direcciones URL del contenido. Esto podría revelar información que algunos usuarios no deberían ver.

Las palabras clave están diseñadas para proporcionar resultados de alta prioridad a todos los usuarios. Si desea dirigir contenido a determinados usuarios según sus permisos, puede usar audiencias y elementos web de destino en los lugares adecuados de la colección de sitios.

Planeación de palabras clave en la organización

Es importante planear las palabras clave de antemano de manera que exista coherencia entre todas las palabras clave de la organización. Aunque se implementen en el nivel de colección de sitios, siempre que sea posible se debería garantizar su coherencia en todas las colecciones de sitios.

Ejemplo de una planeación de palabras clave incorrecta

Un administrador de una colección de sitios crea una palabra clave denominada "súper lista" en la colección de sitios de marketing y un resultado más probable para esa palabra clave que contiene una dirección URL a la lista de clientes de la empresa. Otro administrador de colección de sitios crea una palabra clave denominada "Lista maestra" en la colección de sitios de ventas y un resultado más probable para esa palabra clave que contiene una dirección URL a la misma lista de clientes.

Los usuarios que usen las dos colecciones de sitios se confundirán cuando su búsqueda por palabras clave no sea coherente al mostrar el resultado más probable que esperan ver en la página de resultados de búsqueda. Por ejemplo, un empleado que use principalmente la colección de sitios de marketing estará acostumbrado a usar la palabra clave "súper lista" en sus búsquedas y esperará que funcione en cualquiera de las dos colecciones de sitios.

Sugerencia:
La planeación de la coherencia de las palabras clave en la organización requiere una buena colaboración entre los administradores de las colecciones de sitios.

En las organizaciones pequeñas, es probable que el equipo de planeación de contenido sea pequeño y esté organizado en torno a una única colección de sitios, y la planeación de las palabras clave puede estar en manos de uno o dos empleados. En cambio, en las organizaciones grandes un equipo de planeación más grande puede resultar útil. Deberían incluirse planeadores de negocio y administradores en cada nivel para garantizar que se cubren todas las necesidades de la empresa.

Los resultados más probables aparecen en los resultados de la búsqueda incluso si el contenido no se ha rastreado. Éste es otro motivo para planear palabras clave durante la implementación inicial, pues de esta forma el contenido de prioridad alta puede estar disponible en las primeras etapas de una implementación antes de que se hayan rastreado todos los orígenes de contenido. En algunos casos poco frecuentes en que el contenido no se puede rastrear porque en la búsqueda falta un filtro de índice relevante o por cualquier otro motivo técnico, puede usar los resultados más probables para facilitar la búsqueda de contenido incluso si no se ha rastreado.

Los usuarios clave de cada nivel de la organización planean palabras clave para sus colecciones de sitios. Estos usuarios usan la misma planeación de contenido general, adaptada al contenido de las colecciones de sitio que planean. Al planear palabras clave, tarea que se inicia antes de la implementación y continúa en una serie de fases tras la implementación, todos los grupos de programadores de contenido se pueden comunicar entre sí para mantener la coherencia de la planeación general.

No todas las palabras clave se planearán antes de la implementación. La función de los equipos de planeación de contenido consiste en identificar los conceptos de alta prioridad que sean más importantes para las consultas de búsqueda en la organización, a fin de que las consultas de búsqueda sean relevantes para los usuarios desde el primer día de la implementación. El equipo de planeación puede identificar una persona de contacto para cada palabra clave, que puede ser integrante o no del equipo de planeación. Tras la implementación y después de haber identificado los términos de búsqueda comunes en los registros de búsqueda, los administradores de la colección de sitios pueden ampliar la lista de palabras clave.

En la fase de planeación, los administradores de listas de palabras clave deben tener en cuenta cómo coinciden las palabras clave con las consultas. Las palabras clave deben coincidir exactamente con la cadena completa de términos de búsqueda y no deben usar una sintaxis especial como + o - al buscar contenido en las listas. Esto evita la devolución de varias listas de palabras clave para la misma consulta de búsqueda, lo que simplifica los resultados de la búsqueda.

Planeación de la administración de palabras clave

Los detalles de la administración de palabras clave son importantes principalmente para las operaciones diarias de las colecciones de sitios, pero hay algunos aspectos de la administración que merecen la pena considerarse durante la planeación; en concreto, las propiedades de contacto y publicación opcionales que los administradores de la colección de sitios pueden asignar a las propiedades.

Sugerencia:
Cuanta más planeación se realice antes de la implementación, menos administración será necesaria durante las operaciones diarias.

Cada palabra clave tiene las propiedades opcionales siguientes:

• Fechas de inicio, finalización (expiración) y revisión

• Contacto

Es posible que las palabras clave deban someterse a aprobación antes de que afecten a los resultados de la búsqueda, y también que deban configurarse para que se inicien o expiren después de un determinado período de tiempo. No es probable que las palabras clave de prioridad alta identificadas durante la planeación inicial sean temporales, excepto para el contenido que sea relevante para los empleados que usan una colección de sitios durante la implementación inicial.

El contacto de cada palabra clave es la persona con la que se debe poner en contacto cuando expira una palabra clave, si se ha establecido una fecha de expiración. Los planeadores de contenido de cada colección de sitios deben considerar quién va a administrar las palabras clave después de la implementación inicial e incluir al menos algunos de esos empleados en el proceso de planeación en el nivel de la colección de sitios.

No obstante, parte del proceso de planeación consiste en prever quién va a tomar las decisiones sobre las palabras clave en el futuro. Tomar estas decisiones durante el proceso de planeación puede mejorar la transición a las operaciones normales de la colección de sitios y favorecer el uso coherente y eficaz de las palabras clave en el futuro.

Para obtener más información acerca de la administración de palabras clave, vea Administración de la configuración para mejorar los resultados de búsqueda (Search Server 2008).

Planeación de la relevancia de los resultados de búsqueda

Cuanto mayor sea el cuerpo de contenido en el que se realice la búsqueda, más posibilidades habrá de que se muestren varias páginas de resultados de búsqueda para una consulta concreta. Esto es especialmente cierto cuando se usan consultas de palabras clave básicas en lugar de consultas avanzadas. Para ayudar a que la experiencia del usuario sea positiva, asegúrese de que se muestren vínculos al contenido más relevante lo antes posible en las páginas de resultados de búsqueda.

Search Server 2008 permite a los administradores de servicios de búsqueda asignar valores de relevancia a las páginas web indizadas. Cada valor de relevancia, que está asociado con una página web concreta, determina la posición en la página de resultados de búsqueda en la que aparece el vínculo a una página determinada. Las páginas a las que se asigna un valor de relevancia se denominan páginas autoritativas.

La configuración de páginas autoritativas es otro factor a la hora de establecer prioridades en los resultados de búsqueda y no tiene más peso que otros factores, como las palabras clave administradas por los administradores de colecciones de sitios, las propiedades administradas por el administrador de servicios de búsqueda o la ponderación automática aplicada al contenido por la tecnología de búsqueda.

La configuración de páginas autoritativas se establece en el nivel de administración de búsquedas y los administradores de servicios de búsqueda pueden asignar sitios a un nivel de página autoritativa, de entre cuatro niveles posibles:

• Páginas más autoritativas

• Páginas autoritativas de segundo nivel

• Páginas autoritativas de tercer nivel

• Sitios con disminución de nivel

Las páginas web se ponderan en función de lo autoritativas que sean, y cada nivel recibe una ponderación de relevancia proporcional. De forma predeterminada, todas las páginas de nivel superior de las aplicaciones web se agregan como más autoritativas. Puede mover estas páginas a otros niveles o quitarlas completamente de la configuración de páginas autoritativas.

Los sitios a los que se les asigna el valor Disminuir el nivel de los sitios normalmente aparecerán hacia el final de los resultados de la búsqueda, una vez considerados los demás factores de ponderación de relevancia.

Esto significa que a menudo aparecen en la página de resultados de búsqueda después de páginas que ni siquiera se especificaron como páginas autoritativas. Se recomienda usar esta opción para los sitios que contienen información irrelevante (por ejemplo, un sitio de almacenamiento).

Al planear la configuración de las páginas autoritativas, tenga en cuenta la finalidad de cada sitio y revise sus subsitios. Agrupe los sitios autoritativos en los tres niveles por importancia y agrupe los sitios que no es probable que sean relevantes como sitios con disminución de nivel.

A continuación, se muestran los procedimientos recomendados para planear la configuración de las páginas autoritativas:

• Los sitios de SharePoint centrales para los procesos de negocio de prioridad alta serán por lo general los más autoritativos.

• Es probable que los sitios que fomentan la colaboración o la acción sean más autoritativos que los sitios meramente informativos.

• Es probable que los sitios que son informativos pero no fundamentales para los procesos empresariales de alta prioridad o que se usan para colaboración se encuentren en el segundo o tercer nivel de sitios autoritativos.

• Por lo general, los sitios externos son los menos autoritativos, porque la organización no puede controlar el contenido en dichos sitios.

• No necesita asignar una configuración de páginas autoritativas a cada sitio. Se recomienda seleccionar la relevancia para un pequeño número de sitios que sabe que son los más autoritativos o los menos relevantes, y ajustar la configuración de páginas autoritativas durante las operaciones normales basándose en los comentarios de los usuarios y en la información de los registros de consulta y de rastreo.

Planeación del uso de ubicaciones federadas y elementos web de federación

La federación, una nueva característica de Search Server 2008, se puede planear con el resto de la experiencia de búsqueda de los usuarios finales. La federación permite a los usuarios finales emitir una consulta que busca en varios orígenes y combina los resultados en una única página de resultados de búsqueda. Estos orígenes pueden incluir:

• Los repositorios de contenido empresarial de la compañía

• Los motores de búsqueda de Internet o los servicios de subscripción que usa la compañía

• Documentos empresariales indizados por Search Server 2008 en otras divisiones o regiones del mundo

Cuando el usuario final emite una consulta, Search Server 2008 da formato y representa los resultados junto con los resultados indizados mediante los nuevos elementos web de federación.

Cuando planee la experiencia que desee que tengan los usuarios al buscar en ubicaciones federadas, intente satisfacer los hábitos y necesidades de búsqueda de los usuarios de la compañía. Hágase las siguientes preguntas: ¿cuál es el contenido que más necesitan encontrar los usuarios para ser más productivos? ¿Cuáles son las consultas que usan actualmente? Dirija las búsquedas a las ubicaciones federadas para resolver los problemas de información clave de la compañía.

Cuando se usa la federación, resulta tentador agregar muchas ubicaciones federadas para satisfacer todas las posibles necesidades de los usuarios. Por desgracia, esto conduce a que muchos usuarios descarten los resultados federados al considerarlos demasiado desordenados.

Para ayudar a garantizar que los resultados federados devuelvan respuestas útiles a las consultas, las ubicaciones federadas pueden hacer coincidir formatos de consulta específicos con reglas desencadenadoras. Cuando se crea una regla desencadenadora para una ubicación federada, el elemento web asociado con dicha ubicación sólo mostrará los resultados para las consultas que coincidan con el diseño o el prefijo que se especifique.

Por ejemplo, supongamos que trabaja en una compañía llamada Contoso, donde los empleados fabrican un producto denominado artículo. Los empleados necesitan encontrar esos artículos muchas veces al día mediante un identificador de artículo de diez dígitos. Los artículos están almacenados en una base de datos que no se puede rastrear mediante Search Server 2008. Para permitir que los empleados de Contoso puedan buscar los artículos, cree un conector de federación que busque en la base de datos de artículos. Sin embargo, mostrar la información de artículos en cada consulta podría resultar frustrante para los usuarios. Por lo tanto, debe crear un desencadenador de ubicaciones federadas con un diseño que reconozca las consultas de diez dígitos. Ahora, cuando los usuarios busquen identificadores de artículos, reciben un resultado federado mejor de la base de datos de artículos.

Para obtener más información acerca del uso de desencadenadores y reglas desencadenadoras, vea el tema sobre el trabajo con desencadenadores y plantillas de consultas en la ayuda de Search Server 2008.

Se pueden agregar y configurar resultados federados en la página de resultados de búsqueda con un elemento web de resultados federados o un elemento web de mejores resultados federados. De forma predeterminada, la página de resultados de búsqueda contiene dos elementos web de resultados de búsqueda federados y un elemento web de mejores resultados federados. La ubicación federada y sus propiedades se definen en los elementos web en la página de resultados de búsqueda.

Para obtener más información acerca de la federación, vea el tema sobre la federación de resultados de búsqueda desde otras ubicaciones en la Ayuda de Search Server 2008.

Planeación de la presentación de los vínculos

Los administradores de servicios de búsqueda pueden usar asignaciones de nombre de servidor para cambiar el modo en que se muestran las direcciones URL o los intervalos concretos en los resultados de la búsqueda. Las asignaciones de nombre de servidor se establecen en el nivel de administración de búsquedas para todo el contenido rastreado por el servicio de búsqueda y se aplican siempre que se realiza un rastreo completo de los orígenes de contenido afectados. Es posible que desee usar asignaciones de nombre de servidor en los siguientes escenarios:

• Desea impedir que surjan problemas de acceso y posibles puntos vulnerables de seguridad causados por vínculos que muestran las direcciones locales del servidor. Por ejemplo, en función de cómo se rastree el contenido, una dirección URL podría mostrar una ruta de acceso local del servidor.

• Desea ocultar las direcciones URL complejas en los resultados de la búsqueda, motivo por el cual las reemplazará por un nombre más conciso en el servidor.

• Por razones de seguridad, desea ocultar el nombre del origen de contenido, como el nombre del servidor o del recurso compartido.

Use asignaciones de nombre de servidor sólo si tiene uno de los problemas de presentación descritos en la lista anterior. En la mayoría de los casos, la planeación de las asignaciones de nombre de servidor antes de la implementación inicial será mínima.

Planeación de alertas basadas en búsquedas

Un administrador de servicios de búsqueda puede decidir si se activarán alertas basadas en búsquedas para un Centro de búsqueda determinado. Si se activan estas alertas y el servidor está configurado para enviar correo electrónico, los usuarios finales pueden hacer clic en el vínculo Enviarme alertas, situado en la parte superior de las páginas de resultados de búsqueda, y especificar los tipos de cambios para los que desean recibir alertas y la frecuencia con la que desean recibir alertas por correo electrónico. Tenga en cuenta que, al permitir el uso de alertas basadas en búsquedas, el sistema usa recursos adicionales en los servidores de correo y se aumenta la carga en los servidores de consultas, porque las consultas de cada alerta basada en búsqueda se ejecutan cada vez que se procesa una alerta basada en búsquedas. Al planear la implementación inicial, tenga en cuenta los recursos disponibles para las alertas y la probabilidad de que los usuarios que usan sus sitios empleen las alertas de forma productiva. De forma predeterminada, las alertas basadas en búsquedas están activadas.

Durante las operaciones, las alertas basadas en búsquedas se desactivan automáticamente siempre que se restablezcan los orígenes de contenido para evitar el envío de notificaciones para todas las alertas basadas en búsquedas. Los administradores tienen que volver a habilitar las alertas basadas en búsquedas.