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Planeación de la búsqueda de datos profesionales

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En este artículo:

  • Acerca de la búsqueda de datos profesionales

  • Planeación de la búsqueda de datos profesionales

  • Hojas de trabajo

La integración de datos profesionales con otras funciones de Microsoft Office SharePoint Server 2007 proporciona la oportunidad de usar toda la eficacia de la búsqueda profesional para encontrar, ver y actuar sobre datos profesionales relevantes. Esta integración sólo está disponible en la versión Enterprise de Office SharePoint Server 2007. Las implementaciones de la versión Standard de Office SharePoint Server 2007 no pueden registrar aplicaciones de datos profesionales ni buscar datos profesionales mediante el uso del motor de búsqueda Enterprise Search.

Al planear la búsqueda de datos profesionales, es importante entender la funcionalidad de búsqueda. También es importante lo siguiente:

  • Planee la inclusión de datos profesionales en orígenes de contenido.

  • Seleccione las propiedades adecuadas de los datos profesionales para asignarlas a propiedades administradas en el esquema de la búsqueda.

  • Cree listas de control de acceso (ACL) para tipos de datos profesionales.

  • Use ámbitos y filtros de búsqueda para cambiar cómo se agrupan las consultas de búsqueda y qué resultados de búsqueda se encuentran.

  • Planee la integración de la capacidad de búsqueda de datos profesionales en los sitios de su colección de sitios.

Acerca de la búsqueda de datos profesionales

Los resultados de datos profesionales se excluyen de los resultados de búsqueda generales. Los resultados de las búsquedas de datos profesionales pueden mostrarse de cuatro formas distintas:

  • Cuando se usa un ámbito de búsqueda que incluye datos profesionales para la búsqueda, los resultados de la búsqueda incluyen datos profesionales. De manera predeterminada no se proporciona un ámbito de búsqueda de datos profesionales, pero los administradores pueden crear ámbitos de búsqueda que incluyan datos profesionales.

  • Los usuarios pueden restringir los resultados de búsqueda iniciales mediante la selección de la opción para buscar orígenes de datos profesionales.

  • Los usuarios pueden seleccionar una ficha de datos profesionales que se proporciona en el sitio del Centro de búsqueda y la búsqueda incluirá todos los datos profesionales de la ficha. De manera predeterminada no se incluye una ficha para todos los datos profesionales, pero los administradores pueden agregar fichas para buscar todos los datos profesionales o para buscar datos de aplicaciones de empresa específicas.

  • Si el término de búsqueda en una consulta de búsqueda estándar coincide con una frase seleccionada por un administrador, el resultado de los datos profesionales aparece en los resultados recomendados.

Los administradores del servicio de búsqueda y de colecciones de sitios individuales deben configurar varias opciones antes de que los datos profesionales estén disponibles en los resultados de la búsqueda. Realice el siguiente procedimiento para hacer que los datos profesionales estén disponibles para la búsqueda.

Procedimiento para hacer que los datos profesionales estén disponibles para la búsqueda

  1. En el caso de las aplicaciones de línea de negocio, registre la aplicación en el Catálogo de datos profesionales y establezca el número de conexiones.

  2. Cree un origen de contenido para los datos de aplicaciones profesionales.

  3. Rastree el origen de contenido de los datos de las aplicaciones para agregar sus propiedades como nuevas propiedades rastreadas en el esquema del sitio del portal.

  4. Seleccione las propiedades relevantes en la sección Configurar búsqueda del Catálogo de datos profesionales y asígnelas a propiedades administradas para la búsqueda.

  5. Cree ACL para los tipos de datos profesionales en el Catálogo de datos profesionales.

  6. Vuelva a rastrear el origen de contenido del origen de datos profesionales para actualizar las propiedades administradas y ACL.

  7. Cree ámbitos de búsqueda para los datos profesionales.

  8. Configure las palabras clave para los datos profesionales.

La mayoría de estas tareas las realiza el administrador del servicio compartido de búsqueda o del Catálogo de datos profesionales. Algunas tareas las realizan los administradores de las colecciones de sitios. Los administradores de servicios compartidos y de las colecciones de sitios contribuirán al plan de búsqueda de datos profesionales.

Planeación de la búsqueda de datos profesionales

Al planear la búsqueda de datos profesionales, es importante tener en cuenta sus necesidades profesionales y cómo se pueden usar características de búsqueda para mejorar la visibilidad de los datos profesionales y la capacidad de uso de características de inteligencia empresarial.

Lo primero que debe tener en cuenta es qué procesos de negocio son relevantes para cada colección de sitios, y qué aplicaciones empresariales se usan para evaluar y trabajar en esos procesos. Cuando identifique esas aplicaciones, piense cómo van a buscar esos datos profesionales los usuarios y cuál es ámbito de los datos profesionales. A menudo, los usuarios buscarán los datos profesionales de una aplicación determinada desde varios sitios y colecciones de sitios, pero no todos los sitios usarán los mismos datos profesionales. En función del ámbito de los procesos de negocio, las aplicaciones de empresa asociadas y los datos profesionales, se verán afectadas varias decisiones.

Planeación de proveedores de servicios compartidos para datos profesionales

A menudo puede confiar en la seguridad de las aplicaciones de empresa para limitar el acceso a los datos profesionales, pero, en el caso de datos especialmente confidenciales que un grupo de usuarios de la organización usa con frecuencia, pero no toda la organización, recomendamos que considere la posibilidad de disponer de proveedores de servicios compartidos (SSP) independientes. El contenido y los datos no se comparten entre los SSP, por lo que los usuarios que realicen búsquedas mediante el servicio compartido de búsqueda de un SSP no verán los resultados de otro SSP. Esta opción normalmente sólo resulta adecuada cuando los conjuntos de contenido, incluidos los documentos y otros sitios que no sean de datos profesionales, son totalmente diferentes. De lo contrario, se puede usar la seguridad de la aplicación, los grupos de SharePoint y los filtros y ámbitos de búsqueda para limitar la disponibilidad de los datos.

En el Catálogo de datos profesionales de cada SSP, tendrá que registrar cada aplicación de línea de negocio que tenga datos que desee que estén disponibles a través de la característica de búsqueda y otras características de Office SharePoint Server, tales como elementos web de datos profesionales, plantillas de formulario de InfoPath, etc. Los administradores de SSP deben hablar con los administradores de las granjas de servidores acerca de las implicaciones para la capacidad y el rendimiento de las aplicaciones de empresa. Para obtener más información, vea Planeación de conexiones de datos profesionales con el Catálogo de datos profesionales.

Actividad de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de la arquitectura de la información (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar el número de SSP y los orígenes de datos para el Catálogo de datos profesionales de cada SSP.

Use la herramienta de planeación de la jerarquía de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0xC0A) (en inglés) para planear el número de SSP y los orígenes de datos del Catálogo de datos profesionales de cada SSP.

Use la hoja de trabajo para el cálculo de los requisitos de capacidad de datos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73274&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar el número de conexiones para cada origen de datos profesionales.

Planeación de orígenes de contenido de datos profesionales

Para usar datos profesionales en los resultados de la búsqueda, debe crear orígenes de contenido de datos profesionales. Los orígenes de contenido de datos profesionales se agregan al igual que otros orígenes de contenido, pero tienen algunos pasos de configuración adicionales que deben tenerse en cuenta durante la planeación.

Las direcciones de inicio de los datos profesionales incluyen ubicaciones de bases de datos de Microsoft SQL Server 2005 u otras bases de datos y diversas aplicaciones de línea de negocio. Estas ubicaciones se encuentran a menudo en servidores independientes que existen antes de la implementación de Office SharePoint Server 2007, aunque las aplicaciones pueden hospedarse en el mismo servidor. Para equilibrar la carga, recomendamos hospedar las bases de datos en servidores independientes. Cuando planee las granjas de servidores para su implementación, tenga en cuenta cómo se conectarán a los servidores de aplicaciones. Para obtener más información acerca de cómo implementar servidores de aplicaciones, vea Extracto de libro: Diseño de granjas de servidores y topologías (Office SharePoint Server).

Para ayudar a mantener la seguridad y limitar el impacto en el rendimiento de las aplicaciones de datos profesionales, no es recomendable usar la ubicación real donde se almacenan los datos profesionales al rastrear orígenes de contenido de datos profesionales. Normalmente deberá crear un almacén de datos que tenga una copia de los datos, incluidos todos los tipos de datos profesionales importantes, propiedades y valores. Esta ubicación se usará en el origen de contenido de la aplicación de empresa.

Es recomendable crear orígenes de contenido adicionales para admitir los escenarios siguientes:

  • Desea rastrear datos profesionales de una aplicación con más frecuencia que los datos profesionales de otras aplicaciones de empresa.

  • Desea crear ámbitos de búsqueda que están limitados a un conjunto específico de datos de una o más aplicaciones mediante el uso de orígenes de contenido. Puede crear ámbitos de búsqueda basados en propiedades en lugar de en orígenes de contenido para que los orígenes de contenido no sean necesarios si las propiedades permiten lograr el mismo resultado.

  • Desea crear una ficha de Centro de búsquedaque señale a un conjunto específico de datos profesionales que sea definido por el origen de contenido. Al igual que con los ámbitos de búsqueda, ésta no es la única forma de definir cómo se muestran los datos profesionales en el sitio del Centro de búsqueda.

La frecuencia con la que puede rastrear orígenes de contenido de datos profesionales depende del impacto en los servidores de aplicaciones de datos profesionales. Trabaje con los administradores de cada aplicación de datos profesionales para implementar una programación razonable.

Actividad de hoja de trabajo

Use la sección relativa a losorígenes de contenido de la hoja de trabajo de planeación del rastreo de contenido (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar las decisiones tomadas acerca de los orígenes de contenido de datos profesionales, junto con el calendario de rastreo previsto para cada origen de contenido.

Para obtener más información acerca de los orígenes de contenido, vea Planeación del rastreo de contenido (Office SharePoint Server).

Planeación de las propiedades de búsqueda de datos profesionales

Para usar datos profesionales, debe seleccionar las propiedades de los datos profesionales que estarán disponibles para la búsqueda como propiedades administradas. Las propiedades de SQL Server se pueden asignar directamente después de que se hayan rastreado, pero las aplicaciones de línea de negocio primero deben estar registradas en el Catálogo de datos profesionales. Las propiedades administradas serán el subconjunto de propiedades que desee usar cuando busque datos profesionales.

Los procesos de negocio clave identificados durante la planeación de la arquitectura de la información sugerirán las propiedades administradas más probables. Puede asignar varias propiedades rastreadas a una sola propiedad administrada y seleccionar si una de ellas tiene prioridad o si la propiedad administrada tiene varios valores e incluye todos los valores encontrados para las propiedades rastreadas.

Cuando decida qué propiedades y qué tipos de datos profesionales de una aplicación de datos profesionales desea que estén disponibles para la búsqueda, debe pensar qué desean encontrar los usuarios, cómo se presentará esa información y qué impacto tendrá el rastreo en el almacén de datos que contiene los datos. Con frecuencia será recomendable no mostrar todos los datos sino sólo aquéllos sobre determinadas propiedades. Por ejemplo, una organización que disponga de varias oficinas en varias regiones puede que sólo desee mostrar los resultados de oficinas concretas de unas cuantas regiones clave, en función de los requisitos empresariales. Usted decide qué tipos de datos profesionales y qué propiedades quiere incluir para cada tipo de datos profesionales. Entre los factores que deben tenerse en cuenta al decidir qué propiedades desea que estén disponibles se incluyen:

  • Directivas de confidencialidad   Es posible que tenga buenas razones profesionales para mantener la confidencialidad de determinados registros. Por ejemplo, registros que puedan ser importantes para planeadores de negocio clave y no para la mayoría de los usuarios que trabajen con datos de la aplicación. Puede decidir mostrar las propiedades de tipos de datos profesionales que no sean confidenciales, pero mostrar aquellos que no sean confidenciales.

  • Impacto en el rendimiento   Algunas propiedades puede que no sean confidenciales, pero el impacto de rastrear esas propiedades y de permitir a los usuarios tener acceso a ellas y cambiarlas mediante el uso de acciones profesionales puede contrarrestar las ventajas de la decisión. Considere con detenimiento el funcionamiento de cada grupo de tipos de datos profesionales que habilite.

Actividad de hoja de trabajo

Use la sección de planeación de las propiedades administradas de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar las propiedades administradas.

Para obtener más información acerca de las propiedades rastreadas y administradas para la búsqueda, vea Planeación de la experiencia de búsqueda de los usuarios finales (Office SharePoint Server).

Planeación del acceso y la seguridad de los resultados de búsqueda de datos profesionales

Puede usar la seguridad de cada aplicación de empresa para limitar el acceso a los resultados de búsqueda de datos profesionales. También puede limitar el acceso a la búsqueda de datos profesionales mediante el uso de grupos de SharePoint.

Cualquier usuario que tenga acceso a una aplicación de datos profesionales, si es una aplicación de base de datos, como SQL Server 2005 o una aplicación de línea de negocio, también puede tener acceso a los datos profesionales de dicha aplicación. Los resultados de búsqueda de datos profesionales usan esa seguridad para garantizar que sólo los usuarios que tengan los permisos correctos puedan ver los resultados de la búsqueda.

Sin embargo, también puede aplicar permisos a los datos profesionales y a los resultados de la búsqueda de datos profesionales desde Office SharePoint Server 2007. Un usuario sin permisos en la base de datos puede seguir viendo los resultados de la búsqueda si tiene los permisos de SharePoint correctos.

Es recomendable limitar el número de usuarios que tienen acceso directo a una aplicación de empresa. En muchas organizaciones, esto puede ser una sola cuenta o un grupo que contiene un número reducido de usuarios. Puede crear grupos de SharePoint que tengan los permisos correctos para ver datos profesionales y los resultados de búsqueda correspondientes para cada aplicación y, a continuación, asignar usuarios de su organización a esos grupos. Al conceder permisos, tenga en cuenta los requisitos de seguridad más importantes y los usuarios para quienes son relevantes los datos de cada aplicación de empresa. Asocie cada aplicación a los usuarios que necesitarán buscar datos profesionales para realizar sus trabajos.

Actividad de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de grupos y niveles de permisos personalizados (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73134&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar el acceso a las aplicaciones.

Use la hoja de trabajo de seguridad de contenidos y sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar el acceso a las aplicaciones.

Planeación de los ámbitos de búsqueda de datos profesionales

Los ámbitos de búsqueda se pueden usar para permitir a los usuarios buscar determinados subconjuntos de datos profesionales. Cuando planee la arquitectura de la información, identifique los procesos de negocio clave o los grupos de procesos. Algunos de estos procesos estarán estrechamente vinculados a aplicaciones de datos profesionales concretas. Para crear un ámbito de búsqueda para aplicaciones específicas y contenido relacionado con esas aplicaciones, puede aplicar reglas de ámbito basadas en propiedades de datos profesionales para acotar el ámbito de los resultados de la búsqueda, o crear un origen de contenido que incluya sólo las direcciones de inicio para ese proceso de negocio y basar el ámbito de búsqueda en ese origen de contenido.

Para obtener más información acerca de cómo planear ámbitos de búsqueda, vea Planeación de la experiencia de búsqueda de los usuarios finales (Office SharePoint Server).

Planeación de palabras clave para datos profesionales

Para cada aplicación de empresa, recomendamos que tenga también en cuenta los resultados más relevantes de la búsqueda, así como los términos de la búsqueda que se van a usar con más probabilidad cuando se realicen consultas de búsqueda. Por ejemplo, si tiene una lista de indicadores clave de rendimiento (KPI) que realizan el seguimiento de un proceso de negocio clave, puede decidir qué debe aparecer en la parte superior de los resultados de la búsqueda cuando los usuarios busquen datos profesionales con términos comunes para ese proceso de negocio. Puede usar términos especiales, lo que se conoce también como palabras clave y resultados más probables, para resaltar datos profesionales clave. Puede resaltar estas listas, bases de datos y tipos de datos profesionales específicos de una aplicación en el Catálogo de datos profesionales. Por ejemplo, puede resaltar el perfil de datos profesionales de un cliente como resultado más probable para una palabra clave relativa a ese cliente, y el perfil pasará a la parte superior de los resultados de búsqueda.

Puede asignar prioridades a los términos especiales importantes que desea configurar durante implementación inicial considerando para ello frases clave para cada proceso de negocio y la aplicación asociada. A continuación, puede pensar cuál es el contenido más importante para esos términos. Registre esos términos para crear una referencia que pueda usar durante la implementación para probar términos de búsqueda y ver si el contenido clave aparece lo suficientemente alto en los resultados de búsqueda. Si no es así, puede crear términos especiales para aumentar esos resultados.

Actividad de hoja de trabajo

Use la sección de palabras clave de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar palabras clave.

Para obtener más información acerca de las palabras clave y los términos especiales, vea Planeación de la experiencia de búsqueda de los usuarios finales (Office SharePoint Server).

Planeación de fichas de datos profesionales en el sitio del Centro de búsqueda

El sitio del Centro de búsqueda incluye una ficha de datos profesionales que se puede usar para buscar en todos los orígenes de datos profesionales. Puede que desee identificar fichas de datos profesionales adicionales para aplicaciones, bases de datos o registros específicos que estén incluidos en una aplicación o base de datos. Examine la jerarquía de la información y considere la posibilidad de agregar fichas de datos profesionales para cada uno de los procesos de negocio clave de la organización. Si existe la probabilidad que los usuarios deseen buscar en un conjunto específico de datos, quizás merezca la pena crear una ficha para ese fin. El uso de las fichas de datos profesionales del sitio del Centro de búsqueda también ofrece una forma de ampliar la búsqueda sin necesidad de crear largas listas de ámbitos de búsqueda en el menú Ámbitos de búsqueda.

Puede que también desee personalizar la apariencia y funcionalidad de cada ficha. Para obtener más información acerca de cómo personalizar el sitio del Centro de búsqueda, vea Buscar en Office SharePoint Server 2007 (https://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms497338.aspx), en Bienvenido a Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK (https://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms550992.aspx).

Ejemplo

Contoso, Ltd. es una empresa de tecnología que posee un centro de atención telefónica para clientes para atender las llamadas de soporte técnico. El centro de atención telefónica está configurado en una sola colección de sitios. Los representantes del soporte técnico mantienen un seguimiento de los clientes y sus problemas mediante el uso de una aplicación de línea de negocio y disponen de un archivo de los problemas de clientes anteriores almacenado en bases de datos de SQL Server 2005 que pueden analizar mediante el uso de SQL Server 2005 Analysis Services. Cada una de estas aplicaciones, así como los clientes y líneas de productos relacionados, se registran en la hoja de trabajo de la arquitectura de la información (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0xC0A) (en inglés).

El administrador del Catálogo de datos profesionales planea registrar la aplicación de problemas de los clientes en el Catálogo de datos profesionales, asignar las propiedades de los datos de aplicaciones empresariales a propiedades administradas usadas por la característica de búsqueda y crear perfiles de datos profesionales para tipos de datos profesionales clave, tales como cliente, región, unidad de negocio y línea de productos. Las propiedades planeadas se registran en la hoja de trabajo de datos profesionales (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en inglés). Las propiedades administradas usadas por la característica de búsqueda se registran en la sección de planeación de propiedades administradas de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en inglés).

El contenido de la colección de sitios está relacionado con un conjunto integrado de procesos de negocio y usuarios que comparten información con equipos y procesos, por lo que no son necesarios más SSP para aislar el contenido. Sólo se necesita un SSP. Esto se debe registrar en la herramienta de planeación de la jerarquía de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0xC0A) (en inglés).

El administrador del servicio de búsqueda planea crear un origen de contenido para la aplicación de servicio al cliente, para que los datos de los clientes y sus problemas puedan actualizarse con más frecuencia que el resto del contenido en la colección de sitios. Este origen de contenido se registra en la sección de orígenes de contenido de la hoja de trabajo de planeación del rastreo de contenido (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0xC0A) (en inglés).

El administrador del Catálogo de datos profesionales decide usar una sola cuenta que tenga acceso a la aplicación de servicio al cliente para rastrear los datos de la aplicación. A los usuarios adicionales se les concederán permisos no directamente en la aplicación, sino agregándolos a grupos de SharePoint que tengan acceso a datos profesionales en la colección de sitios. Los permisos para los datos de la base de datos de SQL Server 2005 se limitarán por cubo para que cada persona pueda ver sólo los datos relevantes para sus áreas de responsabilidad. A la mayoría de los usuarios de su organización se les concederá acceso de solo lectura para los datos directamente relevantes para sus trabajos. Esta información se registra en la hoja de trabajo de seguridad de contenidos y sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0xC0A) (en inglés).

El equipo de planeación planea ámbitos para clientes y problemas de clientes, junto con otros ámbitos de búsqueda no relacionados con los datos profesionales. El equipo de planeación registra esta información en la sección de planeación de ámbitos de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0xC0A) (en inglés).

Cuando considera los términos especiales para los datos profesionales, el administrador de los servicios de búsqueda de Contoso, Ltd. identifica expertos de soporte técnico para cada línea de productos principal y crea los resultados más probables para cada experto en función de las palabras clave relacionadas con su área de experiencia.

El equipo planea crear un sitio de Centro de búsqueda dedicado que contiene información sobre los clientes e informes de servicio al cliente, así como documentos importantes y sitios relevantes para los representantes del servicio al cliente. El equipo comienza con el sitio del Centro de búsqueda proporcionado por la plantilla del sitio del portal y planea las características según los requisitos profesionales. El equipo planea una ficha de cliente de modo que los representantes del servicio al cliente puedan buscar clientes específicos en la base de datos, y una ficha independiente para los informes de servicio al cliente.

Hojas de trabajo

Use las siguientes hojas de trabajo para planear la búsqueda de datos profesionales:

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.