Planeación de la experiencia de búsqueda de los usuarios finales (Office SharePoint Server)

En este artículo:

• Planeación de lo que verán los usuarios cuando realicen una consulta

• Planeación de lo que verán los usuarios en los resultados de la búsqueda

Los administradores de la búsqueda pueden mejorar la relevancia y la presentación de los resultados de la búsqueda si planean cuidadosamente la experiencia de búsqueda del usuario final. El objetivo de esta planeación es crear una experiencia de búsqueda que permita a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan. Este artículo contiene información que puede ayudar a los administradores del proveedor de servicios compartidos (SSP) y los administradores de la colección de sitios a optimizar la experiencia de búsqueda del usuario final.

En la primera sección de este artículo se describe lo siguiente:

• La interfaz de usuario de búsqueda para realizar consultas de búsqueda.

• El procedimiento de planeación de ámbitos personalizados. Esto incluye información acerca de los ámbitos predeterminados que los usuarios usan para filtrar el contenido incluido en cada consulta de búsqueda. Los administradores pueden usar esta información para poder identificar cuándo la organización podría necesitar crear ámbitos personalizados. En esta subsección se describe además cómo planear los ámbitos personalizados necesarios.

• Las búsquedas avanzadas y el modo en que se pueden usar las propiedades para filtrar los resultados de la búsqueda. Los administradores pueden usar esta información para comprender las opciones de que disponen para administrar palabras clave y propiedades a fin de optimizar la capacidad de los usuarios para realizar búsquedas avanzadas eficaces.

• Las ventajas del uso de búsquedas de propiedades con ámbitos. Esto incluye la relación existente entre las propiedades rastreadas y las propiedades administradas y cómo planearlas.

En la segunda sección de este artículo se describen las páginas de resultados de búsqueda y las características que los administradores pueden controlar que afectan a lo que los usuarios ven en los resultados de la búsqueda. En esta sección se describe lo siguiente:

• La planeación de las palabras clave y los resultados más probables. Esto incluye cómo planear palabras clave eficaces, los resultados más probables para una determinada organización y cómo el hecho de asociar sinónimos con palabras clave puede mejorar la experiencia del usuario final.

• El modo en que los administradores pueden controlar la clasificación por relevancia de sitios concretos para aumentar la relevancia de los resultados de la búsqueda.

• Describe la nueva característica de ubicaciones federadas que se puede usar para buscar en varios orígenes y combinar los resultados en una única página de resultados de búsqueda. Esta característica requiere la Actualización de infraestructura para servidores de Microsoft Office. Para obtener más información, vea Instalación de la Actualización de infraestructura para los servidores de Microsoft Office system (Office SharePoint Server 2007).

• El modo en que se controla la aparición de vínculos en los resultados de la búsqueda.

• La planeación de las alertas basadas en búsquedas.

La funcionalidad descrita en este artículo permite a los administradores controlar en gran medida la experiencia de búsqueda del usuario final. Aunque se recomienda evaluar constantemente la eficacia de las consultas de búsqueda durante las operaciones normales, si diseña un buen plan antes de la implementación inicial, creará consultas de búsqueda eficaces desde el principio y reducirá los costos de administración en el futuro.

Planeación de lo que verán los usuarios cuando realicen una consulta

Para planear eficazmente las opciones de configuración que contribuyen a alcanzar el objetivo de ayudar a los usuarios a encontrar el contenido que buscan, es importante tener en cuenta en primer lugar qué es lo que ven los usuarios finales en la interfaz de usuario.

Niveles de la interfaz de usuario de búsqueda

Para comprender cómo planear la experiencia de búsqueda del usuario final, resulta útil familiarizarse primero con la interfaz de usuario que los usuarios finales utilizan al realizar consultas. Como cabría esperar, esta interfaz de usuario es sencilla. El punto central de esta interfaz de usuario es un cuadro de búsqueda en el que los usuarios pueden escribir consultas de búsqueda. Se incluye un cuadro de búsqueda en todas las páginas no administrativas de la colección de sitios y también en el Centro de búsqueda. Por ejemplo, el cuadro de búsqueda aparece, de forma predeterminada, en los niveles de sitio y lista. En las secciones siguientes se describe la interfaz de usuario de búsqueda en cada nivel de la colección de sitios.

Interfaz de usuario de búsqueda de nivel del sitio

El cuadro de búsqueda del nivel de sitio (llamada 2) es el cuadro de texto situado en la esquina superior derecha de las páginas del sitio web en que los usuarios pueden escribir las consultas de búsqueda. Una vez que los usuarios han escrito la consulta, deben hacer clic en el botón Iniciar la búsqueda (llamada 3) para ejecutar la consulta. Los usuarios expertos pueden hacer clic en el vínculo Búsqueda avanzada (llamada 4) para usar la página Búsqueda avanzada para crear consultas. Más adelante en este artículo, se proporciona información acerca de la página Búsqueda avanzada.

Es posible que lo primero que se pregunten los usuarios al ver un cuadro de búsqueda en una interfaz de usuario es "¿En qué cuerpo de contenido se ejecutará la consulta?". La lista Ámbito de búsqueda, situada a la izquierda del cuadro de búsqueda (llamada 1), especifica el cuerpo de información del índice contenido en que se ejecutará la consulta.

Nota

Los ámbitos de búsqueda, llamados también ámbitos, definen los elementos del índice en los que se ejecuta la consulta de búsqueda. El ámbito determina, en parte, qué elementos se muestran en la página de búsqueda para una consulta concreta.

Esto permite a los usuarios realizar consultas en subconjuntos de contenido del índice de contenido, lo que mejora la relevancia de los resultados de la búsqueda.

Interfaz de usuario de búsqueda de nivel de lista

En los niveles de lista y biblioteca, la interfaz de usuario de búsqueda tiene el mismo aspecto y funciona del mismo modo que la interfaz de usuario de búsqueda en el nivel de sitio, excepto por la disponibilidad de un ámbito predeterminado adicional llamado Esta lista. El cuadro de búsqueda del nivel de lista se encuentra en la esquina superior derecha de cada lista y biblioteca de todas las colecciones de sitios. La lista Ámbito de búsqueda se establece en el ámbito Todos los sitios de forma predeterminada, aunque los usuarios pueden seleccionar otro ámbito de la lista.

Interfaz de usuario de búsqueda del Centro de búsqueda

El Centro de búsqueda proporciona una interfaz de usuario centralizada y altamente personalizable en que los usuarios pueden realizar consultas de búsqueda. El Centro de búsqueda consta de un cuadro de búsqueda para escribir consultas de búsqueda y un vínculo a una página Búsqueda avanzada para que los usuarios pueden crear consultas de búsqueda avanzadas. De forma predeterminada, el cuadro de búsqueda se establece en el ámbito Todos los sitios para que los usuarios puedan buscar en todo el contenido del índice. No obstante, el ámbito Personas, usado para buscar personas en la organización, está disponible en una ficha independiente. Los administradores pueden agregar fichas y asociarlas a ámbitos personalizados, que los usuarios pueden usar para consultar distintos subconjuntos de contenido.

Para ir al Centro de búsqueda, los usuarios deben hacer clic en la ficha Buscar de la barra de vínculos superior (llamada 1). De forma similar al cuadro de búsqueda del nivel de sitio, el cuadro de búsqueda del Centro de búsqueda (llamada 3) es un cuadro de texto en que los usuarios pueden escribir las consultas de búsqueda. A continuación, los usuarios hacen clic en el botón Iniciar la búsqueda (llamada 4) para ejecutar las consultas. El ámbito Todos los sitios se selecciona de forma predeterminada, aunque el usuario puede seleccionar otra ficha disponible, como la ficha Personas, para usar otro ámbito de búsqueda.

Los usuarios expertos pueden hacer clic en el vínculo Búsqueda avanzada (llamada 5) para usar la página Búsqueda avanzada para crear consultas. El Centro de búsqueda usa la misma página Búsqueda avanzada que el cuadro de búsqueda del nivel de sitio. Más adelante en este artículo, se proporciona información acerca de la página Búsqueda avanzada.

A diferencia del cuadro de búsqueda del nivel de sitio, el cuadro de búsqueda del Centro de búsqueda no tiene ninguna lista Ámbito de búsqueda adyacente a la izquierda de forma predeterminada para seleccionar varios ámbitos. En su lugar, los usuarios hacen clic en la ficha (llamada 2) correspondiente al ámbito en el que desean buscar. Office SharePoint Server 2007 proporciona dos ámbitos predeterminados en el Centro de búsqueda: Todos los sitios y Personas.

Nota

El propietario del sitio del Centro de búsqueda puede agregar una lista Ámbito de búsqueda adyacente a un cuadro de búsqueda mediante la edición del elemento web Cuadro de búsqueda.

En la siguiente tabla se muestran los ámbitos predeterminados disponibles en Office SharePoint Server 2007 y los niveles en que están disponibles.

Este ámbito	Permite a los usuarios	En este nivel	Personalizable
Todos los sitios	Buscar en todo el contenido del índice.	Centro de búsqueda Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas	Sí
Personas	Buscar personas.	Centro de búsqueda Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas	Sí
Este sitio: *nombre del sitio*	Buscar en el sitio actual y todos sus subsitios.	Sitio de nivel superior Subsitio Listas y bibliotecas	No
Esta lista: *nombre de la lista*	Buscar en la lista actual.	Listas y bibliotecas	No

Nota

El ámbito Todos los sitios es el ámbito predeterminado en todos los niveles de cada colección de sitios. No obstante, los usuarios pueden seleccionar cualquier ámbito disponible.

Planeación de ámbitos personalizados

Para saber cuándo la organización puede necesitar complementar los ámbitos predeterminados con ámbitos personalizados, primero debe conocer los ámbitos predeterminados. En esta sección se incluye información acerca de los ámbitos predeterminados proporcionados con Microsoft Office SharePoint Server 2007. Puede usar los ámbitos personalizados con reglas de ámbito para agrupar determinados contenidos del índice en un conjunto de contenido en el que ejecutar las consultas. Por ejemplo, puede hacer que sea posible realizar búsquedas en un conjunto específico de sitios web o en todos los documentos de Word creados por un usuario concreto, creados durante un período de tiempo determinado o cualquier combinación de estos parámetros.

Los ámbitos creados en el nivel del SSP se denominan ámbitos compartidos dado que se comparten con todas las colecciones de sitios que usan dicho SSP. Los administradores de la colección de sitios deciden qué ámbitos compartidos usar y cómo mostrarlos.

También se pueden crear ámbitos personalizados en el nivel de la colección de sitios, de manera que éstos sólo estarán disponibles para la colección de sitios en la que se crearon. Los ámbitos creados en este nivel a veces se denominan ámbitos del nivel de colección de sitios.

Escenario de ámbito

Durante la planeación de la estructura del contenido y los sitios para una organización de gran tamaño, se determina que los recursos humanos son una división de grandes dimensiones que ofrece contenido relevante para todos los empleados en varios sitios de SharePoint y aplicaciones de línea de negocio. Por tanto, el administrador del SSP crea un ámbito compartido para el contenido relacionado con los recursos humanos.

El administrador de la colección de sitios del sitio de recursos humanos usa ese ámbito compartido y crea ámbitos adicionales en el nivel de la colección de sitios. Los ámbitos del nivel de colección de sitios están destinados a las directivas de la compañía y la información de nuevas contrataciones porque se trata de conceptos básicos relevantes para la colección de sitios. Estos ámbitos del nivel de colección de sitios no tienen sentido como ámbitos compartidos, porque no es probable que las personas que buscan en otras colecciones de sitios deseen ámbitos tan específicos.

Los administradores de la colección de sitios pueden usar los ámbitos compartidos definidos por el administrador de servicios compartidos o copiar los ámbitos compartidos que deseen usar en la colección de sitios y modificarlos. A continuación, pueden seleccionar los grupos de presentación en que se va a incluir cada ámbito, como la lista desplegable del cuadro de búsqueda y la página Búsqueda avanzada.

Nota

Los administradores de la colección de sitios no pueden modificar ni eliminar ámbitos compartidos; no obstante, pueden copiar un ámbito compartido y, a continuación, modificar la copia.

En resumen, los administradores del SSP y de la colección de sitios crean en primer lugar los ámbitos necesarios para la organización y, a continuación, un administrador de la colección de sitios los asocia con grupos de presentación de modo que estén disponibles en los cuadros de búsqueda asociados a dichos grupos de presentación. Los administradores de la colección de sitios pueden asociar uno o más ámbitos a un grupo de presentación. Más adelante en este artículo se incluye información acerca de los grupos de presentación.

Al planear los ámbitos de búsqueda, se examina la arquitectura de la información para identificar conjuntos amplios de contenido en que es probable que los usuarios deseen buscar. (Para obtener más información, vea Determinación de la arquitectura de la información del sitio.) Algunos de estos conjuntos de contenido abarcarán la arquitectura de la información en varios sitios y otros abarcarán subconjuntos de información en las colecciones de sitios. Los administradores de la colección de sitios deciden si desean implementar ámbitos compartidos o ámbitos de nivel de colección de sitios en una colección de sitios en particular en función de las necesidades de los usuarios de dicha colección de sitios. El contenido que sólo es relevante en determinadas colecciones de sitios se debe incluir en la planeación de ámbitos en el nivel de colección de sitios.

Planeación de ámbitos compartidos

Dado que determinadas colecciones de sitios están asociadas a un SSP concreto, toda la configuración del SSP afecta a todos los sitios asociados. El administrador del SSP administra los ámbitos compartidos para todos los sitios que usan el mismo SSP. Los administradores del SSP pueden realizar las siguientes tareas:

• Crear y editar ámbitos compartidos.

• Agregar reglas de ámbito a ámbitos compartidos.

• Eliminar ámbitos compartidos.

• Actualizar los cambios efectuados en los ámbitos.

Los ámbitos compartidos son visibles y están disponibles para que los usen los administradores en todas las colecciones de sitios que usan el mismo conjunto de servicios compartidos.

Los siguientes ámbitos compartidos se crean automáticamente para cada SSP y están disponibles en el Centro de búsqueda de forma predeterminada:

• Todos los sitios

• Personas

Planeación de ámbitos para colecciones de sitios

Durante la fase de planeación, los administradores de la colección de sitios desearán crear ámbitos basándose en la arquitectura de la información del sitio. Pueden decidir crear ámbitos, realizar una copia de ámbitos compartidos (una copia de un ámbito compartido se convierte en un ámbito en el nivel de la colección de sitios) o ambas opciones. Por ejemplo, los administradores de la colección de sitios pueden agregar ámbitos seleccionando ámbitos compartidos que sean útiles para quienes usen su colección de sitios y, después, complementarlos creando otros ámbitos para la colección de sitios.

En la siguiente tabla se muestran las acciones relacionadas con los ámbitos que pueden realizar los administradores de la colección de sitios.

Los administradores de la colección de sitios pueden realizar estas acciones en los ámbitos compartidos

Los administradores de la colección de sitios pueden realizar estas acciones en los ámbitos de nivel de colección de sitios

Elegir cómo se mostrarán los ámbitos de búsqueda (cuadro desplegable de búsqueda, búsqueda avanzada o ambos). Copiar y modificar un ámbito compartido para usarlo como ámbito de la colección de sitios. Ver el estado. Por ejemplo, qué reglas de ámbito contienen y el orden en la lista de ámbitos en la que aparecen.

Elegir cómo se mostrarán los ámbitos de búsqueda (cuadro desplegable de búsqueda, búsqueda avanzada o ambos). Crear ámbitos en el nivel de colección de sitios. Editar ámbitos en el nivel de colección de sitios (se proporciona más información a continuación). Agregar reglas de ámbito. Eliminar ámbitos en el nivel de colección de sitios. Ver el estado. Por ejemplo, qué reglas de ámbito contienen y el orden en la lista de ámbitos en la que aparecen.

Los administradores de la colección de sitios no pueden crear ni agregar reglas de coincidencia directamente en los ámbitos compartidos, aunque pueden copiar un ámbito compartido como ámbito de colección de sitios y modificar la copia.

Nota

Una vez que un administrador de la colección de sitios copia un ámbito compartido, la copia se convierte en un ámbito en el nivel de colección de sitios que el administrador puede usar para realizar cualquiera de las acciones que se le permiten en cualquier otro ámbito en el nivel de colección de sitios.

Al crear o editar un nuevo ámbito en el nivel de colección de sitios, se especifica la siguiente:

• Título único.

• Descripción del ámbito (opcional).

• Grupo de presentación, a veces denominado grupo de ámbito. Los administradores de la colección de sitios pueden asignar ámbitos a los grupos de presentación para determinar dónde aparecen en el sitio. De forma predeterminada, Office SharePoint Server 2007 proporciona grupos de presentación para la lista desplegable del cuadro de búsqueda y la página Búsqueda avanzada. Los administradores de la colección de sitios pueden asignar uno o más ámbitos a un grupo de presentación.

• Página de resultados. Puede decidir usar la página de resultados de la búsqueda predeterminada para mostrar los resultados de la búsqueda cuando se use este ámbito o puede especificar una página diferente. Tenga en cuenta que, si decide usar una página diferente, primero debe crearla.

De forma predeterminada no existen ámbitos en el nivel de colección de sitios, pero cada colección de sitios tiene acceso a todos los ámbitos compartidos.

Planeación de grupos de presentación

Los grupos de presentación proporcionan un método para asignar ámbitos a un cuadro de búsqueda determinado. Los administradores de la colección de sitios disponen de varias opciones para configurar los grupos de presentación existentes, o bien pueden optar por crear uno o más grupos de presentación nuevos. Normalmente, un propietario del sitio identifica la necesidad de disponer de un grupo de presentación determinado. Por ejemplo, es posible que los usuarios de un sitio de grupo en particular necesiten buscar con frecuencia contenido disperso entre varias bibliotecas de documentos. Para limitar el cuerpo de contenido en que buscan, deben realizar búsquedas independientes en distintos cuadros de búsqueda (por ejemplo, en el cuadro de búsqueda de cada biblioteca) o crear una consulta avanzada para filtrar los resultados de la búsqueda. Para proporcionar a los usuarios un método más sencillo para realizar estas búsquedas frecuentes, el administrador de la colección de sitios crea un grupo de presentación y le asigna el ámbito correspondiente. A continuación, los propietarios de los sitios pueden asociar este grupo de presentación a un cuadro de búsqueda concreto (por ejemplo, un cuadro de búsqueda de una página de búsqueda personalizada del sitio). Los usuarios pueden usar ese cuadro de búsqueda para realizar búsquedas en el contenido definido por el ámbito (en este caso, las bibliotecas de documentos). Office SharePoint Server 2007 proporciona dos grupos de presentación de forma predeterminada:

• Cuadro desplegable de búsqueda Los ámbitos Todos los sitios y Personas se asignan a este grupo de presentación y el cuadro de búsqueda lo usa de forma predeterminada.

• Búsqueda avanzada El ámbito Todos los sitios se asigna a este grupo de presentación y el cuadro de búsqueda de la página Búsqueda avanzada lo usa de forma predeterminada.

Los administradores de la colección de sitios pueden realizar las acciones siguientes:

• Agregar ámbitos a cualquier grupo de presentación.

• Quitar ámbitos de cualquier grupo de presentación.

• Crear grupos de presentación y asignarles los ámbitos que deseen.

• Cambiar el orden en que aparecen los ámbitos en la lista Ámbitos de búsqueda.

• Especificar el ámbito seleccionado de forma predeterminada en la lista Ámbitos de búsqueda.

Los propietarios de los sitios pueden hacer lo siguiente:

• Asignar grupos de presentación diferentes al cuadro de búsqueda y la página Búsqueda avanzada en el sitio del Centro de búsqueda.

• Crear páginas de búsqueda con los elementos web de cuadro de búsqueda y de cuadro de búsqueda avanzada y asignar el grupo o los grupos de presentación que deseen usar.

Planeación de reglas de ámbito

Un ámbito se define agregándole reglas de ámbito. Las reglas de ámbito establecen qué contenido se asocia y no se asocia al ámbito. Las reglas de ámbito que se agregan a un ámbito concreto definen su extensión.

Cada regla de ámbito se basa en un tipo de regla de ámbito determinado, que define las propiedades, las ubicaciones y los orígenes de contenido. En la tabla siguiente se muestran los tipos de regla de ámbito que están disponibles para los ámbitos de búsqueda compartidos y los ámbitos de búsqueda en el nivel de colección de sitios.

Este tipo de regla de ámbito	Está disponible para los ámbitos de búsqueda compartidos	Está disponible para los ámbitos de búsqueda en el nivel de colección de sitios	Prueba el contenido según
Dirección web (http://servidor/sitio)	Sí	Sí	Ubicación
Consulta de propiedad (Autor = Arturo López)	Sí	Sí	Propiedad única
Origen de contenido	Sí	No	Un origen de contenido concreto
Todo el contenido	Sí	Sí	Todo el contenido del índice de contenido

El tipo de regla de ámbito Todo el contenido es el más sencillo, ya que asocia todo el contenido rastreado al ámbito. En el caso de los otros tres tipos de regla de ámbito, un administrador del SSP puede especificar el comportamiento de la regla de ámbito que determinará el contenido que se asociará al ámbito. Estos comportamientos se describen en la siguiente lista:

• Incluir Los elementos que coinciden con esta regla aparecen en los resultados de la búsqueda a menos que otra regla los quite. Al combinar reglas, este comportamiento es similar al del operador lógico OR.

• Requerir Los elementos que coinciden con otras reglas deben coincidir también con ésta para aparecer en los resultados de la búsqueda. Este comportamiento es equivalente al del operador lógico AND.

• Excluir Los elementos que coinciden con esta regla se excluyen de los resultados de la búsqueda aunque coincidan con otras reglas. Este comportamiento es equivalente al del operador lógico AND NOT.

A menudo, los ámbitos se basan en una única regla de ámbito. Sin embargo, es razonable usar ámbitos con varias reglas. Se pueden crear ámbitos basados en un tema específico o en un conjunto de contenido que tenga una relación conceptual. Para ello, se pueden incluir y excluir varias ubicaciones, propiedades o una combinación de ubicaciones y propiedades relacionadas conceptualmente. La combinación lógica de reglas determina el contenido que se incluye o excluye del ámbito.

Uso de reglas de ámbito basadas en la ubicación

Puede crear reglas basadas en la ubicación (dirección web o ruta de acceso UNC) del contenido con el tipo de regla de ámbito Dirección web. Varios escenarios de uso requieren reglas de este tipo, incluida la búsqueda de contenido en las siguientes ubicaciones:

• En un grupo de bibliotecas de documentos.

• En un conjunto de carpetas ubicado en un único repositorio de documentos grande, por ejemplo, al buscar en un archivo de la compañía.

• En sitios externos para un tema concreto.

• En otros servidores de la organización.

Cada regla de ámbito Dirección web contiene una única ubicación, definida por una única carpeta, nombre de dominio o nombre de servidor. En función del conjunto de contenido que se desea que esté disponible en un ámbito, se agregan reglas de coincidencia hasta que todas las ubicaciones relevantes estén incluidas en el ámbito y todas las ubicaciones irrelevantes queden excluidas del mismo. Examine la planeación de la arquitectura de la información y la estructura de los sitios para decidir mejor qué ubicaciones se deben incluir en cada ámbito.

Uso de reglas de ámbito basadas en propiedades administradas

Puede basar las reglas de ámbito en un valor específico para una única propiedad administrada con el tipo de regla de ámbito Consulta de propiedad. Antes de crear este tipo de regla de ámbito, realice las siguientes comprobaciones:

• La propiedad administrada que desea usar existe, ya sea porque es una propiedad administrada predeterminada o porque la ha creado un administrador del SSP.

• La propiedad administrada se ha configurado para que esté disponible para su uso en ámbitos. Aunque se creen varias propiedades administradas, sólo algunas se configuran para que estén disponibles para su uso en ámbitos de forma predeterminada. Sólo se pueden usar en ámbitos de búsqueda las propiedades administradas que los administradores del SSP hayan configurado específicamente como disponibles para los ámbitos.

  Nota

  Los administradores del SSP pueden habilitar una propiedad para que esté disponible para su uso en ámbitos mediante la página Editar propiedad administrada de esa propiedad.

Una vez creada la regla de ámbito, cada elemento de contenido que coincida con la consulta de propiedad se comprueba con ese valor específico, y se incluye o se excluye en función de la regla. Las reglas basadas en propiedades sólo se pueden consultar con el operador Es exactamente, y no con otros operadores como Contiene.

Por ejemplo, un administrador de la colección de sitios de un sitio del portal de ventas puede crear ámbitos para cada oficina de ventas si usa la propiedad administrada SalesOffice y establece el valor de la regla en cada ámbito en el valor de la oficina relevante. Dado que esta propiedad administrada se usa para definir el ámbito, los resultados de la búsqueda incluirán solamente el contenido de la oficina de ventas al usar este ámbito.

Cuando una organización planea las propiedades administradas para el SSP, debe tener en cuenta los ámbitos. Para crear un ámbito para un conjunto de contenido determinado, es necesario garantizar que hay propiedades de ese contenido que se encuentran asignadas a propiedades administradas que se pueden incluir en reglas de ámbito.

Uso de reglas de ámbito basadas en un origen de contenido

Un administrador del SSP puede crear orígenes de contenido adicionales por varias razones. Normalmente se crean para rastrear el contenido según una programación distinta a la de otro contenido. A menudo, un administrador del SSP creará un origen de contenido independiente para rastrear contenido que se encuentre en una granja de servidores de SharePoint distinta o en un recurso compartido de archivos, por ejemplo. Si ya existe un origen de contenido que abarca el contenido en el que los usuarios desean buscar, por ejemplo, un archivo de almacenamiento, un administrador del SSP puede crear un ámbito compartido con una regla de ámbito (tipo de origen de contenido) para permitir que los usuarios realicen búsquedas en esa parte del contenido.

Únicamente los ámbitos compartidos pueden contener reglas de ámbito basadas en un origen de contenido específico. Este tipo de regla de ámbito no está disponible para los ámbitos en el nivel de colección de sitios. La planeación del origen de contenido puede ayudarle a identificar los conjuntos de contenido que son más fáciles de administrar cuando se encuentran en orígenes de contenido independientes.

Para cada origen de contenido que planee, considere si el contenido indizado con ese origen de contenido tendría sentido agrupado en un ámbito compartido para los usuarios de la colección de sitios. Si es así, puede agregar una regla de ámbito para ese origen de contenido.

Considere también si el origen de contenido se puede dividir en cuerpos de contenido más pequeños que los usuarios quizás deseen buscar. Si es así, puede combinar reglas de ámbito para especificar el origen de contenido con otros tipos de regla de ámbito para crear un ámbito más restringido.

Para obtener más información acerca de la planeación de orígenes de contenido, vea Planeación del rastreo de contenido (Office SharePoint Server).

Uso del tipo de regla de ámbito Todo el contenido

Cuando se crea una regla de ámbito con el tipo de regla de ámbito Todo el contenido, todo el contenido del índice de contenido está disponible para el ámbito. Si desea crear un ámbito más restringido, puede agregar reglas de ámbito a un ámbito que tenga el tipo de regla Todo el contenido para excluir del ámbito un contenido concreto.

Exclusión de contenido mediante el uso de una regla de ámbito con comportamiento de exclusión

El ámbito compartido Todos los sitios se puede copiar y usar como punto de partida para incluir todo el contenido del índice de contenido. Después, se pueden agregar reglas de ámbito que excluyan contenido de los resultados de la búsqueda para crear ámbitos que sean amplios pero que no incluyan un determinado conjunto de resultados. A veces es más sencillo usar una copia del ámbito de búsqueda compartido Todos los sitios con reglas de exclusión que crear un ámbito de búsqueda complejo que contenga reglas que incluyan cada subconjunto de contenido del sitio.

Independientemente de si comienza con una copia del ámbito compartido Todos los sitios u otro ámbito, quizás prefiera agregar las reglas de ámbito que excluyan contenido en un proceso y agregar las reglas de ámbito que incluyan contenido en otro proceso diferente, ya que las razones para excluir e incluir contenido en los resultados de la búsqueda pueden ser sustancialmente diferentes.

Ejemplo de planeación de ámbitos

Contoso Corporation tiene una división de servicios de TI, una división de atención al cliente y una división de ventas. Cada una de estas tres divisiones tiene una colección de sitios propia y también hay una colección de sitios del portal central para las noticias de la compañía e información de recursos humanos. Todo el contenido rastreado se indiza en un único índice de contenido.

Dado que el contenido de cada división es distinto, el administrador del SSP crea un origen de contenido independiente para la colección de sitios de cada una de las tres divisiones de manera que cada una se pueda rastrear según una programación diferente. El administrador del SSP también crea un cuarto origen de contenido que se usa para rastrear la colección de sitios del portal central que contiene la información de recursos humanos y las noticias de la compañía.

De forma predeterminada, todo el contenido indizado de cada una de las colecciones de sitios se incluye en el ámbito compartido Todos los sitios, que está disponible para todas las colecciones de sitios. El administrador del SSP crea un ámbito compartido independiente para la colección de sitios de cada división y después crea, para cada ámbito compartido, una regla de ámbito que incluye el origen de contenido adecuado para el ámbito compartido de cada colección de sitios.

Por ejemplo, para la división de atención al cliente, el administrador del SSP crea un ámbito denominado Atención al cliente y después le agrega una regla de ámbito. Al agregar la regla de ámbito, el administrador del SSP selecciona Origen de contenido como tipo de regla de ámbito, selecciona el origen de contenido Atención al cliente en la lista de orígenes de contenido disponibles y, a continuación, selecciona el comportamiento de inclusión para incluir todos los elementos rastreados con ese origen de contenido.

Nota

Todos los orígenes de contenido existentes aparecen en la lista Origen de contenido de la página Agregar regla de ámbito cuando se crea una regla de ámbito basada en un origen de contenido.

En la siguiente tabla se incluyen los ámbitos compartidos creados por el administrador del SSP en Contoso Corporation.

Este ámbito compartido	Contiene
División de servicios	Todo el contenido de la colección de sitios Servicios de TI que se rastreó con el origen de contenido División de servicios.
Atención al cliente	Todo el contenido de la colección de sitios Atención al cliente que se rastreó con el origen de contenido Atención al cliente.
Ventas	Todo el contenido de la colección de sitios Ventas que se rastreó con el origen de contenido Ventas.
Portal central	Todo el contenido de la colección de sitios Portal central que se rastreó con el origen de contenido Atención al cliente.

Además de los ámbitos compartidos creados por el administrador del SSP, el ámbito predeterminado Todos los sitios incluye todo el contenido rastreado del índice. El ámbito compartido Todos los sitios está disponible para todas las colecciones de sitios de forma predeterminada.

El administrador de la colección de sitios de cada división decide usar el ámbito compartido Todos los sitios y el ámbito compartido que incluye el contenido de su colección de sitios, pero en ningún caso tiene previsto usar el ámbito Portal central, incluso aunque se trate de un ámbito compartido. Esa opción sólo está disponible en la lista desplegable Ámbito de búsqueda de la colección de sitios del portal central.

El administrador de la colección de sitios de cada división hace copias del ámbito compartido que el administrador del SSP creó para su colección de sitios. (Las copias del ámbito compartido se convierten en ámbitos del nivel de colección de sitios.) A continuación, cada uno de los administradores de las colecciones de sitios agrega reglas de ámbito a los ámbitos del nivel de colección de sitios dirigidas sólo al conjunto de contenido más importante que los usuarios desean consultar al usar estos ámbitos.

Por ejemplo, el administrador de la colección de sitios de ventas crea ámbitos para el contenido relacionado con cada línea de productos en función de las propiedades administradas de los documentos de marketing y otro contenido, así como en la ubicación de los sitios de grupo y las bibliotecas de documentos relacionados.

Acción de hoja de trabajo
Registre las decisiones sobre ámbitos, reglas de ámbito y grupos de presentación en la sección de planeación de ámbitos ("Plan scopes") de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en inglés).

Búsquedas avanzadas

En muchos casos, los usuarios escriben una frase de palabras clave en el cuadro de búsqueda y después hacen clic en el botón Iniciar la búsqueda o presionan la tecla Entrar para ejecutar la consulta. Si con esta técnica no obtienen el resultado que desean en las primeras páginas de resultados de la búsqueda, algunos no lo intentarán de nuevo, mientras que otros usuarios con más experiencia crearán una consulta más detallada dirigida al contenido que buscan.

Los usuarios con mucha experiencia pueden crear consultas de búsqueda avanzadas en el cuadro de búsqueda. Por ejemplo, para buscar contenido que incluya la palabra "negociar" creado por Enrique Gil, podrían escribir la siguiente consulta en el cuadro de búsqueda:

negociar autor:gil

Sin embargo, la mayoría de los usuarios no están familiarizados con la sintaxis necesaria para crear consultas avanzadas de esta forma. Por lo tanto, para crear una consulta más detallada, la mayoría usa la página Búsqueda avanzada, que permite restringir la consulta al contenido que buscan mediante sintaxis. En la tabla siguiente se describen las opciones de la página Búsqueda avanzada relacionadas con palabras clave.

Al buscar en documentos con esta opción	Se obtiene este resultado
Todas estas palabras	Busca contenido que incluya todas las palabras clave que el usuario escriba, pero las palabras no tienen que aparecer en ningún orden concreto en el contenido.
La frase exacta	Busca contenido que incluya las palabras que el usuario escribe, en el mismo orden.
Cualquiera de estas palabras	Busca contenido que incluya cualquiera de las palabras escritas por el usuario.
Ninguna de estas palabras	Busca contenido que no incluya ninguna de las palabras escritas por el usuario.

Además, los usuarios pueden usar la página Búsqueda avanzada para restringir la búsqueda a un idioma o un tipo de documento específicos. Por último, los usuarios pueden seleccionar restricciones de propiedades para filtrar los resultados de la búsqueda en función de si el valor de la propiedad seleccionada coincide con el valor especificado. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar la propiedad Autor, seleccionar el operador de inclusión Contiene, escribir un valor y, a continuación, hacer clic en Buscar.

De forma predeterminada se proporcionan varias propiedades, denominadas propiedades administradas, como Autor y Título, pero la mayoría de estas propiedades no están disponibles para su uso en ámbitos. Los administradores del SSP eligen qué propiedades administradas desean que estén disponibles para los ámbitos y pueden crear propiedades adicionales para satisfacer las necesidades de su organización. Las propiedades administradas que el administrador del SSP habilita para su uso en ámbitos están disponibles para todas las colecciones de sitios.

Planeación de propiedades de búsqueda

Una forma de organizar el contenido de las colecciones de sitios para que las búsquedas sean eficaces es agrupar el contenido que tenga un tema común en la misma ubicación. De esta forma, se puede sacar partido de los ámbitos predeterminados en el nivel de sitio y de lista para realizar búsquedas en el contenido. Por ejemplo, se puede crear un sitio para almacenar toda la información de un proyecto determinado. Dentro de ese sitio, se pueden crear listas y bibliotecas de documentos independientes para almacenar distintos tipos de información relacionada con ese proyecto. Los usuarios emplean el ámbito predeterminado Este sitio para realizar búsquedas en todo el contenido del sitio, o bien el ámbito Esta lista para realizar búsquedas en el contenido de una lista o biblioteca concreta del sitio. Los administradores del SSP y de la colección de sitios pueden crear los ámbitos personalizados que estimen necesarios para que los usuarios realicen búsquedas en distintas partes del contenido.

Aunque ésta es una manera relativamente sencilla de organizar el contenido para que las búsquedas sean eficaces, no se ajusta de por sí a las necesidades de todas las organizaciones, especialmente cuando se busca en una gran cantidad de contenido. Algunas de las razones se exponen a continuación:

• No siempre es posible organizar todo el contenido que tenga un tema común en la misma ubicación.

• A pesar de que todo el contenido con un tema común se organice en la misma ubicación en la fase de implementación, con el tiempo, es posible que se disperse en la colección de sitios.

Se recomienda organizar el contenido por ubicación cuando tenga sentido hacerlo y, después, usar propiedades como complemento.

Propiedades administradas y rastreadas

Al rastrear el contenido, el rastreador también rastrea las propiedades de metadatos asociadas a dicho contenido. Las propiedades rastreadas incluyen los metadatos del contenido almacenado en los archivos, las bases de datos y las aplicaciones de línea negocio usados por la organización. Las propiedades rastreadas pueden representar distintos tipos de información, como el autor, el título y la dirección de correo electrónico.

En versiones anteriores de Productos y Tecnologías de Microsoft SharePoint, se podía reducir la duplicación de propiedades mediante la asignación de algunas de ellas a otras propiedades comunes, pero muchas confundían los resultados de la búsqueda porque eran irrelevantes. Por tanto, las propiedades relevantes eran difíciles de encontrar entre la gran cantidad de propiedades irrelevantes.

Office SharePoint Server 2007 mitiga esta confusión, ya que permite que los administradores de SSP creen propiedades administradas. A continuación, pueden asignar propiedades rastreadas (que son las que el rastreador recopila y agrega al almacén de propiedades al rastrear contenido) a las propiedades administradas que se usan en las consultas de búsqueda.

La relación entre las propiedades administradas y rastreadas es sencilla pero eficaz. Los administradores del SSP pueden asignar una o varias propiedades rastreadas (las que detecta el rastreador) a propiedades administradas (las que se pueden usar en reglas de ámbito y consultas). Esta asignación es importante porque muchas propiedades rastreadas contienen el mismo tipo de metadatos y a menudo sus nombres no son intuitivos. Por ejemplo, de forma predeterminada, las propiedades rastreadas denominadas "Mail:6" y "Office:4" se asignan a una propiedad administrada que se llama Autor. Esto se debe a que los valores de estas dos propiedades rastreadas contienen el nombre del autor. Esta asignación entre propiedades rastreadas y propiedades administradas simplifica la administración y beneficia a los usuarios. Los administradores se benefician de que tienen un menor número de propiedades con las que trabajar al crear los ámbitos. Los usuarios finales que crean consultas avanzadas en el cuadro de búsqueda se benefician de que tienen que memorizar menos nombres de propiedades y éstos son más intuitivos.

Ventajas de las propiedades administradas:

• Los usuarios pueden emplear propiedades administradas para crear consultas en el cuadro de búsqueda que filtren los resultados.

• Puede usar propiedades en la página Búsqueda avanzada para permitir que los usuarios finales filtren sin dificultad los resultados de la búsqueda.

• Los propietarios de sitios pueden personalizar la página Búsqueda avanzada para usar distintas propiedades administradas.

• Los administradores del SSP y de la colección de sitios pueden crear ámbitos personalizados con reglas que filtren los resultados de la búsqueda a partir de las consultas. Los usuarios finales pueden aprovechar las consultas avanzadas basadas en propiedades sin tener que aprender a crear una consulta avanzada.

De forma predeterminada se crean varias propiedades administradas y después se asignan a propiedades rastreadas. Los administradores del SSP pueden asignar más propiedades rastreadas a las propiedades administradas existentes y también pueden crear otras propiedades administradas.

Uso de propiedades en las consultas

Para que el valor de las propiedades rastreadas influya en una consulta de búsqueda, éstas se deben asignar a una propiedad administrada y el usuario debe realizar una búsqueda con respecto a dicha propiedad administrada. La inclusión de los valores de demasiadas propiedades rastreadas puede tener un efecto negativo en la relevancia y el rendimiento de la búsqueda.

Si desea usar la propiedad administrada en un ámbito, debe hacer que esté disponible para los ámbitos. No obstante, no necesita hacer esto para usar la propiedad administrada en la página Búsqueda avanzada o como parte de una consulta en un cuadro de búsqueda.

Los administradores que planean la implementación inicial de Office SharePoint Server 2007 deben registrar el conjunto inicial de propiedades administradas planeadas para el servicio de búsqueda para cada SSP usado en la implementación.

Para encontrar muchas de estas propiedades rastreadas, consulte las propiedades de las aplicaciones de datos profesionales y las propiedades mostradas en las aplicaciones para tipos de contenido como documentos de Microsoft Office Word u Office Excel.

Si tiene acceso a un servidor de pruebas, puede rastrear el contenido de alta prioridad y usar las propiedades rastreadas que aparecen como ayuda para la planeación.

Si planea detenidamente las propiedades administradas y la forma en que se implementarán, puede simplificar las búsquedas del contenido del sitio. Cuando planee la implementación, se recomienda reducir al mínimo el número de propiedades administradas. Esto implica estimar con detalle qué propiedades son las más útiles para la organización e implementarlas como punto de partida. Si es necesario, siempre tendrá la posibilidad de crear más propiedades administradas después de la implementación.

Planeación de las propiedades administradas

Una forma práctica de identificar posibles propiedades administradas consiste en examinar el contenido existente y sus metadatos de prioridad alta. Si tiene acceso a una granja de servidores de prueba antes de la implementación activa de Office SharePoint Server 2007, puede rastrear el contenido y ver las propiedades rastreadas que aparecen, y usar dichas propiedades para identificar parte de la arquitectura de la información. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones obtendrán más ventajas si planean una arquitectura de la información en papel antes de realizar una implementación provisional, porque puede ayudar a centrar la planeación y a identificar el contenido y los procesos que no están tan bien organizados como deberían.

La clave para crear un conjunto de propiedades administradas útil reside en determinar los conceptos más importantes y encontrar propiedades en el contenido que se puedan asignar a propiedades administradas que permitan a los usuarios encontrar contenido relevante cuando realicen búsquedas. Dado que la asignación de propiedades adicionales aumenta el tamaño de la base de datos de búsqueda y, con ello, reduce el rendimiento, se recomienda asignar propiedades sólo si se tiene la seguridad de que la asignación es relevante.

Es difícil detectar propiedades de contenido sin rastrear primero el contenido. Por consiguiente, se recomienda esperar a planear las propiedades administradas hasta que se tenga una buena idea del contenido de cada colección de sitios. A continuación, en un servidor de pruebas, puede rastrear todo ese contenido para obtener una lista con las propiedades rastreadas y compararlas con la arquitectura de la información al crear propiedades administradas. La asignación de propiedades puede ser una tarea compleja incluso después de rastrear el contenido, ya que es difícil identificar el tipo de contenido o la aplicación que usa la propiedad. Si no está seguro de la naturaleza y del contenido de una propiedad determinada, quizás sea preferible que configure una asignación en un entorno de prueba y experimente realizando búsquedas con dicha propiedad.

Muchas de las propiedades administradas más útiles se crean automáticamente cuando se instala Office SharePoint Server 2007. Use estas propiedades administradas como un punto de partida cuando planee las demás propiedades administradas. Las propiedades creadas automáticamente son:

• Autor

• Descripción

• Nombre del sitio

• Tipo

• Tamaño de archivo

• Última modificación

• Dirección URL

• Título

Tenga en cuenta que para realizar búsquedas eficaces mediante el uso de propiedades, primero se deben asignar valores a las propiedades rastreadas. Por ejemplo, si tiene un documento con una propiedad asignada a una propiedad administrada llamada Autor y no se ha asignado ningún valor a dicha propiedad en el documento, el documento no se mostrará en los resultados de la búsqueda cuando los usuarios ejecuten consultas con la propiedad Autor para buscar un autor concreto.

Procedimiento para evitar la creación de propiedades administradas duplicadas

Algunas propiedades son muy básicas y pueden parecer diferentes según el tipo de contenido. Es el caso de las propiedades Autor y Título de los documentos.

Lo más importante que se puede hacer con estas propiedades básicas durante la planeación es reducir la duplicación. Para ello, cree un único conjunto de propiedades administradas y asigne las propiedades rastreadas que tengan el mismo significado a las propiedades de dicho conjunto. En el caso de la propiedad Autor, puede asignar cada una de las apariciones individuales de una propiedad rastreada relativa a autores a una sola propiedad administrada Autor.

Puede asignar una o más propiedades rastreadas a una o más propiedades administradas.

Sugerencia

La adición de cada propiedad Autor como una propiedad administrada independiente no tiene sentido porque agrega propiedades administradas adicionales a la base de datos sin simplificar la experiencia del usuario.

Puede optar por dar prioridad a varias propiedades rastreadas para que, si se encuentra más de una propiedad durante el rastreo, se use solamente el valor de la propiedad que tiene la prioridad más alta para las consultas que usen la propiedad o propiedades administradas. Si no se establecen prioridades en las propiedades rastreadas, se usan para las consultas los valores de todas las propiedades rastreadas asignadas a la propiedad administrada, de tal forma que la propiedad administrada se convierte en multivalor. Esto significa que el resultado de la búsqueda devuelve resultados para todo el contenido que incluya valores para cualquiera de las propiedades asignadas que coincidan con la consulta. Si una propiedad tiene un solo valor, un método razonable es elegir la propiedad rastreada más común como propiedad administrada y, a continuación, establecer prioridades en las propiedades asignadas en función de la frecuencia con la que aparecen. No siempre es fácil determinar qué propiedad se rastrea con más frecuencia, pero una de las estrategias es dar prioridad a propiedades que se sabe que están asociadas a las aplicaciones que más se usan.

Cuando asigne propiedades, tenga cuidado de no asignar propiedades irrelevantes o que apenas tengan coincidencias, ya que las asignaciones imprecisas pueden reducir la relevancia de los resultados de la búsqueda. Si es posible, pruebe las búsquedas de las propiedades administradas antes de la implementación inicial y planee la revisión de los datos de uso de las consultas de búsqueda durante las operaciones normales para definir con mayor precisión las propiedades que ha asignado.

Adición de propiedades para presentar conceptos clave en la arquitectura de la información

Además de las propiedades rastreadas que se asignan a propiedades administradas de forma predeterminada, otras propiedades rastreadas podrían asignarse claramente a conceptos de la arquitectura de la información que todavía no han sido capturados por las propiedades administradas existentes. Por ejemplo, una compañía podría identificar el servicio de atención al cliente como un proceso empresarial clave en su arquitectura de la información. Los conceptos clave asociados al servicio de atención al cliente en la arquitectura de la información pueden incluir a los clientes, representantes del servicio de atención al cliente y regiones de atención al cliente.

Para cada concepto de la arquitectura de la información, pregúntese si existe una propiedad rastreada que lo represente y que se pueda asignar a una propiedad administrada. Si es así, conviértala en propiedad administrada.

Escenario

Una aplicación de línea de negocio realiza un seguimiento de los datos de los clientes y los empleados, y es probable que las propiedades de dichos datos se conviertan en propiedades administradas una vez registradas en el Catálogo de datos profesionales y rastreadas como parte de un origen de contenido de datos profesionales. Además, es posible que identifique las propiedades rastreadas para las aplicaciones que se deben asignar a estas propiedades administradas (por ejemplo, una propiedad de identificador del representante del servicio al cliente de una aplicación de datos independiente o una propiedad Autor para un tipo de aplicación usada exclusivamente por representantes del servicio al cliente). Una consulta de búsqueda que use esa propiedad o un término asociado a dicha propiedad incluirá resultados de búsqueda para todos los elementos que contengan cualquiera de las propiedades rastreadas asignadas a la propiedad administrada de identificador del representante del servicio al cliente.

Cada proceso empresarial principal identificado en la arquitectura de la información tendrá asociado un conjunto de tipos de archivo o aplicaciones de datos profesionales que se pueden usar para identificar probables propiedades administradas.

Tenga en cuenta que aunque muchos conceptos de la arquitectura de la información no están representados por propiedades, estos conceptos son útiles durante la planeación de la estructura del sitio y la implementación de otras características de búsqueda. La arquitectura de la información puede identificar propiedades administradas que no se tuvieron en cuenta, pero sólo porque un concepto aparezca en la arquitectura de la información no significa que exista o debiera existir una propiedad administrada para el mismo.

Planeación de las propiedades de datos profesionales

Como parte de la planeación de la búsqueda de datos profesionales, los administradores del SSP deben asignar las propiedades de las aplicaciones empresariales a las propiedades administradas. Las propiedades se deben seleccionar como propiedades administradas para que los datos profesionales de una aplicación aparezcan en los resultados de la búsqueda. En el ejemplo de servicio al cliente descrito se muestra la asignación de propiedades de datos profesionales a las propiedades administradas que usa la búsqueda. Para obtener más información acerca de la planeación de datos profesionales, vea Planeación de la búsqueda de datos profesionales.

Acción de hoja de trabajo
Registre las decisiones en relación con las propiedades rastreadas y administradas en las tablas de la sección acerca de la planeación de las propiedades administradas ("Plan managed properties") de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en inglés).

Uso de propiedades administradas en los ámbitos de búsqueda

Cada propiedad administrada se puede exponer como una propiedad para las reglas de ámbito de búsqueda. Para obtener más información acerca de la planeación de los ámbitos de búsqueda, vea la sección sobre la planeación de los ámbitos de búsqueda, que encontrará anteriormente en este mismo artículo.

Planeación de la integración de propiedades para tipos de archivo nuevos

Office SharePoint Server 2007 usa categorías de propiedades para agrupar las propiedades rastreadas según las propiedades detectadas al rastrear los documentos.

Para obtener información acerca de las categorías de propiedades asociadas a tipos de archivo, vea la página en que se describe la administración de metadatos (https://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms497276.aspx?clcid=0xC0A). Para obtener más información acerca del rastreo de contenido, vea Planeación del rastreo de contenido (Office SharePoint Server).

Planeación de lo que verán los usuarios en los resultados de la búsqueda

Office SharePoint Server 2007 proporciona varias configuraciones que permiten a los administradores del SSP y de la colección de sitios controlar lo que los usuarios ven en las páginas de resultados de la búsqueda. Aunque puede controlar los resultados de la búsqueda de distintos modos, antes de la implementación se recomienda:

• Planear las palabras clave, los resultados más probables y los sinónimos.

• Prever qué sitios son los más y menos relevantes para controlar qué posición deben ocupar respecto a los primeros resultados de la búsqueda.

• Planear si se van a usar ubicaciones federadas y elementos web de federación. Esta característica requiere la Actualización de infraestructura para servidores de Microsoft Office. Para obtener más información, vea Instalación de la Actualización de infraestructura para los servidores de Microsoft Office system (Office SharePoint Server 2007).

• Planear la presentación de los vínculos.

• Planear si los usuarios pueden usar alertas basadas en búsquedas.

Planeación de palabras clave, resultados más probables y sinónimos

Las palabras clave, en ocasiones denominadas frases de palabras clave, son las palabras que los usuarios escriben en un cuadro de búsqueda al crear una consulta. Cuando los usuarios realizan una búsqueda sencilla con palabras clave, por ejemplo, cuando escriben la palabra "widget" en el cuadro de búsqueda y hacen clic en el botón Iniciar la búsqueda, Office SharePoint Server 2007 muestra los resultados de la búsqueda de todo el contenido del ámbito seleccionado que contenga esa palabra clave.

Office SharePoint Server 2007 permite a los administradores de colecciones de sitios crear una entidad denominada palabra clave, relacionada directamente con frases de palabras clave del mismo nombre incluidas en el índice. Un administrador de la colección de sitios puede crear una palabra clave con una o más palabras. Por ejemplo, una palabra clave puede ser una sola palabra, como "OOF", o un grupo de palabras que se deben escribir en un orden concreto, como "fuera de la oficina".

Además del nombre de la palabra clave, también conocida como frase de palabras clave, los administradores de colecciones de sitios pueden crear palabras clave compuestas por una o varias de las siguientes opciones:

• Una definición de la palabra clave que aparece en los resultados de búsqueda

• Uno o más sinónimos

• Uno o más resultados más probables, que son las direcciones URL que los administradores del SSP especifican como de alta relevancia para una palabra clave determinada

Nota

Aunque se puede crear una palabra clave que no contenga ninguna de estas opciones, hacerlo no mejora la relevancia de los resultados de la búsqueda.

Las palabras clave permiten a los administradores de colecciones de sitios aumentar la relevancia de las consultas del usuario final. Los resultados de la búsqueda de cualquier colección de sitios se pueden modificar para aumentar el nivel de contenido específico a fin de que aparezca en un nivel superior en respuesta a las consultas que usan términos de búsqueda concretos. Aunque las palabras clave se planean, implementan y administran en el nivel de colección de sitios, se recomienda una planeación y una implementación coherentes en toda la organización.

Las definiciones de palabras clave son una buena manera de proporcionar un fácil acceso a información acerca de los conceptos de alta prioridad de cada colección de sitios. Para cada concepto, los administradores de la colección de sitios pueden crear una palabra clave de forma que su definición aparezca en el elemento web Resultados de búsqueda más probables, al lado de los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, un portal de ventas dedicado a la venta de una línea de productos concreta podría proporcionar definiciones de sus principales artículos. Estas definiciones se pueden usar para ayudar a los asociados de ventas a conocer mejor los productos, o se pueden mostrar en los resultados de búsqueda en un sitio del portal público al que tengan acceso los clientes.

Ejemplo de palabra clave

El administrador de una colección de sitios sabe que los usuarios finales tienen dificultades para encontrar el calendario usado para realizar el seguimiento de los períodos en los que los integrantes del grupo están fuera de la oficina. Los usuarios informan de que, cuando buscan el calendario, las consultas generan varias páginas de resultados irrelevantes, y que abandonan la búsqueda después de examinar las primeras páginas de resultados de la búsqueda.

El administrador de la colección de sitios decide crear una palabra clave llamada "oof" que contiene los siguientes elementos:

• Definición de la palabra clave: acrónimo que usamos para indicar "fuera de la oficina".

• Sinónimo: ausente.

• Resultado más probable: dirección URL del calendario y descripción del resultado más probable.

Después, el administrador de la colección de sitios pide a los usuarios finales que usen la nueva palabra clave "oof" o su sinónimo, "ausente", cuando busquen el calendario.

En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de la página de resultados de búsqueda predeterminada que los usuarios finales verán al buscar la palabra clave "oof" desde el Centro de búsqueda en este escenario. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, los resultados más probables y las descripciones de palabras clave sólo aparecen en las páginas de resultados de búsqueda para las búsquedas que se ejecutan mediante el Centro de búsqueda.

En la ilustración anterior se muestra la consulta que ejecutó el usuario final (llamada 1). La característica para resaltar palabras clave también muestra las palabras clave del contenido como texto en negrita (llamada 2). La descripción que el administrador de la colección de sitios asignó a esta palabra clave aparece en la esquina superior derecha de la página de resultados de la búsqueda de forma predeterminada (llamada 3). Cada palabra clave se puede asociar a una definición, y las definiciones pueden incluir direcciones URL. En consecuencia, se recomienda lo siguiente:

• Identificar los orígenes de las definiciones durante la planeación.

• Durante la planeación, incluir un paso independiente para diseñar un glosario de todas las definiciones usadas por las palabras clave en cada colección de sitios.

• Crear algunas palabras clave con la única finalidad de asociarlas a una definición.

El resultado Más probable (llamada 4) aparece directamente bajo la descripción de la palabra clave, si la hay. El resultado más probable es algo más que una dirección URL. Contiene también un título y puede incluir una descripción de forma opcional. En este ejemplo, el administrador de la colección de sitios asignó al resultado más probable el nombre "Out of Office page" (página de fuera de la oficina). La descripción que el administrador asignó al resultado más probable aparece directamente debajo del nombre de dicho resultado y, a continuación, se muestra la dirección URL del resultado más probable.

Los resultados más probables suelen ser de utilidad para documentos específicos, sitios y usuarios familiarizados con el concepto asociado a un término de búsqueda. Es importante tener en cuenta el título y la descripción de cada resultado más probable durante la planeación del contenido para aumentar la relevancia y las posibilidades de uso de cada resultado más probable. Puede asociar un máximo de 25 resultados más probables a cada palabra clave en la interfaz de usuario de administración, y muchos más al modelo de objetos, pero se recomienda no usar los resultados más probables en exceso. Una planeación eficaz del contenido puede ayudarle a identificar el número correspondiente de resultados más probables de cada palabra para equilibrar el número de resultados y la relevancia de la búsqueda.

Nota

Dado que el administrador de la colección de sitios codifica de forma rígida la dirección URL de un resultado más probable, puede ser cualquier dirección URL. Puede incluso señalar a contenido no rastreado.

Puede usar el mismo resultado más probable para más de una palabra clave. Si el resultado más probable ya existe, puede agregarlo a cualquier palabra clave sin necesidad de volver a especificar sus propiedades y, por lo tanto, sin incluir resultados más probables redundantes. Además, puede cambiar simultáneamente la dirección URL y la descripción del resultado más probable para todas las palabras clave que lo usan. Esto es especialmente útil si va a usar un sitio de prueba durante la planeación y antes de la implementación inicial.

Información acerca de los sinónimos

Los sinónimos son una o más palabras estrechamente relacionadas con una palabra clave concreta. Por ejemplo, algunos sinónimos útiles de la palabra clave "vehículo" pueden ser "auto", "automóvil" o "utilitario". Se trata de sinónimos útiles para esta palabra clave porque es bastante probable que los usuarios que busquen vehículos escriban una de estas palabras en el cuadro de búsqueda. Los administradores de la colección de sitios pueden definir uno o más sinónimos para cada palabra clave. La finalidad de un sinónimo es mostrar una definición de palabra clave y un resultado más probable en la página de resultados de la búsqueda equivalentes a los mostrados al usar la palabra clave. En el ejemplo anterior, si los usuarios finales ejecutan una consulta de búsqueda con el sinónimo "fuera de la oficina", verán una descripción de palabra clave y unos resultados más probables iguales a los que ven al ejecutar la consulta de búsqueda con la palabra clave "oof". Sin embargo, la diferencia es que ven resultados de búsqueda sólo para el contenido que incluye las palabras "fuera de la oficina" en lugar del contenido que incluye la palabra "oof".

Los sinónimos son útiles cuando se usan varios términos de búsqueda para el mismo concepto y contenido, a fin de consolidar los resultados de búsqueda y que no aparezcan dispersos en varios términos de búsqueda. La lista que se actualiza cuando un administrador de la colección de sitios crea palabras clave y agrega sinónimos se denomina diccionario de sinónimos. El diccionario de sinónimos de Office SharePoint Server 2007 es compatible con el diccionario de sinónimos de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.

Uso de la arquitectura de la información para identificar palabras clave

Puede analizar el contenido de la arquitectura de la información para compilar una lista de términos con la que crear palabras clave que puede asociar a contenido específico y muy relevante.

El contenido relevante es cualquier información específica que se desee que los usuarios vean primero o de forma más destacada cuando realicen búsquedas con una palabra clave específica. A continuación se muestran algunos ejemplos de contenido relevante para cada concepto o área de contenido profesional principal:

• Documentos

• Sitios

• Personas

• Definiciones

• Términos aprobados u oficiales que significan lo mismo pero que no se incluyeron en la consulta de búsqueda.

La asociación de palabras clave con un resultado más probable resulta útil para animar a los usuarios a consultar los documentos clave necesarios para colaborar en los procesos empresariales clave. Por ejemplo, una empresa puede tener una plantilla especial para los informes de gastos y una palabra clave "informe de gastos" que aumente el nivel de la plantilla para ubicarla al principio de los resultados de la búsqueda. Sin esta palabra clave, los empleados pueden pasar varios minutos preguntando a sus compañeros la dirección URL correcta o buscando en el sitio web de la empresa. Con la palabra clave asociada a la dirección URL de la plantilla de informe de gastos como resultado más probable, los empleados pueden encontrar rápidamente la plantilla.

Las palabras clave de los sitios son útiles para identificar la ubicación de sitios con información relevante en una organización de gran tamaño. Por ejemplo, "vacaciones" puede ser una palabra clave asociada a un resultado más probable que contenga la dirección URL del sitio de recursos humanos que incluye información acerca del tiempo no trabajado remunerado de los empleados. Lo ideal es que el resultado más probable incluya la dirección URL de la página exacta que proporciona información acerca de las vacaciones de la compañía.

Las palabras clave que ayudan a los empleados a buscar a otros empleados favorecen la colaboración entre los empleados de la organización que tengan un conocimiento importante que compartir o la búsqueda de empleados importantes de la empresa. Por ejemplo, puede asociar un cargo como "consejero delegado" al consejero delegado de una compañía o puede convertir Mi sitio de un usuario en un resultado más probable para una palabra clave relacionada con la organización o el área de conocimiento, como "departamento de química".

Consideraciones de seguridad de las palabras clave

A diferencia de las versiones anteriores de Office SharePoint Portal Server, las palabras clave y los resultados más probables no se ven afectados por los permisos de seguridad y todos los lectores de la colección de sitios pueden ver todos los resultados más probables y palabras clave para dicha colección de sitios que aparecen en los resultados de la búsqueda. Los usuarios que no tienen permisos para ver la página a la que está vinculado un resultado más probable no pueden visitar dicha página. Sin embargo, sí pueden ver la descripción del resultado más probable en la página de resultados de la búsqueda y las direcciones URL del contenido. Esto podría revelar información que algunos usuarios no deberían ver.

Las palabras clave están diseñadas para proporcionar resultados de alta prioridad a todos los usuarios.

Si desea dirigir contenido a determinados usuarios en función de sus permisos, puede usar audiencias y elementos web dirigidos en las ubicaciones correspondientes de la colección de sitios.

Planeación de palabras clave en la organización

Es importante planear las palabras clave de antemano de manera que exista coherencia entre todas las palabras clave de la organización. Aunque se implementen en el nivel de colección de sitios, siempre que sea posible se debería garantizar su coherencia en todas las colecciones de sitios.

Ejemplo de planeación de palabras clave correcta

Contoso Corporation tiene dos colecciones de sitios, una para las ventas y otra para el departamento de marketing. A cada colección de sitios se le asigna un administrador distinto. Dado que los usuarios de estas colecciones de sitios dedican mucho tiempo a buscar la lista de clientes de la corporación, estos administradores de colecciones de sitios deciden que necesitan crear una palabra clave para su colección de sitios y asociar un resultado más probable a la palabra clave que vincule a los usuarios directamente con la lista de clientes.

Para garantizar que los usuarios finales tengan una experiencia coherente en ambas colecciones de sitios, los dos administradores de las colecciones de sitios colaboran para decidir cómo se deben definir la palabra clave y el resultado más probable.

Sugerencia

La planeación de la coherencia de las palabras clave en la organización requiere una buena colaboración entre los administradores de las colecciones de sitios. Siempre que sea posible, asegúrese de que las palabras clave y los resultados más probables sean coherentes en las colecciones de sitios.

Al evitar el uso de palabras clave y resultados más probables distintos en las colecciones de sitios que señalen al mismo contenido, puede evitar la confusión del usuario final. Por ejemplo, si el administrador de la colección de sitios de ventas creó la palabra clave "lista principal" y el administrador de la colección de sitios de marketing creó la palabra clave "lista maestra", los usuarios finales que usen ambas colecciones de sitios se pueden confundir si sus búsquedas de palabras clave no muestran de forma coherente el resultado más probable que esperan ver en la página de resultados de la búsqueda. Es decir, un empleado que use principalmente la colección de sitios de ventas está acostumbrado a buscar con la palabra clave "lista principal" y espera que funcione en ambas colecciones de sitios.

En las organizaciones pequeñas, es probable que el equipo de planeación de contenido sea pequeño y esté organizado en torno a una única colección de sitios, y la planeación de las palabras clave puede estar en manos de uno o dos empleados. En cambio, en las organizaciones grandes un equipo de planeación más grande puede resultar útil. Deberían incluirse planeadores de negocio y administradores en cada nivel para garantizar que se cubren todas las necesidades de la empresa.

Los resultados más probables aparecen en los resultados de la búsqueda incluso si el contenido no se ha rastreado. Éste es otro motivo para planear palabras clave durante la implementación inicial, pues de esta forma el contenido de prioridad alta puede estar disponible en las primeras etapas de una implementación antes de que se hayan rastreado todos los orígenes de contenido. En algunos casos poco frecuentes en que el contenido no se puede rastrear porque en la búsqueda falta un IFilter relevante o por cualquier otro motivo técnico, puede usar los resultados más probables para facilitar la búsqueda de contenido incluso si no se ha rastreado.

Los usuarios clave de cada nivel de la organización planean las palabras clave para sus colecciones de sitios. Estas personas usan la misma planeación de contenido general, adaptada al contenido de las colecciones de sitios que planean. Al planear palabras clave, tarea que se inicia antes de la implementación y continúa en una serie de fases tras la implementación, todos los grupos de programadores de contenido se pueden comunicar entre sí para mantener la coherencia de la planeación general.

No todas las palabras clave se planearán antes de la implementación. La función de los equipos de planeación de contenido consiste en identificar los conceptos de alta prioridad que sean más importantes para las consultas de búsqueda en la organización, a fin de que las consultas de búsqueda sean relevantes para los usuarios desde el primer día de la implementación. El equipo de planeación puede identificar una persona de contacto para cada palabra clave, que puede ser integrante o no del equipo de planeación. Tras la implementación y después de haber identificado los términos de búsqueda comunes en los registros de búsqueda, los administradores de la colección de sitios pueden ampliar la lista de palabras clave.

En la fase de planeación, los administradores de listas de palabras clave deben tener en cuenta cómo coinciden las palabras clave con las consultas. Las palabras clave deben coincidir exactamente con la cadena completa de términos de búsqueda y no se puede usar ninguna sintaxis especial, como los signos más (+) y menos (-), al buscar contenido en las listas. Esto evita la devolución de varias listas de palabras clave para la misma consulta de búsqueda, lo que simplifica los resultados de la búsqueda.

Planeación de la administración de palabras clave

Los detalles de la administración de palabras clave son importantes principalmente para las operaciones diarias de las colecciones de sitios, pero hay algunos aspectos de la administración que merecen la pena considerarse durante la planeación; en concreto, las propiedades de contacto y publicación opcionales que los administradores de la colección de sitios pueden asignar a las propiedades.

Sugerencia

Cuanta más planeación se realice antes de la implementación, menos administración será necesaria durante las operaciones diarias.

Además de las propiedades incluidas en la sección "Planeación de palabras clave, resultados más probables y sinónimos" que aparece anteriormente en este artículo, cada palabra clave tiene las siguientes propiedades opcionales:

• Fechas de inicio, finalización (expiración) y revisión

• Contacto

Es posible que las palabras clave deban someterse a aprobación antes de que afecten a los resultados de la búsqueda, y también que deban configurarse para que se inicien o expiren después de un determinado período de tiempo. No es probable que las palabras clave de prioridad alta identificadas durante la planeación inicial sean temporales, excepto para el contenido que sea relevante para los empleados que usan una colección de sitios durante la implementación inicial.

El contacto de cada palabra clave es la persona con la que se debe poner en contacto cuando expira una palabra clave, si se ha establecido una fecha de expiración. Los planeadores de contenido de cada colección de sitios deben considerar quién va a administrar las palabras clave después de la implementación inicial e incluir al menos algunos de esos empleados en el proceso de planeación en el nivel de la colección de sitios.

No obstante, parte del proceso de planeación consiste en prever quién va a tomar las decisiones sobre las palabras clave en el futuro. Tomar estas decisiones durante el proceso de planeación puede mejorar la transición a las operaciones normales de la colección de sitios y favorecer el uso coherente y eficaz de las palabras clave en el futuro.

Si se usa el modelo de objetos, también se pueden importar y exportar palabras clave entre las colecciones de sitios como una hoja de cálculo de Excel; por consiguiente, si algunos resultados más probables corresponden a otras colecciones de sitios, puede planear las palabras clave una vez e implementarlas en todas las colecciones de sitios relevantes. Esto permite a los administradores de palabras clave de una colección de sitios del nivel de división o proyecto sugerir resultados más probables para una colección de sitios central en un entorno de servicios compartidos.

Para obtener más información acerca de la administración de palabras clave, vea la guía de operaciones de Office SharePoint Server 2007.

Acción de hoja de trabajo
Registre las decisiones en relación con las palabras clave en la sección de palabras clave ("Keywords") de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en inglés).

Planeación de la relevancia de los resultados de búsqueda

Cuanto mayor sea el cuerpo de contenido en el que se realice la búsqueda, más posibilidades habrá de que se muestren varias páginas de resultados de búsqueda para una consulta concreta. Esto es especialmente cierto cuando se usan consultas de palabras clave básicas en lugar de consultas avanzadas. Para ayudar a que la experiencia del usuario sea positiva, asegúrese de que se muestren vínculos al contenido más relevante lo antes posible en las páginas de resultados de búsqueda.

Office SharePoint Server 2007 permite a los administradores del SSP asignar valores de relevancia a las páginas web indizadas. Cada valor de relevancia, que está asociado a una página web concreta, determina la proximidad del vínculo de una página concreta al inicio de la página de resultados de búsqueda. Las páginas a las que se asigna un valor de relevancia se denominan páginas autoritativas.

La configuración de páginas autoritativas es un factor que tener en cuenta al establecer la prioridad de los resultados de la búsqueda. Para obtener más información acerca de la relevancia de la búsqueda, vea la introducción a la arquitectura de relevancia de Enterprise Search (https://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms549085.aspx?clcid=0xC0A).

La configuración de las páginas autoritativas se establece en el nivel del SSP y se aplica a todas las consultas realizadas con dicho SSP. Los administradores del SSP pueden asignar sitios a uno de los cuatro niveles de página autoritativa:

• Páginas más autoritativas

• Páginas autoritativas de segundo nivel

• Páginas autoritativas de tercer nivel

• Sitios con disminución de nivel

Las páginas web se ponderan en función de lo autoritativas que sean, y cada nivel recibe una ponderación de relevancia proporcional. De forma predeterminada, todas las páginas de nivel superior de las aplicaciones web se agregan como más autoritativas. Puede mover estas páginas a otros niveles o quitarlas completamente de la configuración de páginas autoritativas.

Los sitios no asignados a una clasificación de página autoritativa se ponderan según su distancia de clics desde un sitio autoritativo. La distancia de clics hace referencia al número de vínculos entre un elemento de contenido y una página autoritativa vinculada al elemento de contenido. Para obtener más información vea la sección acerca de la distancia de clics de la introducción a la arquitectura de relevancia de Enterprise Search (https://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms549085.aspx?clcid=0xC0A).

Los sitios a los que se les asigna el valor Disminuir el nivel de los sitios normalmente aparecerán hacia el final de los resultados de la búsqueda, una vez considerados los demás factores de ponderación de relevancia.

Esto significa que suelen aparecer en la página de resultados de la búsqueda después de las páginas que no se especifican como páginas autoritativas. Se recomienda usar esta configuración para los sitios que contienen información menos relevante (por ejemplo, un sitio de almacenamiento).

Al planear la configuración de las páginas autoritativas, tenga en cuenta la finalidad de cada sitio y revise sus subsitios. Agrupe los sitios autoritativos en los tres niveles por importancia y agrupe los sitios que no es probable que sean relevantes como sitios con disminución de nivel.

A continuación, se muestran los procedimientos recomendados para planear la configuración de las páginas autoritativas:

• Los sitios de SharePoint y las aplicaciones empresariales centrales para los procesos empresariales de prioridad alta serán por lo general los más autoritativos.

• Es probable que los sitios que fomentan la colaboración o la acción sean más autoritativos que los sitios meramente informativos.

• Es probable que los sitios que son informativos pero no fundamentales para los procesos empresariales de alta prioridad o que se usan para colaboración se encuentren en el segundo o tercer nivel de sitios autoritativos.

• Por lo general, los sitios externos son los menos autoritativos, porque la organización no puede controlar el contenido en dichos sitios.

• No necesita asignar una configuración de página autoritativa a cada sitio. Se recomienda seleccionar la relevancia para un número reducido de sitios de los que se sabe que son los más autoritativos o menos relevantes, y ajustar la configuración de página autoritativa durante las operaciones normales según los comentarios de los usuarios y la información de los registros de las consultas.

Acción de hoja de trabajo
Registre las decisiones acerca de las páginas autoritativas en la sección de páginas autoritativas ("Authoritative pages") de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en inglés).

Planeación del uso de ubicaciones federadas y elementos web de federación

Nota

La información proporcionada en esta sección se aplica a Office SharePoint Server 2007 con la Actualización de infraestructura para servidores de Microsoft Office. Para obtener más información, vea Instalación de la Actualización de infraestructura para los servidores de Microsoft Office system (Office SharePoint Server 2007).

La federación, una nueva característica que se introdujo por primera vez en Search Server 2008 y está disponible en Office SharePoint Server 2007 mediante la instalación de la Actualización de infraestructura para servidores de Microsoft Office, se puede planear con el resto de la experiencia de búsqueda del usuario final. La federación permite a los usuarios finales emitir una consulta que busca en varios orígenes y combina los resultados en una única página de resultados de búsqueda. Entre estos orígenes se incluyen:

• Los repositorios de contenido empresarial de la compañía

• Los motores de búsqueda de Internet o los servicios de suscripción que usa la compañía

• Documentos empresariales indizados por Office SharePoint Server 2007 en otras divisiones o regiones del mundo

Cuando el usuario final emite una consulta, Office SharePoint Server 2007 da formato y representa los resultados junto con los resultados indizados mediante los nuevos elementos web de federación.

Cuando planee la experiencia que desee que tengan los usuarios al buscar en ubicaciones federadas, intente satisfacer los hábitos y necesidades de búsqueda de los usuarios de la compañía. Hágase las siguientes preguntas: ¿cuál es el contenido que más necesitan encontrar los usuarios para ser más productivos? ¿Cuáles son las consultas que usan actualmente? Dirija las búsquedas a las ubicaciones federadas para resolver los problemas de información clave de la compañía.

Cuando se usa la federación, resulta tentador agregar muchas ubicaciones federadas para satisfacer todas las posibles necesidades de los usuarios. Por desgracia, esto conduce a que muchos usuarios descarten los resultados federados al considerarlos demasiado desordenados.

Para ayudar a garantizar que los resultados federados devuelvan respuestas útiles a las consultas, las ubicaciones federadas pueden hacer coincidir formatos de consulta específicos con reglas desencadenadoras. Cuando se crea una regla desencadenadora para una ubicación federada, el elemento web asociado con dicha ubicación sólo mostrará los resultados para las consultas que coincidan con el diseño o el prefijo que se especifique.

Por ejemplo, supongamos que trabaja en una compañía llamada Contoso, donde los empleados fabrican un producto denominado artículo. Los empleados necesitan encontrar esos artículos muchas veces al día mediante un identificador de artículo de diez dígitos. Los artículos están almacenados en una base de datos que no se puede rastrear mediante Office SharePoint Server 2007. Para permitir que los empleados de Contoso puedan buscar los artículos, cree un conector de federación que busque en la base de datos de artículos. Sin embargo, mostrar la información de artículos en cada consulta podría resultar frustrante para los usuarios. Por lo tanto, debe crear un desencadenador de ubicaciones federadas con un diseño que reconozca las consultas de diez dígitos. Ahora, cuando los usuarios busquen identificadores de artículos, reciben un mejor resultado federado de la base de datos de artículos.

Para obtener más información acerca del uso de desencadenadores y reglas desencadenadoras, vea Trabajo con desencadenadores y plantillas de consulta (Office SharePoint Server).

Se pueden agregar y configurar resultados federados en la página de resultados de búsqueda con un elemento web de resultados federados o un elemento web de mejores resultados federados. De forma predeterminada, la página de resultados de búsqueda contiene dos elementos web de resultados de búsqueda federados y un elemento web de mejores resultados federados. La ubicación federada y sus propiedades se definen en los elementos web en la página de resultados de búsqueda.

Para obtener más información acerca de la federación, vea Resultados de búsqueda federada de otras ubicaciones (Office SharePoint Server).

Planeación de la presentación de los vínculos

Los administradores del SSP pueden usar asignaciones de nombre de servidor para cambiar el modo en que se muestran las direcciones URL o los intervalos concretos en los resultados de la búsqueda. Las asignaciones de nombre de servidor se establecen en el nivel de SSP para todo el contenido rastreado por el SSP y se aplican siempre que se realiza un rastreo completo de los orígenes de contenido afectados. Es posible que desee usar asignaciones de nombre de servidor en los siguientes escenarios:

• Desea impedir que surjan problemas de acceso y posibles puntos vulnerables de seguridad causados por vínculos que muestran las direcciones locales del servidor. Por ejemplo, en función de cómo se rastree el contenido, una dirección URL podría mostrar una ruta de acceso local del servidor.

• Desea ocultar las direcciones URL complejas en los resultados de la búsqueda, motivo por el cual las reemplazará por un nombre más conciso en el servidor.

• Por razones de seguridad, desea ocultar el nombre del origen de contenido, como el nombre del servidor o del recurso compartido.

Use asignaciones de nombre de servidor sólo si tiene uno de los problemas de presentación descritos en la lista anterior. En la mayoría de los casos, la planeación de las asignaciones de nombre de servidor antes de la implementación inicial será mínima.

Acción de hoja de trabajo
Registre las decisiones acerca de las páginas autoritativas en la sección de páginas autoritativas ("Authoritative pages") de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en inglés).

Planeación de alertas basadas en búsquedas

El administrador del SSP puede decidir si se activarán alertas basadas en búsquedas para un SSP determinado. Si se activan estas alertas y el servidor está configurado para enviar correo electrónico, los usuarios finales pueden hacer clic en el vínculo Enviarme alertas, situado en la parte superior de las páginas de resultados de búsqueda, y especificar los tipos de cambios para los que desean recibir alertas y la frecuencia con la que desean recibir alertas por correo electrónico. Tenga en cuenta que si permite las alertas basadas en búsquedas, el sistema usa recursos adicionales en los servidores de correo y aumenta la carga de los servidores de consultas debido a que las consultas para cada alerta basada en búsquedas se ejecutan cada vez que se procesa una alerta basada en búsquedas. Al planear la implementación inicial, tenga en cuenta los recursos disponibles para las alertas y la probabilidad de que los usuarios que usan sus sitios utilicen las alertas de forma productiva. De forma predeterminada, las alertas basadas en búsquedas están activadas.

Sugerencia

Si desactiva las alertas basadas en búsquedas en el proveedor de servicios compartidos, se recomienda que todos los propietarios de sitios quiten el vínculo Enviarme alertas de la parte superior de las páginas de resultados de búsqueda.

Durante las operaciones, las alertas basadas en búsquedas se deshabilitan automáticamente siempre que se restablece el índice de contenido completo para evitar el envío de notificaciones para todas las alertas basadas en búsquedas. A continuación, los administradores tienen que volver a habilitar las alertas basadas en búsquedas.

Acción de hoja de trabajo
Registre las decisiones en relación con las alertas basadas en búsquedas en la sección de alertas basadas en búsquedas ("Search-based alerts") de la hoja de trabajo de planeación de la experiencia de búsqueda del usuario final (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=81039&clcid=0xC0A) (en inglés).

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.