Acciones, diagrama y configuración de un flujo de trabajo de SharePoint para escenarios y soluciones de planeación de BI

 

Se aplica a: SharePoint Server 2010 Enterprise

Última modificación del tema: 2016-11-30

Acciones de flujo de trabajo

En la siguiente tabla se describen las tres acciones de flujo de trabajo generalizadas que son habituales en un proceso de planeación.

Usuario	Rol
Enviar	Un colaborador ha completado sus cambios y desea enviarlos al aprobador. Mediante SharePoint 2010, los formularios recién cargados se pueden enviar a través de una aprobación.
Aprobación	Un aprobador puede finalizar el estado del flujo de trabajo después de revisar los datos del plan.
Rechazar	Un aprobador puede rechazar un envío y, a continuación, devuelve la contribución al propietario original.

Diagrama de flujo de trabajo

• El colaborador inicia el proceso de planeación cargando su formulario con los datos de su plan en la biblioteca de documentos de SharePoint adecuada. A través del flujo de trabajo de aprobación de la planeación, se envía una notificación de correo electrónico a su aprobador asignado para que realice la revisión. Al usar el documento cargado, el aprobador puede ver las tareas pendientes que se le asignaron a través de la lista de tareas de SharePoint.

Nota

Para las listas de SharePoint, se pueden aplicar los mismos pasos del flujo de trabajo, con la acción de flujo de trabajo que se invoca en IW que guarda en la lista.

El aprobador puede abrir la "previsión de ingresos de producto" del contenido relacionado y revisar el envío. A continuación, el revisor puede abrir la tarea de flujo de trabajo y aprobar o rechazar el envío. Las aprobaciones también pueden realizarse haciendo clic en la tarea de flujo de trabajo directamente en SharePoint. Si se aprueba, los cambios pasarán al siguiente nivel de aprobación. Si se rechaza, el formulario se devolverá al colaborador original para que realice cambios adicionales.

Una vez que se apruebe el formulario de planeación o la lista de SharePoint, el revisor del nivel siguiente recibirá una notificación sobre la necesidad de aprobación. Este proceso puede continuar a través de varios niveles de revisión antes de la aprobación final. Una vez que el formulario de planeación ha alcanzado el nivel final de aprobación, los cambios de hipótesis que se encuentran en el formulario deben publicarse en el modelo de datos.

Nota

Para los escenarios de planeación, el colaborador y el aprobador deben reservar la acción de publicación de los cambios dentro de la tabla dinámica del formulario de planeación hasta que se complete la aprobación final. Dado que la función del escenario de hipótesis, "Publicar cambios", no se puede incluir como una acción de flujo de trabajo de SharePoint, el último aprobador debe hacerlo manualmente. Una nota dentro de la notificación de correo electrónico de aprobación también puede servir como recordatorio útil.

Configuración de flujo de trabajo de SharePoint

Dentro de SharePoint Server 2010, hay una aplicación de SharePoint Designer que permite a los usuarios diseñar y crear flujos de trabajo a través de un proceso de creación guiado. En esta sección se describe cómo crear un flujo de trabajo basado en el estado que proporciona un proceso de aprobación o rechazo, que es la base para un proceso de planeación y presupuesto. Sin embargo, se pueden desarrollar flujos de trabajo más sólidos y personalizados mediante Microsoft Visio 2010 o Microsoft Visual Studio 2008.

Nota

SharePoint Designer debe instalarse y configurarse en el entorno de SharePoint Server. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo configurar un entorno de desarrollo para SharePoint 2010 en Windows Vista, Windows 7 y Windows Server 2008. Para obtener información sobre cómo configurar un flujo de trabajo de ejemplo para un proceso de aprobación y colaborador de planeación, vea la sección sobre la configuración del flujo de trabajo de planeación en Creación de una guía de funcionalidades de planeación para escenarios y soluciones de planeación de BI.

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