Planear propiedades de metadatos de búsqueda (SharePoint Server 2010)
Se aplica a: SharePoint Server 2010
Última modificación del tema: 2012-01-30
En este artículo se describe cómo planificar las propiedades de metadatos para la búsqueda en Microsoft SharePoint Server 2010. Al rastrear contenido, el rastreador también rastrea los metadatos asociados con ese contenido, por ejemplo, información como autor, título y dirección de correo electrónico. El sistema de búsqueda almacena esta información como propiedades rastreadas y propiedades administradas. Las propiedades rastreadas son todas las propiedades (por ejemplo, autor, título o asunto) que se extraen de los documentos durante los rastreos. Las propiedades administradas son propiedades rastreadas que pueden aparecer en búsquedas avanzadas o refinadas. Cuando los usuarios realizan una búsqueda general, los resultados incluyen los elementos que contienen propiedades rastreadas. Para proporcionar funcionalidades de búsqueda refinada a los usuarios, no obstante, deberá planear las propiedades administradas. Puesto que pueden aparecer en las búsquedas refinadas, las propiedades administradas ayudan a los usuarios a realizar consultas más relevantes y eficaces. SharePoint Server 2010 proporciona un conjunto predeterminado de propiedades administradas, pero es posible crear propiedades administradas nuevas y asignar propiedades rastreadas a las propiedades administradas que aparecerán en los resultados de la búsqueda.
Las búsquedas refinadas se pueden realizar solamente en las propiedades administradas y no en las propiedades rastreadas. Para que una propiedad rastreada esté disponible en las consultas de búsquedas refinadas, debe asignar la propiedad rastreada a una propiedad administrada. Puede asignar varias propiedades rastreadas a una sola propiedad administrada o asignar una sola propiedad rastreada a varias propiedades administradas. Si una propiedad administrada tiene asignadas varias propiedades rastreadas y un documento contiene valores para más de una propiedad rastreada, el orden en el que se asignan las propiedades y su prioridad determinarán el valor de la propiedad administrada.
Por ejemplo, tres tipos distintos de documentos pueden tener diferentes nombres para la propiedad que identifica al autor. Un tipo de documento puede llamar a esta propiedad Autor, otro Escritor y un tercero Propiedad3. Aunque las tres son propiedades rastreadas, solo los documentos con la propiedad Autor aparecen en los resultados de la búsqueda cuando un usuario realiza consultas por autor (por ejemplo, si escribe autor:Enrique Gil en el cuadro de búsqueda). Para asegurarse de que los documentos con los otros nombres de propiedad aparezcan en los resultados de la búsqueda refinada, debe asignar cada una de estas propiedades rastreadas a la propiedad administrada Autor.
En este artículo:
Acerca de las propiedades administradas
Reducción de propiedades administradas duplicadas
Adición de propiedades para conceptos clave de la arquitectura de la información
Escenario
Acerca de las propiedades administradas
Para crear un conjunto útil de propiedades administradas, debe analizar el contenido más importante para buscar metadatos en el contenido que puedan asignarse a propiedades administradas.
Es difícil detectar propiedades de contenido sin rastrear primero el contenido. Por lo tanto, se recomienda no planear las propiedades administradas hasta que sepa qué contenido incluye cada colección de sitios. A continuación, puede rastrear todo ese contenido mediante un servidor de prueba. Después del rastreo, tendrá una lista de propiedades rastreadas que podrá comparar con la arquitectura de la información al crear propiedades administradas. Puede ser difícil asignar las propiedades incluso después de que el sistema realiza el rastreo. Esto se debe a que es difícil identificar el tipo de contenido o la aplicación que usa la propiedad. Si no está seguro de una propiedad determinada, quizás sea preferible que configure una asignación en un entorno de prueba y experimente con búsquedas de dicha propiedad.
Muchas de las propiedades administradas más útiles se crean automáticamente cuando se instala SharePoint Server 2010. Use estas propiedades administradas como punto de partida cuando planee las demás propiedades administradas. Entre las propiedades creadas automáticamente se incluyen las siguientes:
Autor
Descripción
Nombre del sitio
Tipo
Tamaño de archivo
Última modificación
Dirección URL
Título
Tenga en cuenta que para realizar búsquedas eficaces mediante el uso de propiedades, primero se deben asignar valores a las propiedades rastreadas. Por ejemplo, si tiene un documento de Microsoft Word 2010 con la propiedad Autor (que se asigna a una propiedad administrada denominada Autor), y no se asigna ningún valor a la propiedad Autor en ese documento, este no se mostrará en los resultados de la búsqueda cuando los usuarios realicen consultas mediante el uso de la propiedad Autor. Para garantizar los mejores resultados para las búsquedas refinadas, considere la posibilidad de implementar una solución de administración de contenido empresarial que incluya la planeación de metadatos de documentos. Para obtener más información acerca de la planeación de metadatos de documentos, vea Planeación de metadatos administrados (SharePoint Server 2010) y Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010). Para obtener más información acerca de la planeación de una solución de administración de contenido empresarial, vea Planeación de administración de contenido empresarial (SharePoint Server 2010).
Para obtener información acerca de la administración de propiedades de metadatos, vea Administración de propiedades de metadatos (SharePoint Server 2010)
Reducción de propiedades administradas duplicadas
Algunas propiedades básicas pueden aparecer como propiedades rastreadas diferentes en distintos tipos de contenido. Por ejemplo, las propiedades rastreadas podrían ser Propietario, Escritor y Creado por, las cuales son todas sinónimas de Autor. La tarea más importante que puede llevar a cabo es planear la reducción de la duplicación. Es decir, planee la creación de un conjunto de propiedades administradas y asigne las propiedades rastreadas con el mismo significado a esas propiedades administradas. En este caso, debería asignar Propietario, Escritor y Creado por a la propiedad administrada Autor.
Puede establecer prioridades de varias propiedades rastreadas de manera que si se encuentra más de una propiedad durante el rastreo, únicamente se usará el valor de la propiedad de máxima prioridad para las consultas que usan las propiedades administradas. Si no establece prioridades para las propiedades rastreadas, los valores para todas las propiedades rastreadas asignadas a la propiedad administrada se usan para consultas. De esta forma, la propiedad administrada se convierte en una propiedad multivalor. Esto significa que una consulta devolverá resultados para todo el contenido que incluya valores para cualquiera de las propiedades asignadas que coincidan con la consulta. Un enfoque sensato para una propiedad de valor único es elegir la propiedad rastreada más habitual como la propiedad administrada y, a continuación, establecer prioridades para las propiedades asignadas por la frecuencia en que se producen. No siempre es sencillo determinar qué propiedad es la rastreada con mayor frecuencia pero una estrategia es establecer prioridades para las propiedades que sabe que están asociadas con las aplicaciones usadas habitualmente. Por ejemplo, los documentos de Microsoft Office 2010 contienen un conjunto predeterminado de propiedades, como como Autor, Título, Compañía, Tipo, etc. Si la mayoría de los usuarios usan Microsoft Office 2010 y el conjunto de contenido también incluye documentos creados en otras aplicaciones, considere asignar las propiedades de los documentos creados en las otras aplicaciones a las propiedades de los documentos de Office 2010. Si un documento creado con otra aplicación contiene una propiedad denominada Escritor, considere asignarla a la propiedad administrada denominada Autor.
Al asignar propiedades, tenga cuidado de no asignar propiedades irrelevantes o que apenas tengan coincidencias, ya que las asignaciones imprecisas pueden reducir la relevancia de los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si asigna una propiedad denominada Guardado por a la propiedad administrada Autor, podrían generarse resultados menos relevantes. Si es posible, pruebe las búsquedas de las propiedades administradas antes de la implementación inicial y planee la revisión de los datos de uso de las consultas de búsqueda durante las operaciones normales para definir con mayor precisión las propiedades que ha asignado. Para obtener más información acerca de la revisión de los datos de uso de las consultas de búsqueda, vea Visualización de informes de Web Analytics (SharePoint Server 2010).
Adición de propiedades para conceptos clave de la arquitectura de la información
Además de las propiedades rastreadas asignadas a propiedades administradas de forma predeterminada, otras propiedades rastreadas podrían asignarse claramente a conceptos de la arquitectura de la información que las propiedades administradas existentes no han capturado. Por ejemplo, una organización podría identificar el servicio de atención al cliente como un proceso de negocio clave en su arquitectura de la información. Los conceptos clave asociados al servicio de atención al cliente en la arquitectura de la información pueden incluir los clientes, los representantes del servicio de atención al cliente y las regiones del servicio de atención al cliente.
Para cada concepto de la arquitectura de la información, pregúntese si existe una propiedad rastreada que lo represente y que se pueda asignar a una propiedad administrada. Si es así, conviértala en propiedad administrada.
Escenario
Una aplicación de línea de negocio realiza un seguimiento de los datos de los clientes y los empleados, y es probable que las propiedades de dichos datos se conviertan en propiedades administradas una vez registradas en el Catálogo de datos profesionales y rastreadas como parte de un origen de contenido de datos profesionales. Además, es posible que encuentre propiedades rastreadas para las aplicaciones que se deben asignar a estas propiedades administradas (por ejemplo, una propiedad de identificador del representante del servicio de atención al cliente de una aplicación de datos independiente o una propiedad Autor para un tipo de aplicación usada exclusivamente por representantes del servicio de atención al cliente). Una consulta de búsqueda que use esa propiedad o un término asociado a dicha propiedad incluirá resultados de la búsqueda para todos los elementos que contengan cualquiera de las propiedades rastreadas asignadas a la propiedad administrada de identificador del representante del servicio de atención al cliente.
Cada proceso de negocio principal identificado en la arquitectura de la información tendrá un conjunto de tipos de archivo o aplicaciones de datos profesionales asociados que se pueden usar para detectar posibles propiedades administradas.
Tenga en cuenta que aunque muchos conceptos de la arquitectura de la información no están representados por propiedades, estos conceptos son útiles durante la planeación de la estructura del sitio y la implementación de otras características de búsqueda. La arquitectura de la información puede identificar propiedades administradas pasadas por alto. No obstante, el mero hecho de que un concepto aparezca enumerado en la arquitectura de la información no significa que deba tener una propiedad administrada.
See Also
Concepts
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