Recalcular fórmulas
Al trabajar con los datos de un libro de PowerPivot para Excel, de vez en cuando quizá deba actualizar los datos del origen, recalcular las fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos que se presentan en una tabla dinámica estén actualizados.
En este tema se explica la diferencia entre actualizar los datos y recalcular los datos, se proporciona información general acerca de qué hacer para recalcular los datos y se describen opciones para ello.
Descripción de la actualización y recálculo de datos
PowerPivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos:
Actualización de datos significa obtener datos actualizados de los orígenes de datos externos. PowerPivot no detecta automáticamente los cambios en orígenes de datos externos, pero los datos pueden actualizarse manualmente desde el libro de PowerPivot o automáticamente si el libro se comparte en SharePoint. Para obtener más información, vea Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot.
Recálculo significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas del libro que contienen fórmulas. Puesto que el recálculo de una fórmula incurre en un mayor rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas a cada cálculo.
En este tema se explica cómo funciona el recálculo. Para obtener más información acerca del posible impacto del recálculo sobre el rendimiento, vea Troubleshoot Recalculation.
.gif "Nota importante") Importante |
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Nunca debería guardar o publicar el libro hasta que las fórmulas que contiene se hayan actualizado. |
Recálculo manual y automático
De forma predeterminada, PowerPivot recalcula automáticamente según sea necesario y optimiza el tiempo de procesamiento requerido. Aunque el recálculo puede tardar tiempo, es una tarea importante porque mientras se realiza, se comprueban las dependencias de las columnas y se le notificará si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que funcionaba. Sin embargo, puede decidir prescindir de la validación y únicamente actualizar los cálculos manualmente, sobre todo si trabaja con fórmulas complejas o con conjuntos de datos muy grandes, y desea controlar el tiempo de las actualizaciones.
Ambos modos, el manual y el automático, tienen ventajas; sin embargo, recomendamos encarecidamente que utilice el modo de recálculo automático. Este modo mantiene los metadatos de PowerPivot sincronizados y evita los problemas que ocasiona la eliminación de datos, los cambios en los nombres o los tipos de datos, o las dependencias perdidas.
Usar el recálculo automático
Al usar el modo automático de recálculo, cualquier cambio realizado en el libro que provocaría la modificación del resultado de alguna fórmula desencadenará el recálculo de la columna completa que contenga una fórmula. Los siguientes cambios siempre requieren el recálculo de las fórmulas:
Los valores de un origen de datos externo se han actualizado.
La definición de la fórmula ha cambiado.
Han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace referencia en una fórmula.
as relaciones entre las tablas se han agregado, modificado o eliminado.
Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.
Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro de PowerPivot, de modo que las columnas o los cálculos que dependen de ese cálculo deberían actualizarse.
Se han insertado o eliminado filas.
Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro se aplicó a una fórmula o como parte de un tabla dinámica o gráfico dinámico.
Usar el recálculo manual
Puede usar el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de las fórmulas hasta que sea conveniente. El modo manual es especialmente útil en estas situaciones:
Va a diseñar una fórmula mediante una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas utilizadas en la fórmula antes de validarla.
Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un recálculo.
Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea posponer el recálculo hasta estar seguro de que se han realizado todas las modificaciones necesarias.
Tenga en cuenta que, siempre que el libro esté establecido en el modo de cálculo manual, PowerPivot para Excel no realiza ninguna validación o comprobación de fórmulas, con las siguientes consecuencias:
Cualquier nueva fórmula que agregue al libro se marcará como una fórmula que contiene un error.
No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.
Para obtener instrucciones sobre cómo cambiar el modo de cálculo o desencadenar el cálculo manual de las fórmulas, vea Manually Recalculate Formulas in a Workbook.
Recalcular fórmulas manualmente
En este tema se describe cómo cambiar provisionalmente la configuración de un libro PowerPivot para que los resultados de las fórmulas ya no se actualicen automáticamente. Recomendamos utilizar la opción Automático siempre que sea posible; sin embargo, el recálculo manual de fórmulas podría ser necesario para mitigar el impacto en el rendimiento del libro mientras se diseñan las fórmulas.
Después de cambiar este valor, debe desencadenar manualmente una actualización de los cálculos que se basen en fórmulas.
| Importante |
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Antes de publicar el libro, siempre debería volver a establecer el modo de cálculo en automático. De este modo, ayudará a evitar problemas al diseñar las fórmulas. |
Configurar el recálculo manual
Recalcular significa que se actualizan los resultados de las fórmulas que usan datos que han cambiado. Necesita actualizar la fórmula siempre que esta cambia, cuando los datos que afectan a los resultados han cambiado o cuando se han actualizado los datos. Para obtener más información acerca de la actualización de datos, vea Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot.
Nota
En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en este tema. En Windows XP, las características están disponibles de un conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP.
Configurar el recálculo manual del libro
En la ventana de PowerPivot, haga clic en la pestaña Diseño y, en el grupo Cálculos, haga clic en Opciones de cálculo.
Haga clic en Modo de cálculo manual.
Para recalcular todas las tablas ahora, vuelva a hacer clic en Opciones de cálculo y, a continuación, haga clic en Calcular ahora.
Se comprueba si las fórmulas contienen errores y las tablas se actualizarán con los resultados, si se ha obtenido alguno. Dependiendo de la cantidad de datos y del número de cálculos, el libro puede dejar de responder durante algún tiempo.
Solucionar problemas de recálculo
Esta sección proporciona sugerencias técnicas adicionales que se han de considerar al planear el recálculo de un libro. Para obtener información general acerca de cómo recalcular y actualizar los datos de un libro, consulte los siguientes temas:
Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot
Dependencias
Si una columna depende de otra y el contenido de esa otra columna cambia de alguna forma, podría ser necesario volver a calcular todas las columnas relacionadas. Cuando se realizan cambios en el libro PowerPivot, PowerPivot para Excel realiza un análisis de los datos de PowerPivot existentes para determinar si se requiere el recálculo y realiza la actualización de la manera más eficaz posible.
Por ejemplo, suponga que tiene una tabla, Sales, que está relacionada con las tablas Product y ProductCategory; y que las fórmulas de la tabla Sales dependen de las otras tablas. Cualquier cambio en las tablas Product o ProductCategory hará que se calculen de nuevo todas las columnas calculadas en la tabla Sales. Esto tiene sentido cuando se considera que podría tener fórmulas que acumulan las ventas por categoría o por producto. Por consiguiente, para asegurarse de que los resultados son correctos, se deben volver a calcular las fórmulas basadas en los datos.
PowerPivot realiza siempre un recálculo completo de una tabla, porque es más eficiente que comprobar qué valores han cambiado. Los cambios que desencadenan el recálculo podrían incluir cambios importantes como eliminar una columna, cambiar el tipo de datos numéricos de una columna o agregar una columna nueva. Sin embargo, cambios aparentemente triviales, como cambiar el nombre de una columna, también podrían desencadenar el recálculo. Esto se debe a que los nombres de las columnas se utilizan como identificadores en las fórmulas.
En algunos casos, PowerPivot para Excel puede determinar que se excluyan columnas del recálculo. Por ejemplo, si tiene una fórmula que busca un valor como [Color del producto] en la tabla Productos y la columna que se modifica es [Cantidad] en la tabla Ventas, no es necesario recalcular la fórmula aunque las tablas Ventas y Productos están relacionadas. Sin embargo, si tiene fórmulas que dependen de Ventas[Cantidad], el recálculo es necesario.
Secuencia de recálculo para las columnas dependientes
Las dependencias se calculan antes de cualquier recálculo. Si hay varias columnas que dependen unas de otras, PowerPivot sigue la secuencia de dependencias. Así se garantiza que las columnas se procesen en el orden correcto con la máxima velocidad.
Transacciones
Las operaciones que recalculan o actualizan datos tienen lugar como una transacción. Esto significa que si se produce un error en cualquier parte de la operación de actualización, se revierten las demás operaciones. Así se garantiza que no quedan datos en un estado parcialmente procesado. Las transacciones no se pueden administrar como se hace en una base de datos relacional, ni crear puntos de comprobación.
Recálculo de funciones volátiles
Algunas funciones, como NOW, RAND o TODAY, no tienen valores fijos. Para evitar problemas de rendimiento, la ejecución de una consulta o el filtrado normalmente no hará que esas funciones se reevalúen si se utilizan en una columna calculada. Solo se recalculan los resultados para estas funciones cuando se actualiza la columna completa. Entre estas situaciones se incluyen una actualización de un origen de datos externo o la edición manual de los datos que hacen que se recalculen las fórmulas que contienen estas funciones. Sin embargo, las funciones volátiles, como NOW, RAND o TODAY, siempre se volverán a recalcular si la función se usa en la definición de una medida.