Agregar datos utilizando una consulta personalizada (tutorial)

Artículo
09/10/2013

En esta tarea, se conectará a una base de datos de Microsoft Access y utilizará una consulta personalizada para importar los datos en el libro de PowerPivot. Una base de datos de Access es un origen de datos relacional. PowerPivot puede importar datos de diversos orígenes relacionales: SQL Server, Oracle, Sybase, Informix, DB2, Teradata y otros.

Importar los datos de la base de datos de Access implica conectarse a la base de datos, buscar el archivo de consulta y ejecutar la consulta para importar los datos en el libro de PowerPivot.

Tenga presente que para utilizar estos datos en el análisis, tendrá que crear relaciones entre los datos de la base de datos de Access y los demás datos del libro de PowerPivot. Las instrucciones para crear relaciones se proporcionan en una lección posterior. Para obtener más información, vea Crear relaciones entre tablas (tutorial).

Requisitos previos

Este tema forma parte de un tutorial de PowerPivot para Excel, que se debería completar en orden. Para obtener información sobre los requisitos previos y el primer paso del tutorial, vea Introducción al tutorial PowerPivot para Excel.

Para crear una conexión a una base de datos de Access

En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, haga clic en Desde base de datos y, a continuación, haga clic en De Access. Aparecerá el Asistente para la importación de tablas, que le guiará por el proceso de establecer una conexión a un origen de datos.
En el cuadro Nombre descriptivo de la conexión, escriba Base de datos Access de categoría del producto.
A la derecha del cuadro Nombre de la base de datos, haga clic en Examinar. Navegue hasta la ubicación donde descargó los archivos de muestra, seleccione ProductCategories y haga clic en Abrir.
Haga clic en Siguiente.

Utilizar una consulta para seleccionar los datos que importar

El procedimiento para utilizar el Asistente para la importación de tablas con el fin de importar seleccionando elementos en una lista de tablas se describió en la lección anterior de este tutorial. Así que, en lugar de duplicar esos pasos, utilizará una consulta personalizada para importar este conjunto de datos de Access.

El Asistente para la importación de tablas le guía por los pasos. Puede importar una consulta, copiar y pegar el texto de una consulta existente, o escribir una consulta nueva utilizando el generador de consultas gráfico de PowerPivot. En esta lección, importará una consulta que recibió del departamento de TI.

Para usar la herramienta del diseñador de consultas para seleccionar los datos que se van a importar

Seleccione la opción Escribir una consulta para especificar los datos que se van a importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En el cuadro Nombre descriptivo de la consulta, escriba Consulta de la categoría del producto.
Haga clic en Diseñar para abrir el cuadro de diálogo Generador de consultas.
Haga clic en Importar y, a continuación, navegue hasta la ubicación del equipo donde guardó los ejemplos.
Si no ve el archivo enumerado, haga clic en la flecha abajo del archivo y seleccione Todos los archivos (*.*).
Seleccione SQLQuery y, a continuación, haga clic en Abrir.

La instrucción SQL aparecerá en la ventana. Esta consulta selecciona todos los datos de la tabla ProductCategory salvo GAMES and TOYS y HOME APPLIANCES.
Haga clic en Aceptar, en Validar y, a continuación, en Finalizar. Aparecerá un resumen de las columnas que se van a importar.
Cuando la importación haya finalizado, haga clic en Cerrar.

Los datos se muestran como una nueva tabla denominada Consulta en el libro de PowerPivot. Puede mantener estos datos actualizados si efectúa una actualización. Si el contenido de la base de datos de Access cambia, al actualizar se mantendrán actualizados los datos de PowerPivot. Para obtener más información, vea Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot
Cambie el nombre de la nueva tabla; para ello, haga clic con el botón secundario en la pestaña Consulta y seleccione Cambiar nombre. Escriba ProductCategory y después haga clic en Entrar. Si aparece un cuadro de diálogo de mensaje, haga clic en Aceptar.