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Microsoft Project Server: su guía para administrar Project Server

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La nueva presentación de las guías de funciones de Microsoft Project Server brinda solamente las ópticas indicadas para destinatarios específicos a fin de realizar el trabajo.

Efren Edwards y Joshua Hoffman

Aprender a administrar, implementar y mantener nuevas aplicaciones o nuevo hardware es un desafío constante para los profesionales de TI. Incluso si está muy familiarizado con la tecnología actual, siempre debe mantener sus habilidades a medida que salen nuevas versiones, y los procedimientos recomendados evolucionan y cambian continuamente.

Esto es particularmente cierto con una plataforma multifacética como Microsoft Project Server. Por virtud de su naturaleza como una solución de administración de proyectos, inherentemente atiende a muchos tipos diferentes de usuarios. Afortunadamente, hay recursos para ayudar a orientarlo a través del proceso de implementación, integración y administración de la versión más reciente de Project Server.

La recientemente publicada “Guía para el administrador de Microsoft Project Server 2010” es el comienzo de un esfuerzo continuo para reponer las tan bien consideradas guías de funciones de Project Server, tan populares entre los clientes de Project Server 2003. La serie original de guías de funciones de Project Server 2003 proporcionaron documentación que abarcaba todos los procedimientos y las técnicas comunes para los usuarios en funciones de usuario determinadas. Cuando Project Server 2003 se lanzó, hubo guías de funciones disponibles para administradores, directores de proyectos, ejecutivos, administradores de recursos, administradores de carteras, jefes de equipo y miembros de equipo.  

Microsoft recibió muchos comentarios de parte de los clientes que pedían el retorno de las guías de funciones para Project Server 2010. Claramente, estas guías eran recursos importantes para todos los miembros del equipo que trabajaban con Project Server. “La solución Microsoft EPM [Enterprise Project Management] tiene muchas capacidades” señala Keshav Puttaswamy, administrador de grupo del equipo de productos de Microsoft Project. “Incluso dentro de una implementación única, hay varios públicos, desde profesionales de TI a directores de proyectos a usuarios finales. Cada público se interesa en diferentes aspectos y tiene preocupaciones específicas. Las guías de funciones han sido increíblemente útiles al proporcionar la lente adecuada justa para un público determinado, de manera que obtengan lo que necesitan saber para realizar su trabajo”.

Gran parte de los comentarios sobre la serie inicial de las guías de funciones se centró en tres aspectos específicos:

  • Descargable: Las guías de funciones deben ser fáciles de descargar e imprimir. Imprimir una serie de artículos en línea individuales (según lo requiere el formato de Project Server 2007) era demasiado complicado para muchos.
  • Gráfica: Debe haber capturas de pantalla de la UI de Project Web App para facilitar la navegación a través de diversos procedimientos. Los costos de localización para recrear las capturas de pantallas de la UI dificultan el uso de muchas de ellas en el contenido en línea
  • Personalizable: Para facilitar la personalización, las guías de funciones deben estar disponibles no solo en formato Adobe PDF, sino también como archivos Microsoft Word. Esto le permite personalizar fácilmente el contenido para sus propias necesidades específicas para formación interna y hojas de referencia rápida.

La “Guía para el administrador de Microsoft Project Server 2010” está disponible en formatos PDF, DOCX y XPS. Puede descargar e imprimir la guía directamente o pedirla como libro encuadernado en Amazon.com (debería estar disponible pronto).

El equipo de escritura de profesionales de TI de Project Server para asistencia de usuarios de Office actualmente trabaja en la producción de la próxima guía de funciones: “La Guía del director de proyectos para Microsoft Project Server 2010”, que también estará disponible en los próximos meses. El grupo está buscando publicar una guía para administradores de cartera más adelante este año.

La “Guía del administrador para Microsoft Project Server 2010” tiene el mismo diseño que la página de configuración del servidor de Project Web App que vería un administrador de Project Server. Cada capítulo cubre una sección de la página de configuración del servidor (seguridad, datos de la empresa, administración de base de datos y así sucesivamente). Documenta las tareas y procedimientos correspondientes que puede ejecutar en cada sección. Los apéndices incluyen materiales de referencia como definiciones de permisos globales y de categoría de Project Server 2010, permisos asignados a las categorías y los grupos de seguridad predeterminados, y permisos de categoría y categorías predeterminadas.

Para que tenga una idea del tipo de orientación y los antecedentes que la guía puede proporcionar, echemos un vistazo a un ejemplo de subproceso de tareas basado en un tema central para cualquier usuario o administrador de Project Server: la administración de calendarios de empresa.

Calendarios de empresa

Los calendarios de empresa captan las horas laborales predefinidas de una empresa, los días festivos y otros detalles de programa. Se usan para estandarizar el tiempo de trabajo para todos los proyectos de la organización. En Project Web App, puede revisar una lista de calendarios existentes, seleccionar un calendario para editar o comenzar a crear un calendario nuevo. Sin embargo, para crear o modificar por completo un calendario, también debe tener Project Professional 2010 instalado en el equipo que está usando para obtener acceso a Project Web App.

Cree un calendario nuevo

Project Server usa un calendario de empresa estándar para la programación. Algunas organizaciones pueden usar varios calendarios. Por ejemplo, si algunos de los empleados de la organización trabajan en otro país, probablemente tendrán diferentes días festivos. Necesitaría un calendario de empresa diferente para programar el trabajo del proyecto. Puede crear un calendario de empresa nuevo y vacío al usar Project Web App y Project Professional 2010.

Para crear un calendario de empresa nuevo y vacío, siga estos pasos:

  1. En Inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.

  2. En la página Configuración del servidor, en Datos de empresa, haga clic en Calendarios de empresa.

  3. En la página Calendarios de empresa, haga clic en Calendario nuevo (ver Figura 1).

    Figura 1 La función para crear un calendario nuevo se indica claramente en la barra de tareas.

  4. En el cuadro de diálogo Seguridad de Windows, escriba su nombre de usuario y contraseña para conectarse a Project Server a través de Project Professional 2010 y haga clic en Aceptar. Si está usando autenticación de Windows integrada y su configuración de Internet Explorer está establecida para que inicie sesión de manera automática, o si Project ya está conectado al servidor mediante el perfil correcto, entonces no se le pedirán credenciales.

  5. Escriba un nombre para el calendario nuevo en el cuadro Para calendario.

  6. Use el calendario con las pestañas Excepciones y Semanas laborales para modificar las horas laborales y no laborales para su organización.

  7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral para guardar el calendario nuevo en Project Server.

Copie un calendario existente

Si un calendario existente tiene muchos de los mismos días festivos y otros elementos que desea usar en el calendario nuevo, puede basar este en uno existente. Copiará el calendario existente en Project Web App, luego modificará la copia en Project Professional 2010. Por ejemplo, si el calendario estándar de su organización capta todos los días festivos y eventos únicos, pero necesita un calendario aparte para reflejar un programa laboral de 24 horas los 7 días de la semana, puede copiar el calendario estándar y modificarlo con el programa 24/7.

Para crear un calendario nuevo como copia de uno existente, siga estos pasos:

  1. En Inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
  2. En la página Configuración del servidor, en Datos de empresa, haga clic en Calendarios de empresa.
  3. Haga clic en la fila que contiene el calendario que desea copiar y luego en Copiar calendario (ver Figura 2).
  4. En el cuadro de diálogo Copiar calendario, escriba un nombre para el calendario nuevo en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar. Project agregará el calendario a la lista en la página Calendarios de empresa.
  5. Haga clic en la fila que contiene el calendario copiado nuevo y luego en Editar calendario. (Si aparece el cuadro de diálogo Seguridad de Windows, inicie sesión en Project Server.)

Figura 2 Copiar un calendario es un comando directo de la barra de tareas.

Edite un calendario existente

Ya que inicialmente está configurando Project Server, puede modificar el calendario de empresa estándar predeterminado para que incluya las horas laborales y no laborales que su empresa observa. Puede modificar cualquier calendario de empresa en cualquier momento al seleccionarlo en Project Web App y realizar cambios en Project Professional 2010.

Para modificar un calendario de empresa existente, siga estos pasos:

  1. En Inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
  2. En la página Configuración del servidor, en Datos de empresa, haga clic en Calendarios de empresa.
  3. Haga clic en la fila que contiene el calendario que desea cambiar y luego en Editar calendario (ver Figura 3). (Si aparece el cuadro de diálogo Seguridad de Windows, inicie sesión en Project Server.)

Figura 3 La función de edición de calendario sigue un formato coherente.

Elimine un calendario

Si su organización no está usando un calendario de empresa específico, puede eliminarlo fácilmente en Project Web App. Para eliminar un calendario de empresa:

  1. En Inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
  2. En la página Configuración del servidor, en Datos de empresa, haga clic en Calendarios de empresa.
  3. Haga clic en la fila que contiene el calendario que desea eliminar y luego en Eliminar calendario (ver Figura 4).
  4. Cuando el sistema lo solicite, haga clic en Aceptar para eliminar el calendario seleccionado.

Figura 4 Eliminar un calendario es un comando similar a crear Nuevo, Editar o Copiar.

Este es un breve vistazo a cómo la “Guía para el administrador de Microsoft Project Server 2010” y la próximas guías de funciones pueden ayudarlo a implementar y administrar su propia instalación de Project Server.

Efren Edwards

Efren Edwards*, PMP, es escritor ejecutivo para el equipo de escritores de profesionales de TI de Project Server en el grupo de asistencia para el usuario de Microsoft Office. Ha trabajado para Microsoft por más de seis años y ha escrito contenido de Microsoft TechNet para Project Server 2003, Project Server 2007 y Project Server 2010. Vive en Kirkland, Wash.*

Joshua Hoffman

Joshua Hoffmanes el anterior editor en jefe de TechNet Magazine*. Actualmente es un autor y consultor independiente que proporciona asesoría sobre tecnología y marketing orientado a públicos específicos. Hoffman también trabaja como editor en jefe en ResearchAccess.com, un sitio dedicado al crecimiento y enriquecimiento de la comunidad de investigación de mercado. Reside actualmente en Nueva York.*

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