Sugerencias rápidas y diferencias operativas al realizar el seguimiento de tareas mediante Microsoft Project y Team Foundation

Artículo
08/10/2011

Puede programar proyectos utilizando las características que están disponibles en Microsoft Project, al tiempo que mantiene los datos y hace que estén disponibles como tareas de elemento de trabajo en Team Foundation Server. Puede usar Microsoft Project para administrar detalles relacionados con la programación de tareas, las dependencias entre tareas y la disponibilidad de recursos. Los miembros del equipo pueden administrar sus elementos de trabajo utilizando Team Foundation y los jefes de proyecto pueden actualizar los calendarios del proyecto y realizar un seguimiento del trabajo en los distintos equipos y proyectos utilizando Microsoft Project.

Se necesitan tareas de publicación y actualización para mantener los datos sincronizados entre el plan del proyecto y Team Foundation. La publicación hace referencia a la transferencia a la base de datos de elementos de trabajo de los cambios realizados en los elementos de trabajo de un documento de Microsoft Project o de Microsoft Excel. La actualización hace referencia a la actualización de todos los elementos de trabajo de un documento de Microsoft Project o de Microsoft Excel para que coincidan con los valores actuales de la base de datos de elementos de trabajo.

Importante
Guarde siempre una copia local del plan de Microsoft Project, porque almacena datos que Team Foundation Server no puede almacenar.

En este tema

En las siguientes secciones se proporcionan sugerencias rápidas y pasos para realizar las tareas:

Sugerencias rápidas para trabajar en Office Project enlazado a Team Foundation Server
Diferencias operativas entre Office Project y Team Foundation Server

Revise las siguientes secciones para obtener información esencial para cada etapa de la programación y la administración de proyectos utilizando Microsoft Project que contengan tareas de elementos de trabajo en Team Foundation Server:

Paso 1: conectar desde Office Project con Team Foundation Server
(Opcional) Paso 2: personalizar cómo se asignan los datos entre Office Project y Team Foundation Server
Paso 3: compilar una programación
Paso 4: asignar recursos
Paso 5: publicar y actualizar

Sugerencias rápidas para trabajar en Office Project enlazado a Team Foundation Server

Cuando trabaje en Microsoft Project, realice las siguientes acciones para obtener los mejores resultados y evitar problemas.

Guarde el plan de Microsoft Project, porque almacena datos que Team Foundation Server no puede almacenar.
Actualice el plan del proyecto en cuanto lo abra, y actualícelo periódicamente mientras trabaja. De lo contrario, puede encontrar conflictos en los que los datos del plan ya no coincidan con los datos de Team Foundation Server.
Programe tareas en Microsoft Project especificando la duración de la tarea, las dependencias y otros datos que Microsoft Project puede utilizar para calcular fechas de inicio y de fin. Cuando Microsoft Project publica los elementos de trabajo en Team Foundation Server, las horas de inicio y final son de solo lectura en Team Foundation de manera predeterminada. Microsoft Project no descarga horas de inicio y finalización al actualizar el plan.
Utilice la vista Gantt de Team System para programar el trabajo de su proyecto de equipo a fin de ver los campos de Team Foundation. Esta vista dividida agrega algunos de los campos de Team Foundation a la vista Diagrama de Gantt de Microsoft Project y cambia algunos nombres de campos de Microsoft Project por los nombres de campo que utiliza Team Foundation. Es la vista predeterminada cuando los elementos de trabajo se abren por primera vez en Microsoft Project.
Utilice la vista Hoja de tareas de Team System para simplificar la tarea de escribir datos y publicar elementos de trabajo en Team Foundation Server. Esta vista contiene el conjunto de todos los campos de Team Foundation que puede ver o modificar en Microsoft Project.
Asigne solo un recurso a una tarea. Microsoft Project admite la asignación de varios recursos a una tarea, pero Team Foundation Server, no. Si necesita asignar varios recursos a una tarea, divida la tarea en subtareas y asigne un recurso a cada subtarea. Asigne solo un recurso que sea miembro del equipo de Team Foundation a las tareas que vaya a publicar.
Establezca el campo Publicar y actualizar en Sí solo para las tareas y elementos del plan de Microsoft Project que desee seguir en Team Foundation Server.
Publique sus cambios en Team Foundation Server cuando realice cambios en tareas establecidas en Publicar y actualizar, para minimizar los conflictos de datos.

Diferencias operativas entre la administración del trabajo de Office Project y de Team Foundation

En la siguiente tabla, se resumen las diferencias operativas entre Microsoft Project y Team Foundation Server.

Componente	Office Project	Team Foundation Server	Acciones recomendadas
Calendario del proyecto de equipo	Mantiene una semana de calendario de proyecto de equipo que especifica la longitud del día laborable, fines de semana y días no laborables.	No realiza el seguimiento mediante una semana de calendario, de modo que no puede seguir los días cuando no hay trabajo.	Utilice Microsoft Project para administrar las programaciones de proyecto y utilice la característica Calendario de proyecto de equipo.
Restricciones y dependencias de tarea	Permite especificar dependencias de tarea, tipos de dependencia y tiempos de adelanto y posposición que especifican las relaciones de programación entre tareas.	Realiza el seguimiento de dependencias de predecesor-sucesor como vínculos de elemento de trabajo para el contexto, pero no realiza el seguimiento de tipos de dependencia, tiempos de adelanto y posposición ni restricciones de elemento de trabajo.	Utilice Microsoft Project para administrar y actualizar los cambios en las dependencias y restricciones.
Fechas iniciales y finales y seguimiento de horas de trabajo	Las restricciones aplicadas a las tareas dictan cuándo se pueden iniciar o finalizar las tareas. Un cambio realizado en el número de horas trabajadas recalcula automáticamente el trabajo restante y las fechas de finalización.	Almacena el trabajo estimado, completado y restante, así como las horas de inicio y finalización, pero no recalcula los campos cuando se realizan actualizaciones. Por ejemplo, si utiliza Team Explorer para aumentar la duración de una tarea, Team Foundation Server no actualiza la fecha de finalización.	Utilice Microsoft Project para administrar y actualizar cambios en las fechas de inicio y finalización y actualizar los campos calculados para el trabajo completado y restante. Para obtener más información, vea Motor de programación de Office Project.
Asignaciones de trabajos	Admite la asignación de varios recursos a una tarea.	Permite asignar solo un recurso a una tarea.	En Microsoft Project, asigne solo un recurso a una tarea. Divida las tareas en subtareas para asignarlas a más de un recurso. Para obtener más información, vea Asignar recursos.
Publicar y actualizar	Los cambios realizados en las tareas en Microsoft Project se deben publicar para que se vean en Team Foundation Server.	Los cambios realizados en los elementos de trabajo de Team Foundation Server deben actualizarse en Microsoft Project para que se vean.	En Microsoft Project, publique solo las tareas que también desee seguir en Team Foundation Server. Puede realizar esta tarea estableciendo el campo Publicar y actualizar según sea necesario. Publique y actualice el plan del proyecto con frecuencia para evitar conflictos de datos. Para obtener más información, vea Almacenamiento y mantenimiento de datos y Paso 5: publicar y actualizar.
Rutas de área y de iteración	Debe especificar una ruta de acceso que no tenga más de 256 caracteres.		Para obtener más información, vea Crear y modificar áreas e iteraciones.

Motor de programación de Office Project y campos de fecha calculados de solo publicación

Microsoft Project utiliza un motor de programación para determinar las fechas de inicio y finalización de las tareas. Las siguientes características influyen en cómo el motor de programación calcula las fechas de inicio y finalización en Microsoft Project:

Una semana de calendario de proyecto de equipo especifica la longitud del día laborable, fines de semana y días no laborables.
Las dependencias de tarea, los tipos de dependencia y los tiempos de adelanto y posposición especifican las relaciones de programación entre las tareas.
Las restricciones aplicadas a las tareas dictan cuándo se pueden iniciar o finalizar las tareas.
La disponibilidad de recursos para realizar la tarea puede alargar o acortar la duración de la tarea.

El motor de programación se asegura de que se cumplan todos estos requisitos cuando establece las fechas de inicio y finalización para las tareas. A menos que tenga una razón para restringir la fecha en la que una tarea debe comenzar o finalizar, debe permitir que Microsoft Project calcule las fechas de inicio y finalización según otros datos que usted y otros miembros del equipo hayan escrito.

Para proteger los campos calculados de la fecha para que no sean sobrescritos, Team Foundation establece los campos de Fecha de inicio y Fecha de fin en solo publicación. Esto se logra especificando PublishOnly = "true" para estos campos concretos en el archivo de asignación del proyecto.

Esta configuración permite a los miembros del equipo actualizar sus campos Trabajo restante y Trabajo completado en Team Foundation, actualizar el plan del proyecto con sus valores y, a continuación, permitir que Microsoft Project calcule la Fecha de finalización según sea necesario.

Para obtener más información, vea El archivo de asignaciones de campo en Microsoft Project.

Para obtener más información sobre las restricciones de inicio y finalización, vea la ayuda en línea de Microsoft Project.

Almacenamiento y mantenimiento de datos

Cuando utilice Microsoft Project para compilar y administrar una programación de proyecto que contenga elementos de trabajo de Team Foundation, mantendrá los datos en dos lugares.

Utilizando Team Foundation Server, puede almacenar y realizar el seguimiento de mucho más datos que con Microsoft Project. Con la base de datos de elementos de trabajo de Team Foundation, puede almacenar descripciones detalladas de cada elemento de trabajo, un historial de cambios realizados en el elemento de trabajo, información para reproducir un defecto de código, documentos y archivos, y vínculos a conjuntos de cambios, casos de prueba y otros elementos de trabajo relacionados. Puede utilizar Team Foundation Server para proporcionar acceso a todos los miembros del equipo a esos elementos de trabajo que deben seguir y permitirles administrar los detalles relacionados con su trabajo.

Utilizando Microsoft Project, mantendrá solo un subconjunto de los datos de los campos de los elementos de trabajo, así como los datos que no se utilicen o almacenen en Team Foundation Server. Microsoft Project mantiene datos detallados sobre la programación, incluidos los tiempos de adelanto y posposición.

Paso 1: conecte Office Project a Team Foundation Server

Puede conectar un plan de Microsoft Project a un proyecto concreto de Team Foundation para tener acceso a los elementos de trabajo definidos para ese proyecto. Debe estar en línea para conectar con el proyecto de Team Foundation y debe realizar la conexión para realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Importar elementos de trabajo de Team Foundation Server en Microsoft Project
Agregar nuevas tareas a Microsoft Project y, a continuación, publicarlas como elementos de trabajo en Team Foundation Server
Publicar de nuevo las actualizaciones en Team Foundation Server, una acción que es necesaria para realizar el seguimiento del progreso y revisar programaciones
Recuperar datos de los elementos de trabajo enumerados en Microsoft Project que hayan actualizado, específicamente las actualizaciones realizadas en el tiempo estimado, el trabajo completado y el trabajo restante.
Publica actualizaciones en Team Foundation Server después de trabajar sin conexión.

Para obtener más información acerca de la conexión con Team Foundation Server, vea Trabajar en Microsoft Excel y Microsoft Project en conexión con Team Foundation Server. Si dese obtener más información sobre el trabajo sin conexión, vea Trabajar sin conexión y volver a conectar con Team Foundation Server.

(Opcional) Paso 2: personalizar cómo se asignan los datos entre Office Project y Team Foundation Server

Cuando publique o actualice tareas en Microsoft Project, los datos de la tarea se actualizarán dependiendo de la información que contenga un archivo de asignación. El archivo de asignación determina cómo se asignan los campos de cada tarea a los campos de Team Foundation.

Puede personalizar el comportamiento de Microsoft Project al publicar o actualizar tareas. Además, puede cambiar los campos de Microsoft Project que se asignan a los campos de Microsoft Project Puede controlar si los campos sólo se publican, o se publican y actualizan. Asimismo, puede designar campos especiales que son los vínculos y los datos adjuntos y el campo de sincronización.

Para obtener más información, vea Personalizar las asignaciones de campos en Microsoft Project.

Asignar campos y las plantillas de proceso de MSF

Cuando cree un elemento de trabajo de tarea utilizando las plantillas de proceso de Microsoft Solutions Framework (MSF), no puede utilizar Team Explorer para cambiar la fecha de inicio o finalización. En el formulario de los elementos de trabajo de la tarea, los campos de la fecha de inicio y la fecha de finalización se establecen en sólo lectura.

Las plantillas de procesos de MSF también configuran el archivo de asignación de campos de Microsoft Project de modo que los campos de la fecha de inicio y la fecha de finalización sean de sólo publicación. Como resultado, los miembros del equipo solo pueden cambiar las fechas de inicio y finalización en Microsoft Project y las fechas de programación actualizadas se publican en Team Foundation Server, pero no se actualizan en el plan de Microsoft Project.

Además, los campos Estimación original, Trabajo restante y Trabajo completado para las tareas de resumen o primarias se mantienen en Microsoft Project, pero estos campos no se publican en Team Foundation. Cuando se utiliza Microsoft Project para crear tareas primarias y secundarias, Microsoft Project asigna a las tareas primarias las horas acumuladas definidas para todas sus tareas secundarias. Sin embargo, las horas que se siguen tanto para las tareas de resumen como las tareas secundarias aparecen como contabilizadas por duplicado en informes de Team Foundation que realizan el seguimiento de las horas. Para resolver este problema, las horas acumuladas se suprimen en la integración de Microsoft Project y Team Foundation Server. El atributo IfSummaryRefreshOnly del archivo de asignación de Microsoft Project suprime las horas asignadas a las tareas de resumen cuando se actualizan los datos. Puede ver las horas acumuladas para las tareas de resumen en Microsoft Project pero no en Team Foundation.

Puede cambiar el archivo de asignación de campos para que los campos de fecha inicio y de finalización se actualicen desde Team Foundation Server y puede cambiar una definición de tipo de elemento de trabajo para que haga que las fechas de inicio y de finalización sean de lectura y escritura. Sin embargo, no recomendamos estos cambios por las razones ya identificadas. Para obtener más información, vea El archivo de asignaciones de campo en Microsoft Project.

Paso 3: compilar una programación

Puede compilar una programación de las dos maneras siguientes:

Cree una programación utilizando Microsoft Project y, a continuación, publique los elementos de trabajo seleccionados en Team Foundation Server. Para obtener más información, vea Crear elementos de trabajo a partir de las tareas de Microsoft Project.
Importe tareas de elementos de trabajo desde Team Foundation Server, agregue nuevas tareas, establezca fechas de inicio, defina la secuencia de las tareas, calcule la duración de las tareas, cree relaciones entre tareas, asigne recursos y, a continuación, publique actualizaciones en Team Foundation Server. Para obtener más información, vea Crear un plan de Microsoft Project a partir de elementos de trabajo de Team Foundation.

Crear tareas de resumen y subtareas

Puede programar las tareas para que sigan una secuencia o cree subtareas mediante herramientas de Microsoft Project y almacene estas relaciones en Team Foundation. También puede crear relaciones adicionales entre elementos de trabajo para dar soporte a sus esfuerzos de seguimiento del proyecto. Puede hacerlo utilizando las siguientes herramientas:

Utilice herramientas de Microsoft Project nativas para secuenciar tareas o establecer dependencias de tareas y subtareas. Al publicar el plan, Team Foundation crea vínculos de predecesor-sucesor y primario-secundario entre los elementos de trabajo. Estos vínculos se almacenan tanto en el plan del proyecto como en Team Foundation.
Utilice la característica Vínculos y datos adjuntos del menú Equipo para crear otros tipos de vínculos entre tareas. Por ejemplo, puede crear un vínculo relacionado entre dos o más tareas y almacenar esa relación en Team Foundation.

Nota

En el plan del proyecto aparecen todos los elementos de trabajo que estén vinculados a las tareas seleccionadas para su importación en Microsoft Project y cuyo tipo de vínculo se corresponda con el tipo predecesor-sucesor o primario-secundario.

Para obtener más información acerca de cómo crear tareas de resumen y subtareas, vea Secuencia o tareas subordinadas en Office Project.

Ver y modificar campos de tarea de Team Foundation

Las vistas de Microsoft Project presentan datos de maneras que le ayudan a realizar el seguimiento de su proyecto. Las vistas se crean a partir de componentes, como tablas, filtros y grupos. Además de las vistas que son nativas de Microsoft Project, cada plan de Microsoft Project que se enlaza a Team Foundation Server ofrece dos vistas adicionales:

Vista Gantt de Team Foundation Puede utilizar esta vista para programar el trabajo en su proyecto de equipo. Esta vista dividida agrega algunos de los campos de Team Foundation a la vista Diagrama de Gantt de Microsoft Project y cambia algunos nombres de campos de Microsoft Project por los nombres de campo que utiliza Team Foundation. Es la vista predeterminada cuando los elementos de trabajo se abren por primera vez en Microsoft Project.
Vista Hoja de tareas de Team Foundation Puede utilizar esta vista para simplificar la tarea de escribir datos y publicar elementos de trabajo en Team Foundation Server. La vista Hoja de tareas de Team Foundation contiene el conjunto de todos los campos de Team Foundation que puede ver o modificar en Microsoft Project.

También puede crear vistas. Por ejemplo, puede crear una vista que le ayude a hacer el seguimiento del progreso o una vista que muestre cómo se están empleando los recursos. Después de crear una vista, puede utilizarla, copiarla y compartirla.

Las tablas son uno de los componentes que pueden utilizarse en las vistas. Un plan de Microsoft Project enlazado a Team Foundation Server proporciona las siguientes tablas:

Seguimiento de Team Explorer Puede utilizar esta tabla para mostrar las columnas que se ven en la vista Gantt de Team System.
Team Explorer completo Puede utilizar esta tabla para mostrar las columnas que se ven en la vista Hoja de tareas de Team System. Esta tabla muestra todos los campos que se intercambian entre Microsoft Project y Team Foundation Server.

Puede definir nuevas tablas y copiar tablas existentes. Para obtener más información sobre las tablas y las vistas de Microsoft Project, vea la Ayuda en línea de Microsoft Project.

Paso 4: asignar recursos

Microsoft Project puede asignar recursos a las tareas de maneras que son muy flexibles, pero que crean datos que Team Foundation Server no puede almacenar. Si aprovecha estas capacidades en Microsoft Project, no podrá volver a publicar las tareas en Team Foundation Server. Para evitar problemas, siga estas directrices al asignar los recursos en Microsoft Project:

Asigne solo un recurso a cada tarea. Puede evitar esta restricción dividiendo una tarea en subtareas y asignando un recurso a cada subtarea.
Asigne cada recurso a un día laborable completo, no a un porcentaje de un día laborable.

Si asigna más de un recurso a una tarea en Microsoft Project y, a continuación, intenta publicar los cambios en Team Foundation Server, el elemento de trabajo generará un error de publicación.

Importante
Microsoft Project no rellena la lista del campo Nombre de recurso con nombres de miembros del equipo. Por consiguiente, debe agregar manualmente los nombres a la lista. Al asignar un elemento de trabajo a un recurso en Microsoft Project, debe especificar el recurso por su nombre para mostrar de Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) o la Libreta de direcciones. Si asigna un elemento de trabajo a un recurso por alias u otra forma acortada del nombre, puede introducir una inconsistencia que puede provocar errores de validación.

Microsoft Project no rellena la lista del campo Nombre de recurso con nombres de miembros del equipo. Por consiguiente, debe agregar manualmente los nombres a la lista. Al asignar un elemento de trabajo a un recurso en Microsoft Project, debe especificar el recurso por su nombre para mostrar de Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) o la Libreta de direcciones. Si asigna un elemento de trabajo a un recurso por alias u otra forma acortada del nombre, puede introducir una inconsistencia que puede provocar errores de validación.

Paso 5: publicar y actualizar

Para recuperar los cambios más recientes realizados por miembros del equipo, debe publicar en Team Foundation Server las tareas que modifique en Microsoft Project y debe actualizar los elementos de trabajo actualizados desde que abrió el plan de Microsoft Project.

Al trabajar en Microsoft Project, tenga en cuenta los siguientes procedimientos recomendados y notas operativas:

Actualice siempre el plan de proyecto inmediatamente después de abrir el documento para asegurarse de que el plan muestre los datos más recientes. Los cambios que haga en Team Foundation Server no aparecerán en el documento de Microsoft Project hasta que actualice el documento.

Nota

El documento no se actualiza automáticamente cuando se abre.
Establezca el campo Publicar y actualizar en Sí solo para las tareas y los elementos cuyo seguimiento resulte útil en Team Foundation Server. Puede controlar qué elementos de trabajo de un plan de Microsoft Project se publican y se actualizan. Para obtener más información, vea Publicar o actualizar los elementos de trabajo en Office Project.
Publique siempre antes de actualizar el documento. Si actualiza primero, los nuevos datos de la base de datos pueden sobrescribir las modificaciones que realice en el plan.
Si usa elementos de trabajo de tareas de resumen y detecta que las horas se contabilizan dos veces en los informes, deberá corregir el problema manualmente. Para obtener más información, vea Imprecisiones de dirección publicadas para valores de resumen.

Vea también

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