Automatización de la carga de CSV de SDS con Power Automate

Con School Data Sync (SDS) y Power Automate, puede sincronizar los archivos CSV de SIS/SMS exportados localmente automáticamente y mantener los datos de Microsoft 365 actualizados. No más cambios manuales ni cargas csv manuales a través de la interfaz de usuario de SDS para la sesión académica activa. Proporciona las siguientes ventajas:

• Facilita la administración y supervisión de las cargas de archivos CSV locales.
• Mantiene actualizados los usuarios y las clases de Microsoft 365 en función de los cambios de SIS/SMS en lugar de los cambios manuales realizados por educadores o administradores.
• Administre todo el proceso de carga a través de la interfaz de usuario de Power Automate en la nube, que es más fácil de usar que los scripts de PowerShell.
• Toda la supervisión y administración de la solución se produce en Microsoft 365.
• Compatibilidad con el sistema operativo del servidor para mejorar la confiabilidad y la puerta de enlace de datos local para la carga de archivos local.

Información general

Comience con la instalación de Configuración de la ubicación del archivo CSV, que incluye la instalación de una puerta de enlace de datos local, que debe tardar unos 5 minutos en configurarse. A continuación, configure Power Automate Flow para usar la plantilla School Data Sync que se conecta a la puerta de enlace y use el conector SDS para insertar archivos en SDS para su procesamiento.

Importante

No olvide crear una cuenta de servicio local en el equipo que tiene instalada la puerta de enlace. Puede encontrar instrucciones aquí. Esto es necesario para la parte del sistema de archivos de la creación de Flow.

Requisitos previos

Consulte Instalación de una puerta de enlace de datos local para obtener una lista completa de los requisitos y, en caso de que haya algún problema de instalación.

Requisitos mínimos

• .NET Framework 4.6 (versión de puerta de enlace de agosto de 2019 y versiones anteriores)
• .NET Framework 4.7.2 (versión de puerta de enlace de septiembre de 2019 y versiones posteriores)
• Una versión de 64 bits de Windows 7 o una versión de 64 bits de Windows Server 2008 R (o posterior)

Recomendado

• Una CPU de 8 núcleos
• 8 GB de memoria
• Una versión de 64 bits de Windows Server 2012 R2 o posterior
• Almacenamiento de unidad de estado sólido (SSD) para la cola

Consideraciones importantes

• Las puertas de enlace no se admiten en las instalaciones de Server Core.
• El usuario que instala la puerta de enlace debe ser el administrador de la puerta de enlace.
• La puerta de enlace no se puede instalar en un controlador de dominio.
• Si tiene previsto usar autenticación de Windows, asegúrese de instalar la puerta de enlace en un equipo que sea miembro del mismo entorno de Active Directory que los orígenes de datos.
• No debe instalar una puerta de enlace en un equipo, como un portátil que podría estar apagado o desconectado de Internet. La puerta de enlace no se puede ejecutar en ninguna de esas circunstancias.
• Si una puerta de enlace usa una red inalámbrica, su rendimiento podría verse afectado.
• Puede instalar hasta dos puertas de enlace en un único equipo: una en modo personal y la otra en modo estándar. No puede tener más de una puerta de enlace en ejecución en el mismo modo en el mismo equipo.

Puertos

La puerta de enlace crea una conexión saliente a Azure Service Bus. Se comunica en puertos de salida: TCP 80, 443 (valor predeterminado), 5671, 5672, 9350 a 9354. La puerta de enlace no requiere puertos de entrada. Si restringe los puertos de salida en el servidor, debe asegurarse de que estos puertos de salida están abiertos.

Configuración de la ubicación del archivo CSV

Comprobación de la región del entorno de Power Apps

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform con su cuenta de administrador global.

2. Vaya a Entornos y compruebe la región del entorno que usa. La región es necesaria para ayudar a asegurarse de que instala la puerta de enlace de datos local para usar la misma región.

   

Descarga de la puerta de enlace de datos local

1. Descargue, guarde y ejecute el instalador de puerta de enlace en un equipo local.

2. Acepte la ruta de instalación predeterminada o especifique la ubicación en el equipo donde desea instalar la puerta de enlace.

3. Revise y acepte los términos de uso y la declaración de privacidad y, a continuación, elija Instalar.

   

4. Una vez que la puerta de enlace se instale correctamente, proporcione su cuenta de administrador global y elija Iniciar sesión.

   

5. Elija Registrar una nueva puerta de enlace en este equipo> Siguiente, que registra la instalación de la puerta de enlace con el servicio en la nube de la puerta de enlace.

   

6. Complete la información solicitada para la instalación de la puerta de enlace:

   • Nombre que desea para la instalación
   • La clave de recuperación que desea crear, que debe tener al menos ocho caracteres

   Importante

   Guarde y mantenga la clave de recuperación en un lugar seguro. Necesita esta clave al cambiar la ubicación de la puerta de enlace o al migrar, recuperar o tomar el control de una puerta de enlace existente.

7. Seleccione Configurar.

   

8. En la siguiente pantalla, no cambie la región recomendada en Seleccionar región a menos que sepa con certeza que necesita cambiar la región. Consulte la región del entorno de Power Apps en Comprobación de la región del entorno de Power Apps para asegurarse de que la región seleccionada es la misma. A continuación, seleccione Listo.

   

9. Una vez que aparezca la página de confirmación, elija Cerrar. El instalador confirma que la puerta de enlace ya está en línea y lista para su uso.

   

   Nota:

   No es necesario seleccionar en el vínculo que lee Create una puerta de enlace en Azure. Para obtener más contexto, en este artículo se explica cómo funciona la puerta de enlace de datos.

Create una nueva cuenta de servicio local

1. Vaya a Administración de equipos.

2. Haga doble clic en Usuarios y grupos locales.

3. Haga doble clic en Usuarios.

4. Haga clic con el botón derecho en el panel central para agregar nuevo usuario.

5. Escriba un nombre de usuario como SDSServiceAccount y registre el nombre y la contraseña que elija, ya que necesita usarlo de nuevo.

6. Desactive la opción "El usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión".

7. Opcional: active la opción "La contraseña nunca expira".

8. Seleccione Crear.

   

Create una carpeta para los archivos CSV

Configure la ubicación de la carpeta donde debe existir la exportación de los archivos CSV.

1. Abra el Explorador de archivos.
2. Vaya a la unidad C:\drive.
3. Seleccione con el botón derecho y seleccione Nueva>carpeta.
4. Escriba el nombre de la carpeta. En este ejemplo, vamos a crear la carpeta denominada "Archivos CSV".

Conceder a la cuenta de servicio local permisos completos en la carpeta CSV

1. Seleccione con el botón derecho en la carpeta que creó en el paso 3 y vaya a Propiedades.

2. Vaya a la pestaña Seguridad .

3. Seleccione Editar.

   

4. Seleccione Agregar.

5. Establezca la opción Ubicación en el equipo local. Esta es la primera opción de la lista al seleccionar Ubicaciones.

6. Escriba el nombre SDSServiceAccount (que creó en el paso 2, número 5) en el campo nombres de objetos (tercer campo) y seleccione Comprobar nombres.

7. Seleccione Aceptar.

   

8. Asegúrese de que se concede el control total a la cuenta de servicio. Seleccione Aplicar.

9. Seleccione Aceptar.

   

Copia de los archivos CSV en la carpeta

1. Copie el extracto más reciente de los archivos CSV en la carpeta .

   

   Precaución

   Asegúrese de que solo tiene archivos CSV en esta carpeta.

Configuración del flujo de Power Automate

Asegúrese de que tiene habilitada la aplicación Power Automate.

1. Inicie el explorador.
2. Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta global de Administración.
3. Seleccione Usuarios y, a continuación, Usuarios activos.
4. Búsqueda para la cuenta de Administración en el cuadro "usuarios Búsqueda".
5. Seleccione en su cuenta.
6. Seleccione Licencia y aplicaciones.
7. En Aplicaciones, asegúrese de que "Power Automate para Office 365" está habilitado. Si no es así, seleccione Guardar.

Importante

El conector del sistema de archivos solo se puede configurar o modificar desde dentro del proceso de creación de plantillas. Si alguna vez hay algún cambio necesario en el sistema de archivos; incluyendo el nombre de usuario, la contraseña o la ubicación de la carpeta, deberá volver a crear el flujo por completo.

Configuración de la plantilla

1. Inicie el explorador.

2. Ve a https://make.powerautomate.com.

3. Asegúrese de que ha iniciado sesión con su cuenta de Administración global.

   Precaución

   La cuenta debe ser la misma que la que usó para configurar la puerta de enlace de la configuración de Configurar archivo CSV loacaiton.

4. Vaya a Plantillas, en el lado izquierdo.

   

5. En el símbolo del sistema de búsqueda Plantillas, busque Sincronización de datos educativos. Seleccione Automate School Data Sync CSV Upload (Automatizar carga CSV de School Data Sync).

   Precaución

   Los siguientes son para SDS (clásico), no seleccione ni use con la nueva experiencia de SDS:

   Automatización de archivos CSV cargados en el perfil de sincronización de School Data Sync (clásico)

   Enviar Email en errores de School Data Sync (clásico)

   School Data Sync (clásico) a través de SFTP

   

   

6. Seleccione Create para el conector del sistema de archivos. Se le pedirá que configure un nuevo conector del sistema de archivos y use las credenciales de inicio de sesión de Data Gateway y la cuenta de servicio local para acceder a la ubicación de la carpeta de archivos CSV.

   Precaución

   Si ya tiene un sistema de archivos disponible, tendrá que hacer clic en los puntos suspensivos y elegir crear un nuevo conector.

   

7. Asigne un nombre a la conexión. Se recomienda asignarle un nombre relacionado con su función. En nuestro ejemplo, automatización de archivos CSV de SDS.

8. En la carpeta raíz, escriba la ruta de acceso a la carpeta de archivos CSV creada anteriormente. En nuestro ejemplo, "C:\CSV_Files."

9. El tipo de autenticación debe establecerse en Windows de forma predeterminada.

10. Nombre de usuario es el nombre de usuario completo de la cuenta de servicio creada anteriormente, incluido el nombre de la máquina. En nuestro ejemplo, DESKTOP-SD85O7N\SDSServiceAccount.

11. Escriba la contraseña de esa cuenta de servicio local.

12. Seleccione la puerta de enlace que se configuró anteriormente.

    Sugerencia

    Si no ve el Gatway que se configuró anteriormente, siga los pasos de solución de problemas de la puerta de enlace de datos local que falta.

13. Seleccione Crear.

    

14. Seleccione Continuar para comenzar el proceso de creación o personalización de flujo.

Obtención de School Data Sync | Conexión del origen de datos | Id. de flujo

1. En una pestaña independiente, vaya al portal de SDS en https://sds.microsoft.com.

2. Vaya a Sincronización | Configuraiton | Pestaña Conectar datos. Vaya a la sección de la configuración de origen correspondiente que coincida con los extractos de datos CSV que se van a cargar.

   • Si necesita crear una configuración de datos de Connect correspondiente para el origen en SDS, siga las instrucciones pertinentes en función del formato CSV que esté usando. Esto debe realizarse para completar la configuración del flujo de Power Automate.
     • Conexión de datos con SDS v2.1 CSV
     • Conexión de datos con SDS v1 CSV

3. En la parte inferior de la configuración de datos de Connect correspondiente para el identificador de búsqueda de origen, que se representa como un GUID. Cópielo para que se pueda usar más adelante al configurar el flujo de Power Automate.

   

Create y configurar una aplicación

Importante

Necesita una cuenta de Azure con una suscripción activa. Si no tiene una suscripción de Azure, puede configurar una suscripción gratuita aquí o comprobar la lista actual de ofertas de Azure.

En una pestaña independiente, siga los pasos para:

1. Registro de una aplicación

2. Generar secreto de cliente de aplicación

3. Concesión de permisos de aplicación a la aplicación

   • IndustryData-InboundFlow.ReadWrite.All
   • IndustryData-DataConnector.Upload

4. Conceder Administración consentimiento

   Nota:

   Vaya a Configurar aplicación cliente para obtener más información detallada.

Configuración de Power Automate Flow

1. Volver a la pestaña Power Automate para continuar donde lo dejamos.

2. Para empezar a configurar el flujo, seleccione Continuar.

3. Si lo desea, cambie la "Frecuencia de periodicidad" para la hora específica del día y la frecuencia con la que desea que se ejecute la sincronización.

   

   Sugerencia

   Se recomienda que permita un montón de tiempo para que la exportación y copia se completen en la carpeta CSV antes de que se ejecute la frecuencia de periodicidad definida.

4. Escriba los valores Id. de cliente y Secreto de cliente de Obtener id. de cliente y Secreto de cliente.

   • Escriba el id. de cliente en el paso Clientid .
   • Escriba el secreto de cliente en el paso Secreto de cliente .

   

5. Escriba su TenandId.

6. Escriba el valor Id de los valores de Get the School Data Sync | Conexión del origen de datos | Id. de flujo

   

7. Escriba la ruta de acceso completa del archivo, creada al configurar Create una carpeta para los archivos CSV en el símbolo del sistema carpeta del bloque "Enumerar archivos en carpeta" que se encuentra dentro de la sección "Cargar archivos". Para comprobar que la conexión es correcta, puede seleccionar en la imagen de carpeta al final del cuadro y, a continuación, la flecha. Solo debe tener el texto "Sin elementos" dentro de él.

   

8. Seleccione Guardar y, a continuación, pruebe el conector; para ello, seleccione Probar en la parte superior derecha de la página. Elija "Realizaré la acción del desencadenador" y, a continuación, guarde y pruebe. Por último, seleccione "Ejecutar flujo" para probar el flujo.

9. El flujo debe ejecutarse y recibir todas las marcas de verificación verdes que indiquen que todo se realizó correctamente. Si hay problemas, póngase en contacto con el soporte técnico de SDS o con el administrador de implementación.

   Nota:

   Esto solo carga los archivos en SDS para que se incluyan en la siguiente ejecución de sincronización. Compruebe SDS | Panel principal o Sincronización | Ejecute para confirmar que el proceso de validación y sincronización se completó de forma automática.