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Administración de contenido empresarial

Resumen

SharePoint ha sido muy utilizado para la administración de contenido empresarial (ECM) desde la primera versión. En la actualidad, con SharePoint Online y SharePoint 2013/2016 local existen muchos servicios, capacidades y opciones para administrar el contenido y la ECM en SharePoint. Este artículo trata sobre todas las opciones y técnicas disponibles.

Instrucciones de alto nivel y reglas generales

Siga aquí algunas instrucciones útiles y reglas generales para las soluciones con ECM:

  • Evite la declaración de columnas de sitio y tipos de contenido en los subsitios, en su lugar, use el sitio raíz de una colección de sitios para almacenar todas las columnas de sitio y los tipos de contenido de una jerarquía y, luego, asocie los activos del sitio raíz a los subsitios.
  • Básese en los metadatos, en lugar de en las carpetas, para definir una jerarquía de contenido.
  • Evite cambiar el nombre de los campos nativos como el campo de título de los elementos, en su lugar, utilice una columna personalizada con un nombre personalizado como alternativa adecuada.
  • Prefiera un enfoque de aprovisionamiento remoto mientras aprovisiona la arquitectura de información (IA), en lugar de usar servicios como el concentrador de tipo de contenido y en otros servicios de replicación de IA.
  • Si su implementación es en SharePoint Online, dé preferencia al uso de Microsoft Flow para diseñar los procesos de negocio, en lugar de usar el motor de flujo de trabajo de SharePoint 2010 o del motor de administrador de flujo de trabajo de SharePoint 2013/2016.
  • Evite usar las características de publicación en la parte superior del sitio de grupo en lugar de crear un sitio de comunicación "moderno".

Concentrador de tipo de contenido

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Un concentrador de tipo de contenido le permite publicar los tipos de contenido de SharePoint en una granja de servidores. Puede usar un concentrador de tipo de contenido para administrar de forma centralizada los principales tipos de contenido que quiere usar en varias colecciones de sitios.

El desafío clave con el uso del concentrador de tipo de contenido es que la replicación de los tipos de contenido no es inmediata para las colecciones de sitios recién creadas o cuando se actualizan los tipos de contenido en el concentrador. La replicación puede tardar bastante tiempo según el tamaño del espacio empresarial y la cantidad de datos que están asociados a los activos del concentrador de tipo de contenido.

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Metadatos administrados y taxonomía

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

El servicio de metadatos administrados (MMS) y los campos de metadatos administrados permiten agregar metadatos personalizados a los elementos y documentos. Al usar productos de SharePoint, puede administrar los metadatos de forma centralizada. Puede organizar los metadatos de forma que resulte útil para su negocio y utilizar los metadatos para que sea más fácil encontrar lo que quiere.

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Ejemplos

Conjuntos de documentos

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Un conjunto de documentos es un grupo de documentos relacionados que puede administrar como una única entidad. Puede crear un conjunto de documentos en un solo paso y, a continuación, definir sus características y metadatos. Puede administrar el conjunto como una única entidad.

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Ejemplos

Publicación

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

SharePoint Online incluye un conjunto de características que le permiten crear y publicar páginas web enriquecidas para su intranet o Internet. Estas características están alojadas en la infraestructura de publicación de SharePoint y deben estar activadas antes de usarlas. Puede activarlas a nivel de colección de sitios o del sitio. Pero hoy en día debería preferir crear sitios "modernos" de comunicación y aprovechar el nuevo diseño para proporcionar portales de información para sus usuarios, en lugar de crear sitios de publicación o habilitar las características de publicación en sitios de grupo.

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Ejemplos

Experiencia "modernas"

Se aplica a: SharePoint Online

SharePoint Online ha iniciado la presentación gradual de experiencias "modernas" en el servicio de SharePoint, lo que afecta directamente no solo a la experiencia del usuario final, sino también a las opciones de personalización que pueden usarse.

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Ejemplos

Clasificación del sitio

Se aplica a: Office 365 | SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

La clasificación del sitio le permite administrar los clústeres de sitios según su clasificación desde una perspectiva de gobierno y de cumplimiento, así como automatizar los procesos de gobierno en función de la clasificación del sitio. La interfaz de usuario nativa para crear un sitio "moderno" incluye esta información.

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Ejemplos

Vídeos

Information Rights Management

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Information Rights Management (IRM) ayuda a impedir que personas no autorizadas impriman, reenvíen, guarden, editen o copien información confidencial. Con IRM en SharePoint Online, puede limitar las acciones que los usuarios pueden realizar con los archivos descargados de listas o bibliotecas.

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Administración de registros

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización y se debe conservar durante un determinado período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización determina las reglas de registros.

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Ejemplos

Vídeos

DocumentID del proveedor

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

El id. del documento permite asignar un identificador único a los documentos. Pero la técnica para asignar el id. difiere según si está en SharePoint Online o en SharePoint 2013/2016 local.

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Directivas de administración de la información

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Las directivas de administración de información permiten a las organizaciones controlar y hacer un seguimiento de cosas como cuánto tiempo se mantiene el contenido o qué acciones pueden realizar los usuarios con ese contenido. Las directivas de administración de información pueden ayudar a las organizaciones a cumplir normas legales o gubernamentales, o simplemente pueden forzar la aplicación de procesos empresariales internos.

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Soluciones

Columnas de sitio y tipos de contenido

Se aplica a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Las columnas de sitio y los tipos de contenido son fundamentales para definir la arquitectura de información de una solución de SharePoint. Pero el método para crear las columnas de sitio y los tipos de contenido varía entre SharePoint local y SharePoint Online. En el escenario anterior puede usar el XML declarativo (CAML), mientras que en el último caso puede usar al usar CSOM/REST.

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