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Guía de arquitectura de información para los portales de SharePoint Online

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Tener una arquitectura de información sólida es un requisito previo importante para obtener un portal bien mantenido y con un buen rendimiento. Diseñar la estructura óptima requiere una planeación detallada. Si no lo hace correctamente, es muy probable que afecte negativamente a la adopción del usuario o experimente problemas de rendimiento importantes. 

Tenga en cuenta los siguientes factores:

  • Objetivos empresariales y la estructura de la organización.
  • El tipo de contenido que se trata. ¿El contenido es de colaboración o publicado?
  • La confidencialidad y clasificación de contenido.
  • El ciclo de vida del contenido y las posibles estrategias de retención y eliminación. Esto también se aplica a sitios. 
  • Los usuarios del contenido, su comportamiento, tareas comunes y expectativas.

Una vez que conozca más información sobre el uso que se quiere dar al portal, el contenido y los usuarios, tendrá una buena base para comenzar a trabajar y posiblemente podrá evitar algunas de las dificultades más comunes de la arquitectura de información.

La arquitectura de información no es un proceso de un solo paso, sino un proceso continuo. Mientras una arquitectura óptima información no siempre resulte obvia a los usuarios finales, una arquitectura de información mal diseñada y administrada no se olvidará si la experiencia es negativa. Siga midiendo, evolucionando, actualizándola y manteniendo su importancia.


Diagrama Implementar-Regir-Medir-Mejorar


Nota:

Aunque esta guía está destinada principalmente a SharePoint Online, la mayor parte también se aplica a portales hospedados en un entorno de SharePoint local.

Este artículo no está pensado para profundizar en todos los aspectos de la arquitectura de información y gobernanza. La intención es resaltar los problemas comunes que afectan al rendimiento o adopción de los usuarios.

Qué debe evitar

La siguiente lista contiene las acciones clave que no debe hacer al diseñar la arquitectura de información del portal.

Incorrecto:

  • Tener demasiadas colecciones de sitios de portal principal de nivel superior. Esto provocará confusión y puede tener efectos negativos en las consideraciones de seguridad, administración, facilidad de uso, navegación y adopción en general.
  • Usar jerarquías profundas en una sola colección de sitios con permisos exclusivos. Esto puede causar problemas de rendimiento.
  • Tener demasiados subsitios en una sola colección de sitios. Todos los sitios de una colección de sitios se almacenan juntos en la misma base de datos SQL. Esto puede afectar potencialmente al rendimiento del sitio y del servidor (local), en función de cómo se estructuren las colecciones de sitios y los sitios, y en función del propósito de los sitios.
  • Ocultar contenido. Un contenido demasiado profundo también afecta a la detectabilidad y a la adopción. Si el usuario no puede encontrar el contenido que busca después de unos niveles, se rendirá y considerará que el portal no es eficaz, lo que a su vez evita la adopción. 
  • Conservar contenido obsoleto. A nadie le gusta el contenido obsoleto, y después de verlo varias veces, no vuelven por este motivo. 
  • No usar estrategias de eliminación de contenido. Son necesarias para ayudar a evitar el contenido obsoleto y mantenerse dentro de los límites de capacidad definidos. 
  • Basarse en una mala administración de datos maestros de una empresa. Esto da como resultado un diseño de taxonomía deficiente de SharePoint Online.   

Las siguientes secciones tratan algunas áreas clave que debe considerar al crear la arquitectura de información.

Patrones de organización del sitio

Considere la posibilidad de minimizar el número de nodos de la colección de sitios de nivel superior y el número de niveles de subsitio dentro de la arquitectura de información.

Las discusiones acerca de las colecciones de sitios planas u horizontales frente a las verticales o jerárquicas han cambiado. En el pasado, se promovían las jerarquías planas en colecciones de sitios posiblemente independientes, los motivos incluyen factores como los procedimientos recomendados de IA, las estructuras de menú, la administración de bases de datos de contenido y la capacidad. La capacidad ya no es relevante con SharePoint Online. Sin embargo, hoy en día hay otras consideraciones, como las limitaciones de la dirección URL.

Para obtener más información, vea SharePoint Online limits (Límites de SharePoint Online).

Los patrones recomendados incluyen agrupar sitios y colecciones de sitios en diferentes agrupaciones lógicas, como el nivel empresarial y los sitios de publicación. Estos pueden incluir centros de búsqueda, centros de registros y centros de eDiscovery. Estos pueden encontrarse en el nivel de raíz o en la ruta administrada "/sites". Los sitios de publicación y portales de Intranet también pueden encontrarse en el nivel de raíz o en la ruta administrada "/sites". Por ejemplo:

Los sitios considerados de nivel empresarial se pueden estructurar como:

  • /sites/
    • Búsqueda
    • Centro de registros
    • Centro de eDiscovery
    • Elementos multimedia
    • Centro de directivas de cumplimiento
    • Portal BI
    • Concentrador de tipo de contenido

Los sitios considerados como portales de publicación se pueden estructurar como:

  • /sites/
    • Inicio de Intranet
    • Función corporativa A
    • Función corporativa B
    • ...
    • Unidad de negocio A
    • Unidad de negocio B
    • ...

Por lo general, no todo se migra a la nube inmediatamente y a la vez, así que planee una IA híbrida y evolucione según sea necesario. Planee en consecuencia para escenarios híbridos.

Para obtener más información, vea Búsqueda y sitios híbridos de SharePoint.

Permisos

Estructurar los permisos es una tarea difícil y es otro tema que requiere un cuidadoso planeamiento. A veces, el uso de cuentas de usuario, grupos de SharePoint, grupos de Active Directory o grupos Azure AD para establecer permisos puede ser muy difícil. SharePoint Online puede usar una combinación de los tres:

  • Enfoque de permisos de usuario directo
  • Enfoque de grupos de SharePoint
  • Grupos de seguridad de Active Directory (grupos de seguridad de Azure AD)

Nota:

Si se encuentra en SharePoint Online, sincronice los grupos con AD Connect.

Siga estas directrices cuando planee los permisos:

  • Siga el principio de privilegios mínimos al principio, ampliando según sea necesario.
  • Use los grupos predeterminados estándar al principio (Integrantes, Visitantes y Propietarios). Obviamente, deberá limitar el número de usuarios del grupo Propietarios.
  • Use la herencia de permisos y use grupos antes que personas al conceder permisos.
  • Organice el contenido para aprovechar la herencia de permisos, u organice por permisos exclusivos y segmente por niveles de clasificación si es posible.

El contenido inaccesible que no debería serlo causará molestias y dificultará la adopción del usuario final, además de causar problemas con los resultados de búsqueda.

Hay varias consideraciones de diseño relacionadas con las opciones de configuración específicas para buscar en SharePoint Online. Debe desarrollarse una especificación de búsqueda detallada, especialmente para configuraciones avanzadas. La experiencia de búsqueda puede optimizarse para mejorar el rendimiento y la relevancia, y puede personalizarse para que los usuarios.

Esto incluye:

  • Definir propiedades administradas utilizables en búsquedas.
  • Identificar páginas de alta calidad para ajustar la relevancia. 
  • Administrar las reglas de consultas y los orígenes de resultados.

La agregación de contenido puede tener un impacto importante en el rendimiento del portal y sus páginas. Para obtener más información acerca de la agregación de contenido, vea Content aggregation guidance for SharePoint Online portals (Instrucciones para la agregación de contenido a portales de SharePoint Online).

Taxonomía

La taxonomía cubre la navegación de sitios y los datos. Un planeamiento cuidadoso es necesario desde una perspectiva de gobierno, así como desde una perspectiva de rendimiento. Piense en funciones básicas del negocio para empezar, pero también acerca de la facilidad de uso y el crecimiento en el futuro.

Tipos de contenido

El planeamiento, la configuración y la implementación adecuados de tipos de contenido y los metadatos asociados es fundamental para la capacidad de administrar, organizar, clasificar y buscar información en SharePoint.

Defina un pequeño conjunto de tipos de contenido globales, que pueden estar basados en los requisitos de grupo de administración de registros o legales, así como los requisitos de creación para etiquetado, etc.

Estos tipos de contenido deben tener como mínimo, algunos campos, como:

  • InformationClassification
  • BusinessFunction
  • CorporateFunction
  • ...

Créelos en el concentrador de tipo de contenido y use SharePoint CSOM para crear tipos de contenido con Id. únicos. Deberá publicar estos tipos de contenido de forma manual. No use el concentrador de tipo de contenido si cree que necesitará cambiar los tipos de contenido en la colección de sitios.

Para obtener más información, vea Introduction to content types and content type publishing (Introducción a los tipos de contenido y la publicación del tipo de contenido).

Metadatos administrados

Este es otro tema que es demasiado grande para el ámbito de este artículo. Para obtener un buen punto de partida y más información, vea Introduction to managed metadata (Introducción a los metadatos administrados).

Los metadatos de SharePoint permiten a las organizaciones combinar las ventajas de las taxonomías formales y administradas con los beneficios dinámicos de las etiquetas temáticas de maneras personalizadas asignando diferente uso de información y escenarios de administración.

Las jerarquías de metadatos empresariales pueden basarse en las clasificaciones de seguridad de información. Los metadatos administrados también pueden asignarse a documentos o elementos de lista con las columnas de sitio y los tipos de contenido. Los colaboradores y administradores pueden administrar estos conjuntos de términos de metadatos administrados, y también se puede controlar la capacidad de agregar términos a conjuntos de términos.

Las jerarquías de almacén de términos empresariales normalmente se administran con un comité de gobierno con un proceso de entradas de otros equipos de la organización.

Importante

La mala planificación y administración pueden provocar problemas de jerarquías de taxonomía grandes y ordenación minuciosa. Los datos deben ordenarse del lado cliente, por lo que le recomendamos que considere cuidadosamente la profundidad de la jerarquía y el número de términos que se devuelven. La profundidad de la jerarquía y el número de términos puede hacer que la organización de Document Object Model (DOM) cliente tarde varios segundos.

No elimine elementos de almacén de términos; deje de usarlos. Evite que el almacén de términos contenga objetos que puedan faltar o permisos defectuosos, ya que pueden causar retrasos en la devolución de datos.

Los términos no pasan un recorte de seguridad, por lo que se debe tener en cuenta la confidencialidad.

Para la planeación de metadatos administrados, están disponibles las siguientes hojas de cálculo:

Para obtener más información sobre los procedimientos recomendados de navegación, vea Navigation solutions for SharePoint Online portals (Soluciones de navegación para portales de SharePoint Online).

Elementos multimedia de gran tamaño

Los archivos de gran tamaño, como vídeos, imágenes y archivos de PowerPoint, pueden provocar problemas a los usuarios ya que se espera que se recuperen con rapidez. Los archivos como los vídeos deben transmitirse a ciertas tasas y es posible que algunas aplicaciones no se representen hasta que hayan recuperado los archivos necesarios. Considere la posibilidad de externalizar los archivos multimedia de gran tamaño. Esto ayuda con la adopción del usuario. 

Considere estas opciones:

Para obtener información acerca de las redes CDN, vea:

Vea también