Planear metadatos administrados en SharePoint Server

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Con metadatos administrados en SharePoint Server, podemos crear una taxonomía unificada de términos que se pueden usar en todos los servidores de la granja de SharePoint. En este artículo, detallaremos las decisiones de configuración que debe tomar antes de configurar la aplicación de servicio de metadatos administrados en SharePoint Server.

Antes de configurar los metadatos administrados, es importante saber lo que son y cómo funcionan en SharePoint. Antes de leer este artículo, lea la Introducción a los metadatos administrados.

Información general sobre el servicio de metadatos administrados en SharePoint Server

En SharePoint Server, los metadatos administrados se implementan mediante una aplicación de servicio y el servicio web de metadatos administrados que se ejecuta en los roles de servidor Aplicación y Front-end. Se pueden crear varias aplicaciones de servicio de metadatos administrados si se necesitan distintos conjuntos de términos para un uso especializado. Cada aplicación de servicio tiene su propia base de datos con el conjunto de términos, términos, palabras clave, etc.

Las conexiones entre la aplicación de servicio de metadatos administrados y las aplicaciones web se administran mediante conexiones de metadatos administrados. Con estas conexiones, puede asignar diferentes aplicaciones de servicio de metadatos administrados a distintas aplicaciones web (si es necesario) y configurar características relacionadas con la directiva de creación de conjuntos de términos y palabras clave.

Si tiene varias granjas de servidores de SharePoint Server y quiere compartir un almacén de términos de metadatos administrados entre ellas, puede publicar la aplicación de servicio en una granja de servidores y hacer que las otras se conecten a ella. (Para esto se necesita una relación de confianza entre las granjas de servidores).

La aplicación de servicio de metadatos administrados también proporciona funciones de publicación para los concentradores de tipo de contenido, que son colecciones de sitios donde podemos crear tipos de contenido estándar y compartirlos con otras colecciones de sitios.

Veamos las decisiones que se deben tomar en estas áreas antes de configurar los metadatos administrados.

Aislar los conjuntos de términos de metadatos administrados

Dentro de un almacén de términos, puede crear una variedad de conjuntos de términos diferentes. Estos conjuntos de términos se pueden organizar en grupos. Los grupos ofrecen cierto aislamiento de seguridad al permitirle especificar quién puede administrarlos o contribuir a ellos. Sin embargo, los usuarios en general pueden acceder a los términos y usarlos ellos mismos. Si desea restringir un conjunto de términos a un grupo específico de usuarios, hay dos opciones.

En primer lugar, puede permitir a los usuarios crear conjuntos de términos que se almacenen localmente en una colección de sitios. Estos conjuntos de términos no están disponibles en otras colecciones de sitios. (Hablaremos más sobre esta opción en la sección siguiente).

En segundo lugar, si quiere proporcionar más aislamiento todavía a un conjunto de términos, puede hospedarlo en una aplicación de servicio independiente de metadatos administrados. Con esto tendríamos un almacén de términos totalmente independiente en una base de datos separada que se puede restringir a un conjunto concreto de usuarios.

Si en ciertas áreas confidenciales, como los departamentos jurídico o de recursos humanos, quiere disponer de un almacén de términos con acceso limitado, conviene usar el segundo método. A los usuarios de este almacén de términos también se les puede conceder acceso al almacén de términos principal.

Decisión

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si necesita más de una aplicación de servicio de metadatos administrados para almacenes de términos independientes. (Podrá agregar nuevas aplicaciones de servicio en el futuro si lo necesita).

Usar conjuntos de términos locales

Aparte de los conjuntos de términos globales que están disponibles en todas las colecciones de sitios, podemos crear conjuntos de términos que estén almacenados localmente en una colección de sitios. Cuando los usuarios crean una columna de metadatos administrados para una lista de SharePoint, tienen la opción de crear un nuevo conjunto de términos en lugar de usar conjuntos de términos globales.

Esto puede ser útil cuando queramos usar metadatos administrados que no necesitemos implementar en toda la organización, como los metadatos correspondientes a un evento o un proyecto concretos.

Al usar conjuntos de términos locales, diferentes equipos y grupos de negocio pueden crear sus propios metadatos administrados sin necesidad de solicitar actualizaciones formales a un conjunto de términos global. De este modo, los conjuntos de términos globales pueden centrarse en las áreas principales del negocio.

Si no quiere permitir a los usuarios crear sus propios conjuntos de términos locales en las colecciones de sitios, puede deshabilitar esta característica al configurar la conexión de metadatos administrados.

Decisión

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si quiere permitir la creación de conjuntos de términos locales. (Se puede tener una configuración diferente para cada aplicación de servicio que se cree).

Palabras clave de metadatos administrados y folksonomía

Cuando se usa una columna de metadatos administrados en una lista de SharePoint, los usuarios que rellenan esa columna deben usar uno de los valores disponibles definidos en el almacén de términos que está conectado a la columna. Esta es una de las principales ventajas de los metadatos administrados: la certeza de que el valor se tomó de una lista predefinida.

Sin embargo, los metadatos administrados de SharePoint también admiten las funciones de etiquetado, que permiten a los usuarios etiquetar elementos de SharePoint, como documentos con palabras clave que crean y que no están en el almacén de términos existente. Estas palabras clave se acumulan en una lista dentro del almacén de términos y se pueden administrar consolidándolas y agregándolas a conjuntos de términos existentes o nuevos según las necesidades. Esto permite usar folksonomías, con lo que los usuarios pueden crear las palabras clave que necesiten sin tener que atravesar un proceso formal para actualizar un conjunto de términos concreto.

Si prefiere adoptar un enfoque más formal para los metadatos administrados, puede deshabilitar esta característica al configurar la conexión de metadatos administrados. En este caso, los usuarios tendrán que elegir los términos que quieran de los que haya en el almacén de términos y agregar esos valores a campos específicos que creamos para ese propósito.

Decisión

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si quiere permitir el etiquetado de elementos de SharePoint con palabras clave que no están en el almacén de términos.

Publicación de tipos de contenido de metadatos administrados

Además de compartir metadatos administrados, también puede usar el servicio de metadatos administrados para compartir tipos de contenido. Al especificar una colección de sitios como centro de tipos de contenido al configurar la aplicación de servicio de metadatos administrados, puede compartir todos los tipos de contenido en la galería de tipos de contenido de la colección de sitios, lo que los pone a disposición de otras colecciones de sitios.

Decisión

Antes de configurar los metadatos administrados en SharePoint, decida si quiere crear un concentrador de tipo de contenido. (También se puede agregar más adelante).

Vea también

Para ver la versión de SharePoint en Microsoft 365 de este artículo, consulte Introducción a los metadatos administrados.