Introducción a los metadatos administrados

Los metadatos son información sobre la información. Por ejemplo, el título y el autor de un libro son metadatos. Los metadatos pueden ser muchos tipos de información: una ubicación, una fecha o un número de elemento de catálogo. Al usar productos de SharePoint, puede administrar los metadatos de forma centralizada. Puede organizar los metadatos de forma que resulte útil para su negocio y utilizar los metadatos para que sea más fácil encontrar lo que quiere.

En este artículo se describe una terminología importante de los metadatos administrados y se proporciona un vistazo rápido a cómo puede usar las herramientas de SharePoint para administrar los metadatos.

Terminología importante

Esta sección contiene definiciones de cierta terminología clave. Estos términos y conceptos aparecen con frecuencia en artículos sobre metadatos administrados.

Taxonomía

Una taxonomía es un sistema de clasificación formal. Una taxonomía agrupa las palabras, las etiquetas y los términos que describen algo y, a continuación, organiza los grupos en una jerarquía.

Personas construir taxonomías para casi cualquier tipo de información, desde sistemas biológicos hasta estructuras organizativas. Por ejemplo, los biólogos agrupan organismos vivos en cuatro clasificaciones principales: animal, planta, hongo y microbio. Cada uno de estos grupos principales tiene muchas subdivisiones. Juntos, todo el sistema es una taxonomía.

Las organizaciones crean taxonomías de demasiadas maneras de enumerarlas. Crean taxonomías de gráficos de cuentas para administrar sistemas contables, gráficos de organización y clasificaciones de trabajos para administrar empleados, catálogos de productos, etc. Todas estas taxonomías son jerarquías estructuradas de información; sistemas de clasificación formal que ayudan a las personas a controlar la información.

Folksonomy

Un folksonomy es un sistema de clasificación informal. Evoluciona gradualmente a medida que los usuarios del sitio web colaboran en palabras, etiquetas y términos en un sitio. Originalmente, las folksonomies se desarrollaron a partir de aplicaciones populares como marcadores.

Si alguna vez ha visto una nube de etiquetas en un sitio web, ha visto una visualización de un objeto folksonomy. En la ilustración siguiente se muestra una nube de etiquetas en un sitio de SharePoint.

Un enfoque basado en folksonomy para los metadatos puede ser útil. Crea una manera de compartir los conocimientos y la experiencia de los usuarios del sitio. Mediante el uso de un objeto folksonomy, la clasificación de contenido puede evolucionar junto con las cambiantes necesidades empresariales y los intereses del usuario.

Conjunto de términos

Un conjunto de términos es un grupo de términos relacionados.

Los conjuntos de términos pueden tener un ámbito diferente, en función de dónde cree el conjunto de términos.

• Los conjuntos de términos locales se crean en el contexto de una colección de sitios y solo están disponibles para su uso (y visible) para los usuarios de esa colección de sitios. Por ejemplo, al crear un conjunto de términos para una columna de metadatos en una lista o biblioteca, el conjunto de términos es local. Solo está disponible en la colección de sitios que contiene esta lista o biblioteca. Por ejemplo, una biblioteca multimedia podría tener una columna de metadatos que muestre el tipo de medio (diagrama, fotografía, captura de pantalla, vídeo, etc.). La lista de términos permitidos solo es relevante para esta biblioteca y está disponible para su uso en la biblioteca.

• Los conjuntos de términos globales están disponibles para su uso en todos los sitios que se suscriben a una aplicación específica del servicio de metadatos administrados. Por ejemplo, una organización podría crear un conjunto de términos que enumera los nombres de las unidades de negocio de la organización, como recursos humanos, marketing, tecnología de la información, etc.

Además, puede configurar un conjunto de términos como cerrado o abierto. En un conjunto de términos cerrado, los usuarios no pueden agregar términos nuevos a menos que tengan los permisos adecuados. En un conjunto de términos abierto, los usuarios pueden agregar nuevos términos en una columna que esté asignada al conjunto de términos.

Términos

Un término es una palabra o frase específica que ha asociado a un elemento en un sitio de SharePoint. Es un solo elemento de un conjunto de términos. Un término tiene un identificador único y puede tener muchas etiquetas de texto (sinónimos). Si trabaja en un sitio multilingüe, el término puede tener etiquetas en diferentes idiomas.

Hay dos tipos de términos:

• Términos administrados Los términos administrados son términos predefinidos. Los administradores del Almacén de términos organizan los términos administrados en un conjunto de términos jerárquico.

• Palabras clave empresariales Una palabra clave enterprise es una palabra o frase que un usuario agrega a los elementos de un sitio de SharePoint. La colección de palabras clave empresariales se conoce como el conjunto De palabras clave. Normalmente, los usuarios pueden agregar cualquier palabra o frase a un elemento como palabra clave. Esto significa que puede usar palabras clave enterprise para el etiquetado de estilo folksonomy. A veces, los administradores del Almacén de términos mueven palabras clave empresariales a un conjunto de términos administrado específico. Cuando forman parte de un conjunto de términos administrado, las palabras clave están disponibles en el contexto de ese conjunto de términos.

Para más información sobre cómo crear y administrar términos, consulte Creación y administración de términos en un conjunto de términos.

Group

En los productos de SharePoint, group es un término de seguridad. Con respecto a los metadatos administrados, un grupo es un conjunto de conjuntos de términos que comparten requisitos de seguridad comunes. Solo los usuarios que tienen permisos de colaborador para un grupo específico pueden administrar conjuntos de términos que pertenecen al grupo o crear nuevos conjuntos de términos dentro de él. Las organizaciones deben crear grupos para conjuntos de términos que tendrán necesidades de acceso o seguridad únicas.

Para obtener más información sobre cómo crear un grupo para conjuntos de términos, consulte Configuración de un nuevo grupo para conjuntos de términos.

Herramienta de administración del almacén de términos

La herramienta de administración del Almacén de términos es la herramienta que usan las personas que administran taxonomías para crear o administrar conjuntos de términos y los términos dentro de ellos. La herramienta de administración del Almacén de términos muestra todos los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos locales disponibles para la colección de sitios desde la que se accede a la herramienta de administración del Almacén de términos.

Columna Metadatos administrados

Una columna metadatos administrados es un tipo especial de columna que puede agregar a listas o bibliotecas. Permite a los usuarios del sitio seleccionar términos de un conjunto de términos específico. Una columna Metadatos administrados se puede asignar a un conjunto de términos existente o puede crear un conjunto de términos local específicamente para la columna.

Para obtener información sobre cómo trabajar con una columna de metadatos administrados, consulte Creación de una columna de metadatos administrados.

Columna Palabras clave de empresa

La columna palabras clave de empresa es una columna que puede agregar a tipos de contenido, listas o bibliotecas para permitir a los usuarios etiquetar elementos con palabras o frases que elijan. De forma predeterminada, es una columna de varios valores. Cuando los usuarios escriben una palabra o frase en la columna, SharePoint presenta sugerencias de escritura anticipada. Las sugerencias de escritura anticipada pueden incluir elementos de conjuntos de términos administrados y el conjunto de términos Palabras clave. Los usuarios pueden seleccionar un valor existente o escribir algo nuevo.

Los propietarios de listas o bibliotecas pueden habilitar o deshabilitar la publicación de metadatos actualizando la configuración de metadatos y palabras clave empresariales para una lista o biblioteca.

Para obtener información sobre cómo agregar una columna de palabras clave especiales, consulte Agregar una columna de palabras clave empresariales a una lista o biblioteca.

Etiquetado

En un sentido general, el etiquetado hace referencia al acto de aplicar metadatos administrados a un elemento.

Escenarios de metadatos: desde taxonomías hasta folksonomies

La administración de metadatos de SharePoint admite una serie de enfoques para los metadatos, desde taxonomías formales hasta folksonomies controladas por el usuario. Puede implementar taxonomías formales a través de términos y conjuntos de términos administrados. También puede usar palabras clave empresariales que permitan a los usuarios del sitio etiquetar el contenido con las palabras clave que elijan.

Además, los productos de SharePoint ofrecen flexibilidad. Puede elegir cuánta estructura y control usar con metadatos, y puede elegir el ámbito de control y estructura. Por ejemplo:

• Puede aplicar el control globalmente en todos los sitios o hacer local a sitios específicos.

• Puede configurar conjuntos de términos para que se cierren o abran a las contribuciones del usuario.

• Puede optar por usar palabras clave empresariales con términos administrados o no.

Los productos de SharePoint permiten a las organizaciones combinar las ventajas de las taxonomías formales y administradas con las ventajas dinámicas del etiquetado controlado por el usuario de maneras personalizadas.

En el diagrama siguiente se muestra cómo los distintos requisitos pueden usar distintos niveles de ámbito y control.

Ventajas de los metadatos administrados

El uso de metadatos administrados en los sitios de una organización tiene varias ventajas:

Uso coherente de metadatos

Las características de metadatos administrados de los productos de SharePoint permiten controlar cómo los usuarios agregan metadatos al contenido. Por ejemplo, mediante el uso de conjuntos de términos y términos administrados, puede controlar qué términos pueden agregar los usuarios al contenido y quién puede agregar nuevos términos. También puede limitar las palabras clave empresariales a una lista específica configurando el conjunto de términos Palabras clave como cerrado.

Cuando los mismos términos se usan de forma coherente en todos los sitios, es más fácil crear procesos o soluciones sólidos que se basan en metadatos. Además, es más fácil para los usuarios del sitio aplicar metadatos de forma coherente a su contenido.

Detección de contenido mejorada

Cuando el contenido de los sitios de una organización tiene metadatos coherentes, es más fácil encontrar información empresarial y datos mediante la búsqueda. Las características de búsqueda, como el panel de refinamiento, que se muestra en el lado izquierdo de la página de resultados de búsqueda, permiten a los usuarios filtrar los resultados de la búsqueda en función de los metadatos.

Navegación de metadatos para sitios

La navegación de metadatos para sitios permite a un administrador del sitio crear elementos de navegación basados en términos de metadatos. Para obtener más información, incluidas las recomendaciones de rendimiento, vea Opciones de navegación para SharePoint.

Navegación de metadatos para listas y bibliotecas

La navegación por metadatos permite a los usuarios crear vistas de información dinámicamente, en función de campos de metadatos específicos. A continuación, los usuarios pueden buscar bibliotecas mediante carpetas o mediante tablas dinámicas de metadatos y refinar los resultados mediante filtros de clave adicionales. Para obtener información sobre cómo configurarlo, vea Configurar la navegación de metadatos para una lista o biblioteca y Usar agrupación para modificar una vista de SharePoint.

Mayor flexibilidad

Los metadatos administrados facilitan a los administradores del Almacén de términos mantener y adaptar los metadatos a medida que evolucionan las necesidades empresariales. Puede actualizar un conjunto de términos fácilmente. Además, los términos nuevos o actualizados estarán disponibles automáticamente cuando asocie una columna de metadatos administrados a ese conjunto de términos. Por ejemplo, si combina varios términos en un término, el contenido etiquetado con estos términos se actualiza automáticamente para reflejar este cambio. Puede especificar varios sinónimos (o etiquetas) para términos individuales. Si el sitio es multilingüe, también puede especificar etiquetas multilingües para términos individuales.

Administración de metadatos

La administración de metadatos de forma eficaz requiere un pensamiento y un planeamiento cuidadosos. Piense en el tipo de información que desea administrar el contenido de listas y bibliotecas, y piense en la forma en que se usa la información en la organización. Puede crear conjuntos de términos de términos de metadatos para una gran cantidad de información diferente.

Por ejemplo, puede tener un único tipo de contenido para un documento. Cada documento puede tener metadatos que identifiquen muchos de los hechos pertinentes al respecto, como estos ejemplos:

• Propósito del documento: ¿Es una propuesta de ventas? ¿Una especificación de ingeniería? ¿Un procedimiento de recursos humanos?

• Autor del documento y nombres de las personas que lo cambiaron

• Fecha de creación, fecha de aprobación, fecha de modificación más reciente

• Departamento responsable de las implicaciones presupuestarias del documento

• Público

Estas son algunas actividades importantes relacionadas con la administración de metadatos:

• Planeamiento y configuración

• Administración de términos, conjuntos de términos y grupos

• Especificación de propiedades para metadatos

Planear y configurar metadatos administrados

Antes de que usted empiece a usar metadatos administrados, resulta conveniente que su organización planifique cuidadosamente. La cantidad de planificación que debe llevar a cabo dependerá del grado de formalidad de su taxonomía. Asimismo, dependerá de la cantidad de control que desee aplicar a los metadatos.

Si quiere permitir que los usuarios ayuden a desarrollar la taxonomía, puede hacer que los usuarios agreguen palabras clave a los elementos y, a continuación, organicen estos conjuntos de términos según sea necesario.

Si su organización quiere usar conjuntos de términos administrados para implementar taxonomías formales, es importante implicar a las partes interesadas clave en el planeamiento y el desarrollo. Una vez que las partes interesadas clave de la organización acepten los conjuntos de términos necesarios, puede usar la herramienta de administración del Almacén de términos para importar o crear los conjuntos de términos. Para obtener información sobre cómo acceder a la herramienta, consulte Abrir la herramienta de administración del almacén de términos.

Administración de términos, conjuntos de términos y grupos

La herramienta de administración del Almacén de términos proporciona un control de árbol que puede usar para realizar la mayoría de las tareas. El rol de usuario de esta herramienta determina las tareas que puede realizar. Para trabajar en términos globales en la herramienta de administración del Almacén de términos, debe ser administrador global o administrador de SharePoint en Microsoft 365 o administrador de almacén de términos en SharePoint. Para trabajar en términos de un sitio, puede ser un administrador de grupos o colaborador designado para conjuntos de términos.

Para obtener más información, consulte Creación y administración de grupos y conjuntos de términos.

Para realizar acciones en un elemento de la jerarquía, siga estos pasos.

1. Seleccione el nombre de la aplicación, el grupo, el conjunto de términos o el término del servicio de metadatos administrados que desea cambiar y, a continuación, haga clic en la flecha que aparece.

2. Seleccione las acciones que desee en el menú.

Por ejemplo, si es administrador del Almacén de términos o administrador de grupos, puede crear, importar o eliminar conjuntos de términos en un grupo. Los colaboradores del conjunto de términos pueden crear nuevos conjuntos de términos.

Propiedades de términos y conjuntos de términos

En cada nivel de la jerarquía, puede configurar propiedades específicas para un grupo, conjunto de términos o término mediante el panel de propiedades de la herramienta de administración del Almacén de términos. Por ejemplo, si va a configurar un conjunto de términos, puede especificar información como Nombre, Descripción, Propietario, Contacto y Partes interesadas en el panel Disponible en la pestaña General . También puede especificar si desea que un conjunto de términos esté abierto o cerrado a nuevos envíos de los usuarios. O bien, puede elegir la pestaña Uso previsto y especificar si el conjunto de términos debe estar disponible para el etiquetado o la navegación por el sitio.

Consulte también

Introducción a los metadatos administrados en SharePoint Server

Configuración de la navegación por metadatos para una lista o biblioteca

Configuración de la navegación de metadatos para una lista o biblioteca

Adición de una columna de palabras clave empresariales a una lista o biblioteca

Creación de una columna de metadatos administrados

Importar conjuntos de términos